TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM STATISTIK ......prasayarat Statistika Industri 1 dan mata kuliah kosyarat Statistika Industri II. Sesuai dengan kurikulum 2016, Praktikum Statistika

Laporan Tinjauan Manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas 2018

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya i

TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM STATISTIK DAN REKAYASA

KUALITAS JURUSAN TEKNIK INDUSTRI

FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS BRAWIJAYA

Periode : Tahun 2018

Disusun oleh : Kepala Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas

Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.

Dikendalikan oleh : Manager Representative

Rahmi Yuniarti, ST., MT.

Diketahui oleh : Ketua Jurusan

Oyong Novareza, ST., MT., Ph.D.


Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya ii

Visi

Menjadi laboratorium pengembangan Statistik dan Rekayasa Kualitas utama secara

teori dan terapan pada tingkat nasional dan internasional sesuai dengan kurikulum

pendidikan Teknik Industri yang sejalan dengan Tri Darma Perguruan Tinggi pada

tahun 2020.

Misi

1. Menyelenggarakan program praktikum Statistik Industri yang sesuai dengan

industri dan kebutuhan masyarakat untuk mendukung peran mahasiswa dengan

potensi pendidikan moral dan jiwa entrepreneur.

2. Melaksanakan penelitian dan pengabdian masyarakat dalam pengembangan

penerapan ilmu Statistik Industri dan Rekayasa Kualitas dan membantu

menyelesaikan permasalahan di bidang industri.

3. Memberikan pelayanan kepada stakeholder melalui pendidikan, penelitian dan

pengabdian masyarakat.

4. Membangun kerjasama dengan lembaga nasional dan internasional dalam rangka

untuk memperbaiki proses praktikum dan kerjasama dalam penelitian.


Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya iii

LEMBAR PENGESAHAN

1. Jenis Berkas : Laporan Tinjauan Manajemen

2. Nama Unit : Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

3. Nama Institusi : Universitas Brawijaya

4. Penanggungjawab : Oyong Novareza ST., MT., Ph.D.

5. Koordinator Penyusun : Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.

6. Anggota Penyusun : 1) Andreas Geonaldi Bimantoko

2) Shintya Dwi Nur’aini 3) Vina Dwi Novianti 4) Muhamad Mudhafir Walad

5) Rheza Adnandy 6) Tara Aldania Nahara

7) Sulchi Tauzinal Maghlidah 8) Firda Rahmatika

9) Widya Rahayu Utami

10) Muzzaki Sani 11) Yayan Adi Prasetyo

12) Harry Fadli 13) Agustinus Alfian Anwar 14) Febrina Puji Purwandani

15) Qurrota A’yunin 16) Mahendra Habriantama

17) Annisa Sophie Amalia 18) Azizah Putri Nur Aini

7. Periode : November 2017 s.d Agustus Th. 2018

Malang, Agustus 2018

Pimpinan Unit Kerja,

Ttd

Debrina Puspita Andriani, ST., M.Eng.

NIP. 2013118912112001


Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya iv

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................................... iii

I. PENDAHULUAN .............................................................................................. 1

II. LINGKUP BAHASAN ........................................................................................ 2

III. PELAKSANAAN ............................................................................................... 2

IV. HASIL ........................................................................................................... 3

1. Hasil Audit Internal .................................................................................. 3

2. Hasil Audit Eksternal ................................................................................. 9

3. Umpan Balik Pelanggan .......................................................................... 11

4. Kinerja dan Evaluasi Proses ..................................................................... 20

5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan ............................................. 26

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya ....................................... 33

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM ....................................................... 36

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM ................................................ 37

V. PENUTUP .................................................................................................... 38

VI. Lampiran

1. Gap Analisis 2018

2. Notulensi Rapat Tinjauan Manajemen

3. Formulir Kuesioner Kepuasan Praktikum


Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Universitas Brawijaya 1

I. PENDAHULUAN

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas (SRK) merupakan salah satu

laboratorium yang berada di Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya.

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas membantu dalam praktikum Statistika

Industri yang dapat diambil saat semester ganjil atau genap dengan mata kuliah

prasayarat Statistika Industri 1 dan mata kuliah kosyarat Statistika Industri II. Sesuai

dengan kurikulum 2016, Praktikum Statistika Industri terintegrasi dengan mata kuliah

Statistika Industri II yang memiliki total bobot 3 sks. Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas juga membantu dalam pelaksanaan Praktikum Terintegrasi II yang memiliki

bobot 2 sks. Pada pelaksanaannya Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas bekerja

sama dengan Laboratorium Perancangan Kerja dan Ergonomi.

Selain menjalankan program kerja praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas juga menjalankan beberapa program kerja lainnya yang memiliki dasar dari Tri

Darma Perguruan Tinggi, seperti training internal bagi para asisten, training eksternal

bagi mahasiswa dan masyarakat umum, penelitian, pengabdian masyarakat dan

kunjungan ke perusahaan maupun ke laboratorium lainnya.

Sebagai sebuah organisasi akademik, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

memiliki visi, misi, tujuan, motto, dan maklumat untuk memberikan pelayanan yang

terbaik bagi mahasiswa yang mengikuti praktikum di Laboratorium SRK (praktikan).

Selain visi misi dan tujuan yang telah disebutkan sebelumnya, berikut merupakan motto

dan maklumat Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas:

1. Motto

“Saying with Facts, Proving with Statistics”

2. Maklumat

a. Memberikan kualitas program pembinaan yang terbaik dan terkini sejalan dengan

kemajuan kurikulum Teknik Industri dan dunia industri

b. Menyediakan layanan praktikum yang terbaik bagi mahasiswa untuk

meningkatkan kualitas ilmu statistik dan rekayasa kualitas

c. Membangun disiplin yang tinggi sebagai upaya mendukung pembangunan

karakter peserta didik yang profesional dan berkepribadian.

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya untuk melakukan

evaluasi dan perbaikan secara terus menerus (continuous improvement) untuk menjadi

laboratorium yang lebih baik. Evaluasi dilakukan baik secara internal maupun eksternal



secara berkala, diantaranya yaitu evaluasi hasil AIM siklus sebelumnya, evaluasi pasca

kegiatan praktikum maupun evaluasi kegiatan lainnya. Sebagian hasil evaluasi di

publikasikan pada website laboratorium sebagai informasi stakeholder.

II. LINGKUP BAHASAN

Mengacu sistem manajemen mutu (SMM) SNI ISO 9001:2008, maka Laboratorium

Statistik dan Rekayasa Kualitas melaksanakan tinjauan manajemen dengan ruang

lingkup seperti yang dipersyaratkan, yaitu:

1. Hasil audit, audit yang pernah dilakukan di Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas yaitu audit internal yang dilakukan sekali setiap satu tahun. Audit internal

sendiri dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu (PJM) Universitas Brawijaya.

2. Umpan balik pelanggan, yang didapatkan dari kuesioner kepuasan pelanggan yang

didapatkan dari praktikan praktikum Statistik Industri dan Praktikum Terintegrasi II.

Setiap akhir periode praktikum, praktikan diwajibkan untuk mengisi kuesioner

kepuasan pelanggan yang disediakan oleh laboratorium. Selain itu disediakan pula

kotak saran bagi siapa saja yang ingin memberikan kritik dan saran terhadap

laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. Serta dapat memberikan keluhan pada

kuesioner kepuasan pelanggan di website.

3. Kinerja proses bisnis, meliputi capaian sasaran mutu dan capaian program kerja.

4. Tindakan pencegahan dan tindakan koreksi (hambatan program masing-masing

bidang dan tindak-lanjut untuk mencegah hambatan tersebut agar tidak terjadi

lagi).

5. Tindak lanjut tinjauan manajemen sebelumnya (catatan yang perlu mendapat

perhatian pada tinjauan manajemen sebelumnya).

6. Perubahan yang mempengaruhi SMM (baik internal maupun dari eksternal).

7. Saran dan masukan untuk perbaikan SMM unit kerja.

III. PELAKSANAAN

Tinjauan manajemen ini dibuat oleh asisten dari divisi Quality Assurance dengan

persetujuan koordinator asisten dan kepala laboratorium beserta masukan dari seluruh

anggota asisten Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas. Metode yang dilakukan

adalah dengan melakukan rapat evaluasi di setiap akhir periode program kerja yang



telah selesai. Jadi rapat evaluasi dilakukan secara periodik oleh laboratorium dan hasil

dari rapat evaluasi program kerja tersebut dirangkum oleh asisten dari divisi Quality

Assurance dengan bantuan divisi Administrasi dan dibuat dalam tinjauan manajemen

(Gambar 3.1).

IV. HASIL

Hasil evaluasi manajemen Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas Tahun

2018 berikut ini disajikan sesuai urutan lingkup bahasan tinjauan manajemen (lihat Bab

II).

1. Hasil Audit Internal

Audit internal di Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas dilakukan setiap

sekali dalam setahun. Audit internal yang dilakukan oleh Pusat Jaminan Mutu dari

Universitas Brawijaya. Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas menjalani audit

internal terakhir kalinya pada tanggal 18 Desember 2017. Lingkup yang diaudit yaitu

mengenai dokumen-dokumen yang dimiliki laboratorium serta evaluasi proses kinerja

laboratorium dalam memberikan pelayanan.

Dalam audit internal yang sudah dijalani oleh Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas selama beberapa tahun terakhir ini, sudah ditemukan beberapa

Gambar 3.1 Tinjauan Manajemen Lab. Statistik dan Rekayasa Kualitas

(tanggal 27 Juli 2018)



temuan oleh para auditor. Berikut merupakan temuan-temuan audit internal

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang pernah ditemukan setiap tahunnya.

Tabel 4.1 Hasil Uraian Temuan Audit Internal

No. Siklus

Kategori /

Status /

Auditor / Tgl

Audit

Bidang Audit Uraian Temuan

1

UKPA

LAB

Siklus

16

KTS / New /

DFK, AGD / 18

Des 2017

Tinjauan

Manajemen

Pelaksanaan Tinjuan

Manajemen sudah ada dan

cukup lengkap. Namun perlu

dilengkapi dengan beberapa

form/borang yang penting

seperti nutulesi rapat, gap

analisis dll

2

UKPA

LAB

Siklus

16

KTS / New /

DFK, AGD / 18

Des 2017

Konversi Dokumen

SPMI

SOP masih perlu diperbaiki,

karena masih banyak yang tidak

memiliki borang (tidak lengkap).

Dan belum terlihat

pengorganisasian SOP sebagai

suatu panduan kegiatan yang

terintegrasi di lab (karena

proses bisnisnya belum jelas)

3

UKPA

LAB

Siklus

15

KTS / New /

DFK, AGD / 18

Des 2017

Temuan siklus 15:

Persyaratan SMM

ISO

Masih belum membuat proses

bisnis yang dijalankan di lab

4

UKPA

LAB

Sikuls 5

Observasi/

New / DFK,

AGD / 02 Des

2016

(IS-L-562)

Tinjauan

Manajemen [562]

(EYM)

5 UKPA

LAB

Siklus 4

KTS / New /

SDT, SFD / 09

Nov 2015

(IS-L-41f) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [41f]

Manual Prosedur (MP) telah

tersedia dan dapat diakses dan

dikontrol bersama oleh seluruh

anggota organisasi. File MP

dapat diakses melalui website

lab-srk.ub.ac.id. Meskipun

demikian, belum terlihat proses

bisnis di Lab SRK, sehingga

tidak bisa diketahui dengan

pasti apakah MP dan IKm

sudah memenuhi kebutuhan



6 UKPA

LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU,

WFA / 12 Nov

2014

(IS-L-63) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [63]

Agar praktikum dapat berjalan

optimal, diperlukan peralatan

yang cukup, dengan

penambahan perangkat

komputer yang disesuaikan

dengan rasio jumlah

mahasiswa. Daftar dan

kecukupan aset beserta metode

pemeliharaan dapat diakses

melalui website lab-srk.ub.ac.id

7 UKPA

LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU,

WFA / 12 Nov

2014

(WS-L-52) 5. Kontak

[52]

Belum ada informasi tentang

komplain

8 UKPA

LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU,

WFA / 12 Nov

2014

(WS-L-32) 3. Sistem

Dokumen [32]

Belum ada informasi tentang

Tinjauan manajemen

9 UKPA

LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU,

WFA / 12 Nov

2014

(IS-L-41g) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [41g]

Belum ada tenaga laboran yang

khusus menangani administrasi

dan maintenance laboratoorium.

Saat ini kebutuhan Jumlah

Sumberdaya (Sarpras dan SDM)

telah disesuaikan dengan

kebutuhan program kerja dan

jumlah pelanggan mahasiswa

yang akan melaksanakan

program praktikum dengan

rasio 1 : 20 yang dilakukan oleh

asisten (mahasiswa yang telah

lulus pada mk statistik. Jumlah

Sumberdaya dapat diakses

melalui website lab-srk.ub.ac.id

10 UKPA

LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU,

WFA / 12 Nov

2014

(IS-L-754) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [754]

Belum diibuat aturan

pengelolaan dan MP untuk

pelanggan eksternal. Selama ini

sudah melaksanakan pelayanan

pada mahasiswa diluar jurusan

Teknik industri.

11 UKPA

LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU,

WFA / 12 Nov

2014

(IS-L-622) B.

Persyaratan SMM ISO

9001:2008 [622]

Penyediaan SDM telah sesuai

dengan kompetensi utamanya

untuk dosen. Tetapi belum

dilengkapi dengan tenaga

laboran. Daftar kompetensi

SDM, job analysis, serta

pengembangan kemampuan

SDM terlampir dan dapat



Dari temuan-temuan tersebut, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

telah berusaha melakukan perbaikan untuk mencapai organisasi yang lebih baik dalam

internal maupun eksternal. Berikut merupakan solusi tindakan perbaikan dari

laboratorium, verifikasi dari auditor serta status akhir dari temuan-temuan audit internal

tersebut.

Tabel 4.2 Tindakan Perbaikan, Verifikasi, dan Status Akhir Audit Internal

No. Uraian Temuan Tindakan

Perbaikan Verifikasi

Status

Akhir

1 Pelaksanaan Tinjuan

Manajemen sudah ada

dan cukup lengkap.

Namun perlu dilengkapi

dengan beberapa

form/borang yang

penting seperti nutulesi

rapat, gap analisis dll

Melengkapi

form/borang terkait

notulensi rapat dan

kegiatan program

kerja serta borang

kuesioner kepuasan.

Serta penambahan

gap analisis pada

dokumen tinjauan

manajemen

Tinjauan manajemen

telah ditambahkan

lampiran yang berisi

notulensi rapat,

kuesioner kepuasan

dan gap analisis

Open

2 SOP masih perlu

diperbaiki, karena masih

banyak yang tidak

memiliki borang (tidak

lengkap). Dan belum

terlihat pengorganisasian

SOP sebagai suatu

panduan kegiatan yang

terintegrasi di lab (karena

proses bisnisnya belum

jelas)

Mengorganisir setiap

borang pada masing-

masing SOP dan

melakukan organisir

SOP secara rapi baik

pada module

dokumen SOP

maupun module

proses bisnis di

website

Website sedang

dilakukan perbaikan

pengelompokkan

pada module terkair

SOP dalam proses

bisnis

Open

3 Masih belum membuat

proses bisnis yang

dijalankan di lab

Penggantian nama

module website yang

tertulis proses bisnis

laboratorium

Module proses bisnis

telah terdapat pada

website

Open

diakses melalui website lab-

srk.ub.ac.id

12 UKPA

LAB

Siklus 3

KTS / Old / PPU,

WFA / 12 Nov

2014

(WS-L-13) 1.

Keberadaan Website

Unit Kerja [13]

Website masih dalam proses

editing menuju website bilingual





Status

Akhir

1 (EYM) Dilakukan perbaikan

mengenai tinjauan

manajemen yang

disesuaikan dengan

template laporan

tinjauan manajemen

sesuai ISO 9001:2008

Tinjauan manajemen

sudah sesuai dengan

laporan tinjauan

manajemen

berdasarkan ISO

9001: 2008

Open

2 Manual Procedure (MP)

telah tersedia dan dapat

diakses dan dikontrol

bersama oleh seluruh

anggota organisasi. File

MP dapat diakses melalui

website lab-srk.ub.ac.id.

Meskipun demikian,

belum terlihat proses

bisnis di Lab SRK,

sehingga tidak bisa

diketahui dengan pasti

apakah MP dan IKm

sudah memenuhi

kebutuhan

Sudah terdapat

proses bisnis

laboratorium yang

dapat diakses di lab-

srk.ub.ac.id

- Open

3 Agar praktikum dapat

berjalan optimal,

diperlukan peralatan

yang cukup, dengan

penambahan perangkat

komputer yang

disesuaikan dengan rasio

jumlah mahasiswa.

Daftar dan kecukupan

aset beserta metode

pemeliharaan dapat

diakses melalui website

lab-srk.ub.ac.id

Kepala Laboratorium

mengajukan secara

bertahap sarana

komputer disesuaikan

dengan jumlah

peserta praktikum

tiap semester.

Sudah diajukan

permohoan

penambahan

komputer sebanyak 4

set komputer, dan

sudah direalisasi.

(SDT / 09 Nov 2015)

Closed

4 Belum ada informasi

tentang komplain

Setiap input complain

di tabulasi dan

ditampilkan pada

menu informasi

tentang komplain.

Sudah ada menu

komplain (SDT / 09

Nov 2015)

Closed

5 Belum ada informasi

tentang Tinjauan

manajemen

Seluruh dokumentasi

kegiatan tinjauan

serta evaluasi

manajamen

"Tinjauan

manajemen" sudah

dibuat, dokumentasi

lengkap, tetapi

Closed





Status

Akhir

laboratorium telah

direkap dan di upload

pada website

laboratorium.

formatnya harus

mengikuti standar

penyusunan Tinjauan

manajemen yang

ada. (SDT / 09 Nov

2015)

6 Belum ada tenaga

laboran yang khusus

menangani administrasi

dan maintenance

laboratoorium. Saat ini

kebutuhan Jumlah

Sumberdaya ( Sarpras

dan SDM ) telah

disesuaikan dengan

kebutuhan program kerja

dan jumlah pelanggan

mahasiswa yang akan

melaksanakan program

praktikum dengan rasio 1

: 20 yang dilakukan oleh

asisten (mahasiswa yang

telah lulus pada mk

statistik. Jumlah

Sumberdaya dapat


lab-srk.ub.ac.id

Kepala Laboratorium

mengajukan surat

permohonan untuk

recruitment tenaga

laboran sesuai

kompetensi dan

sarana prasarana

laboratorium.

Tindakan perbaikan

sudah

dilakukan. Sudah

mengajukan

permohonan surat ke

Ketua Jurusan Teknik

Industri untuk

mendapatkan

tambahan tenaga

laboran. Dari Jurusan

juga sudah

mengajukan surat ke

Fakultas. Tetapi,

sampai saat ini masih

belum ada realisasi.

(SDT / 09 Nov 2015)

Open

7 Belum diibuat aturan

pengelolaan dan MP

untuk pelanggan

eksternal. Selama ini

sudah melaksanakan

pelayanan pada

mahasiswa diluar jurusan

Teknik industri.

Mengajukan Surat

Keputusan dari

Jurusan terkait tarif

pelayanan serta MP

untuk pelanggan

eksternal.

Sudah dibuat surat

permohoanan ke

Ketua Jurusan Teknik

Industri, terkait

dengan tekuan

tersebut. (SDT / 09

Nov 2015)

Closed

8 Penyediaan SDM telah

sesuai dengan

kompetensi utamanya

untuk dosen. Tetapi

belum dilengkapi dengan

tenaga laboran. Daftar

kompetensi SDM, job

analysis, serta

pengembangan

Kepala Laboratorium

mengajukan surat

permohonan kepada

Ketua Jurusan untuk

penambahan tenaga

laboran sesuai

kompetensi dan

sarana prasarana

laboratorium.

Tindakan perbaikan

sudah dilakukan.

Tetapi, masih perlu

penyusunan gap

analysis untuk

tenaga laboran (SDT

/ 09 Nov 2015)

Closed





Status

Akhir

kemampuan SDM

terlampir dan dapat


lab-srk.ub.ac.id

9 Website masih dalam

proses editing menuju

website bilingual

Memperbaiki tampilan

bilingual website

serta menu pada

setiap tampilan.

Website sudah

bilingual. (SDT / 09

Nov 2015)

Closed

2. Hasil Audit Eksternal

Audit eksternal merupakan audit yang dijalani Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas oleh pihak dari luar universitas. Sampai saat ini, Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas hanya melakukan audit eksternal ketika penilain akreditasi jurusan.

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas yang merupakan salah satu unit kerja

Jurusan Teknik Industri maka harus mempersiapkan segala kebutuhan yang terkait

dengan kebutuhan akreditasi. Kegiatan akreditasi tersebut diselenggarakan oleh BAN-

PT dibantu oleh asesor yang bertugas yaitu Prof. Dr. Ir. Humala Lopewijk Napitupulu,

DEA dan Ir. Subagyo, Ph.D. Visitasi akreditasi oleh BAN-PT dilaksanakan pada 18-19

Agustus 2016. Dan berdasarkan Surat Keputusan dari BAN-PT dengan nomor

2256/SK/BAN-PT/Akred/S/X/2016 Jurusan Teknik Industri mendapatkan peringkat A.

Gambar 4.1 Kunjungan Auditor Internal dalam AIM UKPA Siklus 15

Tahun 2016 (tanggal 6 Desember 2016)



Dari penilaian akreditasi tersebut, ditemukan beberapa temuan yang masih belum

sesuai, diantaranya adalah:

Tabel 4.3 Hasil Temuan dan Perbaikan Audit Eksternal

No. Temuan Perbaikan Status

1 Waktu praktikum yang

belum sesuai dengan

standar 1 SKS

Waktu praktikum dibuat lebih lama

dari sebelumnya dan disesuaikan

dengan waktu standar 1 SKS selama

800 menit untuk keseluruhan

praktikum diluar asistensi atau

konsultasi. Waktu dalam satu kali

praktikum berkisar antara 75 menit-

100 menit tergantung dengan bobot

materi yang disampaikan. Sehingga

total keseluruhan waktu praktikum

sudah sesuai dengan bobot 1 sks

praktikum

Closed

2 Format penulisan

modul praktikum

belum sesuai dengan

format penulisan

skripsi (format sumber

pustaka)

Penulisan sumber pada Modul

praktikum statistik industri sudah

disesuaikan dengan aturan penulisan

skripsi

Closed

Gambar 4.2 Kunjungan Auditor /Asesor BAN-PT (tanggal 18-19

Agustus 2016)



3. Umpan Balik Pelanggan

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas sangat terbuka terhadap segala

bentuk kritik dan saran dari segala pihak terutama bagi pelanggan atau praktikan. Secara

umum, Laboratorium Statistik Dan Rekayasa Kualitas memiliki beberapa metode untuk

mendapatkan umpan balik atau kritik dan saran dari pelanggan, yaitu dengan kuesioner

kepuasan pelanggan yang disediakan pada website dan penyediaan kotak saran yang

diletakkan di depan ruangan laboratorium bagi pihak siapa saja yang ingin memberikan

kritik dan sarannya bagi laboratorium. Selain itu, untuk mendapatkan umpan balik

pelanggan dari setiap program kerja, seperti training eksternal dan statistic day

(program kerja) Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memberikan kuesioner

kepuasan pelanggan di setiap akhir acara kepada para peserta sebagai umpan balik

evaluasi kegiatan laboratorium. Hal tersebut dikarenakan prinsip utama adalah fokus

pada pelanggan (customer satisfaction) sehingga umpan balik pelanggan sangat

diperlukan untuk perbaikan kedepannya.

Untuk kegiatan praktikum, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu

mewajibkan praktikannya untuk mengisi kuesioner kepuasan pelanggan (student

satisfaction index) yang telah disediakan di website Laboratorium Statistik dan Rekayaa

Kualitas. Selain itu, untuk mendapatkan kritik dan saran secara langsung dari para

praktikan, laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas mengadakan Open Talk bagi

para praktikan di tengah periode praktikum. Setiap perwakilan kelompok diwajibkan

untuk menghadiri kegiatan Open Talk tersebut. Kegiatan Open Talk merupakan upaya

laboratorium untuk mengetahui kendala dan permasalahan yang dialami oleh setiap

kelompoknya ketika mengikuti praktikum dan maupun pengerjaan laporan. Selain itu,

kegiatan Open Talk juga memudahkan pihak laboratorium untuk mendapatkan kritik dan

saran terhadap kinerja asisten dalam membimbing.

Selain melalui kegiatan Open Talk, untuk mendapatkan umpan balik dari

praktikan, asisten selalu meminta praktikan untuk menuliskan kritik saran secara tertulis

di setiap akhir periode ketika melakukan konsultasi. Kritik saran tersebut ditujukan pada

individu asisten masing-masing sehingga setiap asisten dapat mengetahui

kekurangannya masing-masing dan mengevaluasi kritik dan saran tersebut dari

praktikan masing-masing.



Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, salah satu upaya untuk mendapatkan

umpan balik pelanggan yaitu dengan penyediaan kuesioner yang disediakan di website

laboratorium. Berikut merupakan pernyataan-pernyataan pada kuesioner tersebut yang

dapat dilihat pada Tabel 4.4.

Tabel 4.4 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan Pelanggan

No. Pernyataan

1 Kemudahan akses informasi (pengumuman, jadwal praktikum, dll)

2 Penerapan dan penyampaian prosedur pelayanan di Laboratorium

3 Follow-up terhadap saran atau kritik

4 Keadilan mendapat pelayanan

5 Kesesuaian persyaratan pelayanan

6 Kejelasan identitas SDM Laboratorium (nama, tugas, dsb)

7 Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium

8 Penguasaan materi/kemampuan SDM Laboratorium

9 Kesediaan memberikan feedback

10 Kemampuan menumbuhkan motivasi

11 Keramahan dan Kesopanan SDM Laboratorium

12 Pemenuhan etika oleh SDM Laboratorium

13 Ketersediaan modul/handout praktikum

14 Kelengkapan materi praktikum untuk mendukung materi kuliah

15 Kesesuaian materi praktikum dan asistensi dengan materi ujian

16 Ketersediaan waktu

17 Kepastian jadwal

18 Pelayanan SDM Laboratorium terhadap keberlangsungan proses praktikum

19 Kesempatan diskusi/bertanya dalam proses praktikum dan konsultasi

20 SDM Laboratorium memotivasi mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam

kegiatan praktikum dan asistensi

21 Kemampuan SDM Laboratorium memberi contoh yang relevan

22 Kelengkapan materi praktikum yang diberikan

23 Kenyamanan ruang laboratorium

24 Ketersediaan media praktikum (alat, bahan, lain-lain)

25 Keamanan laboratorium

Dari poin-poin pernyataan tersebut, praktikan wajib memberikan penilaian di

setiap akhir periode praktikum. Pada tinjauan manajemen ini, dibahas hasil penilaian

kepuasan pelanggan pada periode genap tahun ajaran 2017/2018. Berikut merupakan

hasil penilaian kepuasan pelanggan praktikum Statistika Industri dan Praktikum



Terintegrasi II periode genap Tahun Ajaran 2017/2018 yang dirangkum dengan diagram

batang pada Gambar 4.3 dan Gambar 4.4.

Gambar 4.3 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Praktikum Statistik Industri Periode

Genap Tahun Ajaran 2017/2018

3.2

3.4

3.6

3.8

4

4.2

4.4

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Student Satisfaction Index

Gambar 4.4 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Praktikum Terintegrasi II Periode Genap

Tahun Ajaran 2017/2018

3.3

3.4

3.5

3.6

3.7

3.8

3.9

4

4.1

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25

Student Satisfaction Index



a. Praktikum Statistik Industri Periode Genap Tahun Ajaran 2017/2018

Dari hasil kuesioner kepuasan pelanggan Praktikum Statistik Industri Perode

Genap tahun ajaran 2017/2018, terdapat 4 pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian

yang rendah dari praktikan yaitu kemudahan akses informasi, follow-up terhadap saran

atau kritik, kemampuan membutuhkan motivasi dan ketersediaan waktu asisten. Berikut

merupakan perbaikan dari keempat pernyataan tersebut:

Tabel 4.5 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Genap 2017/2018

No. Pernyataan Pelanggan

Perbaikan

3. Follow-up terhadap saran atau kritik

Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasil kuesioner kepuasan praktikan

10. Kemampuan menumbuhkan

motivasi

Dilakukan intropeksi diri asisten melalui saran-saran yang dikeluhkan oleh praktikan, asisten juga perlu meningkatkan

kemampuan dan selalu menghargai mahasiswa baik di dalam maupun di luar praktikum

21.

Kemampuan

SDM Laboratorium memberi contoh

yang relevan

Dilakukannya brainstorming atau diskusi lebih mendetail mengenai pengaplikasian praktikum untuk dunia industri.

2.

Penerapan dan

penyampaian prosedur pelayanan di

Laboratorium

Dilakukan rapat evaluasi mengenai pelayanan laboratorium SRK secara reguler yang dapat dilakukan dengan membahas dan menindaklanjuti terkait kritik dan saran yang diterima.

Berikut merupakan pelaksanaan Praktikum Statistika Industri yang ditunjukkan

oleh gambar 4.5.



b. Praktikum Terintegrasi II Periode Genap Tahun Ajaran 2017/2018

Dari hasil student satsifaction index tersebut, dapat dilihat semua komponen

pernyataan sudah berada dalam kondisi yang cukup baik amun masih terdapat 4

pernyataan yang memiliki rata-rata penilaian yang rendah dari para praktikan, yaitu

follow-up terhadap saran atau kritik, kesesuaian materi praktikum dengan materi ujian,

kemampuan membutuhkan motivasi dan kemampuan asisten memberi contoh yang

relevan. Berikut merupakan perbaikan dari keempat pernyataan tersebut yang dapat

dilihat pada Tabel 4.6.

Tabel 4.6 Perbaikan dari Kuisioner IKM Praktikum Periode Genap 2017/2018

No. Pernyataan Kuesioner Perbaikan

3 Follow-up terhadap saran atau kritik

Dilakukannya rapat evaluasi di setiap akhir praktikum yang membahas proses kegiatan praktikum yang sudah dilakukan dan hasil kuesioner kepuasan

praktikan

10 Kemampuan menumbuhkan motivasi

Dilakukan intropeksi diri asisten melalui saran-saran

yang dikeluhkan oleh praktikan, asisten juga perlu meningkatkan kemampuan dan selalu menghargai mahasiswa baik di dalam maupun di luar praktikum

15 Kesesuaian materi praktikum dengan materi

ujian

Dilakukan rapat dengan dosen yang membahas secara detail materi yang seharusnya disampaikan dalam

praktikum, dan menyelaraskan sumber materi yang digunakan saat praktikum maupun mata kuliah

2.

Penerapan dan

penyampaian prosedur pelayanan di Laboratorium

Dilakukan rapat evaluasi mengenai pelayanan

laboratorium SRK secara reguler yang dapat dilakukan dengan membahas dan menindaklanjuti terkait kritik dan saran yang diterima.

Gambar 4.5 Praktikum Statistik Industri Periode Genap Tahun

Ajaran 2017/2018



Berikut merupakan pelaksanaan Praktikum Terintegrasi II yang ditunjukkan oleh

gambar 4.6.

c. Statistic Day

Pengisian kuesioner tidak hanya disampaikan melalui praktikum saja, namun juga

dilakukan untuk kegiatan program kerja yang dilakukan Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas yang nantinya dijadikan evaluasi untuk perbaikan kedepannya.

Adapun, kuesioner yang diberikan yaitu saat Statistic Day. Berikut merupakan hasil

kuesioner yang dapat dilihat pada gambar 4.7.

Tabel 4.7 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan Pelanggan Statistic Day

Gambar 4.7 Evaluasi Kepuasan Pelanggan Statistic Day Tahun 2017

0

1

2

3

4

5

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

STATDAY

STATDAY

Gambar 4.6 Praktikum Terintegrasi II Periode Genap

Tahun Ajaran 2017/2018



No. Pernyataan

1 Kegiatan Statistic Day menyenangkan

2 Fasilitas Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memadai

3 Kenyamanan Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

4 Peralatan yang tersedia dapat digunakan dengan mudah


6 Pemenuhan etika oleh SDM Laboratorium

7 Permainan saat Statistic Day menyenangkan

8 SDM Laboratorium memotivasi mahasiswa untuk berpartisipasi aktif dalam

kegiatan Statistic Day

9 Adanya ilmu baru yang diperoleh saat Statistic Day

10 Perlunya mengadakan acara yang menyenangkan

Dari hasil kuesioner tersebut dapat terlihat bahwa pernyataan dengan nilai

terendah yaitu pada kenyamanan laboratorium. Hal tersebut dikarenakan ketika

mengadakan Statistic Day antusias pengunjung sangat tinggi sehingga banyak yang

datang ke acara tersebut. Namun, karena ruang laboratorium yang tidak luas

mengakibatkan kurangnya kenyamanan laboratorium. Karena beberapa pengunjung

merasa kepanasan sehingga kurang nyaman.

Berikut merupakan pelaksanaan kegiatan Statistic Day tahun 2017 yang

ditunjukkan pada gambar 4.8

d. SPECTRA (Training Eksternal)

Gambar 4.8 Statistic Day Tahun 2017



Pengisian kuesioner untuk kegiatan training eksternal juga diperlukan agar dapat

dilakukan evaluasi terhadap kepuasan pelanggan pada kegiatan tersebut. Berikut

merupakan grafik kepuasan pelanggan pada SPECTRA Vol. 7 yang tertera pada gambar

4.6.

Tabel 4.8 Pernyataan pada Kuesioner Kepuasan Pelanggan Training Eksternal

No. Pernyataan

1 Kesesuaian materi yang disampaikan dengan mata kuliah

2 Kenyamanan pelaksanaan training

3 Pemahaman saat penyampaian materi

4 Ketepatan waktu pelaksanaan

5 Kemudahan dalam mempelajari software Minitab

6 Kelengkapan materi yang disampaikan


8 Kemampuan pemateri menguasai materi

9 Interaksi antara pemateri dengan peserta

10 Materi yang diberikan bermanfaat

Berdasarkan pada hasil kuesioner tersebut, nilai terendah pada pernyataan kelima

yaitu kemudahan dalam mempelajari software Minitab. Hal tersebut dikarenakan,

peserta baru pertama kali mempelajari software sehingga kesulitan untuk

mempelajarinya. Diharapkan dengan pelaksanaan training eksternal ini dapat

membantu mahasiswa dalam penggunaan software Minitab. Berikut merupakan

dokumentasi saat pelaksanaan SPECTRA Vol.7 yang ditunjukkan oleh gambar 4.10.

Gambar 4.9 Evaluasi Kepuasan Pelanggan SPECTRA Vol.7

0

1

2

3

4

5

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

SPECTRA

SPECTRA



Selain itu, laboratorium juga mendapatkan keluhan atau kritik dan saran dari

pelanggan dan praktikan secara lisan maupun tertulis, seperti dalam kegiatan Open Talk

praktikum, maupun masukan dari kegiatan program kerja lainnya yang diadakan oleh

Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Hal tersebut ditampilkan pada Tabel 4.9

Tabel 4.9 Daftar Keluhan yang Pernah Disampaikan ke Laboratorium

No.

Jenis/Aspek/ Bidang/

Layanan yang

dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau

rencana)

Status Akhir

1. Training Eksternal (Spectra)

Tidak seluruh materi dijelaskan dalam training, dalam satu subbab terlalu lama menjelaskan sehingga subbab-subbab selanjutnya terburu-buru dalam menjelaskan

Pada spectra selanjutnya pemateri di briefing sesuai dengan waktu yang diberikan, sehingga penyampaian materi juga memiliki batas waktu penjelasan saat training SPECTRA berlangsung

Closed

2. Statistic Day Fun Games yang diadakan, permainannya kurang banyak sehingga banyak yang mengantri menunggu untuk bermain games

Untuk jenis games pada Statistic Day tahun depan mungkin bisa mengoptimalkan seluruh peralatan yang dimiliki laboratorium sehingga dapat meningkatkan jumlah permainan dan tidak banyak mahasiswa yang menunggu temannya selesai bermain

Closed

Gambar 4.10 SPECTRA VOL. 7



No.

Jenis/Aspek/ Bidang/

Layanan yang

dikeluhkan

Uraian Keluhan Tindaklanjut (atau

rencana)

Status Akhir

3. Ruang Laboratorium

Ruangan saat praktikum panas sehingga tidak nyaman saat belajar

Memperbaiki AC dengan mengganti filter serta mengajukan pergantian AC yang telah rusak

Closed

4. Jadwal praktikum

Jadwal praktikum bersamaan dengan praktikum di laboratorium lain

Dalam alokasi praktikan diperhatikan jadwal praktikum di laboratorium lain serta melakukan rapat koordinasi dengan laboratorium lain terkait jadwal praktikum

Closed

5. Objek Praktikum Sebaiknya dalam praktikum dicontohkan dengan kejadian industri yang nyata

Dilakukan dengan melakukan observasi di kehidupan nyata sehingga praktikan dapat mengidentifikasi kejadian sesuai data dalam praktikum

Closed

6. Fasilitas Laboratorium

Jumlah komputer kurang memadai dan tidak sesuai dengan jumlah praktikan

Alokasi praktikan dalam setiap shift dibagi menjadi minimal jumlah komputer yang tersedia di laboratorium

Closed

Dst. Penjelasan materi dalam praktikum

Penjelasan materi oleh asisten dirasa masih membuat bingung praktikan

Asisten melakukan simulasi saat menjelaskan serta membuat panduan penjelasan materi saat praktikum sehingga asisten tidak lupa dan tidak salah bahasa dalam menjelaskan

Closed

4. Kinerja dan Evaluasi Proses

Dalam melayani masyarakat khususnya mahasiswa Teknik Industri Universitas

Brawijaya, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas selalu berusaha untuk

meningkatkan pelayanannya merencanakan segala program kerja yang akan dijalankan

oleh laboratorium. Dengan adanya Manual Prosedur Perencanaan Strategis

Laboratorium, maka pihak laboratorium wajib melakukan rapat persiapan program kerja

di setiap awal periode tahun maupun semester. Rapat tersebut dilaksanakan untuk untuk

membahas program kerja apa saaja yang akan diadakan dan sasaran mutunya sehingga

perkerjaan asisten dan kepala laboratorium lebih terarah. Tabel 4.8 merupakan

rangkuman penilaian program kerja yang telah dicapai oleh laboratorium berdasarkan



penilaian pihak laboratorium dalam rapat evaluasi dan monitoring program kerja pada

tahun 2018.

Tabel 4.10 Skor Capaian Program Kerja Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas

No. Program Kerja Skor Capaian

A. Kompetisi

1. ISMEC’S 2017 75%

2. CONSTRAIN 2017 75%

3. INDTENTION 2017 90%

4. The 10th EFiCn 2018 75%

5. NMRC 2018 75%

6. IDEA 2018 75%

B. Training dan Pengabdian Masyarakat

1. Training Internal 100 %

2. Training Eksternal 100 %

3. Kuliah Tamu 40 %

4. Pengabdian Masyarakat 100 %

C. Perayaan Hari Statistik Nasional

1. Statistic Day 100 %

D. Seleksi Asisten Baru

1. Open Recruitment Asisten Laboratorium 100 %

E. Kerja Sama dengan Perusahaan

1. Kerja Sama dengan PT. ECCO Indonesia 100%

2. Kerja Sama dengan PT. Astra Indonesia 100%

F. Kerja Sama dengan Unit Usaha

1. Penelitian di KUD Sumber Makmur Ngantang 100%

2. Kerjasama dengan UMKM Violink 100%

G. Buku Profil Laboratorium

1. Pengadaan buku profil dan pamflet laboratorium 100%

H. Pembaruhan Mading

1. Penggantian Poster secara Periodik 100%

I. Kunjungan/Visitasi Eksternal

1. Kunjungan ke PT. Amerta Indah Otsuka 100%

2. Kunjungan ke PT. Dirgantara Indonesia 100%

J. Kunjungan ke Laboratorium Statistik Lainnya

1. Kunjungan ke Laboratorium Statistik Industri Universitas

Katolik Parahyangan

100%



Dari berbagai program kerja Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

tersebut, terdapat beberapa program kerja yang masih belum mencapai 100 %.

Diantaranya adalah;

1. Untuk kompetisi yang mendapat capaian 75%, Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas mengirimkan 1 tim dimana tim in hanya dapat lolos pada

babak semifinal pada kelima kompetisi tersebut. Sedangkan pada kompetisi

INDTENTION 2017, 1 tim delegasi dari Laboratorium Statistik dan Rekayasa

Kualitas berhasil mendapatkan posisi juara 2. Pada kompetisi The 10th EFiCn

dan CONSTRAIN merupakan tahun pertama Laboratorium Statistik dan

Rekayasa Kualitas mengirimkan perwakilannya sehingga asisten belum bisa

memahami bagaimana ketiga kompetisi tersebut. Sedangkan pada lomba

ISMEC’S, IDEA dan NMRC merupakan tahun kedua menjadi peserta, namun

pengetahuan dan strategi yang dilakukan saat kompetisi tidak menyeluruh

dan kurang tepat sehingga tidak dapat mendapatkan juara pada kompetisi

tersebut.

2. Untuk kegiatan kuliah tamu, hanya mendapat skor 40% dikarenakan kegiatan

tersebut masih belum dipersiapkan seutuhnya. Karena masih menunggu

persertujuan pihak eksternal.

Berikut merupakan dokumentasi-dokumentasi Program Kerja Laboratorium

Statistik dan Rekayasa Kualitas.

Gambar 4.11 INDTENTION

Gambar 4.12 The 10th EFiCn



Selain itu, laboratorium juga mempunyai sasaran mutu yang menganut pada

Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi yang memiliki persyaratan standar mutu

perguruan tinggi, diantaranya yaitu:

Standar 1. Visi, misi, tujuan dan sasaran, serta strategi pencapaian,

Standar 2. Tata pamong, kepemimpinan, sistem pengelolaan, dan penjaminan mutu

Gambar 4.13 IDEA

Gambar 4.14 Training Internal

Gambar 4.15 Pengabdian Masyarakat

Gambar 4.16 Open Recruitment

Gambar 4.17 Kunjungan Perusahaan

Gambar 4.18 Kunjungan

Laboratorium



Standar 3. Mahasiswa dan lulusan

Standar 4. Sumber daya manusia

Standar 5. Kurikulum, pembelajaran, dan suasana akademik

Standar 6. Pembiayaan, sarana dan prasarana, serta sistem informasi

Standar 7. Penelitian, pelayanan/pengabdian kepada masyarakat, dan kerjasama

Dari standar-standar mutu berdasarkan BAN PT diatas, Laboratoium Statistik &

Rekayasa Kualitas memiliki beberapa sasaran mutu yang dapat dilihat pada Tabel 4.11.

Tabel 4.11 Sasaran Mutu Program Kerja

No.

Sasaran Mutu atau

Indikator Program Kerja

Baseline

(Th.2017)

Target

Th.2018

Capaian

Th.2018

%

Capaian

1. Training Internal 5 Materi (seluruh asisten)

Materi software baru (seluruh

asisten)

Materi

software baru (seluruh

asisten)

100%

2. Training Eksternal 75 peserta 100 peserta peserta 100%

3. Pengabdian Masyarakat 1 kali 2 kali 2 kali 100%

4.

Jumlah nilai praktikan yang sama dengan lebih dari B

88,46% 95% PSI 99,41%

PT2 99,1% 100%

5.

Minimal penilaian kuesioner kepuasan pelanggan

PSI 3,81 PT2 3,82

PSI 3,85 PT2 3,85

PSI 3,56 PT2 3,72

96%

6. Jumlah Asisten tiap Angkatan

9 Asisten 9 Asisten 9 Asisten 100%

7. Jumlah asisten memiliki minimal IPK sebesar 3

9 asisten 9 asisten 9 asisten 100%

8. Pemeliharaan Printer 2 2 2 100%

9. Pemeliharaan Oven 1 1 1 100%

10. Pemeliharaan Komputer

10 10 10 100%

11. Pemeliharaan AC 2 2 2 100%

12. Public Lecture Mengundang Direktur PT.

Terminal

Mengundang 1 Tokoh Nasional

lainnya

(masih tahap persiapan)

40%



No. Sasaran Mutu atau Indikator Program

Kerja

Baseline (Th.2017)

Target Th.2018

Capaian Th.2018

% Capaian

Teluk Lamong

13. Pembaruan Mading Akademik Laboratorium

24 24 24 100%

14. Kerja sama dengan Perusahaan

MoU dengan

PT. ECCO Indonesia

Melakukan kerja sama penelitian di

suatu perusahaan / unit usaha

Kerjasama pendidikan

dengan UMKM Violink dan

penelitian dengan KUD

Sumber

Makmur Ngantang

100%

15. Jumlah penelitian asisten

4 penelitian

dipa

3 penelitian

dipa

2 penelitian

dipa 75%

16. Jumlah penelitian yang diseminarkan dalam konferensi

2 penelitian 2 penelitian 2 penelitian 100%

Terdapat beberapa sasaran mutu yang tidak sesuai dengan target yang telah

direncanakan, di antaranya adalah:

1. Minimal Kuesioner Kepuasan Pelanggan

Pada Praktikum Statistika Industri dan Praktikum Terintegrasi II memiliki

kepuasan terendah pada follow-up terhadap kritik dan saran dikarenakan tidak

adanya asisten yang mengingatkan secara berkala pada setiap akhir konsultasi

wajib.

2. Jumlah Penelitian DIPA

Pada tahun 2018 penelitian yang diajukan terdapat 3 proposal penelitian DIPA

namun hanya 2 proposal yang diterima pada seleksi proposal DIPA.

3. Kerja sama dengan Perusahaan

Kerja sama yang telah dilakukan adalah dengan PT. ECCO Indonesia pada bulan

November 2017. Untuk capaian pada tahun 2018 telah dilaksanakan kerjasama

dengan UMKM Violink dalam bidang pendidikan juga dengan KUD Sumber

Makmur Ngantang dalam bidang penelitian.



5. Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

Selain dengan perencanaan strategis laboratorium, untuk meningkatkan

pelayanan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas juga selalu mngevaluasi segala

kegiatan atau program kerja yang telah diadakan. Dengan adanya Standar Operating

Procedure Evaluasi dan Monitoring Program Kerja, asisten dan Kepala Laboratorium

diwajibkan untuk mengadakan rapat evaluasi setiap berakhirnya program kerja tersebut

atau pada waktu pertengahan program kerja berlangsung dapat dilakukan rapat

Monitoring jika diperlukan. Pada rapat tersebut membahas hambatan/kendala atau

pekerjaan yang tidak sesuai, akar penyebabnya, dan bagaimana solusi tindakan

perbaikan agar hal tersebut tidak terulang kembali. Berikut merupakan tindakan koreksi

dan tindakan pencegahan pekerjaan yang tidak sesuai yang dapat dilihat pada Tabel

4.12.

Tabel 4.12 Tindakan Koreksi dan Tindakan Pencegahan

No. Masukan Tindakan Perbaikan Status (Open/ Closed)

Tindakan Pencegahan

A. Keluhan

1. Fasilitas komputer tidak

sesuai dengan jumlah

praktikan yang

praktikum

Pengadaan jumlah

komputer disesuaikan dengan kebutuhan shift praktikum serta

spesifikasi komputer yang sesuai dengan kebutuhan software lisensi

Open Alokasi praktikan pada shift

praktikum dengan jumlah minimal sesuai dengan fasilitas komputer yang ada

serta seluruh komputer sudah install seluruh software yang digunakan praktikum

2. Suhu ruangan panas

saat praktikum

Penggantian filter AC yang berfungsi serta penggantian fasilitas

AC untuk 1 AC yang tidak berfungsi di laboratorium

Closed Pada praktikum shift pagi menggunakan udara alami dengan jendela laboratorium

di buka, sedangkan saat shift siang AC dinyalakan 1 jam sebelum shift dimulai

agar udara dingin merata di laboratorium

3. Kurangnya koordinasi

asisten dan dosen

dalam penyusunan

modul praktikum

Rapat koordinasi

antara asisten dan dosen dilakukan sebelum praktikum

dimulai secara keseluruhan agar informasi merata

seluruh stakeholder paham akan modul praktikum

Closed Saat membuat konsep

modul, setiap bab modul dikonsultasikan kepada dosen yang termasuk

pengampu praktikum sehingga mengetahui kekurangan pada penjelasan

modul




Tindakan Pencegahan

4. Penyampaian materi

saat praktikum

mendahului atau tidak

sesuai dengan mata

kuliah terkait di kelas

Penyesuaian materi

yang disampaikan dalam praktikum dengan rps mata

kuliah terkait dan rapat koordinasi dengan dosen

pengampu praktikum terkait

Closed Dalam menentukan jadwal

praktikum diperhatikan juga jadwal rps mata kuliah yang diajarkan di kelas

B. Evaluasi Kepuasan

1. Kesempatan konsultasi dengan asisten terkait mata kuliah yang berhubungan dengan laboratorium

Laboratorium membuat jadwal

khusus untuk konsultasi mata kuliah dengan dicantumkan

waktu sesuai asisten yang memiliki waktu

Closed Konsultasi mata kuliah dengan menghubungi

asisten terkait serta dari laboratorium harus mendata mahasiswa yang melakukan

konsultasi

2. Jadwal praktikum yang

bentrok dengan

laboratorium lain

Melakukan rapat

koordinasi dengan coordinator asisten laboratorium di Teknik

Industri UB sebelum masa kerja aktif (periode perkuliahan)

Closed Saat alokasi praktikan

sebaiknya memperhatikan jadwal praktikum praktikan terkait praktikum yang

diampu selain praktikum di lab SRK

3. Penyampaian materi di praktikum mengulang di kelas (tidak banyak pengalaman praktikum yang nyata)

Penyampaian materi memiliki batas ilmu pengetahuan untuk

identifikasi masalah, pengambilan data hingga analisis data

Closed Praktikum yang dilakukan dalam laboratorium menggunakan peraga

seperti kartu dan bola yang diasumsikan barang di industri

C. Temuan Audit (termasuk yang eksternal)

1. Belum terlihat proses bisnis di Laboratorium SRK

Sebenarnya sudah terdapat proses bisnis

di laboratorium SRK namun belum didokumentasikan.

Saat ini sudah terdapat dokumentasi proses bisnis yang

dapat dilihat di website lab.srk.ub.ac.id

Open Dalam menjalankan program kerja, asisten dan kepala

laboratorium selalu mengacu pada proses bisnis yang telah dibuat.

2. Belum adanya laboran

di Laboratorium SRK

Kepala Laboratorium sudah mengajukan surat permohonan

untuk recruitment tenaga laboran sesuai kompetensi dan sarana prasarana

laboratorium.

Open Asisten laboratorium yang saat ini berjumlah 18 dengan pembagian jobdesc

sesuai divisi masing-masing dirasa sudah mampu dalam menjalankan jobdesc dan program kerja




Tindakan Pencegahan

3. Waktu praktikum yang belum sesuai dengan standar 1 SKS

Waktu praktikum

dibuat lebih lama dari sebelumnya dan disesuaikan dengan

waktu standar 1 SKS selama 800 menit untuk keseluruhan

praktikum diluar asistensi atau konsultasi

Closed Waktu dalam satu kali

praktikum berkisar antara 75 menit- 100 menit tergantung dengan bobot materi yang

disampaikan. Sehingga total keseluruhan waktu praktikum sudah sesuai

dengan bobot 1 sks praktikum

4. Format penulisan modul praktikum belum sesuai dengan format penulisan skripsi (format sumber pustaka)

Penulisan sumber pada Modul praktikum statistik industri sudah

disesuaikan dengan aturan penulisan skripsi

Closed Setiap periodenya dilakukan pembaruan modul untuk memperbaiki modul

sebelumnya.

D. Evaluasi Program Kerja Laboratorium

1. Program Kerja Spectra

a. Waktu penyampaian materi teori dan

software kurang lama

Waktu 1 shift SPECTRA

diperpanjang sehingga peserta yang belum memahami

materi dapat lebih leluasa bertanya

Open Mengalokasikan waktu untuk tanya-jawab peserta dan

tegas terhadap waktu rundown acara SPECTRA

b. Beberapa peserta

kesulitan dalam menginstall software Minitab

Asisten membantu

dalam proses instalasi software dan sebaiknya dilakukan maksimal H-1

SPECTRA

Closed Asisten memastikan peserta

training telah menginstal software sebelum hari H pelaksanaan training dan juga para asisten

meyediakan beberapa laptop cadangan apabila ada laptop peserta yang mengalami

error pada saat hari H.

c. Seringnya perubahan tanggal pelaksanaan

SPECTRA karena mengikuti jadwal dosen tentor

Sering follow up terkait jadwal dosen

tentor dan menyesuaikan dengan tanggal pelaksanaan

Closed Memiliki beberapa plan alternatif yang lain terkait

pelaksanaan SPECTRA

d. Terdapat kendala mengenai kemoloran durasi pelaksanaan di

setiap shift

Pemadatan materi sehingga materi yang disampaikan

merupakan materi yang esensial dan menjadi fokus

bahasan

Closed Berkoordinasi dengan pemateri terkait detail rundown acara, dan

melakukan briefing terhadap asisten mengenai detail rundown dan membagi

penanggungjawab setiap rundown

e. Pembagian sertifikat terlambat

Pembuatan sertifikat tidak mendadak dan

sering dilakukan konsultasi dengan kepala laboratorium

Closed Meneliti dalam setiap pembuatan sertfikat oleh

seluruh asisten




Tindakan Pencegahan

mengenai nama dan

istilah yang ada di dalam sertifikat

2. Statistic Day 2017

a. Konsep acara belum fix saat hari H

Persiapan konsep acara tidak hanya dimatangkan saat H-

1, sebaiknya H-3 minggu sudah menetapkan konsep

acara

Closed Dilakukannya rapat secara periodik untuk membahas konsep secara optimal

sehingga setiap rapat memiliki output konsep yang jelas

b. Tidak adanya

penjadwalan yang jelas untuk menjaga pada saat open lab sehingga adanya ketidak rataan

waktu jaga

Terdapat pembagian

shift yang jelas untuk menjaga pada saat statistic day serta memperjelas jadwal

jaga di tiap rute permainan

Closed Sudah dibuatnya rekap

jadwal kuliah seluruh asisten sehingga setiap penanggung jawab kegiatan atau asisten dari divisi HRD diharapkan

untuk selalu membuat jadwal jaga di setiap kegiatan

c. Terlambatnya acara Statistic Day dibuka

Dibuatnya action plan sehingga jelas persiapan apa saja

yang akan dilakukan dan saat hari H tidak lagi menyelesaikan

tugas persiapan (peralatan games)

Closed Sudah ada manual prosedur, hanya saja asisten belum memahami secara jelas.

Oleh karena itu di setiap program kerja, diadakan rapat persiapan dan

diharapkan semua asisten paham dan sadar untuk menjalankan kewajibannya.

Peran koordinator asisten, kepala laboratorium, dan penanggung jawab kegiatan

diharapkan untuk selalu mengingatkan asisten yang lain.

d. Sedikitnya peserta yang

melakukan photocontest di photobooth Statistic Day

Ssosialisasi melalui

social media kepada seluruh mahasiswa TI UB mengenai lomba

yang diadakan dalam acara statistic day

Closed Di seluruh media sosial

laboratorium, seperti instagram dan website maupun mading

laboratorium, diumumkan akan diadakannya kegiatan atau program kerja dari

jauh-jauh hari sehingga promosi bisa dilakukan lebih lama

3. Training Internal

a. Kendala yang dihadapi adalah Software SAS

tidak dapat diinstal di semua komputer laboratorium.

Melakukan pengadaan software SAS yang

berlisensi dan sesuai dengan kapabilitas dari komputer

laboratorium.

Closed Memeriksa kapabilitas semua computer di

Laboratorium SRK dan memastikan software dapat diinstal disemua computer

dengan melakukan instalasi beberapa hari sebelum hari pelaksanaan training juga




Tindakan Pencegahan

menyiapkan laptop dari

asisten sebagai cadangan

5. Quest

a. Peserta tidak sesuai dengan target

Mempercepat

launching acara beserta pengumuman guest sehingga waktu

pendaftaran bisa lebih lama

Closed Melakukan strategi

marketing yang menarik untuk menarik massa, seperti mempercepat

pengumuman guest star, dll

b. Terjadinya ketidak tepatan waktu seminar “Quest”.

Pembuatan rundown

alternative pesimis dan optimis serta melakukan briefing kepada guest star dan panitia apabila terjadi hal yang tidak diinginkan

Closed Diadakannya simulasi

program kerja sekaligus mengukur waktu yang dibutuhkan untuk kegiatan

sehingga waktu yang dialokasikan dapat sesuai dengan waktu yang diperlukan pada kondisi

nyatanya.

E. Evaluasi Program Kerja Divisi

1. Divisi Administrasi

a. Penggandaan surat masih tersimpan pada file-file hp asisten juga komputer laboratorium

Seharusnya file penggandaan surat

tersimpan dalam satu file dimana mengingatkan asisten

lain untuk mengumpulkan pada divisi administrasi

sesaat setelah file scan dari hp dilakukan

Closed Memberikan reminder tertulis pada komputer atau

printer laboratorium untuk menggandakan surat sebelum dikirim pada yang

dituju

b. Surat masuk dan keluar tidak memiliki rekam surat dengan rapi dan sistematis

Membuat buku

agenda surat masuk dan surat keluar agar dapat diketahui

seluruh keterangan mengenai surat yang diterima dan

dikeluarkan oleh laboratorium

Closed Memberitahu kepada

seluruh asisten untuk selalu menulis buku agenda apabila bertanggung jawab

sebagai penerima surat dari pihat luar

c. Update mengenai barang inventaris laboratorium sulit dilakukan karena penempatan tidak menentu

Seharusnya barang inventaris diletakkan di tempat yang mudah dijangkau dan

dikontrol serta tidak memindahkan barang ke tempat lain secara

sembarangan

Closed Melakukan update barang inventaris secara berkala, yaitu saat kegiatan bersih laboratorium sekaligus

melakukan penataan dan pendataan barang inventaris

2. Divisi Maintenance

a. Spesifikasi komputer

tidak sesuai dengan

Penambahan

kapasitas pada

Closed Dilakukan pengecekan

spesifikasi komputer setiap




Tindakan Pencegahan

kebutuhan software

praktikum

komputer agar

software berlisensi dapat digunakan saat praktikum

akan melakukan pengadaan

software

b. Koneksi internet kurang stabil untuk keperluan laboratorium

Dilakukan perbaikan terhadap koneksi internet laboratorium

Closed Penjadwalan dan penentuan jumlah komputer yang khusus digunakan untuk

koneksi internet agar koneksi lancar saat mengakses

3. Divisi Quality Assurance

a. LPJ dari setiap PJ Acara terkumpul saat akhir periode semester

Seharusnya LPJ telah

terkumpul sesaat setelah acara selesai dilaksanakan dan terdapat dalam 1

folder QA

CLosed QA menghimbau setiap PJ

Acara untuk menjadwalkan pengumpulan LPJ setelah acara dilaksanakan sehingga divisa QA dapat

mengingatkan sesuai jadwal

b. Permasalahan yang telah dilakukan perbaikannya masih muncul dengan permasalahan yang sama

Sebaiknya dilakukan rapat evaluasi setelah

program kerja dilakukan untuk merumuskan

alternatif-alternatif perbaikan dan seluruh asisten paham akan

hal tersebut

Closed Dokumen PDCA serta Tinjauan Manajemen dicetak

dan diberi pada setiap divisi yang bertanggung jawab untuk mempertahankan

perbaikan permasalahan tersebut

4. Divisi Research & Development

a. Penjadwalan brainstorming yang terlalu dekat dengan

praktikum dan kehadiran yang tidak lengkap

Penjadwalan disepakati bersama asisten jauh-jauh hari

sehingga asisten sudah menjanjikan jadwal tersebut serta

tidak ada yang izin lagi

Closed Penjadwalan brainstorming tidak dilakukan h-2 sebelum praktikum sehingga

persiapan tidak dilakukan dengan buru-buru dan izin yang mendadak

b. Publikasi proster tidak

rutinitas dikarenakan saat praktikum, mading terisi penuh dengan

pengumuman

Pembagian wilayah

mading untuk poster dan praktikum

Closed Pengumuman praktikum

dapat diakses melalui web dan asisten diharuskan mengingatkan kepada

praktikan bahwa seluruh pengumuman terbaru dapat dilihat di website juga

c. Kedisiplinan terhadap

berita acara dibuat pada saat selesainya acara dilaksanakan

Koordinasi yang

ditingkatkan berupa deadline pembuatan berita pada R&D

dilanjutkan deadline berita bahasa inggris oleh PR setelah itu

diserahkan pada Web

Closed Koodinator asisten serta

anggota asisten yang lain terutama PJ Acara saling mengingatkan untuk berita

acara, selain itu PJ Acara dalam membuat timeline juga menjadwalkan deadline

publikasi berita acara




Tindakan Pencegahan

Design untuk publikasi

di website

5. Divisi Web Design

a. Permasalahan pada akses web dimana diperlukan reload untuk dapat mengakses suatu menu

Bekerja sama dengan

ahli website untuk dapat memahami pengawasan dan

pengaturan website lebih mudah

Closed Diperlukan maintenance

web yang melibatkan pihak luar dalam pembenahan website

6. Divisi HRD & PR

a. Praktikan diharuskan mendapat informasi kontak asisten di depan

laboratorium dan web

Untuk memudahkan praktikan dan mahasiswa lain dalam

mendapat kontak asisten, dibuat kartu nama asisten yang dapat dibagikan ke

praktikan dan mahasiswa

Closed Pada saat introduction praktikum, praktikan diingatkan untuk dapat

melihat kontak asisten di laboratorium maupun di website

b. Keterlambatan update

informasi pada media sosial berkaitan dengan program kerja

laboratorium

Pembuatan twibbon

yang memermudah divisi PR dalam mengedit foto,

sehingga tidak harus menunggu dari tim design

Closed Dilakukan persiapan materi

upload h-1 dari rencana pengupdatean informasi di media sosial, supaya sesuai

dengan timeline

7. Divisi Finance

a. Pembelian barang-barang baru kadang belum diinputkan ke lembar kendali inventaris

Perbaikan dari segi kontrol agar selalu

menginputkan daftar barang baru ke form Inventaris

Closed Divisi administrasi secara periodik melakukan update

daftar inventaris laboratorium sehingga form inventaris dapat sesuai

dengan jumlah inventaris yang terbaru.

b. Perbaikan dari pihak keuangan Fakultas

Teknik dari segi penulisan dan redaksional surat

pertanggungjawaban belanja

Meningkatkan ketelitian dan

membuat format standard khusus yang akan mempermudah

penulisan dan redaksional

Closed Asisten dari Divisi Finance selalu melakukan konsultasi

kepada kepala laboratorium, oihak jurusan, maupun Fakultas Teknik dalam

pembuatan surat pertanggungjawaban belanja agar lebih teliti.

c. Dana program kerja sering kali turun mendekati dengan hari

pelaksanaan acara dari pengajuan maksimal satu bulan sebelum

pelaksanaan

Pengajuan dana program kerja lebih awal lagi dan

peninjauan dilakukan lebih sering lagi ke pihak keuangan.

Closed Setiap program kerja, asisten penanggung jawabnya diwajibkan untuk

mebuat rancangan kebutuhan biaya dan pemasukan yang akan

didapatkan (jika ada) sehingga membantu asisten divisi Finance dalam

mengajukan dana.




Tindakan Pencegahan

E. Evaluasi Capaian dan

Sasaran Mutu

1. Kompetisi Lomba Melakukan persiapan yang matang dengan

mencari informasi sebanyak mungkin tentang juara

kompetisi terkait serta memulai untuk memahami ilmu lebih

awal terkait silabus kompetisi

Closed Melakukan konsultasi dengan dosen serta delegasi

ub yang pernah mengikuti kompetisi tersebut, sehingga mengetahui strategi yang

dapat diterapkan saat mengikuti kompetisi

2. Persiapan yang kurang maksimal untuk menjamu kunjungan dari luar negeri

Pembuatan handbook,

leaflet dan modul dalam bahasa inggris yang memudahkan dalam mengenalkan

laboratorium kepada pengunjung asing

Closed Asisten divisi PR dibantu

juga dengan divisi lain dalam mengasah kemampuan bahasa inggris agar dapat menciptakan

suasana diskusi dalam brainstorming sistem di laboratorium universitas

asing dengan laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas

3. Kerja sama dengan Perusahaan (MoU)

Kesulitan menentukan jadwal yang tepat untuk mengadakan

MoU terkait pihak perusahaan dan jurusan

Open Asisten divisi PR tetap intens dalam menghubungi perusahaan untuk

menentukan tanggal yang tepat dalam melakukan MoU sehingga nantinya dapat

terlaksana dengan baik

6. Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

Pada tahun 2017 telah dibuat tinjauan manajemen untuk mengevaluasi kinerja

dari Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas. Tinjauan manajemen tahun 2017

tersebut juga merupakan saran perbaikan untuk program kerja pada tahun 2017. Berikut

merupakan tindak lanjut tinjauan manajemen tahun 2018 yang telah dilakukan

laboratorium yang dapat dilihat pada Tabel 4.13.

Tabel 4.13 Tindak Lanjut Tinjauan Manajemen Sebelumnya

No

Rekomendasi Tinjauan

Manajemen Sebelumnya

Aspek

Tindak Lanjut

yang SUDAH dilakukan

Kendala

yang dihadapi

Rencana

selanjutnya

1. Pembaharuan

konsep praktikum yang

Praktikum Pengajuan dan

pengadaan fasilitas software

Spesifikasi

komputer tidak

Perbaikan pada

seluruh komputer yang



No


Manajemen

Sebelumnya

Aspek Tindak Lanjut yang SUDAH

dilakukan

Kendala yang

dihadapi

Rencana selanjutnya

menyesuaikan dengan

penggunaan fasilitas di

laboratorium baik hardware maupun

software saat pengambilan dan pengolahan

data

maupun hardware yang

berkaitan dengan pengambilan dan

pengolahan data praktikum, serta konsep praktikum

yang baru telah dibuat dengan sistem

pengambilan data primer dalam laboratorium

memenuhi standar

kebetuhan install software

berada di laboratorium

untuk pembenahan

terkait install software serta melakukan rapat

koordinasi dengan dosen pengampu

praktikum tentang sistem praktikum yang

baru sehingga dapat mendapatkan

masukan dan pembenahan terkait

praktikum

2. Penyusunan

konsep materi training disesuaikan

dengan kebutuhan pengetahuan

asisten untuk persiapan praktikum

maupun pemahaman software baru

Training

Internal

Materi training

internal direncanakan oleh asisten serta

berkonsultasi dengan kepala laboratorium

untuk menyetujui materi apa saja yang dibutuhkan

dan output training internal jelas, selanjutnya

koordinasi dengan trainer dalam mencapai

output yang dimaksud

ilmu yang

diterima sangatlah luas sehingga

dirasa 1x pertemuan tidak

mencukupi serta software tidak dapat diinstall pada komputer

Pada saat

koordinasi dengan trainer diharapkan telah

membuat TOR materi sehingga batasan

penyampaian materi dapat dipahami

lingkup teknik industri dan perbaikan

komputer diperlukan

3. Mengoptimalkan pelaksanaan simulasi kegiata

training software

Training Eksternal (SPECTRA)

Sudah dijadwalkan pelaksanakan

simulasi training software bersama seluruh asisten

dan telah dibuat panduan prosedur

penjelasan materi saat training

Asisten yang menghadiri simulasi tidak

lengkap sehingga saat ada

pertanyaan kepada asisten yang

berjaga di ruangan tidak dapat

Pada saat melakukan simulasi training

software, dijadwal jauh-jauh hari

sehingga jadwal tiap asisten masih kosong

serta panduan prosedur di print untuk setiap



No


Manajemen

Sebelumnya


dilakukan

Kendala yang

dihadapi

Rencana selanjutnya

menjelaskan sepenuhnya

asisten yang bertugas

4. Melakukan diskusi dengan dosen pemateri

untuk persiapan materi yang akan

dipresentasikan beserta alokasi waktu setiap

pembahasan

Training Eksternal (SPECTRA)

Sudah dilakukan follow up kepada dosen pemateri

serta diskusi terkait materi yang disiapkan,

asisten juga telah memberitahukan batas waktu yang

disediakan

Saat penjelasan materi, dosen

terpaku pada suatu bab sehingga

penjelasan sangat lama sedangkan

bab yang lain singkat saat

menjelaskan

Berdiskusi dengan dosen pemateri

diutamakan pada pokok penjelasan serta

alokasi waktu untuk setiap bahan yang

dipresentasikan

5. Diperlukan check-list

mengenai apa saja yang dapat ditunjukkan

kepada pengunjung terkait kegiatan

laboratorium

Kunjungan dari

universitas asing

Telah dibuat handbook,

leaflet, dan video profil yang berisi tentang program

kerja yang telah dilaksanakan laboratorium

serta penghargaan lain yang telah

dicapai

terdapat beberapa

bahan yang pada saat hari-h tidak

mengetahui letaknya dimana

Mendata apa saja yang

diperlukan apabila ada kunjungan,

serta diletakkan pada suatu tempat dimana

asisten seluruhnya mengetahui,

apabila terdapat video profil juga disimpan di

komputer admin maupun flashdisk

laboratorium

6. Penyusunan

Action Plan dalam persiapan dekorasi acara

Statistic

Day

Penanggung

jawab acara telah membuat action plan dalam

persiapan dekorasi acara meliputi bahan,

tanggal dibuat dan penanggung jawab setiap

bagian persiapan

pembelian

dekorasi masih tetap dilaksanakan

h-1 acara sehingga seluruhnya

dikerjakan terburu-buru

Pada persiapan

statistic day diharapkan disiplin dalam

pengerjaan yang telah dibagi oleh

penanggung jawab, serta saling

mengingatkan antar-asisten

7. Penyusunan

konsep acara yang memprioritaskan

Statistic

Day

Asisten telah

merencanakan konsep acara statistic day dan

pada saat

hari-h terdapat asisten yang

Mengadakan

briefing sebelum acara dengan seluruh asisten



No


Manajemen

Sebelumnya


dilakukan

Kendala yang

dihadapi

Rencana selanjutnya

integritas koordinasi

asisten serta memberi inovasi

yang bermanfaat bagi pengunjung

berkonsutasi dengan kepala

laboratorium baik dari inovasi

acara dan konsepnya

tidak memahami

prosedur acara

diharapkan paham untuk

segala bagian daripada acara

tersebut

8. Peningkatan koordinasi antar asisten terhadap

Kepala laboratorium dan asisten

alumni.

Open Recruitment

Sudah diadakan rapat antara asisten aktif

dengan asisten alumni, rapat antara asisten

aktif dengan Kepala Laboratorium

untuk menyampaikan pendapat asisten

alumni

Pembuatan alternatif yang

mempunyai banyak pro dan kontra

dari para asisten alumni

dengan Kepala Laboratorium

Mengadakan rapat asisten aktif, asisten

alumni, beserta Kepala Laboratorium

sehingga dapat memilki pemahaman

yang sama mengenai konsep seleksi

7. Perubahan yang Mempengaruhi SMM

Dengan adanya perubahan baik dari lingkungan eksternal maupun internal,

Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas senantiasa meningkatkan pelayanan

dengan memperbaiki sistem yang dirasa kurang baik dengan sistem yang lebih baik

sesuai dengan kondisi yang terbaru. Pada tahun 2018 ini, terdapat beberapa perubahan

baik dari lingkungan internal laboratorium maupun lingkungan eksternal laboratorium.

Kegiatan program kerja laboratorium yang sebelumnya tidak ada di periode

sebelumnya adalah kegiatan lab express. Kegiatan tersebut merupakan suatu forum

diskusi dimana laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas memfasilitasi untuk

persiapan menuju ujian akhir semester. Dalam kegiatan ini dilakukan share knowledge

mengenai materi yang disampaikan beberapa dosen pengampu mata kuliah terkait. Mata

kuliah yang disediakan dalam lab express antara lain, statistika industri I dan II, desain

eksperimen, pengendalian kualitas,dll.

Untuk perubahan dari lingkungan eksternal yang mempengaruhi sistem

manajemen mutu laboratorium adalah perubahan kurikulum Teknik Industri Universitas

Brawijaya menjadi kurikulum 2016 yang baru sesuai dengan KKNI, sehingga sistem dan

konsep praktikum juga berubah. Sebelumnya Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas

hanya mengampu praktikum Statistik Industri saja. Namun dengan adanya kurikulum



2016, Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas juga mengampu Pratikum Terintegrasi

II yang dulunya dinamakan dengan Tugas Besar Perancangan Produk.

Dengan diadakannya praktikum yang baru, asisten harus mempelajari dan

menyiapkan materi lain untuk membimbing di Praktikum Terintegrasi II. Selain itu,

dengan adanya kurikulum 2016, praktikum statistik industri digabung dengan mata

kuliah Statistik Industri II dengan bobot keduanya sebesar 3 sks, dimana untuk

praktikum bobotnya adalah 1 SKS.

Selain perubahan praktikum, juga terdapat perubahan terhadap sistem asistensi.

Asistensi pada periode Ganjil 2016/2017 ditiadakan sehingga praktikum terdiri atas

praktikum pengenalan dan praktikum pengerjaan LKM sehingga tidak perlu dilakukan

asistensi laporan. Akan tetapi, praktikan tetap dapat melakukan konsultasi kepada

asisten masing-masing terkait praktikum yang bersangkutan. Pada kegiatan praktikum,

terdapat perubahan pada sistem asistensi. Karena asistensi yang dilakukan digantikan

dengan konsultasi wajib. Dimana kegiatan konsultasi wajib dilakukan sekali untuk setiap

modulnya. Namun, jika praktikan ingin melakukan konsultasi tambahan diperbolehkan

dan tidak wajib untuk satu timnya. Sehingga praktikan juga tetap dapat melakukan

konsultasi jika masih terdapat hal-hal yang belum dimengerti saat praktikum.

8. Saran dan Masukan untuk Perbaikan SMM

Untuk menjadi laboratorium yang lebih baik dalam memberikan pelayanan kepada

pelanggan, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas terus berupaya meningkatkan

kinerja yang berpengaruh pada sistem manajemen mutu laboratorium. Saran dan

masukan yang diperoleh dari stakeholders internal didapatkan melalui rapat evaluasi

yang dilakukan secara berkala maupun diskusi antar asisten dan kepala laboratorium.

Saran dan masukan ini diharapkan dapat meningkatkan kinerja sistem manajemen

organisasi. Sedangkan Saran dan masukan yang diperoleh dari stakeholders eksternal

didapatkan melalui adanya e-complaint pada website laboratorium, kotak saran yang

diletakkan di depan laboratorium, maupun berhubungan langsung (diskusi, email, call

center, dsb) dengan pihak internal laboratorium, sehingga pihak eksternal dapat

memberikan kritik dan saran yang membangun untuk meningkatkan kinerja sistem

manajemen organisasi.

Secara keseluruhan, laboratorium sebenarnya sudah memiliki prosedur-prosedur

program kerja yang terstruktur namun selalu terkendala dengan hambat-hambatan yang

berada di luar kendali laboratorium dan asisten yang kurang memahami prosedurnya.



Oleh karena itu, diperlukan perbaikan pada sisi individual asisten untuk memahami

segala prosedur yang ada dan lebih bertanggung jawab atas tugas atau jobdesc masing-

masing. Kemudian untuk permasalahan hambatan yang berada di luar kendali

laboratorium, sebaiknya laboratorium harus membuat berbagai pilihan konsep

perencanaan program kerja sehingga dapat menanggulangi berbagai kemungkinan yang

dapat terjadi. Selain itu, diperlukan perbaikan pada koordinasi antar asisten dan antar

asisten dengan Kepala Laboratorium maupun pihak-pihak luar yang bersangkutan

terhadap program kerja laboratorium yang tertentu.

V. PENUTUP

Berdasarkan kajian yang dilakukan pada Sistem Manajemen Laboratoriu m

Statistik dan Rekayasa Kualitas, Jurusan Teknik Industri Universitas Brawijaya dapat

disimpulkan bahwa sistem manajemen yang ada pada Laboratorium ini sudah efektif,

dengan lebih banyaknya program dan capaian sasaran mutu yang sudah terlaksana.

Akan tetapi, Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas masih berkomitmen untuk

berupaya terus memperbaiki kinerja agar dapat memberikan pelayanan yang lebih baik

pada stakeholder.

Capaian tersebut meskipun belum sempurna merupakan hasil kerja keras seluruh

pihak Laboratorium Statistik dan Rekayasa Kualitas, serta Jurusan Teknik Industri

Universitas Brawijaya. Oleh karena itu, terimakasih disampaikan kepada pihak-pihak

yang telah berkontribusi untuk penyusunan laporan tinjauan manajemen ini.

Lampiran 1. Gap Analisis 2018

NO INDIKATOR KONDISI TARGET/HARAPAN ANALISA ACTION

SAAT INI

PENDIDIKAN

1 Layanan Metode Metode praktikum Sebagian telah Melakukan

Praktikum praktikum diperbarui setiap dilakukan pembaharuan

yang tahunnya pembaruan pada metode

sebagian metode praktikum praktikum

diperbarui sesuai yang

setiap perkembangan disesuaikan

tahunnya ilmu pengetahuan, dengan kondisi

namun masih ada dan fasilitas

sebagian yang laboratorium

masih sama yang ada

dengan tahun

sebelumnya

2 Fasilitas Fasilitas

penunjang

praktikum

(seperti

komputer dan

alat peraga)

masih kurang

mencukupi

Terpenuhinya fasilitas Terdapat fasilitas

penunjang

praktikum yang

kondisinya kurang

baik serta software

yang dipakai belum

terdapat lisensi

resmi, dan tidak

adanya staff

penerima alat/

laboran sehingga

kurang dalam

mengontrol

fasilitas alat

penunjang

praktikum

Melakukan

Praktikum penunjang kegiatan pengajuan

Praktikum secara rutin

sesuai dengan

Fasilitas,

software dan

alat peraga

praktikum

yang

dibutuhkan.

Pengajuan

tenaga

ahli/laboran

untuk

laboratorium

PENELITIAN

1 Publikasi Pelaksanaan Melakukan publikasi Kurangnya Mempelajari

Internasional publikasi penelitian internasional informasi terkait dan mecari

penelitian minimal 1 kali/tahun. publikasi informasi

yang internasional yang terkait

dilakukan diselenggarakan prosedur

masih dalam publikasi

lingkup penelitian

nasional internasional

2 Rancangan Belum Adanya karya yang Kurangnya Melakukan

dan Karya adanya dihasilkan oleh informasi terkait pembelajaran

Teknologi rancangan laboratorium yang karya cipta yang kepada pihak

yang karya yang Dipatenkan dipatenkan yang telah

Dipatenkan dihasilkan menghasilkan

oleh karya

laboratorium teknologi yang

yang sudah

dipatenkan dipatenkan

PENGABDIAN MASYARAKAT

1 Publikasi hasil Pelaksanaan Melakukan publikasi Kurangnya Mempelajari

pengabdian publikasi pengabdian informasi terkait dan mecari

Internasional pengabdian internasional minimal 1 publikasi informasi

yang kali/tahun. internasional yang terkait

dilakukan diselenggarakan prosedur

masih dalam publikasi

lingkup pengabdian

nasional internasional

KERJASAMA

1 Kerjasama Kerjasama Melakukan kerjasama kurang adanya Perlu adanya

laboratorium antar ataupun studi banding kesesuaian jadwal koordinasi

dengan laboratorium laboratorium antar laboratorium jadwal antar

universitas yang sehingga belum laboratorium

lain dilakukan terlaksana studi

masih dalam banding antar

lingkup satu universitas

universitas

2 Kuliah Tamu Kuliah tamu Melaksanakan kuliah Kurang adanya Melakukan

Internasional yang tamu internasional relasi dengan hubungan

dilaksanakan narasumber kerjasama

masih dalam internasional dengan pihak

skala dengan topik internasional

nasional terkait

SDM

1 Asisten Jumlah Jumlah asisten 1 : 9 Rasio asisten dan Meningkatkan

Laboratorium asisten 1 : 9. (1 asisten untuk 9 jumlah mahasiswa performansi

Jumlah mahasiswa) belum sesuai asisten dalam

asisten 18 dengan target mengampu

orang praktikum

mengampu 2 dengan perbaikan

praktikum sistem praktikum

dengan 150

praktikan

Lampiran 2. Notulensi Rapat Tinjauan Manajemen

RAPAT PROKER

PERIODE GENAP TAHUN AJARAN 2017/2018

Hari : Kamis, 9 Agustus 2018

Waktu : 10:30 – 13:00

Tempat : Laboratorium Statistik & Rekayasa Kualitas

NO. PEMBAHASAN HASIL

1 PSI 1. Poster registrasi softfile sudah rampung 2. Print out timeline yang berisi 16 sks 3. Simulasikan soal pretest, soal menuju kearah tujuan

praktikum 4. Kartu kendali dosen buat 10 kali pertemuan 5. Output modul 1 adalah bar chart dan histogram 6. Pembahasan praktikum modul 2 dalam setiap shift

menggunakan distribusi yang sama

2 SPECTRA 1. Trainer : Bu Oke 2. Pembagian waktu, 1 jam untuk dosen dan 50 menit

untuk asisten 3. Materi dosen disamakan dengan bobot perkuliahan 4. Presale H-2 dan harga normal dari H-1 hingga hari H 5. Praktikan 126 orang dan target peserta 80 orang 6. Peserta memperoleh : snack, sertifikat, E-book, dan

modul 7. Persiapkan sertif pemateri

3 Penelitian 1. Kopsae Printout proposal Pengerjaan makalah : Bimo dan Tara Progress harus ada bulan Oktober

2. Difabel Cari literatur HOQ produk tongkat Dokumentasi pada saat kegiatan Progres akhir bulan Agustus

3. HPP Deadline desain akhir bulan Agustus atau

September Pembanding yaitu kios UMKM Desain selesai dan langsung revisi

4 PT2 1. Membagikan undangan untuk rakor dosen dengan pembahasan mengenai tema

2. Printout timeline mengenai bobot sks 3. PPT PT2 dikerjakan mas alvin dari lab LPKE 4. Jumlah praktikan perkiraan 30 orang 5. Mendatangkan UKM

5 Pengabdian 1. Updating IPTEK dan pemberian mesin sale 2. Laporan akhir sudah selesai 3. Lampiran kuesioner lampirkan hanya 1 contoh

NO. PEMBAHASAN HASIL

4. Nomer dari BPP FT-UB belum keluar 5. Buat template laporan 6. Buat laporan kemajuan, tanpa analisis dan penutup 7. Bagus apel di jadwalkan akhir bulan September

6 AIM 1. SOP ditambahkan untuk manajemen website

7 Statistic Day 1. Persiapkan kuesioner hari H 2. Kuis online menggunakan Proforce 3. Tekankan pada massa yang hadir 4. Papan smartboard dan dogolfer dipergunakan

8 Kontak Asisten 1. Segerakan foto profil

9 Kunjungan ke Lab

3 in 1

1. Modul bilingual 2. Mengajukan training mengenai pengendalian kualitas 3. Persiapkan 2 vendel SRK + riflet + modul 4. Speakers : Mahendra dan azizah

Lampiran 3. Formulir Kuesioner Kepuasan Praktikum

Keterangan: Skala 1 = Sangat Kurang Skala 2 = Kurang Skala 3 = Cukup Skala 4 = Baik Skala 5 = Sangat Baik Pastikan semua pertanyaan terisi dengan lengkap.

* Wajib

NAMA LENGKAP

NIM

KELOMPOK

No Pernyataan Pilihan Jawaban

1 2 3 4 5

1. Kemudahan akses informasi (pengumuman, jadwal

praktikum, dll)

2. Penerapan dan penyampaian prosedur pelayanan

di Laboratorium

3. Follow-up terhadap saran atau kritik

4. Keadilan mendapat pelayanan

5. Kesesuaian persyaratan pelayanan

6. Kejelasan identitas SDM Laboratorium (nama,

tugas, dsb

7. Kemudahan menghubungi SDM Laboratorium *

8. Penguasaan materi/kemampuan SDM

Laboratorium

9. Kesediaan memberikan feedback

10. Kemampuan menumbuhkan motivasi

11. Keramahan dan kesopanan SDM Laboratorium

12. Pemenuhan etika oleh asisten

13. Ketersediaan modul/handout praktikum

No Pernyataan Pilihan Jawaban

1 2 3 4 5

14. Kelengkapan materi praktikum untuk mendukung

materi kuliah

15. Kesesuaian materi praktikum dan asistensi dengan

materi ujian

16. Ketersediaan waktu asisten

17. Kepastian Jadwal

18. Pelayanan asisten terhadap keberlangsungan

proses praktikum

19. Kesempatan diskusi/bertanya dalam proses

praktikum dan konsultasi

20. Asisten memotivasi mahasiswa untuk

berpartisipasi aktif dalam kegiatan praktikum dan

konsultasi

21. Kemampuan asisten memberi contoh yang relevan

22. Kelengkapan materi praktikum yang diberikan

23. Kenyamanan ruang Laboratorium

24. Ketersediaan media praktikum (alat, bahan, lain-

lain)

25. Keamanan Laboratorium

Documents

TINJAUAN MANAJEMEN LABORATORIUM STATISTIK ......prasayarat Statistika Industri 1 dan mata kuliah kosyarat Statistika Industri II. Sesuai dengan kurikulum 2016, Praktikum Statistika