Fail Meja

Dokumen rasmi sesebuah jabatan/pejabat

Gambaran menyeluruh mengenai jabatan

Dokumentasi secara sistematik susunan cara bekerja

Kecekapan & Keberkesanan tiap-tiap individu

Panduan terperinci semua tugas individu

Meningkatkan produktiviti

Aktiviti latihan pegawai baru/baru bertukar

Merekodkan semua prosedur dan peraturan kerja untuk dijadikan rujukan rasmi;

Mewujudkan keseragaman dalam cara menjalankan kerja;

Menentukan peraturan jabatan/pejabat dipatuhi;

Mengurangkan kesilapan-kesilapan operasi semasa menjalankan tugas;

Memendekkan masa latihan bagi pekerja-pekerja baru;

Menyenangkan pertukaran pekerja-pekerja dari satu jabatan ke jabatan lain;

Menyenangkan kajian ke atas sistem kerja dan membolehkan pembaikan sistem dibuat;

Mengurangkan arahan-arahan lisan mengenai cara menjalankan kerja; dan

Menjelaskan kuasa dan hubungan kerja dengan pegawai-pegawai lain.

MPKDokumen rujukan peringkatjabatanBerasaskan fungsi dan bidangtugas jabatanSatu MPK untuk satu jabatanMengandungi maklumat menyeluruhMengenai semua aktiviti dalamjabatanDokumen rujukan peringkatindividu/jawatanBerasaskan tugas dantanggungjawab individuSatu FM bagi satu jawatanMengandungi maklumat/panduanUntuk mengendalikan tugas yangDitetapkan bagi satu-satu jawatanFM

Latar Belakang Jabatan/PejabatObjektif Jabatan/PejabatCarta Jabatan/PejabatFungsi-fungsi Utama Jabatan/PejabatAktiviti-aktiviti Bagi Fungsi-fungsi UtamaProses Kerja Aktiviti-aktiviti UtamaCarta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti UtamaSenarai Borang-borang Yang Digunakan

Objektif Jabatan/PejabatObjektif Bahagian/UnitCarta OrganisasiJabatan/PejabatCarta OrganisasiKedudukan PegawaiSenarai Tugas/Kuasadan HubunganPeraturan-peraturanPentadbiranProses KerjaCarta Aliran KerjaSenarai Semak/ChecklistSenarai Undang-undang/PeraturanSenarai JawatankuasaYang DianggotaiSenarai Borang-borangYang DigunakanNorma KerjaSenarai Tugas Harian

Memberi halacara yang jelas kepada jabatan/pejabat supaya segala usaha yangdijalankan adalah selaras dengan matlamat ianya ditubuhkan;

Menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah jabatan/pejabat supaya memenuhi keperluan pelanggan;

Menjadi asas bagi penilaian berkesanan jabatan/pejabat bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi jabatan/pejabat berkenaan;

Memberi tujuarah di mana objektif jabatan/pejabat menjadi asas bagi pembentukan objektif yang lebih khusus dan terperinci pada peringkat bawah jabatan/pejabat; dan

Menetapkan keutamaan-keutamaan jangkapanjang jabatan/pejabat.

Memberi tujuarah yang jelas kepada setiap bahagian bagi mencapai objektif jabatan/pejabat;

Menjadi asas perancangan dan pembangunan program, projek dan aktiviti yang perlu dijalankan oleh sesebuah bahagian/unit supaya memenuhi objektif jabatan/pejabat;

Menjadi asas bagi penilaian keberkesanan sesebuah bahagian/unit bagi tujuan meningkatkan lagi prestasi bahagian/unit berkenaan;

Menetapkan keutamaan-keutamaan jangka panjang bahagian/unit;

Membolehkan seseorang pengurus menilai keberkesanan sesuatu rancangan supaya ia dapat diubah jika perlu; dan

Merupakan mekanisma penyelarasan antara penyelia-penyelia dan pekerja-pekerja.

CARTA ORGANISASIJABATAN PELAJARAN W.P. LABUAN

4. CARTA ORGANISASI JABATAN

CARTA ORGANISASIKEDUDUKAN PEGAWAIJABATAN PELAJARAN W.P. LABUAN4. CARTA ORGANISASI JABATAN

Pengesahan jawatan di dalam Perkhidmatan Awam mengambil masa di antara 1 hingga 3 tahun dari tarikh mula berkhidmat. Keadaan ini boleh berlaku sekiranya seseorang staf telah memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan dalam skim perkhidmatannya;

Semua urusan mengesahkan seseorang pegawai dalam jawatannya hendaklah disertai dengan surat perakuan dari Ketua Jabatan;

Seseorang pegawai yang tidak disahkan selepas tempoh percubaannya, tidak layak dinaikkan gaji tahunannya sehingga beliau disahkan dalam jawatannya;

Pada amnya, lanjutan tempoh percubaan seseorang pegawai diperlukan dalam keadaan di mana pegawai tidak lulus semua peperiksaan yang disyaratkan dalam tempoh percubaannya;

Permohonan lanjutan tempoh percubaan hendaklah dibuat kepada pihak berkuasa yang melantik melalui Ketua Perkhidmatan dengan sokongan Ketua Jabatan; dan

Adalah menjadi tanggungjawab Ketua Jabatan untuk mengemukakan perakuan kepada pihak berkuasa lantikan melalui Ketua Perkhidmatan tentang perlanjutan tempoh percubaan tiga (3) bulan sebelum tamat tempoh percubaan pegawai itu.

Semak senarai tugas bagi mengenalpasti jenis-jenis kerja yang memerlukan penyediaan proses kerja;

Sediakan turutan tindakan mengenai kerja tersebut;

Mulakan dengan perkataan perbuatan bagi menyenaraikan setiap proses;

Senaraikan pegawai yang perlu dirujukan; dan

Senaraikan undang-undang dan peraturan yang berkaitan dengan tugas berkenaan.

Rajah __ :PEROSES KERJA

PENGURUSAN CARTA ALIRAN PROSES DAN PROSEDUR KE JAWATAN POOL

BIL

TINDAKAN

TANDA

( /)

CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

Laporan dari pihak pengurusan (Borang MPPPB).

Perbincangan dengan pihak pengurusan

Perbincangan dengan pegawai bermasalah

Mendapatkan dokumen

- Laporan cuti

- Pengesahan Perubatan

- Laporan prestasi

- Laporan pihak sekolah

Menilai dokumen dan maklumat

Tidak memenuhi syarat ke Lembaga Perubatan

Di bawa ke Mesyuarat JKMGKB

Keputusan di mohon jawatan POOL

Menghantar keputusan mesyuarat dan dokumen berkaitan ke Cawangan Kaunseling Dan Keutuhan serta satu salinan ke Bahagian Sekolah untuk permohonan jawatan kumpulan.

Keputusan diperolehi dari BSM dan dimaklumkan ke Jawatan Kumpulan POOL .

UKK meneruskan pemantauan dan mengadakan program pemulihan terhadap klien dalam tempoh 2 tahun.

Selepas 2 tahun dicadangkan untuk di bawa ke Lembaga Perubatan dalam Mesyuarat JKMGKB untuk menilai tahap kesihatan klien.

Proses Jawatan POOL tamat

Carta Alir seperti dalam MP

Carta Alir Kerja bagi bagi FM pegawai bagi aktiviti berkaitan pegawai sahaja.

Rajah __ : Carta Aliran

CARTA ALIRAN PROSES DAN PROSEDUR KE JAWATAN POOL




Mendapatkan dokumen

Laporan cuti

Pengesahan Perubatan

Laporan prestasi

Laporan pihak sekolah










1

Memberi peringatan dan semakan ke atas tindakan yang perlu diambil dalam melaksanakan sesuatu aktiviti harian;

Mengelakkan berlakunya kecuaian, lupa, kesilapan dan pertindihan kerja;

Menjadi asas kepada kawalan keselamatan terutama yang melibatkan aktiviti teknikal seperti jadual perjalanan udara dan laut, prosesan alatan dalam assembly line dan pengekalan kualiti;

Menjadi alat pengawasan yang mudah dirujuk dalam usaha menentukan tahap pencapaian kerja, mengesan kelewatan dan memudahkan mengambil tindakan awal jika terdapat masalah;

Menjadi semakan terhadap perkara-perkarapenting yang perlu diberi perhatian sebelum diteliti atau diluluskan seperti penyediaan kertas kabinet, kertas cadangan atau yang berkaitan dengan pemprosesan lesen/permit/kelulusan;

Menjadi alat mengawal dan menyelaras tindakan-tindakan yang diambil oleh berbagai-bagai unit; dan

Mewujudkan disiplin dalam melaksanakan tugas.

Rajah __ : Check List

PENGURUSAN CARTA ALIRAN PROSES DAN PROSEDUR KE JAWATAN POOL

BIL

TINDAKAN

TANDA

( /)

CATATAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.




Mendapatkan dokumen

- Laporan cuti

- Pengesahan Perubatan

- Laporan prestasi

- Laporan pihak sekolah










Petikan kecil arahan-arahan rasmi

Pekeliling AmPekeliling PerbendaharaanPerintah AmAkta-akta TertentuPeraturan PejabatArahan Lain

Menjadi rujukan asas yang membolehkan sesuatu aktiviti itu dilaksanakan dengan sah;

Menjimatkan masa mengesan semula arahan-arahan yang diperlukan, yang biasanya tersimpan di pelbagai bahagian/unit dalam sesebuah jabatan/pejabat; dan

Memudahkan staf lain membuat rujukan apabila diperlukan.

Senarai jawatankuasa yang perlu ada dalam FM adalah semuajawatankuasa yang dianggotai oleh pegawai berkenaan.Jawatankuasa itu hendaklah sekurang-kurangnya wujud untuktempoh 6 bulan.

Membantu pegawai mengetahui borang-borang yang berkaitandengan tugasnya.

Jangkamasa atau lain-lain pengukuran prestasi yang telahditetapkan bagi menyiapkan sewaktu kerja.

Documents

Fail Meja