SISTEM  INFORMASI PENJUALAN TUNAI PADA

PT. SHINTO WELDING INDONESIA

Disusun oleh :1. Erliana Sri Utami

Nim : 111308032. Jamilah P Utami Nim :

111313563. Umi Kulsum Nim :

11131365Created : By Kelompok 7

Sejarah Singkat

PerusahaanPT. Shinto Welding Indonesia merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang Component Manufacturing & General Trading, Spare Parts industrial Robot Welding machinery. PT. Shinto Welding Indonesia merupakan Supplier yang men supply kebutuhan industry perusahaan-perusahaan besar dengan menyediakan kebutuhan akan alat-alat produksi, serta robot welding.

PT. Shinto Welding Indonesia sendiri merupakan anak cabang dari SHINTO.CO,.Ltd yang berpusat di Okazaki japan. Sedangkan untuk di Indonesia sendiri didirikankan oleh Mr. Masaya Suzuki sebagai Vice President Director pada tanggal 05 Juni 2012 dengan nomer ijin usaha : 893/1/IU/I/PMA/PERDAGANGAN/2012 yang berlokasi di Kawasan Industri Jababeka I Jl. Jababeka Industrial VI Blok J No. 1 Cikarang.

STRUKTUR ORGANISASI

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB1. Vice President, Director

Sebagai pemimpin yang bertanggung jawab mengatur serta mengontrol PT. Shinto Welding Indonesia. Serta berwenang dalam memberikan pengarahan dan mengawasi kinerja staff-staff. 2. Accounting & Finance StaffBertugas membuat invoice tagihan dan melakukan penagihan terhadap customer yang melewati batas penagihan. Mengatur keuangan perusahaan, yaitu melakukan pembayaran dan menerima pembayaran invoice. Serta Bertugas membuat laporan kepada pimpinan.

TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB3. Sales Marketing

•Mencari customer baru•Menawarkan barang kepada customer•Meninjau stok barang yang dipesan oleh customer•Memonitor barang pesanan dari gudang sampai ketempat customer

4. Warehouse & Delivery•Mengontrol Stock Persediaan Barang•Menginput barang masuk (BM)•Menginput barang keluar (BK)•Membuat Surat Jalan / Delivery Order•Mengatur Pengiriman & mengirimkan barang ke customer.

Prosedur Sistem Berjalan1. Proses Pemesanan Barang

Proses diawali dengan pemesanan barang dari Customer, kemudian Sales Marketing menyerahkan Quotation (Quot). Setelah harga dan spesifikasi barang cocok, Customer menyerahkan Purchase Order (PO) kepada PT. Shinto Welding Indonesia melalui fax atau email kepada sales marketing sebagai bukti pemesanan barang. dan kemudian sales marketing mengarsipkan PO ke Arsip PO.

Prosedur Sistem Berjalan2. Proses Pengiriman Barang

Bagian Warehouse mengambil PO sebagai acuan untuk pengiriman barang dan membuat Delivery Order (DO), kemudian mengirimkan DO tersebut ke Customer sedangkan PO diberkan kepada Finance & Accounting Staff sebagai dasar pembuatan invoice tagihan. Setelah barang diterima, Customer menandatangani DO (DO Acc) tersebut dan menyerahkan kembali ke bagian Warehouse dan di arsipkan ke arsip DO Acc.

Prosedur Sistem Berjalan3. Proses Penagihan

Bagian Finance & Accounting Staff mengambil DO Acc sebagai bukti penerimaan barang dan PO yang d berikan oleh bagian Warehouse. setelah itu dibuatkanlah dokumen penagihan yaitu Invoice ( INV), Faktur Pajak (FP) & Tanda Terima Invoice (TTI), dengan ketentuan yang telah disepakati bersama yaitu pembayaran tempo 1 bulan setelah tanggal pengiriman barang. Kemudian bagian Finance & Accounting Staff menyerahkan Original Invoice, Faktur Pajak, PO, DO Acc kepada Customer, sedangkan copy dari masing – masing dokumen di arsipkan dalam arsip Sales sebagai penjualan PT. SWI. Kemudian setelah menyerahkan Invoice, Faktur Pajak, PO, DO Acc kepada customer bagian Finance & Accounting Staff menyerahkan Tanda Terima Invoice sebagai bukti bahwa invoice penagihan sudah benar dan di terima oleh pihak customer dan customer pun menandatangani Tanda Terima Invoce tersebut, lalu menyerahkan kembali Tanda Terima Invoce ( TTI Acc) kepada bagian Finance & Accounting Staff.

Prosedur Sistem Berjalan4. Proses Pembuatan Laporan

Setelah Invoice penagihan dikirim ke pihak customer, 1 bulan setelah tanggal pengiriman atau pada saat jatuh tempo, customer membayar barang yang sudah di beli dari PT. Shinto welding Indonesia kepada bagian Finance & Accounting Staff melalui transfer, dan mengirim Bukti Transfer sebagai informasi bahwa telah melakukan pembayaran. Dan kemudian bagian Finance & Accounting Staff melaporkan kegiatan penjualanan setiap bulannya berupa laporan penjualan kepada direktur perusahaan yang data-datanya diambil berdasarkan Bukti Transfer, Sales dan Tanda Terima Invoice

Diagram Konteks Sistem Berjalan

Diagram Nol Sistem Berjalan

Diagram Detail Sistem Berjalan

Diagram Detail Sistem Berjalan

Diagram Detail Sistem Berjalan

Spesifikasi Bentuk Dokumen MasukanPurchase Order (PO)

Nama dokumen       : PO

Fungsi : Sebagai bukti pemesanan barang

Sumber : Customer

Tujuan : Bagian Sales Marketing

Media               : Kertas cetakan / Soft Copy

Jumlah Rangkap      : Satu lembar

Frekuensi          : Setiap transaksi pemesanan barang

Bentuk : Lampiran A1

Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran

Quotation ( Quot )Nama dokumen     : QuotationFungsi : Sebagai penawaran

dan spesifikasi barangSumber : Sales MarketingTujuan : CustomerMedia              : KertasJumlah              : 1 rangkap

Frekuensi          : Setiap pemesanan barang

Bentuk : Lampiran B1

Permasalahan 1.Sulitnya mengontrol stock persediaan akibat tidak adanya kerjasama antara bagian Sales Marketing dan bagian Warehouse & Delivery. Juga sering terjadi kekosongan stock di warehouse karena proses pengiriman yang lama, yang terjadi dari Shinto japan ke PT. SWI.2.Pemesanan barang mendadak dari customer dengan jumlah yang banyak, sehingga stock yang tidak mencukupi.

Alternatif Pemecahan

Permasalahan1. Untuk mengontrol stock dan menjaga persediaan barang di gudang, penulis mengusulkan kepada perusahaan untuk menggunakan software akutansi yang berkaitan dengan inventory, yang terhubung dalam sebuah jaringan komputerisasi yang dapat di akses oleh Sales Marketing dan Warehouse Staaff sehingga akan meminimalisir kesalahan stock antara kedua belah pihak. Jadi jika ada barang keluar bagian warehouse & delivery akan segera mengupdate nya ke file stock persediaan dan Sales Mareketing pun bisa mengetahui stock dengan pasti.

Alternatif Pemecahan

Permasalahan2. Untuk permintaan mendadak sebaiknya pihak marketing melakukan kerjasama kepada pihak customer mengenai barang barang produksi rutin yang terkadang dipesan secara mendadak. Ada baiknya pihak marketing juga ikut mengecek stockiest pihak customer, sehingga pihak marketing bisa mengetahui item parts apa saja yang stok nya sudah menipis dan memberi peringatan jauh jauh hari untuk segera membuat PO, sehingga pihak sales marketing dapat bekerjasama dengan bagian Warehose & delivery dan Finance & Accounting staff mengenai pembelian barang yang seharusnya di stock. Jadi pada akhir bulan, Finance & Accounting staff akan membuat laporan persediaan barang untuk dilaporkan kepada Director, sehingga director dapat mengetahui dengan jelas mengenai informasi barang tersebut, sehingga dapat membuat keputusan mengenai barang apa saja yang sebaiknya di stock dalam jumlah besar.

Prosedur Sistem Usulan

1. Proses Pemesanan BarangProses diawali dengan pemesanan barang dari Customer, kemudian bagian Sales Marketing login pada File Pengguna dan membuat Quotation (Quot) pada File Quotation yang datanya berdasarkan File Customer dan File Barang, kemudian mengirimkan kepada Customer. Setelah itu Customer menyerahkan Purchase Order (PO) kepada Sales Marketing melalui fax atau email sebagai bukti pemesanan barang. dan kemudian Sales Marketing mengarsipkan PO ke Arsip PO.

Prosedur Sistem Usulan

2. Proses Pengiriman BarangBagian Warehouse mengambil Copy PO sebagai acuan untuk pengiriman barang dan pembuatan Surat Jalan (SJ) pada File SJ, kemudian mengirimkan SJ tersebut dalam rangkap 3 ke Customer. Setelah barang diterima, Customer menandatangani SJ tersebut dan mengambil SJ lembar ke 3 sedangkan SJ lembar 1 dan 2 diserahkan kembali Delivery untuk di arsipkan ke arsip Surat Jalan.

Prosedur Sistem Usulan3. Proses Penagihan

Bagian Finance & Accounting Staff membuat dokumen penagihan yaitu Invoice ( INV) pada File INV yang datanya diambil dari SJ lembar 1 dan Copy PO, Faktur Pajak (FP) pada File FP yang datanya diambil dari data INV & Tanda Terima Invoice (TTI) pada File Tanda Terima yang datanya diambil dari data INV. Kemudian bagian Finance & Accounting Staff menyerahkan INV lembar 1 dan 2, FP lembar 1 dan 2, Copy PO, SJ lembar 1 dan TTI lembar 1 dan 2 kepada Customer. Setelah customer menerima dokumen penagihan, customer menandatangani TTI dan menyerahkan kembali TTI lembar 1 kepada pengirim. 

Prosedur Sistem Usulan4. Proses Penjurnalan

Bagian Finance & Accounting Staff membuat Jurnal pada File Jurnal yang datanya berdasarkan INV lembar 3, FP lembar 3 dan TTI lembar 1 dan Data Pembayaran dari File Pembayaran.   5. Proses Pembuatan LaporanSetiap akhir bulan bagian Finance & Accounting Staff membuat Laporan Penjualan selama 1 bulan yang datanya diambil dari Jurnal dan Lapran Persediaan Barang yang datanya diambil dari data barang pada File Barang, kemudian menyerahkan kepada Vice President Director. 

Diagram Konteks Usulan

Diagram Nol Usulan

Diagram Details Usulan

Diagram Details Usulan

Diagram Details Usulan

Diagram Details Usulan

Diagram Details Usulan

Kamus Data Dokumen Masukan Data Pengguna

Nama : Data Pengguna

Alias : -

Bentuk Data   : File

Arus Data : File Pengguna - Proses 1.0

Penjelasan                 : Sebagai akses untuk masuk ke system

Periode                      : Setiap masuk system

Volume                     : sesuai kebutuhan

Struktur Data            : Header + Isi + Footer

Header = Logo + nm_peusahaan + alamat + judul

Isi           = 1{@User_name + Password}N

Footer = Log_in + Cancel

Keterangan = User_name*terdiri dari 5 digit karakter*

Password*terdiri dari 3 digit karakter*

@ user_name*Primary Key*

Bentuk Dokumen MasukanPurchase Order

Nama Dokumen : Purchase OrderFungsi : Sebagai bukti pemesanan barang dari customerSumber : CustomerTujuan : Sales MarketingFrekuensi : Setiap customer ingin memesan barangMedia : KertasJumlah : 1 rangkapBentuk : lampiran C1

Unnormal

1 NF

2 NF

Spesifikasi FileFile Pengguna

Nama File : File Pengguna

Akronim : User

Fungsi :Untuk menyimpan data pengguna / sebagai akses masuk ke sistem

Tipe : File Master

Primary Key : username

N

o

Element Data Akronim Tipe Panjan

g

Keteranga

n

1

.

User Usernam

e

Varchar 3 Primary

Key

2

.

Password Passwor

d

Varchar 3  

Struktur Kode

Quotation

HIPO