Ce este business intelligence si cand se foloseste Strangerea unor informatii importante despre afacerea ta si apoi organizarea acestora si analizarea pentru a lua anumite decizii sunt elemente care fac parte din business intelligence. Fie ca pentru asta se foloseste un document realizat in Excell, fie ca se utilizeaza soft-uri dedicate, procesul ajuta la luarea unor decizii potrvite.

“Business intelligence inseamna, pe scurt, sa fii mai inteligent in ceea ce priveste afacerea pe care o conduci”, spune pentru startups.ro Dragos Enescu, Head of Business Intelligence Department la compania de consultanta Visionwise Consulting.

Conceptul este insotit de notiunile de market intelligence si competitive intelligence.

“Diferentele dintre market intelligence, competitive intelligence si business intelligence nu sunt semnificiative. In opinia mea, fiecare dintre acestea reprezinta diferite acceptiuni si interpretari ale aceluiasi lucru si au cam aceeasi semnificatie - informatii de afaceri”, spune pentru startups.ro Marian Gherghescu, Managing Director la compania de consultanta MarketScope.

Antreprenorii si managerii care utilizeaza business intelligence pot sa ia decizii mai bune pentru compania lor si au un beneficiu competitional pentru ca isi planifica mai bine afacerea si activitatile de marketing, de exemplu.

Marian Gherghescu spune ca alte avantaje sunt o reactie mai rapida si eficienta la miscarile din piata ale concurentei si cresterea sanselor de a fi cu un pas inaintea acesteia. El adauga faptul ca business intelligence ofera o perspectiva realista si obiectiva asupra pietei si concurentei, spre deosebire de informatiile culese intern de catre companii prin angajatii lor, care pot fi subiective, filtrate si chiar denaturate.

“ In ceea ce priveste beneficiile, cred ca exista o deficienta de educare a pietei. Aceasta provine in special din faptul ca in acest moment, notiunea de business intelligence este folosita restrans doar pentru anumite aspecte (baza de date sau adunarea de informatii), ori beneficiile reale apar doar in momentul in care acestea sunt integrate la nivelul unei firme. Avem astfel de-a face cu o multitudine de vanzatori care promoveaza beneficiile bucatii de piata pe care se afla, iar aceste beneficii pot fi insuficiente pentru a justifica investitia”, explica Dragos Enescu.

Cum folosesti business intelligence Companiile pot folosi business intelligence pentru a lua anumite decizii manageriale, cum sunt cele la nivel tactic, operational si strategic sau pentru a inova.

“As recomanda oricarei firme sa inceapa folosirea business intelligence la un caz concret si presant de decizie care trebuie luata”, adauga Dragos Enescu.

Pentru rezolvarea unei astfel de situatii, managerul

ar trebui sa defineasca exact problema,

sa caute solutii alternative in cadrul ei sau prin cercetare primara sau secundara,

sa stabileasca alternative,

decizia,

implementarea,

analiza si

stabilirea celor mai bune practici.

“Daca atasam fiecarui pas o serie de indicatori care sa ii estimeze succesul si costurile, iar apoi urmarim acesti indicatori cu ajutorul unei baze de date, avem un proiect incipient de business intelligence care poate fi aplicat ulterior si la alte tipuri de decizie din cadrul aceleiasi firme. Mai mult, in cadrul bazei de date respective corelatiile care se cauta sunt mult mai naturale si intuitive”, subliniaza Dragos Enescu.

O modalitate de folosire a business intelligence este cea realizata personal de un manager, impreuna cu echipa sa. Acestia aduna informatii de business din cat mai multe surse diferite, analize si cercetari de piata comandate, discutii informale cu clientii sau din sedinte manageriale interne.

DE RETINUT: Conceptul de business intelligence este insotit de notiunile de market intelligence si competitive intelligence. Antreprenorii si managerii care utilizeaza business intelligence pot sa ia decizii mai bune pentru compania lor. Folosirea business intelligence duce la reactii mai rapie si eficiente la miscarile din piata ale concurentei si cresterea sanselor de a fi cu un pas inaintea acesteia. Costurile studiilor tip market intelligence realizate implicand resurse umane variaza intre 5.000 de euro si 20.000 de euro.

Cheltuielile pentru business intelligence pot fi privite ca o asigurare: firma plateste constant adunarea si analizarea unor date, pentru a evita riscul unei decizii manageriale gresite.

Insa, pe masura ce a crescut volumul de date, a aparut o noua abordare a business intelligence - organizarea si analiza datelor cu ajutorul unor softuri dedicate, care ajuta la realizarea diverselor tipuri de studii si analize.

“Consider ca, in conditiile actuale, este vitala cunoasterea in detaliu a activitatii companiei (de unde si cand vin veniturile sau unde si cat se cheltuie) si a planificarii business-ului. De aceea, utilizarea unui program de business intelligence nu mai reprezinta un <moft>”, spune pentru startups.ro Romeo Iacob, Director Sales & Marketing la integratorul de solutii pentru managementul informatiei Novensys.

De altfel, Romeo Iacob precizeaza ca ceea ce face diferenta intr-un proiect de acest tip este calitatea analizei efectuate inainte de a incepe implementarea unei aplicatii de business intelligence.

Care sunt costurile business intelligence “Costurile studiilor tip market intelligence realizate implicand resurse umane variaza intre 5.000 de euro si 20.000 de euro, in cazul celor sectoriale, in functie de piata, de cat de ermetica este aceasta din punct de vedere al transparentei informatiilor, de tipul jucatorilor, de cat de multe repere/ produse doreste compania sa cerceteze, cat de multe produse sunt pe acea piata si cat de fragmentata este piata respectiva”, spune Marian Gherghescu.

Perioada necesara pentru realizarea unui raport realizat prin resurse umane poate fi de la doua - trei saptamani (pentru cele care implica adunarea si analiza informatiilor publice, provenite din ziare, medii online sau de la institutii), si pana la trei - patru luni (in cazul celor sectoriale in care se realizeaza discutii cu principali jucatori din piata si cu experti din domeniu). Complexitatea studiilor sectoriale poate varia de la dimensionarea unei piete si pana la stabilirea cotelor de piata si previzonarea evolutiei pietei.

In cazul programelor software de business intelligence, costurile sunt legate de achizitionarea licentelor, implementarea sistemului, serviciile anuale de mentenanta, dimensiunile si scopul proiectelor, numarul de utilizatori, tipurile de licente, functionalitatile oferite, volumul si complexitatea serviciilor de consultanta implicate, training-urile necesare etc.

“Sumele pot varia de la cele usor peste 1.000 de euro, pana la cateva sute de mii de euro sau chiar milioane de euro. Este de retinut ca exista si situatii particulare in care costurile de licentiere pot fi nule. Tin sa subliniez ca in zona de jos a spectrului de buget posibil, numarul de oferte disponibile este relativ mic”, explica pentru startups.ro Cotiso Hanganu, Managing Partner la integratorul de solutii pentru managementul informatiei Q&Q Info Consult.

Dragos Enescu spune ca o cheltuiala pentru business intelligence poate fi privita si ca o asigurare: firma plateste constant adunarea si analizarea unor date, pentru a evita riscul unei decizii manageriale gresite.

Piata din Romania In contexul actual din piata si datorita faptului ca aplicatiile de business intelligence au devenit mai accesibile, s-ar putea ca mai multe firme sa apeleze la aceasta solutie.

“Companiile romanesti incep sa perceapa programul de business intelligence ca o interfata usor de utilizat, unde gasesc informatii in timp real, la nivel de ansamblu al companiei (indicatori de tipul: volum vanzari pe zi, variatia costurilor totale, volum stoc de marfa in depozit, profit pe linii de business, procentul din target realizat versus cel planificat, etc) si pe baza carora pot incepe sa <sape> in cautarea lucrurilor ce pot fi sau trebuie imbunatatite pentru cresterea profitabilitatii, reducerea costurilor etc”, mai spune Romeo Iacob.

Marian Gherghescu completeaza ca avand in vedere disponibilitatea restransa a informatiei online pe site-urile institutiilor oficiale sau pe site-urile de stiri, folosirea doar a softurilor pentru business intelligence pe piata din Romania poate sa nu fie cea mai buna optiune.

El mai spune ca daca informatia publica nu este ulterior analizata de o persoana specializata, care stie ca datele respective au anumite limitari, cei care vor folosi ca sursa doar aceasta informatie risca sa ii dea o interpretare gresita in raport si sa nu aiba imaginea completa.

Informatiile sunt prezentate de obicei intr-un mod vizual sintetic: tabele ierarhice, grafice avansate sau rapoarte interactive.

“Toate programele (aplicatiile) de business intelligence au ca prim scop sa permita accesul rapid la informatie sintetica dar si de detaliu, pe care se pot face analize dintr-o baza de date foarte bogata. Informatiile sunt prelucrate cu usurinta si se pot afisa intr-un mod intuitiv”, precizeaza Cotiso Hanganu.

In tehnologiile traditionale de business intelligence, bazate pe tehnologii OLAP, pentru schimbarea unui singur parametru intr-un raport, se crea un alt raport de la zero. Tehnologiile moderne permit valorificarea cvasi-instantanee a informatiilor culese din mai multe surse.

De multe ori, se folosesc indicatori de performanta predefiniti (formule complexe), insa aplicatiile moderne de business intelligence sunt flexibile si utilizatorii isi pot reformula analizele in functie de context.

“ In cazul tehnologiilor moderne de business intelligence, rapoartele de analiza sunt reutilizabile, prezinta un nivel ridicat de flexibilitate si maleabilitate, seturile de date din spatele analizelor putand fi schimbate foarte usor. Tendinta curenta a aplicatiilor de business intelligence este de a automatiza complet procedurile de procesare a setului de date si de a aduce la un numitor comun cele mai intalnite tipuri de baze de date prin crearea unor machete multicompatibile”, detaliaza Cotiso Hanganu.