Embed Size (px)
Citation preview
การเขยนและการพมพ หนงสอราชการภาษาไทย
หนงสอราชการ
หนงสอภายนอก
หนงสอภายใน
บนทก
ค าส ง
ระเบยบ
ประกาศ
โครงสรางหนงสอ
หนงสอภายนอก หนงสอภายใน/บนทก
• สวนหวหนงสอ • สวนเนอเรอง (ภาคเหต ความประสงค สรป) • สวนทายหนงสอ
หนงสอภายนอก
สวนหวหนงสอ
สวนเนอเรอง
สวนทายหนงสอ
หนงสอภายใน/บนทก
สวนหวหนงสอ
สวนเนอเรอง
สวนทายหนงสอ
การเขยน “ท”
ส ำหรบ หนงสอภายนอก และหนงสอภายใน ประกอบดวย รหสตวพยญชนะประจ ำกระทรวง และเลขประจ ำของเจำของเรอง (กรม ส ำนก/กอง) ทบเลขทะเบยนหนงสอ เชน
ท กษ 0306/112
กษ คอ กระทรวงเกษตรและสหกรณ
03 คอ กรมชลประทำน
07 คอ ส ำนกกฎหมำยและทดน
112 คอ เลขทะเบยนหนงสอสง
กรณสวนรำชกำรต ำกวำระดบกอง ออกหนงสอรำชกำรเอง ใหก ำหนดเลขรหสประจ ำส ำนก/กอง ไมเกน 3 ต ำแหนง และใสจด
หลงเลขประจ ำส ำนก/กอง และทบเลขทะเบยนหนงสอสง เชน ท กษ 0306.01/234
ส ำหรบ “ท” ใน บนทก ใสรหสพยญชนะของส ำนก/กอง ตำมดวยหรอทบเลขทะเบยนหนงสอสง และทบ พ.ศ. เชน
ท สมด 56/2557 ท สมด 01/56/2557
การเขยน “สวนราชการ” “สวนรำชกำร เจำของหนงสอ” (หนงสอภายนอก)
- ชอและทอยของกระทรวงหรอกรมทออกหนงสอ
“สวนรำชกำร” (หนงสอภายใน)
- ชอกรม และส ำนก/กอง เจำของเรองพรอมดวย เบอรโทรศพท
และโทรสำร
“สวนรำชกำร” (บนทก)
- ชอส ำนก/กอง และหนวยงำนเจำของเรอง พรอมดวยเบอร
โทรศพท และโทรสำร
ทงน สวนรำชกำรดงกลำวจะตองสอดคลองกบต ำแหนงของผลงนำมทำยหนงสอ (ลงนามในนาม....)
การเขยน “วนท”
ใหลงตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกรำชทออกหนงสอ
เชน 22 สงหำคม 2557
การเขยนชอเรอง
เรองทดควรมลกษณะ ดงน
๑. เปนวลหรอประโยคสน ๆ ไดควำมหมำย ไมควรยำวเกน 1 บรรทด ๒. ตรงประเดนและตรงกบสวนสรป ๓. เกบคนอำงองไดงำย ๔. แยกควำมแตกตำงจำกเรองอนได ๕. สภำพ เหมำะสมและรกษำน ำใจผรบ กรณหนงสอตอเนองซงเคยตดตอกนมากอนแลว โดยปกตใหลงชอ เรองของหนงสอฉบบเดม ยกเวนเรองทขนตนดวยค ากรยา เชน ขอเชญ... อาจท าใหสบสนวาฝายใดเปนผขอ จงควรใชเปนค านาม เชน การขอเชญ...
การเขยนค าขนตน/ค าลงทาย
พระภกษสงฆทวไป ค าขนตน “นมสการ” ค าลงทาย “ขอนมสการดวยความเคารพ” บคคลธรรมดา ทวไป ค าขนตน “เรยน” ค าลงทาย “ขอแสดงความนบถอ” บคคล 14 ต าแหนง ค าขนตน “กราบเรยน” ค าลงทาย “ขอแสดงความนบถออยางยง”
11
การเขยน “อางถง” (เฉพาะหนงสอภายนอก)
ใหอางถงหนงสอทเคยมตดตอกนเฉพาะหนงสอทสวนราชการผรบ
หนงสอไดรบมากอนแลวจะจากสวนราชการใดกตาม โดยอาง ชอหนวยงาน เลขทหนงสอ และวน เดอน ป ของหนงสอนน การอางถง ใหอางถงหนงสอฉบบสดทายทตดตอกนเพยงฉบบเดยว เวนแตมเรองอนทเปนสาระส าคญตองน ามาพจารณา จงอางถง หนงสอฉบบอนทเกยวกบเรองนนโดยเฉพาะ ใหทราบดวย
12
ตวอยาง อางถง หนงสอกรมบญชกลำง ลบ ดวนทสด ท กค 0410/20402
ลงวนท 10 สงหาคม 2557 อางถง หนงสอจงหวดปทมธำน ท ปท 0017.3/6102 ลงวนท 14 สงหาคม 2557 ไมใช หนงสอศาลากลางจงหวดปทมธาน ท........ หรอ หนงสออ าเภอแมเปน ท นว 1418/ว1570 ลงวนท 22 สงหาคม 2557 ไมใช หนงสอทวาการอ าเภอแมเปน ท ...................
การเขยน “สงทสงมาดวย” (เฉพาะหนงสอภายนอก)
ตองระบใหชดเจนวาเปนเอกสารหรอสงอนใดทสงมาพรอมกบหนงสอฉบบนนโดยระบประเภทวาเปนเอกสารใด สงของประเภทใด จ านวนเทาใด
สงทสงมาดวย ๑. ส าเนาหนงสอกรมชลประทำน ท กษ 0301/451 ลงวนท 8 กรกฎาคม 2557 จ านวน 1 แผน
๒. รำยงำนควำมกำวหนำโครงกำร......จ านวน 1 เลม
สงทสงมาดวย บญชรายชอเอกสารจ านวน.........แผน พรอมเอกสาร
ตามทระบในบญช 14
การเขยนเนอเรอง ๑. สวนน า
๑.๑ การเรมเรองใหม (กรณไมเคยมหนงสอโตตอบกนมากอน) “ดวย” ควรใชเปนการบอกกลาวเลาเหต หรอเกรนน าขนมาลอย ๆ
ตวอยาง ดวยกลมงานสงแวดลอม ส านกบรหารโครงการ จะจด
อบรมหลกสตร การเขยนหนงสอราชการและการพมพ
หนงสอราชการภาษาไทยดวยโปรแกรมการพมพ
ในเครองคอมพวเตอร ใหแกเจาหนาท ในวนท.....
15
“เนองจาก” ควรใชกรณทอางเหตหนกแนนทจ าเปนตองมหนงสอไป
หรอมสาเหตทเกยวเนองเชอมโยงกน หรอเปนทร ๆ กนอยทวไป
ตวอยาง เนองจากในระยะทผานมา ไดปรากฏขอผดพลาดในการจดท า
หนงสอราชการโดยไมเปนไปตามระเบยบส านกนายกรฐมนตร หรอเนอความไมชดเจนดงนน เพอใหการปฏบตถกตอง เปนมาตรฐานเดยวกน และเปนภาพลกษณทดแกกรมชลประทาน จงขอซกซอมความเขาใจดงน
ในตอนแรกของหนงสอตดตอราชการ ทขนตนดวยค าวา “ดวย” หรอ “เนองจาก” ไมม “ นน” หรอ “ความละเอยดแจงแลว นน” ตอนทายขอความ
๑.๒ การใชค า กรณเคยมหนงสอสงถงกนมาแลว หรอเปนการกลาวถงเรองทเปนทรกนดอยแลว
“ตาม” ตำมดวยค ำ นาม
“ตามท” ตำมดวย ประโยค
“อนสนธ” ตำมดวยค ำ นาม ตวอยาง ตามหนงสอทอำงถง กำรนคมอตสำหกรรมแหงประเทศไทย (กนอ.)
ขอควำมอนเครำะหใหกรมชลประทำนแตงตงผช ำนำญกำรใหควำมเหน
แกคณะกรรมกำรพจำรณำรำคำ
ตามทส ำนกบรหำรโครงกำรขออนมตจดอบรมกำรเขยนหนงสอรำชกำร
อนสนธมตทประชม........ครงท......วนท.......
หนงสอทขนตนดวย ตาม ตามท อนสนธ ในสวนน ำ
โดยเมออำงเรองรำวจบสนขอควำมแลวจะตองมค ำวำ “นน” อยทำย
ขอควำมตอนแรก เสมอ และจะตองมขอควำมอยางนอยสองตอนหรอ
สามตอน (ยอหนา) เปนขอควำมในสวนเนอหำกอนทจะปดทำย
แจงวตถประสงคทมหนงสอไป ซงขนตนดวยค ำวำ “จง”
ทงน จะเขยนขอควำมแจงวตถประสงคตอนปดทำยซงขนตน “จง”
ตอจากตอนทมค าวา “นน” อยทายวรรคไมไดเปนอนขาด
การลงทายขอความวา “นน” หรอ “ความละเอยดแจงแลว น น”
หำกเปนเรองทไมมรำยละเอยดมำก ใชค ำวำ “นน”
หำกมขอควำมมำกแตสรปมำเพยงสน ๆ ใชค ำวำ “ความละเอยดแจงแลว นน”
ความ หมำยถง ขอควำม ใจควำม ความละเอยด คอขอควำมทละเอยด
แจง หมำยถง บอก แจมแจง ชดเจน
นน ขยำยขอควำมทงหมดในยอหนำทผำนมำ โดยตองวรรค 1 ตวอกษรกอน ค ำวำ “นน” เสมอ หำกไมเวนวรรคจะเปนกำรขยำยเฉพำะขอควำมทอย ตดกนเทำนน
๒. สวนเนอหำ
- เปนเนอควำมหลกทตองกำรสอสำรใหผรบหนงสอเขำใจวตถประสงค ของกำรตดตอ
- กำรเขยนสวนเนอหำ หำกสวนน ำสน ๆ เพยง 1-2 บรรทด สำมำรถ
เขยนสวนเนอหำตอเนองในยอหนำแรกได แตถำสวนน ำยำว 3
บรรทดขนไป ควรแยกเปนยอหนำใหม
การใชขอความ รายละเอยดตามสงทสงมาดวย
และ รายละเอยดตามเอกสารแนบ
รำยละเอยดตำมสงทสงมำดวย ใชใน หนงสอภำยนอก รำยละเอยดตำมเอกสำรแนบ ใชใน หนงสอภำยใน บนทก
• ขอควำมดงกลำวมกอยทำยประโยค หรอทำยยอหนำ • ถำอยระหวำงขอควำม ควรใสวงเลบ เพอมใหกดขวำง ขอควำมท ยงไมจบ • ถำมหลำยฉบบใหใสหมำยเลขดวย
๓. สวนจดประสงค “ จง.....” ควรเปนประโยคสน ๆ ไมควรมเนอหำส ำคญอยในสวนนอก เนอหำทงหมดควรอยในสวนเนอหำ ควรเปนกำรสรปเนนย ำ หรอ ขอบคณแลวแตกรณ ทงน จะตองตรงกบเรอง
การลงชอแทนอธบด
รกษาราชการแทน ใชในกรณไมมผด ารงต าแหนงหรอมแตไมอาจปฏบตราชการได
ปฏบตราชการแทน ใชในกรณมอบอ านาจโดยท าหนงสอ (ค าสง)
ใหปฏบตราชการแทน ในการสง การอนญาต การอนมต การปฏบตราชการ หรอด าเนนการตามกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ค าสง หรอมตคณะรฐมนตร ในเรองใดและไมมกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ค าสงหรอมตคณะรฐมนตรในเรองนน ก าหนดเรองการมอบอ านาจใหเปนอยางอนหรอมไดหามเรองการมอบอ านาจไว โดยอธบดเปนผลงนามหนงสอค าสงมอบอ านาจ
23
การลงชอแทนผอ านวยการส านก ผอ านวยการกอง หรอต าแหนง เทยบเทา ซงปรำกฏในโครงสรำงกำรแบงสวนรำชกำรของกรมใหใช ดงน รกษาราชการแทน กรณไมมผบงคบบญชำ (ต ำแหนงวำง) หรอม แตไม
สำมำรถปฏบตรำชกำรได
ปฏบตราชการแทน กรณมค ำสงมอบอ ำนำจใหปฏบตรำชกำรแทน
กำรลงชอแทน
การลงชอแทน ต าแหนงอน ๆ เชน วศวกรใหญ ผเชยวชำญ และต ำแหนงทต ำกวำผอ ำนวยกำรส ำนก และผอ ำนวยกำรกอง เชน ผอ.สวน ผอ.โครงกำร ผอ.ศนยปฏบตกำรเครองจกรกลหวหนำฝำยของส ำนก/กอง ซงปรากฏตามโครงสรางการแบงสวนราชการ
กรณเปนต ำแหนงวำง หรอผด ำรงต ำแหนงไมอำจปฏบตรำชกำรไดใหใช
“รกษาการในต าแหนง” ตำมค ำสงกรมชลประทำน ท ข 903/๒๕๕6
กำรใช “รกษาการในต าแหนง” ตำมค ำสงกรมท ข 903/2556 ใหพจำรณำ ดงน
1.1 กรณเปนกำรแตงตงขำรำชกำรใหรกษำกำรในต ำแหนงตำง ๆ
เปนเวลำไมเกน 10 วน ใหพจำรณำขำรำชกำรทมความเหมาะสม
1.2 กรณเปนกำรแตงตงขำรำชกำรใหรกษำกำรต ำแหนงตำง ๆ
เปนเวลำเกนกวา 10 วน ใหพจำรณำจำกขำรำชกำรทด ำรงต ำแหนงในประเภท
และระดบเดยวกนหรอสงกวา
การลงชอแทนในต าแหนงอน ๆ เชน หวหนำฝำย หวหนำกลม และหวหนำงำน
ทไมปรากฏตามโครงสรางการแบงสวนราชการ ใหใชค ำวำ “แทน”
8. การลงชอ ใหพมพชอเตมของเจาของลายมอชอไวใตลายมอชอ โดยเรยงล าดบกอนหลง ดงน ๑. ต าแหนงทางวชาการ ๒. ยศ ๓. บรรดาศกด ฐานนดรศกด
ตวอยาง ก. (1-2/3) ศาสตราจารย รอยเอก ลายมอชอ
(หมอมหลวง ชอ ) ต าแหนง
หรอ ข. (2/1-3) รอยเอก ลายมอชอ (ศาสตราจารย หมอมหลวง ชอ )
ต าแหนง หมายเหต ดร. (ดอกเตอรหรอนายแพทย) ไมใชเปนค าน าหนาชอในการลงลายมอชอ
สวนราชการเจาของเรอง
(เฉพาะหนงสอภายนอก)
1) สวนรำชกำรเจำของหนงสอ ระดบกรม สวนราชการเจาของเรอง ระดบส านก/กอง
2) สวนรำชกำรเจำของหนงสอ ระดบส ำนก/กอง สวนราชการเจาของเรอง ระดบสวน/ฝาย
28
10. โทรศพท โทรสาร - โทรศพท ใชค ำเตมหรอยอ “โทร.” กได - หมำยเลขโทรศพท ไมม (-) ระหวำงตวเลข ไมใช เครองหมำย “/” 11. อเมล (ไปรษณยอเลกทรอนกส) 12. ส าเนาสง (ถาม) ส านกกฎหมายและทดน
โทร. 0 2241 3358 โทรสาร 0 2243 6931 ไปรษณยอเลกทรอนกส : ส าเนา ...
29
กำรพมพเลขหนำ
ตองพมพเลขหนำไวระหวำงเครองหมำยยตพงค (-) ดงน
กรณมขอควำมตอเนองในหนำถดไป
ใหพมพค ำตอเนองของขอควำมทดำนลำงทำงมมขวำของหนำกระดำษ และตำมดวยจด 3 จด
- ๒ -
การอนมต...
การพมพหมายเลขโทรศพท
โทรศพท ๐ ๒๒๔๑ ๐๐๒๐ ตอ ๒๒๐๐
โทรศพท ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐ - ๑
โทร. ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐ - ๑ โทร. ๒๓๘๔, ๒๗๕๐
โทรศพท ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐
โทรสาร ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐
โทร. โทรสาร ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐
การพมพหนงสอราชการ
ทดลองพมพ
การคนหาการพมพหนงสอ (รปแบบส าเรจรป)
1. กรมชลประทำน
2. หนวยงำนในสงกด
3. สวนกลำง
4. ส ำนกงำนเลขำนกำรกรม
5. งำนดำนคอมพวเตอร
6. หนงสอเวยน สลก.
7. ระบบอเลกทรอนกส
8. รปแบบกำรพมพหนงสอรำชกำรภำษำไทย
9. รปแบบส ำเรจรป
เอกสารอางอง
1. ระเบยบส ำนกนำยกรฐมนตรวำดวยงำนสำรบรรณ พ.ศ. 2526
และปรบปรงแกไข (ฉบบท 2 พ.ศ. 2548) และภำคผนวก
2. บทเรยนดวยตนเอง กำรเขยนหนงสอตดตอรำชกำร และธรกจ
เรยบเรยงโดย ประวณ ณ นคร
3. เทคนคกำรเขยนหนงสอรำชกำร หนงสอโตตอบและรำยงำนกำรประชม
โดย รองศำสตรำจำรยนภำลย สวรรณธำดำ อำจำรยอดล จนทรศกด
และพนเอก กจคณตพงศ อนทอง
ฝายบรหารทวไป ส านกงานเลขานการกรม
โทร. ๐ ๒๒๔๑ ๐๐๒๐ ตอ ๒๓๘๔, ๒๗๕๐
โทรศพท ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐
โทรสาร ๐ ๒๒๔๑ ๒๖๙๐
General Administration Branch Office of the Secretary
Tel. 0 2241 0020 ext. 2384, 2750
Tel., Fax 0 2241 2690
E-mail. [email protected], [email protected]
