Gerencia Unidad i y II

5/14/2018 Gerencia Unidad i y II - slidepdf.com

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1.- Conceptos BásicosA continuación se presentaran una serie de términos y sus definiciones, relacionados con la Planificación, loscuales son importantes conocer para poder comprender las explicaciones que más adelante serán

planteadas.Además de esto, el uso de los términos con propiedad permite dar aplicabilidad práctica a lo aprendido conmayor facilidad, hablando un lenguaje técnico. Estos términos son:

• Planificación• Programa• Estrategias• Políticas

1.1.- PlanificaciónSegún Chiavenato (2004), la planificación comprende la definición de objetivos o las metas que se desean

lograr en la organización, esto implica formular una estrategia general que permita el alcance de las metas yal mismo tiempo preparar un conjunto de planes para integrar y coordinar las actividades.

Para Balderas (2009), “La Planificación es la etapa inicial del proceso administrativo, implica utilizar elpensamiento reflexivo antes de actuar”. A través de la planificación se reduce al máximo la dispersión deactividades, las acciones aisladas, las cuales se integran mediante planes bien definidos.

Asimismo, Balderas (2009), asume la planificación como un camino a seguir que se inicia con el análisis deun problema específico, para luego determinar el orden lógico de acciones en un tiempo establecido para lasolución de dicho problema.Planificación es un proceso administrativo que nos induce a seleccionar los mejores medios ymétodos para desarrollar las políticas de la empresa y obtener un logro racional de los objetivos entérminos de metas programadas

1.2.- ProgramaPara Balderas (2009), hablando literalmente los programas son planes, en ellos se definen los objetivosespecíficos, el orden de las actividades y fundamentalmente, el tiempo requerido para la ejecución de lasmismas. “Los programas incluyen las metas, las políticas, procedimientos y todos los pasos que han deseguirse para llevar a cabo un curso de acción”.

Un programa es la representación física y la formalización de la planificación, através de una secuencia definida de ejecución, en el cual se plantean objetivos,metas, actividades y recursos necesarios de manera coherente para lograr la

eficacia de la organización.

1.3.- Estrategias

Abascal (2004), "Las estrategias son la idea o conjunto de ideas que orientan el carácter de las acciones,identificando la disposición, asignación de medios y la fijación de de objetivos a los órganos subordinados,en la búsqueda de uno o varios fines superiores".

Por su parte Diez y Rosas (2005), establecen que la estrategia es la distribución y aplicación juiciosa de losmedios de acción disponible, para prevenir las posibles iniciativas de los competidores parar alcanzar demanera eficaz y eficiente los.

En este sentido, La estrategia es un método de pensamiento que facilita laclasificación y jerarquización de eventos, para luego seleccionar los procedimientos más eficaces. Por tanto, a cada situación corresponde unaestrategia en particular; cualquier estrategia puede ser la ideal en un casoespecífico; pero la peor en una situación diferente.



1.4.- Políticas

Según Diez y Rosas (2005), "Las políticas representan todos aquellos planteamientos generales queorientan o canalizan el pensamiento y el conjunto de acciones en la toma de decisiones".

En una organización las políticas deben tener tantos niveles como existan en el organigrama.

2.- Principios de la PlanificaciónSegún Saavedra y Otros autores (2003), establecen los siguientes principios de la planificación:

• Racionalidad: La planificación provee lógica, raciocinio y orden en la acción; también permiteutilizar al máximo los recursos en la búsqueda de eficiencia y eficacia.

• Previsión: Planificando se prevé el futuro, permitiendo esto visualizar los posibles cambios en elescenario organizacional. Un plan, un programa un proyecto las acciones planificadas reducen laincertidumbre y el azar, en el entendido que el futuro es múltiple y la pluralidad lo hace incierto.

• Universalidad: Se refiere al conjunto de partes que estructuran una acción o un sistema, en el

tiempo y en el espacio. Al planificar una acción se debe tener en cuenta cada una de las partes queintegran el conjunto, sistema o su totalidad.

• Unidad: Está relacionado con la congruencia, coordinación y relación armónica que debe existir entre las partes que conforman conjunto de actividades, acciones, sistema y realidad sujeto de laplanificación. En este sentido, es importante la unidad entre planes, programas y proyectos; al mismotiempo, entre los diferentes niveles de acción, ya sea nacional, regional y local.

• Continuidad: La planificación es un continuo y no puede interrumpirse: Ello implica la existenciade un conjunto de planes a corto, mediano y largo plazo para la asegurar la continuidad. Por lo tanto,los cambios de gerentes no implican cambio de planes sino ajuste en los mismos.

• Flexibilidad: Los planes deben ser susceptibles de cambios, La flexibilidad en los planes impide

pérdidas importantes y permite cambiar su dirección cuando es necesario.

• Eficiencia: Cuando un plan cumple con los beneficios esperados, en comparación con loscostos, significa que su realización produjo eficiencia.

Toda planificación debe cumplir algunos de los principios básicos que semencionan. Recordemos que la planificación es el proceso que abarca todasaquellas acciones en pro del mejoramiento en todos los aspectos de unaorganización, unidad o departamento, adaptándose a las necesidades que enestas puedan presentarse, para así cumplir con su razón de ser.

3.- Características de la PlanificaciónSegún Saveedra y otros autores (2003), La planificación de acciones debe tener las siguientescaracterísticas:

• Iterativa, es decir la planificación es un proceso unitario y continuo que no termina con laformulación de un plan determinado, sino que implica ajustes y retroalimentación cuando seanecesario.

• Operativa, está dirigida al logro de una visión, de una finalidad, de un objetivo, de una meta. Estáorientada hacia la búsqueda de resultados y cambios, facilitando y apoyando la gestión.

• Orientada hacia el futuro, es por ello que permite predecir los cambios en el horizonteempresarial.

• Establece el rumbo, direccionalidad, anticipa y percibe los cambios.

• Proporciona elementos importantes que permiten el monitoreo y control del proceso, resultados eimpacto.



Toda planificación debe cumplir algunas de estas características que semencionan. Recordemos que la planificación es el proceso que abarca todasaquellas acciones en pro del mejoramiento en todos los aspectos de unaorganización, unidad o departamento, adaptándose a las necesidades que enestas puedan presentarse, para así cumplir con su razón de ser.

4.- Tipos de PlanificaciónQuintana (2005), en relación a la planificación cada autor da relevancia a un aspecto diferente, bien sea elplazo, el producto o las actividades. Seleccionando algunas ideas de estos se puede encontrar los siguientestipos:

A.- Planificación según el Tiempo

Sirve para fijar los esfuerzos y operaciones futuras. Es responsabilidad de la alta gerencia. Se fijan objetivosa corto, mediano y largo plazo, así como planes de crecimiento y planes de competencia. Se utiliza comoinsumo el análisis de amenazas y oportunidades.

B.- Planificación de Productos

Se establecen planes a corto y largo plazo para un producto en particular de los genera la empresa. Está

bajo la responsabilidad del Departamento de Marketing, y jefes de productos. Se formulan metas deproducto, estrategias de producto, así como el recurso presupuestario para alcanzarlo.

C.- Planificación de Proyectos

Está relacionada con las operaciones concretas, más o menos aventuradas, tales como introducción denuevos productos, adquisición de nuevas empresas, desde su inicio hasta su culminación.

D.- Planificación de Actividades

Tiene como finalidad formular una agenda organizada y lógica de las diversas actividades relacionadas entresi para desarrollar un proyecto.

En esta unidad solo vamos a considerar La Planificación Estratégica como unode los tipos mas utilizados en la actualidad, ya que en ella se contempla variosmomentos los cuales les ayudará a entender el desarrollo del proceso de la planificación.

4.1.- Planificación Estratégica

Debido a la importancia y utilización generalizada que tiene la PlanificaciónEstratégica en todos los aspectos del ámbito social, educativo, gerencial y otrosmerece ser estudiada detenidamente en sus 4 momentos, tomando en cuenta

algunos aportes de autores destacados.

Según Villegas (2003), hablando en términos sencillos, puede decirse que la planificación estratégica trata delo que se debe hacer hoy, con el fin de prepararse para el futuro. Por tanto, se considera una técnica paraintroducir metodologías y análisis sistemático, logrando el desarrollo de planes imaginativos y flexibles, con elfin de controlar la incertidumbre presente en la toma de decisiones.

Por su parte Balderas (2009), afirma que el proceso de planificación estratégica se centra en formular estrategias, definir la misión, los propósitos, los objetivos y las políticas; así como las metas de desempeño yla evaluación de resultados.

En oposición al concepto de etapas establecidas por la tradicional planificación normativa, el enfoque de lagerencia estratégica considera que este proceso es el engranaje continuo de instancias repetitivas sinprincipio ni fin establecido. Por tanto, consta de instancias, circunstancias o coyunturas que reciben elnombre de momentos. A tal efecto, se habla de cuatro momentos básicos de la planificación estratégica.(Tomado de: Hacia Un Plan de Desarrollo Estratégico Situacional LUZ).



1.- Momento Explicativo (M1)

Instancia en la que el actor explica la realidad tal como para el fue, es y tiende a ser. En este momento setratarán básicamente los siguientes aspectos:

• Identificar problemas relevantes para el actor que explica la realidad.• Priorizar y/o valorar los problemas.• Identificar los actores influyentes.• Establecer la relación entre los actores y los problemas.• Describir y explicar los problemas a través de las relaciones sistémico-causales (flujogramasituacional y establecer el vector de definición del problema (VDP) correspondiente.• Delimitar el espacio del problema.• Identificar los nudos críticos del problema.• Establecer la relación de la situación problema con el entorno.

2.- Momento Normativo (M2)

Instancia en que el actor diseña como debe ser la realidad en el futuro, en contraste con la situación inicial.Aquí se trata fundamentalmente de:

• Diseñar las operaciones, acciones y sub-acciones.• Diseñar la situación objetivo y describir los resultados (VDR).• Estimar el impacto de las operaciones y acciones en el cambio situacional esperado.• Diseñar diferentes programas direccionales en distintos escenarios.• Relacionar las operaciones con los problemas del plan.• Diseñar planes de contingencia para eventuales sorpresas al plan central.

3.- Momento Estratégico (M3)

Instancia en la que el actor elabora una estrategia que articula el deber ser con el puede ser. En estemomento se trata fundamentalmente de:

• Definir estrategias para cada actor y operaciones.• Establecer el vector de peso para cada actor.• Definir el interés y el valor para cada operación desde la perspectiva de cada actor, distinguiendoentre los actores de alto y bajo peso.• Establecer posibles trayectorias y selección de la trayectoria central o curso de acción.• Hacer simulaciones tácticas.

4.- Momento Táctico - Operacional (M4)

Instancia del hacer. En este momento se produce la mediación entre el conocimiento y la acción. En estemomento debe considerarse al menos:

•

La puesta en situación de las operaciones y acciones, además de la permanente revisión yseguimiento de la coyuntura, a objeto de realizar los ajustes correspondientes.• Establecimiento del sistema de dirección estratégico que complete al menos los siguientessubsistemas: Planificación de la coyuntura. Gerencia por operaciones. Petición y rendición de cuentas.Presupuesto por programas y Sala de situación o control de gestión.

4.1.1.- Importancia de la Planificación Estratégica

Según Balderas (2009), el enfoque estratégico de la administración se orienta hacia la gerencia de procesos,mostrando una clara tendencia para la coordinación de la creatividad a fin de visualizar el futuro de manerasatisfactoria. Por tanto, el propósito de la planificación estratégica es descubrir las oportunidades que brindael entorno y a la organización benefician, de igual forma, identificar las amenazas que puede afectar a la

empresa. Así como, Revisar las fortalezas y debilidades a los interno de la misma.

La importancia de la planificación estratégica en enfermería consiste en:

1. El manejo equilibrado de los recursos organizacionales con base en las acciones para un futurodeterminado, enfocado siempre en la calidad de servicio en enfermería.



2. Establecer ventajas sobre la competencia para consolidar el estatus de la institución de salud, yespecíficamente del servicio de enfermería.3. Estudiar la complejidad de los fenómenos presentes en el entorno de la institución que puedaninfluir negativamente en el crecimiento y desarrollo de los servicios de salud.4. Introducir cambios gerenciales que se traduzcan en nuevas aptitudes y actitudes, para el logrodel mejoramiento continuo de la calidad de servicio.5. Posicionar a la organización en el mercado, a través de una imagen corporativa, logrando unaorganización única en el mercado y con la preferencia de los usuarios.

6. Mantener una visión de futuro, pensando siempre en los cambios científicos y tecnológicos en elárea de la salud.

Es importante también que La planificación en salud incluya los siguientesaspectos: Plan de Servicios, Plan de Recursos Humanos, Plan deInvestigación y Plan de Inversiones.

5.- Proceso de Planificación en Salud

Para Balderas (2009), afirma que la forma de planear tiene mucho que ver con los resultados esperados,la planificación estratégica requiere de un proceso de interacción con el medio ambiente, en el cual segenera un proceso que influye sustancialmente en la dinámica interna.

La planificación en salud debe partir de una revisión y análisisdetallado de la realidad presente en el entorno, incluyendo en primer lugar la situación de salud de la población, identificando necesidades prioritarias y sentidas por los individuos, así como, las oportunidadesy debilidades presentes en ese medio ambiente.

En este sentido, si se considera la dinámica cambiante que se sucede en el horizonte externo la organizacióndebe redefinir su misión, políticas, propósitos y acciones a fin de adquirir nueva tecnología, desarrollar losrecursos y garantizar un producto de calidad al cliente, lo cual se traduce en servicio de salud concaracterística de científico, humano, accesible, oportuno y sobre todo fundamentado en principios éticos.

Cabe destacar que La planificación en salud debe incluir los siguientesaspectos: Plan de Servicios, Plan de Recursos Humanos, Plan deInvestigación y Plan de Inversiones.

5.1.- Proceso de Planificación en Enfermería

La planificación en enfermería está estrechamente relacionada con acciones dirigidas a garantizar elcumplimiento de los planes de salud. El servicio de enfermería debe ser establecido en forma permanente yde manera continua. Por lo tanto, se debe trabajar en función de determinar los objetivos, políticas yacciones, tomando en cuenta los recursos en cantidad y calidad, tanto humanos, financieros, como equipos e

insumos. Trabajando siempre en la búsqueda de la calidad del servicio y la satisfacción del usuario, la familiay comunidad.

En enfermería existen elementos básicos para la planificación delservicio, estos son el presupuesto y la estimación de personal.

A.- Presupuesto

De acuerdo con Balderas (2009), “El presupuesto es un plan de acción expresado en términos financieros.Se denomina términos financieros porque son expresados en dinero”.

De otra forma, el presupuesto se considera un plan financiero que estima los ingresos y egresos para unperíodo fiscal. El presupuesto tiene como función planificar la distribución de ingresos y egresos financieros,

aprovechar al máximo los recursos de la organización, para el logro de los objetivos institucionales. SegúnBalderas (2009), los requisitos del presupuesto son:

• Elaborarse por Partidas. Ejm. Sueldos, compras, mantenimiento.• Anticiparse a cambios imprevistos. el presupuesto se debe establecer una partida paracontingencias.



• Fijar ingresos y egresos. El presupuesto debe incluir todos los movimientos financieros, tantoingresos como egresos, determinado en la moneda de curso legal en el país.• Flexibilidad. El presupuesto debe ser flexible, se debe preveer que algunas partidas puedan ser intercambiables; pero siempre en el marco de la ley.• Aprovechar al máximo los recursos disponibles. Se debe siempre optimizar los recursos evitandoel despilfarro.• Establecer medidas de Control. Estableciendo límites claros, y un monitoreo continuo ytransparente.

B.- Estimación de Personal

El recurso humano se convierte en un capital de vital importancia para cualquier organización, pues son laspersonas las que llevan a efecto las acciones relacionadas con las políticas para el logro de los objetivos ymetas; así como, garantizar un servicio de calidad. En los departamentos de enfermería es necesarioplanificar el recurso humano para así determinar la dotación en cantidad ideal, tras la selección de personascon competencia y compromiso para el cargo a ejecutar.

Existen varios procedimientos para estimar el recurso humano de enfermería.Con fines didácticos se utilizará el establecido por el Ministerio de Salud de este país. (Solicitar Copia con su profesor).

1.- La OrganizaciónProceso de identificar y agrupar el trabajo. Definir funciones. Definir líneas de autoridad y responsabilidad.Asignar funciones, tareas y actividades. Delegar autoridad y exigir responsabilidad. Distribuir y utilizar losrecursos disponibles en forma adecuada y con sentido lógico. Establecer las relaciones de la empresa intra yextramurales, con la finalidad de hacer posible que las personas realicen el trabajo en forma coordinada ysincronizada para el logro efectivo de metas y objetivos de la empresa.

En otras palabras es el proceso administrativo, representa la estructura oesqueleto de la empresa con base en el proceso de la planificación. Entidad viviente representada por las relaciones entre: Persona - Trabajo - Ambiente.

1.1.- Funciones y Estructura

La organización posee diferentes funciones que se van a considerar dentro del proceso administrativo, paralograr los objetivos planteados en la planificación, para ellos considera el diseño arquitectónico, las líneas deautoridad y responsabilidad y la asignación de funciones, actividades y tareas. Así mismo el personal deenfermería debe considerar la estructura de la organización desde el mismo momento en que comienza adesempeñar sus funciones en una empresa. Entre las funciones y estructura tenemos:

Funciones

• Mantener el diseño arquitectónico que conforma la estructura administrativa de la empresa.• Definir las líneas de autoridad y responsabilidad y las líneas de relación Intra y Extramural.• Asignar las funciones, actividades y tareas y quienes las deben realizar.• Definir y mantener un sistema de comunicación efectivo.

Estructura

• Departamentalización.• Los organigramas o cartas de organización.•

Los niveles jerárquicos o cadena escalar.• El tipo de organización.• El tamaño de la empresa.



1.2.- Importancia de la Organización

La organización es algo más que un cuadro sinóptico, es la función por medio de la cual, la direccióncoordina, orienta, controla y constituye los cimientos de la dirección.

• Facilita la administración.• Favorece el crecimiento y diversificación.• Facilita el aprovechamiento al máximo de las novedades tecnológicas.• Alienta el desarrollo y efectividad de los recursos humanos.• Estimula el esfuerzo creador.

1.3.- Tipos de Organización

De acuerdo a la unidad de mando una organización puede ser:

• Lineal Pura: Donde un gerente en la cúspide de la organización con autoridad y responsabilidadabsoluta. Se estructura por líneas directas de mando, es simple ideal para organizaciones pequeñas,con centralización del mando y controles rígidos, su gráfico es piramidal, es decir, la autoridad fluye dearriba hacia abajo. Ej.: Organizaciones militares o iglesias.

• Lineal Funcional: Cuando el gerente disponible de un cuerpo de especialistas con funciones. Elgerente de cada unidad administrativa tiene autoridad y la puede ejercer en forma directa y delegada.Este tipo de organización rompe el principio de unidad de mando (Un solo jefe), es una autoridaddividida según la especialización, da al subordinado varios jefes, a la vez que ninguno de ellos tieneautoridad total. Estas buscan simplificar el trabajo, establecer líneas directas de comunicación,eliminando su centralización en la toma de decisiones. Ej.: Empresas familiares.

En las empresas se consideran dos tipos de organización: La Informal y LaFormal, el administrador debe conceder importancia a las dos formas. Asimismo,en una empresa el comportamiento de los grupos sociales está condicionadosiempre a estos dos tipos de organización:

•

Organización Formal: Esta forma de organización se da cuando dos o más personas estándebidamente sincronizadas y organizadas para el logro de objetivos y metas.• Organización Informal: Cualquier actividad de grupo que pueda contribuir al logro de objetivos ymetas.

1.3.1.- Organización Informal

Según Balderas (2001). La organización informal, tiene su origen en la necesidad de las personas derelacionarse con un grupo de específico, en el cual cada persona tiene un papel que le satisface y el grupotiene intereses comunes.

En las empresas, los grupos informales son propiciados por la interacciónconstante, los movimientos del personal, los periodos de descanso, el ambientefísico y la necesidad humana de establecer vínculos afectivos.

La organización informal a menudo enfrenta conflictos con la organización formal, la gerente de Enfermeríarequiere de conocimientos en el manejo de conflictos inter organizacionales para armonizar los intereses dedichos grupos y lograr un equilibrio en favor de la empresa.

1.3.2.- Organización Formal

La organización formal según Balderas (1995). Actualmente se considera al elemento humano como medio

de las organizaciones, por lo tanto, la organización formal es el proceso de determinar las actividades ypuestos necesarios en la empresa, departamento o grupo, distribuirlos con las mejores relacionesfuncionales, definiendo claramente la autoridad, responsabilidad de forma que el esfuerzo disponible puedaser aplicado de manera sistemática y efectiva.



Esta forma de organización se da cuando dos o más personas estándebidamente sincronizadas y organizadas para el logro de objetivos y metas

1.4.- Operaciones Básicas de la Organización

Entre las operaciones básicas de la organización están:

Estructurar • Diseñar la organización arquitectónica adecuada (Organigrama)• Canalizar los esfuerzos al logro de los objetivos y metas• Señalar los diferentes niveles de autoridad de la empresa• Crear el conjunto de unidades administrativas que conforma la estructura organizativa de laempresa• Identificar las necesidades tecno-científicas de cada dirección, departamento, unidad o sección• Determinar y precisar las funciones, actividades y tareas

Sistematizar

•

Establecer las formas de realizar funciones, actividades y tareas e indicar la secuencia einterrelación• Impedir la dispersión de esfuerzos y la mala utilización de los recursos

Instalar

• Establecer la sede adecuada para el desarrollo y funcionamiento (influye más o menos en laproductividad)

1.5.- Principios de la Organización

Entre los principios básicos de la organización están:

1. Unidad de Objetivos: Exige a la organización objetivos claramente definidos, conocidos einterpretados por el trabajador.2. Eficiencia: La organización es eficiente solo si su estructura permite el logro de metas y objetivoscon mínimo de esfuerzo, costo y consecuencias imprevistas.3. Autoridad: Derecho legítimo de impartir órdenes y el poder de hacerse obedecer. Confiere unidady armonía a la estructura orgánica de la empresa.4. Delegación: Medio de depositar la confianza en otras personas o Transferencia descendiente deltrabajo mental y manual.5. Universal: Comienza en la organización y nace en el principio de jerarquía escalar, con la relaciónsuperior - subordinada.6. Jerarquía Escalar: Cadena escalar que va desde el nivel más alto de la organización hasta el mas

bajo. Niveles de autoridad, responsabilidad, líneas de relaciones horizontales claramente establecidas.7. División de trabajo: Dividir el trabajo y agrupar funciones: Porque los seres humanos difieren encapacidad y características personales. (No puede hacer varias cosas a la vez ni estar en diferenteslugares al mismo tiempo).8. Orden: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.9. Ámbito de Control: Indica que un gerente no puede controlar a un número muy elevado depersonas.10. Definición de Funciones: Cada unidad estructural de la empresa debe tener claramente definidaslas funciones de: Línea (Autoridad – Responsabilidad – Relaciones), Staff (Asesoría) y Operativas.11. Especialización de funciones: El trabajo de cada persona debe limitarse a funciones similares(Homogéneas) e inherente al cargo que se desempeña.12. Distribución Lógica de Funciones: Debe haber equidad en calidad y cantidad: tener en cuenta(Aptitudes – Actitudes – Habilidades – Destrezas).

13. Responsabilidad: Es el atributo moral de sentirse obligado a responder por lo asignado, nace dela relación superior – Autoridad – subordinado.



2.- Organigramas

Es el diseño o esqueleto arquitectónico de una organización. Son gráficos esquemáticos que mediante el usode símbolos convencionales representan la estructura y las relaciones funcionales de toda una organizacióno de una parte de ella.

2.1.- Propósitos del Organigrama1. Nos permite diseñar la proporción de una estructura organizacional.2. Modifica o reestructura una organización no existente.3. Analiza en detalle una organización.4. Dar a conocer al personal la estructura o unidades administrativas de la organización y cómofunciona la misma.5. Facilita la coordinación interna y externa de la organización y los sistemas de comunicación deesa organización.6. Permite divulgar o difundir en el público la estructura orgánica de la empresa, los niveles jerárquicos, las líneas de autoridad y responsabilidad.

2.2.- Clasificación de los Organigramas

La representación de las unidades estructura y la relación de cada uno se clasifican en:

Según su grado de detalle:

1. Analítico: Es el que representa todas las unidades administrativas y su relación entre sí de unaorganización o empresa.2. Sintético: Cuando muestran o representan las unidades que se quieren destacar gráficamente.

Según el énfasis explicativo:

1. Estructurales: Se reduce la relación estructural, el organismo conforma su relación entre sí.

2. Funcionales: Se destacan o representan simplificadamente las funciones de cada unidad.

3. Personales: Cuando al organigrama funcional se le coloca fotografía y nombre de la persona.

Según la finalidad de su uso:

1. Plan o proyecto de reconstrucción ficticios: Se usa cuando vamos a elaborar la estructura odiseño organizacional, muestra la estructura y relaciones de lo que va a ser la organización.

Para realizar los organigramas se deben formular las siguientes preguntas: 1.-

¿Qué tipo de organización?, 2.-¿Cuántas dependencias tiene la organización?,3.-¿Cuál es la filosofía y objetivo de dicha organización?.

2.3.- Técnicas de Elaboración de Organigramas

La representación de las unidades estructural es variada:

• Vertical o piramidal (Es el clásico)• Horizontal (Poco usado en nuestro medio)• Circular (Poco uso)

El organigrama se construye en relación a un esqueleto o eje funciona y sus símbolos convencionales son:

• Rectángulo: Pueden utilizarse del mismo tamaño o tomando en cuenta el tamaño en relación ala jerarquía > jerarquía > tamaño.• Línea Vertical: Se usan para indicar mando, dirección, autoridad o decisión.



• Línea Horizontal sencilla: Se usa para graficar unidades de relación de un mismo nivel jerárquico.• Línea Horizontal negrilla: Se usa para graficar unidades de Staff o asesoría.

Para realizar los organigramas se deben formular las siguientes preguntas: 1.-¿Qué tipo de organización?, 2.- ¿Cuántas dependencias tiene la organización?,3.- ¿Cuál es la filosofía y objetivo de dicha organización?

2.3.1.- Representación Gráfica de las Unidades Estructurales

Para este efecto se utilizan:

RectángulosDe base mayor que la altura, estos representan a las unidades estructurales propias de la organización, dana la estructura forma de pirámide. Los rectángulos pueden ser del mismo tamaño o si se quiere puedenvariar de tamaño de acuerdo a la categoría o jerarquía, mayor tamaño o mayor jerarquía.

Círculos

Representan a otras organizaciones ajenas (o alguna de sus unidades) vinculadas de alguna forma a laorganización cuyo organigrama se quiere representar; es decir, indicar la relación que una empresa tiene conotra. También se utilizan los círculos para representar la estructura orgánica de una empresa (Organigramascirculares).

2.3.2.- Representación Gráfica de las Relaciones Funcionales

Para este efecto se utilizan líneas Enteras y Entrecortadas:

Líneas Horizontales y VerticalesLas líneas verticales indican mando, autoridad y responsabilidad (Cuando va de arriba hacia abajo). A vecesesta línea vertical se hace horizontal corresponden a la asistencia de la graficación de las unidadesasistenciales.

Las relaciones de coordinación son aquellas que se dan entre unidades de un mismo nivel jerárquico oequivalentes y se representan por una línea horizontal entrecortada (- - - - - - -) que une los rectángulosrepresentativos de las unidades en la parte media de sus lados.

Ejemplo



2.3.3.- Representación Gráfica de los Cuerpos de Asesoría

Para este efecto se utilizan líneas Enteras y Punteadas:

Para graficar las relaciones de asesoría se utilizan líneas punteadas (. . . . . . .) que unen los rectángulosrepresentativos de los cuerpos de asesoría en la parte media de sus lados.

Existen otros símbolos como lo son:

El CírculoSe utiliza para graficar una organización ajena a la que se está graficando, pero con l cual tiene relación decoordinación.

Raya de SaturnoSe utiliza para graficar una unidad en construcción o que no nos interesa graficar otra unidad que existe.

Rectángulo DobleSe utiliza para indicar que la unidad ya está construida pero no está en funcionamiento.

2.4.- Ejemplo para el desarrollo del gráfico

El organigrama se construye en relación a un esqueleto o eje funcional.

Espacio 1



Está destinado para graficar las unidades de dirección de mayor jerarquía o cuerpo colegiado determinativo(Son los que toman las decisiones en la organización y determinar las políticas.

Espacio 2

Para representar las unidades asistenciales de coordinación y de apoyo administrativo (Secretaria) de laorganización (Que se les llama afirmaciones auxiliares de la organización).

Espacio 3

Se utiliza para graficar las unidades asistenciales de Staff o unidades de asesorías, también llamadas deestado mayor de la organización. Esas unidades cumplen funciones asesoras de dos tipos: asesoría generaly asesoría específica.

Las personas que cumplen esas funciones de asesoría son de amplia trayectoria profesional, gran moralpersonal, conocimiento, pero no tiene autoridad lineal ni poder de decisiones.

Espacio 4

Está reservada para graficar la gran función de línea o unidades operativas de la organización. Se abren enun ángulo recto tantas veces como unidades aparezcan en la organización.

2.5.- Reglas para Titular un Organigrama

Algunas de las reglas a tomar muy en cuenta para realizar un organigrama son:

Debe quedar inscrito dentro de un marco de líneas simples y rectas. El título debeestar fuera del marco en letras mayúsculas y debe contener lo siguiente:

• Tipo de organigrama.• Nombre oficial de la empresa que se grafica.•

Lugar donde funciona la organización.• Fecha de diseño del organigrama (mes y año en número romano) en el margen inferior derechofuera del marco.• Fuente de información si es que existe (se coloca en letras minúsculas en el margen inferior izquierdo fuera del marco.

3.- Desarrollo Organizacional del Departamento de Enfermería

Es un enfoque gerencial moderno, es un cambio planificado, basado en el diagnóstico de recursos humanosy materiales y una cultura gerencial, que compromete a los grupos de dirección y de trabajo, para dirigir laorganización en conjunto y cuyo norte es la teoría del comportamiento humano.

Departamentalización, es el proceso de organización de manera organizada y eficiente la empresa en unidades o dependencias administrativas más pequeñasde acuerdo a la función que realice.

3.1.- Factores que Influyen en la Organización del Departamento de Enfermería

Factores Provenientes de la Comunidad y Área Geográfica

• Cobertura•

Área de influencia• Tipo de población• Clasificación de los grupos de edades• Edades provenientes• Recursos existentes: Económicos, Culturales



Factores Provenientes del Establecimiento de Salud Tipo – Tamaño – Diseño Arquitectónico

• Capacidad instalada• Porcentaje ocupacional• Políticas – estrategias de salud• Estructura administrativa• Personal de otros departamentos• Adelantos científicos y tecnológicos en el área de la salud

Factores Provenientes del mismo Departamento Cantidad – Categoría – Preparación –Capacitación del Personal

• Adelantos técnicos-científicos de Enfermería• Remuneraciones socio-económicas del personal por categorías• Leyes sociales y laborales del país, toman en cuenta la Constitución Nacional, Ley del Trabajo,Ley de Carrera Administrativa, contratos y comercios gremiales

3.2.- Criterios para crear un Departamento de Enfermería

• Que esa dependencia forme parte de un cuerpo social organizado (la empresa).• Agrupe personal propio.• Que tenga funciones propias y específicas.• Programas que al desarrollarlos se traduzcan en producción de servicios para la comunidad.• Que los recursos de consumo de ese departamento sean de fácil asignación y control.

3.3.- Consideraciones y Criterios que Justifican la Jerarquía de Enfermería como

Departamento

Consideraciones

• Toman en cuenta el tipo de establecimiento.• La departamentalización obedece al principio de la división del trabajo y delegación.• Qué es Enfermería en el establecimiento de salud. Es una disciplina importante dentro de laorganización del hospital, es un componente organizacional importante de los establecimientos desalud.• De la motivación que tenga el personal de Enfermería va a depender en parte de un ambienteterapéutico del Hospital.• Enfermería es una disciplina que en el Hospital establece una coordinación cooperativa, integral

que asegura el desarrollo de planes y programas (desde que el individuo ingresa a la institución,Enfermería asegura la continuidad de atención).• Enfermería contribuye a salvaguardar la economía del establecimiento de salud, mediante el usoy distribución racional de los recursos humanos y racionales disponibles, la calidad de los serviciosque se presentan incluyen en la economía.

Criterios

• El departamento de Enfermería es el más grande y costoso del establecimiento, representa el40% a 50% del personal y consume entre 50% y 60% del presupuesto total del establecimiento.• Es el departamento que agrupa el mayor número de personal de diferentes niveles y categoríasde cargo que desarrollan funciones, actividades y tareas del sistema de servicios de enfermería.•

Ofrece atención continua a la colectividad durante las 24 horas del día.

Desde el punto de vista administrativo, es un componente organizacional que se encarga de planificar,organizar, liderizar, coordinar y controlar los servicios de Enfermería, ya sean de carácter preventivo orestaurativo, también se encarga de realizar estudios de investigación en Enfermería, coordina y ejecutaprogramas de educación continua para el personal de Enfermería.



Tomando en cuenta la producción de bienes y servicios es un departamento final, entendiéndose como talaquella dependencia administrativa que está vinculada directamente a la población a la cual sirve y quegenera un producto final: bien - bienestar. Servicio - mantener un nivel funcional óptimo de salud.

3.4.- Elementos de Infraestructura de un establecimiento de salud

Son elementos materiales e inmateriales, básicos e indispensables para el funcionamiento de lainfraestructura administrativa del Departamento de Enfermería y que permiten evaluarlos.

Es el sistema de valores y creencias que orientan el pensamiento y comportamiento del personal, para desempeñar las funciones en el ejercicio desu cargo. El conjunto de Infraestructura.

Conforman:

• Filosofía -> Orienta el comportamiento del personal• Objetivos -> Operativizan la filosofía•

Organigramas -> Estructura y funcionamiento (Gráfico)• Descripción de cargos -> Orienta al personal• Manuales Organizacionales -> Normas administrativas y Procedimientos clínicos

4.- Plan Maestro de Vacaciones

En el cuadro se demuestra en forma gráfica el total del personal que saldrá de vacaciones durante el año enla empresa.

4.1.- Propósitos de Plan Maestro de Vacaciones

El plan maestro de vacaciones tiene como principales propósitos los siguientes:

• Presentar gráficamente el número y categoría del personal existente en cada turno.• Facilitar una supervisión efectiva.• Mantener la moral y entusiasmo del personal.• Evitar la sobrecarga de trabajo al personal.• Prevenir la fatiga y cansancio en el personal.• Organizar los recursos.• Garantizar la continuidad de la atención.• Mantener y aumentar la calidad de atención.• Presentar en forma global la planificación anual de vacaciones del personal.• Prever la cantidad de personal suplente.



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Gerencia Unidad i y II