Väljamaksetaotluse koostamine ja kuludokumentide esitamine.

SA Archimedes

Struktuuritoetuste rakendusüksus

26.10.2012

Tõendus selle kohta,

kes on doktorikooli

doktorandid

RÜ koordinaator võtab eelarve ja

tegevuskava aluseks, et jälgida

väljamaksetaotluste kaudu

programmi tegevuste ja eelarve

täitmist. Kas tegevused, mis on

VMT-s on planeeritud? Milliseid

kulusid on planeeritud teha ja mis

on nende tulemus?

Juhul, kui VMT ei ole laekunud

kaks päeva pärast esitatud

tähtaega, küsib RÜ koordinaator

selle kohta aru. Kui VMT summa

katab prognoosist vähem kui 75%

(ERF 90%), küsib koordinaator

uut prognoosi ja mittetäitmise

põhjust. Prognooside järgi

arvestame riigieelarvest kaasraha

ja koordinaatorid jagavad oma

töövooge.

Prognoose on võimalik muuta!

Programmiga seotud töötajate

lepingud. RÜ koordinaator

vaatab kehtivust, summat ja

seotust projektiga.

RÜ

koordinaator

võtab

programmi

teksti aluseks,

et jälgida kas

VMT-s

kirjeldatud

tegevused on

taotlusesse

planeeritud ja

millises

summas.

Programmi on

vajadusel

võimalik

eelarve piires

muuta.

RÜ koordinaator

koondab kirjavahetuse

ja kaasuste lahendid,

et tulevatel sarnastel

juhtudel sarnaselt

toimida.

Tegevuse, eelarve ja väljamaksete

planeerimine aastaks

• Kas planeeritavad tegevused on kooskõlas programmdokumendis kirjapanduga?

• Kas planeeritav eelarve on kooskõlas programmdokumendis kirjapanduga?

• Kas eelarve ja tegevuste suhe on reaalne ja saavutatav (arvestage inimeste töövõimekust, aja, raha ja tööde mahtu)?

• Kas planeeritu vastab tegelikkusele?

• Kas planeeritud tegevused aitavad saavutada programmi eesmärke? (Vaata programmdokumendis märgitud indikaatoreid ja hinda, kas aasta jooksul tehtavad tegevused aitavad kaasa, nende saavutamisele)

• Kas väljamaksete esitamise ajad on reaalsed?

• Kas jõuate väljamaksetaotlused õigeaegselt koostada ja esitada?

Millised etapid?

Tegevuse, eelarve ja

välja-maksete planeeri-

mine aastaks

Tegevuste ja eelarve ellu-

viimine

Väljamakse-taotluste

koostamine esitamine

ja menetle-mine

Toetuse välja-

maksmine

Seire-aruande

koostamine ja

esitamine

ABIKÕLBLIKKUSE ÜLDREEGEL

TOIMUNUD +

VMT perioodi

jooksul

MAKSTUD +

TEKKINUD +

NB! Kulu paigutada sinna VMT-sse, mille perioodi

ajal saab täidetud kolmest kriteeriumist ajaliselt

viimane!

Abikõlblikkuse

määrus

Kinnitatud

programm-

dokument

Üldised põhimõtted (näiteks §2 mõisted)

Personalikulud (lisa 1) ja ühikuhinnad

abikõlblik kulu on kulu, mis on põhjendatud, mõistlik ja

projekti elluviimiseks vajalik, mis on tehtud kooskõlas

õigusaktides või programmdokumendis sätestatud nõuetega

ning mida ei ole varem Euroopa Liidu, välisabi või Eesti riigi

poolt nende vahendite kaasrahastamiseks sihtotstarbeliselt

eraldatud vahenditest hüvitatud;

SOOVITUS – Vaadake, kas kuludokumendil on piisavalt

juures infot, mis laseks teemaga mitte kursis oleval inimesel

kiirelt aru saada, et kulu on mõistlik ja vajalik

• Abikõlblikud tegevused

• Abikõlblikud kulud

Elluviimine

Elluviija vastutab ka partneri(te) kulude

abikõlblikkuse eest, st elluviijal on ÕIGUS ja

KOHUSTUS partnerite kulud enne RÜ-sse

esitamist nii sisulise kui vormilise poole

pealt üle vaadata ja vajadusel korrigeerida

Väljamaksetaotluse (VMT) komplekteerimine ja vormi täitmine (1)

Väljamaksete tegemise aluseks on elluviija poolt RÜ-le esitatav vormikohane väljamakse taotlus koos selle juurde kuuluvate lisadega. Väljamakse taotluse vormi kehtestab rakendusüksus (Vorm VO 406-01-02-01/V3 Väljamakse taotlus, Vorm VO 406-01-02-03/V3 (ERF Vorm VO 406-01-02-02/V4) väljamakse taotluse kuludokumentide loetelu).

VMT vormi leiad: http://str.archimedes.ee/et/struktuurifondid/Toetuse-saajale

Väljamaksetaotlus koosneb alljärgnevatest dokumentidest:

• Väljamaksetaotluse esileht (word’i vorm)

• Kulude loend (KLD, exceli vorm) koosneb:

• Eelarvetabel

• Kulude loend

• Tööjõukulude tabel(id)

• Kuludokumentide koopiad köidetuna registraatorikausta (kiirköitjasse)

Väljamaksetaotlus, eelarve, KLD ja

tööjõukulude väljavõte peavad olema

allkirjastatud allkirjaõigusliku isiku poolt

(digitaalselt või paberkandjal).

Toetus makstakse välja väljamaksete

prognoosis sätestatud perioodide kaupa. Iga

perioodi kohta esitatakse üks kulude loetelu

ning üks või mitu ettemaksu kinnikandmise

taotlust ja/või väljamakse taotlus.

Summad ja %-d peavad minema kokku KLD-

s toodud summadega.

Võtab andmed automaatselt KLD-st

Täita ise vastavalt tegelikult välja

makstud summadele

Siit saad summad ja %-

d väljamakse taotlusele.

%-d peavad vastama

programmis toodule.

Veerud 3-6: täidad andmed vastavalt

kuludokumendile. TJK tabeli puhul: TJK tabeli

number, TJK perioodi aluseks oleva kuu viimane

kuupäev, selgitusse: tööjõukulud, kuu ja aasta

ERF – kirjutab siia summa ilma k/m-ta

ESF – abikõlblik summa kokku

Nendel 3 veerul

kajastan kuludokumendi

summad

See veerg

ainult ERF

programmidel

Peab vastama

eelarves toodule

Vastavalt VMT prognoosis toodule

Vastavalt VMT prognoosis toodule

Andmed kulu tegija

kohta

Kuludokumendi tasumise kuupäev(ad)

Töö teostamise periood,

reeglina 1 kalendrikuu

Vabalt valitud number, võiks

seostada programmi kuu ja

asutusega (nt. PRI/04/2012-TÜ)

Ainult ESF programmidel

See summa läheb KLD-

sse veergudesse

Summa k/m-ta ja

Summa kokku Kogu antud perioodil

saadud töötasu (bruto)

Programmist saadav töötasu

(bruto), vajadusel kajasta mitmel

real, kui töötasu jaguneb erinevate

kulukohtade vahel (ESF) või kui

lisandub puhkus või haigus

Kõik summad kajastada 2 kohta

pärast koma, vajadusel kasuta

ROUND;2 valemit. Ära jäta tühje

veerge = 0,00. Ära „peida“ ridu.

Sellest tabelist leiad

abikõlbliku(d) summa(d)

Väljamaksetaotluse (VMT) komplekteerimine ja vormi täitmine (2)

Kuludokumendid pannakse selle perioodi VMT kuludokumentide loetellu, mille puhul on täidetud järgnevad kolm tingimust:

1) on olemas raamatupidamise algdokument (arve),

2) kulud on tasutud,

3) tegevus on toimunud (lõppenud).

(töötasukulud – kajastatakse selles VMT-s, millal töötasu välja maksti, s.h. maksud, mis tasutakse järgmisel kuul)

Nimetatud põhimõtte erand on kaasnevad maksud, mis tasutakse VMT perioodi lõppemisele järgneval kuul ja mida kajastatakse samas VMT-s, kus on maksude aluseks olev kulu (maksud töötasudelt, erisoodustusmaksud, pöördkäibemaks jmt.)

Väljamaksetaotluse (VMT) komplekteerimine ja vormi täitmine (3)

Kulude loetelus näidatavate ridade komplekteerimine oleks soovituslikult järgmine:

• ühe asutuse kulud on järjestikku ühes blokis;

• tööjõukulude tabeli(te) alusel näidatavad kulud on ühes blokis;

• ühe lähetusega seotud kuludokumendid (lähetusaruanne, transpordiarved, osalustasu dokumendid jne.) on ühes blokis ja ühe perioodi kulude loetelus;

• ühe üritusega seotud kuludokumendid (ruumide rent, majutus, toitlustamine, ühine transport, üksikute osalejate sõidukulud, ürituse korraldamisega seotud kontoritarbed jne.) koos osalejate nimekirjade ja päevakavadega on ühes blokis ja ühe perioodi kulude loetelus.

Kulude loetelus olevad read ja kaustas olevad kuludokumendid tuleb järjestada samas järjekorras.

Väljamaksetaotluse (VMT) komplekteerimine ja vormi täitmine (4)

• Palume tabelis täita kõik lahtrid (va. märkuste lahter, kui täpsustusi ei ole) ehk teist tüüpi kulude, soetatud põhivarade ning käibemaksu puudumisel mitte jätta välju tühjaks vaid märkida sinna 0,00.

• Palume tabelis mitte ridu peita (Hide) ega tühje ridu tabelisse jätta.

• Palume sisestatud valemeid mitte kustutada, muuta ega uusi valemeid juurde teha.

• Paberkujul ja elektrooniliselt saadetavad tabelid peavad olema andmete poolest identsed.

Väljamaksmise kord ja tingimused

• RÜ-l on õigus väljamakset mitte teostada, kui toetuse saaja ei taga korrektsete kuludokumentide esitamist (väljamaksmise tingimused ja kord määruse §3 lg 14).

• Elluviija peab tagama ka partnerite kulude abikõlblikkuse (programmi tekst).

• Elluviija peab paluma pikendust, kui ta ei esita VMT-d prognoosis näidatud kuupäeval (+ 2 päeva).

• Elluviija peab esitama selgituse koos uue prognoosiga kui VMT abikõlblike kulude kogusumma erineb prognoosis esitatust üle 25% (ERF üle 10%).

• RÜ-l on kontrollimiseks aega 20 tööpäeva, mis pikeneb elluviijale parandamiseks antud aja võrra.

• RÜ annab puuduste kõrvaldamiseks mõistliku tähtaja (reeglina mitte üle 10 päeva).

• Makseasutusel on väljamakse teostamiseks aega 4 tööpäeva.

Tänan tähelepanu eest!

Tea Tassa

Tel 7300 396, Mobiil 5170 526,

E-mail:

tea.tassa@archimedes.ee