Embed Size (px)
Citation preview
الوحدة الثانية
ادارة المستودعات
۱
اليوم التدريبي االول
۲
الجلسة االولى
تعترب إدارة املستودعات من اإلدارات اهلامة يف أي منشأة حكومية ، وال ختلوا أي منشأة ناف املختلفة حكومية منها ، و الدور األساسي إلدارة املستودعات هو حفظ وإدارة األص
اليت تقوم املنشأة بشرائها واالحتفاظ هبا سواء أكانت أصنافا مستدمية (موجودات ثابتة) أو أصنافا مستهلكة. وتعمل إدارة املستودعات كنقطة حتكم رئيسية النسياب األصناف املختلفة من املوردين إىل املستفيدين من هذه األصناف ، ويتم االحتفاظ هبا يف املستودعات
وتقوم إدارة املستودعات مبراقبة ما بكميات خمتلفة حسب اللزوم ويتم صرفها عند طلبها. لديها من خمزون ، وتلبية طلبات الصرف اليت تردها من اإلدارات املختلفة. وميثل نظام املستودعات احلكومي ، نظام معلومات متكامل ومرتابط مع األنظمة احلكومية األخرى
املستودعات ونظام مراقبة املخزون بشكل آيل مع نظام املشرتيات حيث سيتم ربط نظام اآليل حبيث ميكن احلصول على التعميدات اليت متت (أمر الشراء) وقائمة باألصناف
كذلك الربط مع نظام املوارد البشرية بشكل آيل والكميات واألسعار اليت مت تعميدها. أرقامهم كما حيتاج نظام املوارد البشرية معرفة حبيث يستطيع احلصول قائمة بأمساء املوظفني و
إذا كان هنالك عهد على املوظفني حىت ال تتم عملية نقلهم أو ترقيتهم إال بعد تسليم العهد والربط مع النظام املايل بشكل آيل حبيث يتم تزويدهم بقائمة األصناف وكمياهتا وأسعارها
تم صرف مستحقات املورديناليت مت استالمها بناًء على تعميدات معينة لي
. وظيفة التخزينهى الوظيفة املسئولة عن االحتفاظ باملوجودات بكميات مناسبة حلني طلبها ىف خمازن أو
مستودعات قريبة من جهة االستخدام على أن يتوافر ىف هذه املخازن أسلوب التخزين املناسب للمواد املخزنة.
۳
دات باختالف أنواعها.أ. الوظيفة مهمتها االحتفاظ باملوجو ب. يتم االحتفاظ بكميات مناسبة من األصناف ألنه:
إن كانت الكميات اقل مما جيب تعرض املستخدم إىل التوقف • إن كانت الكميات أكرب مما جيب ارتفع املخزون وزادت تكلفة التخزين وارتفعت أرقام •
التالفخزون للتلف أو تغري املواصفات مع ج. االحتفاظ باملوجودات حبالتها أى عدم تعرض امل
الزمن وذلك بتوفري املكان املخزىن املناسب للمادة املخزنة. د. إن التخزين يتم لفرتة زمنية تطول أو تقصر حسب احلاجة إىل هذه املواد املخزنة.
هـ. إن التخزين يتم ىف أماكن قريبة من جهة االستخدام لتفادى خماطر االنتظار.ر الشروط املناسبة للتخزين من إضاءة، هتوية، إنارة، عاملني مناسبني، تناسب و. البد من توف
املكان املخزىن مع طبيعة الصنف املخزن، وسائل املناولة املخزنيه.ز. البد أن يتم التخزين بأسلوب مناسب من عمليات استالم، فحص، تكويد، صرف،
مناوله، ختطيط، رقابه.نظم معلومات سليمة من كارت لكل صنف، دفرت به حركة ح. يبىن األسلوب املخزىن على
كل صنف ودورة مستنديه توفر بيانات حقيقية ومالية عن املخزون.
أهداف التخزينأ. توفري احتياجات املنشأة من املواد والعدد واملعدات الالزمة للعمليات اإلنتاجية واألجزاء
لضمان عدم نفاذها وحتقيق استمرارية العملية نصف مصنعه ىف حالة سليمة وباجلودة املناسبة اإلنتاجية.
ب. ختزين املنتجات النهائية ىف حالة سليمة وصاحلة لالستخدام وبالكميات املطلوبة. ج. توفري البيانات الالزمة:
٤
للتنسيق بني برامج اإلنتاج وبرامج الشراء وخطط التسويق وإمكانيات ونظم التخزين • املتاحة.
لفة اخلامات واملستلزمات وحتميلها على مراحل االنتاج. حلساب تك• د. العمل على ختفيض تكلفة التخزين وتقليل حجم رأس املال املستثمر ىف املوجودات
املخزنية إىل أقل حد ممكن مع مراعاة عدم اخنفاض املخزون عن احلد املناسب الحتياجات املنشأة.
ناف املختلفة من خالل وضع نظام دقيق هـ. ضمان عدم ضياع أو تلف أو سرقة األص لالستالم واالحتفاظ وصرف املواد املخزونة
نظام التخزين اجليد جيب ان يوفر معلومات عن أ. توفري صورة ألرصدة مجيع األصناف باملخازن عن طلبها.
ب. حتديد احلدود الدنيا والعليا وكمية الطلب لالزمة للتسويات املالية وأوجه االستخدام.ج. إمداد االدارة املالية باملعلومات ا
د. تسجيل أرصدة املخزن الفعلى ىف �اية العام (اجلرد) مع مقارنتها باألرصدة الدفرتية وإظهار الفروق.
ه. توفرب أى بيانات قد حتتاجها االدارات املختلفة مثل بيان باألرصدة الراكدة• قائمة بأسعار املخزون•
٥
مسئولياته واختصاصاته -ع امين المستود يتلخص دور أمني املستودع يف النقاط التالية
أ. القيام بعمليات استالم ومعايرة األصناف املستلمة وإيداعها خمازن املنشأة وتسجيلها ضمن األرصدة املخزنية وإحاطة املسئولني عن أية خمالفات أو جتاوزات سواء يف املواصفات أو يف
الكمياتملساحات واألماكن التخزينية بالصالحيات اليت تتوافق مع خصائص ب. ختصيص ا
األصناف وطبيعة مكوناهتا من حيث التهوية ،الرطوبة ،احلرارة ،وأشعة الشمس ..اخل ج. تسهيل عمليات السحب من املخزون
د. متابعة أرصدة األصناف ومراجعتها بصفة دورية وتوضيح معدالت السحب ومدي التخزينية املسموح هبا وافادة اجلهة حبدود الطلب ويقصد بنقطة الطلب توافقها مع احلدود
احلد االدين املسموح به الذي جيب عنده اعادة التزود باالصنافه. اإلسراع بالوفاء باحتياجات الوحدات والتحقق من األصناف املطلوبة ومواصفاهتا
ومطابقة التعليمات السائدة عند الصرفائم األصناف وفقا لدرجة التجانس واالستخدام بينها وترميزها و. تصميم سجالت وقو
لتسهيل التعامل عند طلبها واستالمها ومبا مينع التداخل يف املسميات أو االزدواج أو التعارض يف اغراض االستخدام
ز. صيانة األصناف ورقابتها مبا حيقق فرص االحتفاظ خبصائصها ومكوناهتا املخزىن ضد السرقة واحلريق والتلف والتقادم ..اخل ح. اختاذ احتياطات األمن
٦
ط. عزل األصناف الراكدة والتالفة واملتقادمة تكنولوجيا وإعالم الوحدات املسئولة عن التصرف فيها علي هيئة قائمة حتتوى سردا وتوصيفا لتلك األصناف وكمياهتا ونوعياهتا الختاذ
القرار الالزم بشأن كل منها ودعتصميم المست
أوال: العوامل املؤثرة على تصميم املخزن أ. نوعية التخزين وهل التخزين مؤقت أم مستدمي. ب. مواصفات وخصائص املواد املطلوب ختزينها.
ج. املساحات الالزمة لتخزين املواد سواء كانت مباىن أم ارض فضاء. د. معدات النقل والرفع واملناولة الالزمة.
ة لكل صنف أو جمموعة اصناف.هـ. طرق التخزين الالزم و. طرق االستالم والصرف والتداول لكل جمموعة اصناف.
ز. مواقع املخازن
ثانيا: طبيعة املواد املراد ختزينها أ. حجم ووزن الوحدة املتداولة من الصنف والكمية الىت تطلب عادة ومعدل الطلب
ب. احلد األقصى للمخزون من الصنف للتخزين واملناولةج. املساحة الالزمة
د. اشرتاطات الوقاية واالحتياطات اخلاصة بنوعية املواد كاحلرارة أو التربيد أو التهوية... ثالثا: األهدا ف املرجوة ىف تصميم املخزن
أ. حتقيق كفاية املخازن الكلية وأغراض التخزين. ب. كفاية ارتفاعات االسقف
قل واملناولة.ج. اختيار األرضيات املناسبة ملعدات الن د. التوزيع السليم للمساحات ومراعاة قرهبا من أقسام االنتاج
۷
هـ. مراعاة قوانني تنظيم املباىن والوقاية ضد احلريق.. و. اختيار أنواع املنشات املناسبة (مباىن/ مجالونات معدنية.. اخل ) مبا حيقق األمن وهتيئة
ظروف مناسبة للعمل وحلفظ املواد.ل األمثل للمساحات والفراغات مع ترك املساحات الالزمة ملرور معدات النقل ز. االستغال
املستخدمة واألفراد
۸
الجلسة الثانية التخطيط الداخلى للمستودع
العوامل الواجب مراعاهتا عند التخطيط الداخلى للمستودع أ. سهولة استقبال األصناف الواردة.
ف الوارد ىف البلوك املخصص لذلك.ب. سهولة وضع الصن ج. سهولة سحب الصنف من البلوك. د. سهولة صرف األصناف إىل اخلارج.
هـ. االستخدام األمثل لألرضيات واملساحة. و. االستخدام األمثل للفراغات العلوية.
ز. سهولة استخدام املمرات جبميع أنواعها للعمالة، ووسائل املناولة. ل املناولة الداخلية.ح. سهولة مرور وسائ
ط. وقاية املواد من الراكد والتالف. ى. منع حوادث العمل أثناء النقل أو املناولة.
ك. سهولة جرد املخزون ل. استغالل أساليب التكويد والرتميز املخزىن لألصناف.
م. سهولة أعمال مراقبة املخزن. وإنارة وتكييف وثالجات.اخل.ن. سهولة استخدام وسائل احملافظة على املخزون من هتوية
س. سهولة اكتشاف حاالت السرقة والضياع والعمل على منعها. اعتبارات تصميم املستودع
أ. أبعاد مساحات التخزين تكون مضاعفات أبعاد الصنف منعا لإلسراف ىف بواقي املساحات غري الصاحلة للتخزين
۹
وذلك لزيادة نسبة مساحة التخزين ب. جيب أن تكون األبعاد القصرية لالرفف على املمرات اىل املمرات
بعرض -ج. املمر الرئيسى بطول املخزن كله اى (غالبا) من نقطة التسليم اىل نقطة الصرف مرت ما مل تفرض املعدات عرضا آخر. ٣ - ١,٥
د. حتتاج املخازن الكربى اىل ممرات صغرى موازية للممر الرئيسي وتتكرر على مسافات مرت ١,٥-١ار منه وبعرض حوايل ستة امت
د. املمرات الفرعية العمودية على هذه املمرات للتوصيل اىل االرفف واحلوامل وللفصل بني الرصات املختلفة فيتوقف عرضها على كو�ا لالفراد فقط أو للمعدات. وىف هذه املمرات
ويراعى الفرعية يكتفى باملرور للمعدات ىف اجتاه واحد وحيسب عرضها على هذا االساس عموما أن تكون املمرات مستقيمة وصاحلة دون أن تكون حادة عند املنحنيات والتقاطعات
واالركان وجيب أن ختدم مساحات التفريغ الصرف والتحميل واالنتظار.هـ. يستحسن أن يكون مكتب أمني املخزن جماورا ملكان الصرف وال داعى لفصله ىف غرفة
منفصلة حىت يكون حتت نظره.جيب توفر مساحات خالية للعبوات واملواد الواردة ألغراض التفريغ واالستالم والفرز ز.
والتفتيش والتخزين املؤقت حلني الرص والتنظيم.
ح. يراعى أن تكون األصناف املخزونة جاهزة للصرف دون عوائق عند الطلب لنقلها اىل أماكن اإلنتاج مباشرة.
ون وحصره وعده بالنظر.ط. ينبغي توفري سهولة مراقبة املخز ى. يوضع ىف احلسبان إمكانية التغيري ىف املستقبل بأقل جمهود وتكاليف سواء كانت منشآت
أو معدات قبل شراء معدات جديدة.ك. مراعاة االستفادة باإلمكانيات املتاحة باملخزن سواء كانت منشآت أو معدات قبل شراء
معدات جديدة.
۱۰
ل خريطة شاملة لكل خمزن تبني ممراته وجمموعات الرفوف ل. مراعاة ترقيم األرفف وعمومساحات التخزين وأرقامها وبوضع مكان خال جبوار كل منها ويوضع به رقم الصنف
بالقلم الرصاص ليمكن تغيريه بسهولة عند تغيري الصنف األوعية المخزنية ومستلزماتها ختلفة األشكال واألنواع.أ. األرفف والصناديق واألدراج واألوعية وجمموعاهتا امل
ب. اهلياكل املعدنية وحوامل املواسري واألسياخ والكمر ج. السالمل للوصول اىل االصناف املرتفعة د. املوازين واملقاييس هـ. لوحات التحميل واحلوامل الىت ميكن نقلها برافع الشوكة من مكان آلخر.
زين السوائل ومنها ما هو بالغ الضخامة و. الصهاريج واخلزانات والرباميل املختلفة لتخ لتخزين آالف األطنان
. أمن وسالمة المستودعات أوًال: احلوادث العامة باملستودعات
االسباب العامة للحوادث باملستودعات -أ سوء التصميم الداخلى للمستودعات ومناطق االستالم والفحص والتفريغ.• ت املخزنية املختلفة سواء عند رص األصناف أو عند سقوط األفراد أثناء القيام بالعمليا•
الصعود إىل األماكن املرتفعة. سوء استخدام أجهزة النقل واملناولة وعدم التدريب عليها والتحميل الزائد هلا.• سقوط األشياء على األفراد أثناء عمليات الرفع والتداول أو أثناء التخزين.• م نظافة األرضية ووجود مواد مسكوبة على األرض أو وجود التزحلق أثناء العمل نظراً لعد•
معوقات ىف الطريق واملمرات. اإلمهال ىف إجراء التوصيالت الكهربائية وعدم صيانتها.• عدم اختاذ االحتياطات الكافية ضد احلريق.• عدم استخدام أجهزة ومهمات الوقاية من قبل األفراد العاملني ىف املستودعات.• ستخدام معدات التفريغ وعدم استعمال املعدات املناسبة لكل عمل من األعمال.سوء ا•
۱۱
عدم االنتباه أثناء العمل وشرود الذهن•
ثانيا: تلف وإتالف املواد املخزونية والعمل على وقايتها أسباب التلف واإلتالف -أ
اصة مثل املطاط تتعرض املادة إىل التلف اجلزئى أو الكلى نتيجة طول فرتة التخزين خ• والكيماويات واألدوية.
عرض املواد لظروف مناخية من حيث درجة احلرارة والرطوبة واجلفاف.• تأثر املادة بالغبار والسبب ىف تلف بعضها مثل املنسوجات.• عدم اتباع الطرق املناسبة ىف التخزين منها ختزين القضبان املعدنية على حوامل خاصة متنع •
ها. وختزين األصناف القابلة للكسر ىف صناديق.ثنيها وتقويس كسر املادة أثناء نقلها من مكان إىل آخر نتيجة عدم استخدام معدات النقل املناسبة.• عدم تغليف املواد الىت حتتاج إىل تغليف.• حرق املواد نتيجة لعدم استخدام سالمة وأمن احلريق ىف املستودع.• يانتهاوقاية املواد واملهمات وص -بالوقاية من التلف لطول فرتة التخزين، وخاصة بالنسبة للمواد الكيماوية واملطاط •
والبطاريات واألدوية، ويراعى أال يتم شراء هذه األصناف بكمية كبرية إال ىف حدود معدالت االستخدام العادية وحلدود فرتة صالحية الصنف للتخزين وتعترب طريقة صرف ما يرد أوالً
الً أفضل طريقة عند التعامل ىف هذه األصناف، كما جيب استخدام العبوات يصرف أو احملكمة واملناسبة مع هتيئة الظروف اجلوية املناسبة لكل صنف على حدة.
۱۲
الوقاية من الظروف اجلوية وخاصة ىف حالة التخزين ىف العراء لفرتات طويلة وىف فصول • بتوفري األغطية واملظالت واستخدام العبوات متباينة خالل السنة وهنا يلزم االحتياطات
املالئمة.الوقاية من البلل داخل املخازن بسبب الرشح ورطوبة اجلدران أو كسر مواسري املياه أو •
تكثف البخار أو نتيجة الستخدامهم مياه اإلطفاء ويراعى ىف هذه احلالة اختاذ كافة تيار مواد البناء وتوفري جمارى الصرف واتباع االحتياطات منذ مرحلة تصميم املبىن املخزىن واخ
الطرق السليمة لرص املواد.الوقاية من الصدأ التآكل وخاصة ىف األجهزة واملعدات وقطع الغيار والعدد واألصناف •
وهذه كلها يلزم حفظها ىف مكان جاف ومحايتها باألغلفة املانعة للرطوبة وطالؤها بالشحم والزيت الثقيل.
من الغبار بالنسبة لألجهزة الدقيقة واملنسوجات وذلك بتوفري أجهزة امتصاص الغبار الوقاية • وتنقية اهلواء منه ومداومة عمليات النظافة اليدوية واآللية.
الوقاية من احلشرات واجلراثيم وهنا جيب استخدام املبيدات مع مراعاة عدم تأثريها على • وكذلك االختيار السليم ألماكن ومنشآت املخازن األصناف املخزنة وخاصة املواد الغذائية
واألوعية الواقية ضد هذه االعتبارات.الوقاية من اإلشعاع وذلك بالنسبة لألصناف املشعة حيث جيب اختاذ االحتياطات حلماية •
األفراد واألصناف األخرى ويفضل خزن هذه األصناف ىف أماكن منعزلة مع توفر البيئة الىت شعاعات.متنع تسرب اإل
الوقاية من الصدمات واالحتكاك أما أثناء التداول أو التخزين نتيجة للسقوط. وهنا جيب • أن تكون معدات النقل واملناولة سليمة وكذلك إجراءات الصيانة الدورية هلا وصيانة
األرضيات ومعدات التخزين والكشف عليها قبل استعماهلا
۱۳
اليوم التدريبي الثاني
۱٤
الجلسة االولى
المستودع المدرسييعترب املستودع املدرسي من املستودعات احلكومية واليت ختضع لنظام وقواعد واجراءات
املستودعات احلكومية واهلدف من أوًال :اإلجراءات العامة:
. حافظ على أصناف العهد املصروفة للمدرسة.١ افظة على العهد الشخصية املصروفة هلم.. أكد على مجيع منسويب املدرسة باحمل٢ . ال تطبع النماذج املستودعية.٣ . ال متح أو تكشط أو تشطب أي رقم أو عبارة عند استعمال النماذج املستودعية.٤ . قم بالتصحيح الالزم باستخدام املداد األمحر ووقع على ذلك .٥ . عّدل األرقام بكتابة التصحيح رقماً وكتابة.٦ ناف العهد أوالً بأول وال ترجئها إىل يوم تاٍل.. قيد أص٧ . حدد رصيد العهد بعد كل عملية استالم أو صرف أو إرجاع.٨ . ال تغري أو تعّدل النماذج املستودعية.٩
. ألغ أي منوذج من مناذج املستودعات حدث فيه خطأ أو سهو بوضع خطني مائلني ١٠(الغي)، واشرح أسباب اإللغاء على ظهر متوازيني باملداد األمحر واكتب بينهما عبارة
النموذج ووقع على ذلك،واحتفظ بالنموذج امللغى يف ملف خاص.. ختلص من األصناف املكدسة اليت مل تعد احلاجة قائمة هلا يف مدرستك وفقاً ملا ١١
سيوضح يف رابعاً .ما خيصه من . كّون جلنة يف بداية كل عام دراسي لتسليم كل موظف أو معلم أو غريمها١٢
أدوات وأثاث واستلمها منه يف �اية كل عام مبوجب حمضر جرد وتسليم.
۱٥
ثانًيا : صرف أصناف المخزون آ إذا كانت املدرسة حمدثة اتبع اآليت:
. حرر خطاباً ملدير املستودع تطلب فيه طلب صرف مواد على النموذج املعد لذلك على ١ املدرسة احملدثة. أن ترفق خبطابك صورة من تكليفك بإدارة
. اتبع اخلطوات اخلاصة بصرف املواد يف املدارس القائمة.٢ ب إذا كانت مدرستك من املدارس القائمة اتبع اآليت:
. أعد منوذج طلب صرف مواد ، على النموذج املعد لذلك من أصل ومخس صور.١ . قم بتعبئة رقم الصنف بعد الرجوع إىل دليل األصناف.٢ سم الصنف ووصفه، نوع الصنف، الوحدة، الكمية املطلوبة.. قم بتعبئة ا٣. قم بتعبئة الرقم املتسلسل اخلاص باملدرسة (على الركن األعلى األيسر من النموذج) على ٤
أن يبدأ من أول طلب صرف مواد من املدرسة. . خصص لكل جمموعة أصناف متجانسة وموجودة يف مستودع واحد منوذجاً خاصاً هبا .٥ ع النموذج واختمه خبتم املدرسة أسفل التوقيع.. وق٦ . احتفظ بالصورة اخلامسة يف ملف خاص.٧. أرسل الصور األربع واألصل إىل صاحب الصالحية (مدير التعليم أو من ينيبه) ٨
العتماده. . أرسل الصور األربع واألصل إىل إدارة املستودعات الختاذ إجراءات الصرف.٩
ف مع الصور إىل املستودع الذي خيزن به املطلوب (األثاث . أرسل أصل طلب الصر ١٠املكتيب، الكتب الدراسية، األدوات املكتبية، املختربات والوسائل التعليمية، الرجع، كتب
املكتبات،.. اخل) للحصول على األصناف اليت طلبت.لى طلب . استلم الصورة الرابعة مع األصناف املسلمة للمدرسة بعد مطابقة األصناف ع١١
الصرف الذي وقعت عليه باالستالم.. احفظ الصورة الرابعة واملوقع عليها باستالم املواد املصروفة يف ملف خاص هبا للرجوع ١٢
إليها عند احلاجة.
۱٦
ثالثًا : قيد العهد . سّجل األصناف املستدمية يف بطاقات عهدة خاصة هبا.١صة هبا وميكن أن خيصص لكل صنف . سّجل األصناف املستهلكة يف بطاقات عهدة خا٢
من األصناف املستهلكة بطاقة خاصة هبا من بطاقات العهدة على النموذج املعد لذلك. سّجل األصناف املصروفة مبوجب طلب صرف مواد على النموذج املعد لذلك يف ٣
بطاقات العهدة على النموذج املعد لذلك من واقع ما دون يف طلب الصرف حبيث يبني لبيانات املتعلقة بالصنف املصروف.مجيع ا
. سّجل األصناف املصروفة مبوجب نقل عهدة يف بطاقة العهدة على النموذج املعد لذلك.٤. سّجل األصناف املصروفة كمنح أو هدايا أو هبات أو تربعات يف بطاقة العهدة على ٥
النموذج املعد لذلكه يف بطاقة العهدة على النموذج . سّجل األصناف املشرتاة من عائدات املقصف أو غري ٦
املعد لذلك.. سجل الرصيد املوجود يف املدرسة يف احلقل املخصص يف بطاقة العهدة على النموذج ٧
املعد لذلك بعد كل عملية قيد أو نقل أو إرجاع للعهدة .
رابًعا : نقل العهدة املدرسة أو من إدارة أو قسم اتبع اإلجراءات اآلتية عند نقل العهدة داخلياً بني العاملني يف
أو موقع أو منطقة إىل أخرى: . معاينة العهدة املراد نقلها من قبل املسلم واملستلم أو مبعرفة جلنة تشكل هلذا الغرض.١. إعداد حمضر بنقل العهدة من أصل وصورتني يعتمد من مدير املدرسة إذا كان داخلياً بني ٢
عليم إذا كان غري ذلك.العاملني يف املدرسة أو من مدير الت. إرسال أصل حمضر نقل العهدة من إىل إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون بإدارة ٣
التعليم إلجراء قيود نقل العهدة. وتسلم الصورة األوىل للمسلم وتسلم الصورة الثانية للمستلم.
۱۷
إىل غريها.. متابعة إجراءات إنزال العهدة من عهد مدرستك إذا كانت منقولة منها ٤
الثانية الجلسة خامًسا : فقدان أو تلف األصناف
. حرر حمضراً حبادث الفقد أو التلف يوقع من ثالثة أعضاء على األقل.١. تقص أسباب التلف أو الفقد احلاصل وعما إذا كان ذلك نتيجة إمهال أو تقصري يف ٢
يد مسؤولية املقصر أو الصيانة أو سوء استخدام، أو أية عوارض أخرى طارئة مع حتد املتسبب.
. ارفع احملضر إىل مدير التعليم الختاذ الالزم.٣
سادًسا : التخلص من رجيع المدارس من العهد . شكل جلنة من ثالثة أعضاء.١. كلف اللجنة بتصنيف رجيع املدرسة ( جديدة ، صاحلة لالستعمال، ميكن إصالحها ، ٢
غري صاحلة ) . ابة بيانات لكل صنف . . كلف اللجنة بكت٣. كلف اللجنة بكتابة توصية لكل صنف إما إضافتها إىل مستودعات إدارة التعليم إذا ٤
كانت جديدة أو صاحلة لالستعمال ، أو إصالحها إذا كانت الفائدة من إعادة استعماهلا تزيد على تكاليف اإلصالح مع بيان نوع اإلصالح املبدئي، أو التخلص منها عن طريق
لبيع أو اإلتالف مع مراعاة املصلحة العامة يف مجيع األحوال .ا . أرسل البيانات وحمضر اللجنة للمستودعات بإدارة التعليم لتتخذ اإلجراءات الالزمة .٥ . تابع اإلجراءات حىت يتم التخلص من الرجيع وينّزل من عهدة املدرسة .٦
۱۸
سابعاً:إرجاع األصناف إلى المستودعات
ألصناف إىل املستودعات كل ثالثة أشهر أو أقل عند انتهاء الغرض الذي صرفت . أرجع ا١من أجله أو يف حالة االستغناء عنها، أو عند زيادهتا عن احلاجة الفعلية أو لعدم صالحيتها
أو لتلفها. . حرر مستند إرجاع على النموذج املعد لذلك من أصل وسبع صور.٢ األصناف إىل املستودعات. . وقع املستند واختمه وأرسله مع٣ . اعرض األثاث كالكراسي وغريه على املفتش اإلداري للتصديق بعدم صالحيتها.٤ . اعرض األدوات الكهربائية على قسم الصيانة.٥ . اعرض األدوات الرياضية والفنية والكشفية على قسم النشاط.٦ عليم.. اعرض أدوات املختربات والوسائل التعليمية على تقنيات الت٧. استلم الصورة السابعة اليت تفيد باستالم املستودعات لألصناف املرجعة بعد البت يف أمر ٨
األصناف املرجعة من قبل اللجنة املختصة واستالم املستودع األصناف املرجعة. ثامًنا : جرد األصناف
جلنة من . اجرد مجيع األصناف يف املستودع دفعة واحدة مرة كل سنة على األقل بواسطة١ غري املسؤولني عن عهد املستودعات أو قيدها.
. دون األصناف يف استمارة اجلرد على النموذج املعد لذلك من أصل ومخس صور، بعد ٢ اعتمادها وتوقيعها.
. أرسل األصل والصور إىل إدارة التعليم بعد مطابقتها على ما هو مدون يف بطاقة العهدة ٣ على النموذج املعد لذلك.
سًعا : ترتيب المستودعات تا . صنف األصناف حسب مسمياهتا الواردة يف دليل األصناف.١ . خصص لكل صنف درجاً من أدراج املستودع.٢. كلف أحد املستخدمني أو العمال مبتابعة تنظيف املستودع من قبل عمال النظافة ٣
۱۹
ستودع.أسبوعّيا إن وجدوا ، أو يكلف أحد املستخدمني أو العمال بتنظيف امل. احصر الكتب الزائدة بعد تسليم مجيع الطالب كتبهم وكذا املعلمني مث حرر مستند ٤
إرجاع على النموذج املعد لذلك مث أعد الكتب الزائدة للمستودع.. احصر األثاث الزائد والذي ال حتتاجه املدرسة مث حرر مستند إرجاع على النموذج املعد ٥
ستودع أو اتصل بإحدى مدارس املنطقة اليت ترى أ�ا حباجة لذلك ، مث أرجع الزائد منه للم إليه وانقله من عهدة مدرستك إىل املدرسة األخرى احملتاجة.
. خصص مستودعاً خاصاً بالرجيع.٦. ال ترم األثاث التالف أو الزائد يف أفنية املدرسة وساحاهتا ومالعبها وال على سطوحها بل ٧
للرجيع. احفظه يف املستودع الذي خصصته
عاشًرا :شروط المستودعات . وفر طفايات حريق باملستودع.١ . وفر جرادل رمل باملستودع.٢ . أطفئ كهرباء املستودع من القاطع.٣ . زود املستودع بوحدات رفوف.٤ . احرص على هتوية املستودع بني حني وآخر.٥ . خصص مكانًا حمدًدا حلفظ املواد اخلطرة يف املستودع.٦ زود املستودع بإضاءة كافية. ٧
۲۰
الثالثاليوم التدريبي
۲۱
الجلسة االولى نظام المستودعات الحكومية في المملكة العربية السعودية
مادة (١) : تعريف :الوزارة أو املصلحة أو الدائرة –الواردة بأحكام هذه القواعد –تعين وتشمل كلمة (وزارة)
ية املستقلة.احلكومية ذات امليزان مادة (٢) : الهيكل التنظيمي لجهاز المستودعات :
يكون جهاز املستودعات يف الوزارة على شكل إدارة أو شعبة أو قسم وفقاً حلجم العمل ومتطلباته على أن ترتبط املستودعات باإلدارة العامة للشئون اإلدارية واملالية يف املراكز
إلدارية.الرئيسية وبرئيس الفرع يف الفروع ا مادة (٣) : مسئوليات إدارة المستودعات :
تعترب إدارة املستودعات مسئولة عن كل من تنفيذ أحكام هذه القواعد واإلشراف على أعمال املستودعات والتنسيق مع اإلدارات األخرى بالوزارة املعنية يف تقدير االحتياجات
األصناف وفقاً للطرق املناسبة السنوية هلا من األصناف املختلفة وترتيب وحفظ وصيانة لطبيعة كل صنف وتوفري وسائل السالمة واألمن يف املستودعات.
مادة (٤) : الوظائف المستودعية : مع مراعاة ما ورد بدليل تصنيف الوظائف بالديوان العام للخدمة املدنية يكون من بني
الوظائف املستودعية وفقاً ملقتضيات العمل ما يلي : ١- مدير إدارة المستودعات :
ويقصد به مدير إدارة أو شعبة أو رئيس قسم ويتوىل اإلدارة واإلشراف على كل ما يتعلق بأعمال املستودعات وموظفيها. ومن مسئولياته... تنظيم وتطوير العمل يف املستودعات
ية ومراقبة متوينها والتفتيش عليها ، وتنفيذ أحكام هذه القواعد وما تصدره وزارة املال
۲۲
واالقتصاد الوطين يف شئون املستودعات وذلك مع عدم اإلخالل بأحكام نظام وظائف مباشرة األموال العامة والئحة إجراءات اجلرد الصادرة عن ديوان املراقبة العامة تنفيذاً ألحكام
ذلك النظام. ٢- مأمور عهدة ساحة استالم :
ساحة االستالم إىل أن يتم فحصها ويتوىل عملية االستالم املوقت لألصناف الواردة يف وقبوهلا، كما يقوم بقطع مذكرات استالم بتلك األصناف وتسليمها �ائياً ألمني أو مأمور
املستودع املختص، ويساعد مأمور عهدة ساحة االستالم آخرون حسب حاجة العمل ومقتضياته.
٣- أمين أو مأمور المستودع :عي أمني أو مأمور مستودع يساعده آخرون حسب يعني لكل مستودع مركزي أو مستودع فر
حاجة العمل ومقتضياته ، وجيوز تعيني مأمور مستودع يف غرفة اإلمداد أو الطوارئ عند االقتضاء.
ومن مهامه استالم األصناف الواردة واحملافظة عليها واستيفاء اإلجراءات النظامية عند الشرتاك يف جلان فحص األصناف.استالمها أو صرفها منه أو إرجاعها إليه ، وله ا
٤- كاتب بطاقات الصنف :ويكون مسئوالً عن قيد حركة األصناف يف بطاقات الصنف من واقع املستندات املؤيدة يف
كل من املراكز الرئيسية والفروع اإلدارية وما يف حكمها ، وحفظ تلك املستندات وعليه حد الطلب.إبالغ إدارة املستودعات عند وصول رصيد الصنف إىل
٥- كاتب مستودع :يقوم بأعمال تسجيل البيانات وحترير التقارير وحفظ املستندات مبلفاهتا وما يسند إليه من
أعمال من قبل رئيسه.مادة (٥) : حاالت تعيين أمناء ومأموري المستودعات ومساعديهم وإجازاتهم
وانتدابهم وانفكاكهم عن الوظيفة :تهاء خدمة أمني أو مأمور املستودع أو املسئول عنه باالستقالة أو عند تعيني أو نقل أن ان
(يف حالة الوفاة ينضم –بلوغ السن النظامي أو الوفاة. يتعني إجراء جرد وحماسبة املستودع
۲۳
إىل جلنة اجلرد وكيل املتوىف).مني ويف حالة وجود أمني أو مأمور مستودع ومساعد ألحدمها ، جيوز أن حيل املساعد حمل األ
أو املأمور عند قيام األخري بإجازة أو انتدابه أو مرضه أو غيابه دون إجراء عملية اجلرد النظامية مىت اتفق الطرفان (األمني أو املأمور واملساعد) ووافق مدير إدارة املستودعات على
ذلك.فأكثر ويف حالة عدم وجود مساعد ألحدمها عند القيام بإجازة أو انتداب ملدة ثالثة شهور
يتعني إجراء جرد وحماسبة. وإذا كانت تلك املدة أقل من ثالثة شهور، جيوز للرئيس املختص أن يعهد بتسليم موجودات املستودع إىل موظف ينتدبه مبوجب حمضر تسليم وتسلم.
ويف حالة غياب أمني أو مأمور املستودع أو املسئول عنه. ومل يكن هناك مساعد. تشكل ختصة لفتح املستودع لتصريف األعمال به مث يعاد غلقه مبعرفة تلك اللجنة جلنة من السلطة امل
وإعداد احملضر الالزم هلذا اإلجراء حلني عودة املسئول عن املستودع.وذلك مع عدم اإلخالل بأحكام نظام وظائف مباشرة األموال العامة والئحة إجراءات اجلرد
الصادرة عن ديوان ملراقبة العامة. مادة (٦) : تقسيم المستودعات :
تنقسم املستودعات احلكومية إىل ثالث جمموعات وفقاً ملا يقتضيه اهليكل التنظيمي املعتمد للوزارة.
(جمموعة أ) املستودعات املركزية :وتقوم خبدمة املركز الرئيسي للوزارة واستالم األصناف الواردة إليها ، كما تتوىل متوين
إلمداد والطوارئ يف حدود النسب املعتمدة.املستودعات الفرعية وغرف ا (جمموعة ب) املستودعات الفرعية :
وتقوم خبدمة الفرع اإلداري الرئيسي ووحداته ، وجيوز هلا متوين غرف اإلمداد والطوارئ واستالم األصناف الواردة إليها.
(جمموعة ج) غرف اإلمداد والطوارئ : غرف اإلمداد :
ارية الصغرية ، مثل امللحق منها بوحدات األرصاد اجلوية أو وتنشأ خلدمة الوحدات اإلد
۲٤
املستوصفان أو حمطات التليفزيون ما مياثلها. غرف الطوارئ :
وتنشأ ألداء خدمة كلما اقتضت الضرورة ذلك ، كتلك اليت تلحق بوحدات اإلسعاف املتنقلة وما مياثلها.
وهلذه الغرف أن تستلم األصناف الواردة إليها. مادة (٧) : أصناف المخزون :
-تنقسم أصناف املخزون من حيث خصائصها وطبيعة استعماهلا إىل نوعني : أصناف مستدمية : -١
وهي اليت ال تستهلك ولكن هلا عمر استعمايل وتعاد أو بقاياها إىل املستودع بعد انتهاء ها :صالحيتها أو االستغناء عنها ، وتقسم األصناف املستدمية إىل جمموعات من
األثاث املكتيب.. مثل املكاتب والكراسي بأنواعها املختلفة ودواليب احلفظ والفهرسة - واألبسطة والستائر....
املطبوعات واألوراق ذات القيمة.- أجهزة التربيد والتسخني والتدفئة والتهوية والتكييف.- أجهزة أو معدات املستشفيات واملختربات واملعامل ما مياثلها.- ارات واملعدات الزراعية.السي- األشرطة التليفزيونية واإلذاعية عدا اإلعالمية منها.- أجهزة مقسمات اهلاتف وما يتبعها.- أصناف معدة لالستهالك : -٢
وهي اليت تستهلك باالستعمال املباشر وال يتخلف عنها بقايا من نوعها. وتقسم األصناف املعدة لالستهالك إىل جمموعات منها :
وات الكتابية.األد- اللوازم التعليمية االستهالكية.- األدوية الطبية والعقاقري واألمصال واللقاحات.- املواد الكيماوية واملبيدات واألدوات الطبية االستهالكية.-
۲٥
األدوات الزجاجية اليت تستخدم يف االختبارات.- عنها بقايا من نوعها. املواد اخلام الالزمة للتصنيع اليت تدخل يف التشغيالت وال يتخلف- الوقود ومشتقاته.- مواد النظافة.- املواد واملنتجات الغذائية.- بعض أنواع قطع الغيار اليت ال يستفاد منها بعد استعماهلا وال جيدي فيها أي إصالح.-
أما بالنسبة لألصناف اليت جتمع بني النوعني السابقني فيتم حتديد إحلاقهما بأيهما باالتفاق رة املالية واالقتصاد الوطين.مع وزا
مادة (٨) : استالم األصناف النماذج املستعملة يف استالم األصناف املؤمنة بالشراء :
أ- إشعار استالم مؤقت ألصناف تحت الفحص (نموذج رقم ١) :ويستعمل هذا النموذج إلثبات ورود األصناف واستالمها بصفة مؤقتة، إىل أن يتم فحصها
ياً وال جتري أية قيود مبوجب هذا النموذج.أو حتليلها خمرب ب- مذكرة استالم (نموذج رقم ٢) : ويستعمل هذا النموذج إلثبات استالم األصناف
بعد فحصها وقبوهلا وتسليمها بصفة �ائية ألمني أو مأمور املستودع املختص.ناف اليت ) ويستعمل هذا النموذج إلثبات استالم األص٣ج/ حمضر استالم : (منوذج رقم
تدعو الضرورة الستخدامها مباشرة كمواد اإلعاشة اليومية واحملروقات أو لرتكيبها بصفة مباشرة يف مواقع العمل لألغراض املخصصة هلا.
مادة (٩) : استالم األصناف المشتراة : ١- في المستودعات المركزية والفرعية الرئيسية :
الرئيسية ختصيص ساحة استالم األصناف اليت ترد يتعني على املستودعات املركزية والفرعية إليها حيث يقوم مأمور عهدة ساحة االستالم بتحرير (إشعار استالم مؤقت ألصناف حتت
) من أصل وثالث صور. تبني به األصناف املستلمة حبضور املسلم ١الفحص) منوذج رقم (ص لبدء أعماهلا خالل حيث يسلم له األصل وترسل الصورة األوىل مباشرة إىل جلنة الفح
مخسة أيام على األكثر من تاريخ إبالغها وترسل الصورة الثانية إىل إدارة املشرتيات وحيتفظ
۲٦
بالصورة الثانية لدى مأمور عهدة ساحة االستالم.كما يتم اإلشعار املورد مبوعد اجتماع جلنة إلجراء الفحص وبعد إمتام فحص األصناف
) من واقع ٢ة االستالم بقطع (مذكرة استالم) منـوذج رقم (وقبوهلا يقوم مأمور عهدة ساحاملستندات النظامية من أصل وأربع صور باألصناف اليت مت قبوهلا حبضور أمني أو مأمور
املستودع املختص حيث يقوم األخري باالستالم النهائي لألصناف مباشرة ونقلها إىل املستودع -ع مذكرة االستالم على النحو التايل :خالل ثالث أيام على األكثر ، ويتم توزي
يرسل أصل مذكرة االستالم ومرفقاهتا (مثل حمضر الفحص الذي يبني به رقم وتاريخ إشعار - االستالم املؤقت ، والفاتورة وأمر التوريد) إىل اإلدارة املالية الختاذ إجراءات الصرف.
) إلثبات األصناف -٤- ترسل الصورة األوىل للمسئول عن بطاقات الصنف (منوذج رقم- الواردة يف حقل الوارد من بطاقات الصنف وحفظها يف ملف خاص.
ترسل الصورة الثانية إلدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون ، لقيد تلك األصناف املستلمة -).-٥-يف حقل الوارد من بطاقات مراقبة الصنف (منوذج رقم
ات.ترسل الصورة الثالثة إىل إدارة املشرتي- وحتفظ الصورة الرابعة لدى أمني أو مأمور املستودع.- مع عدم اإلخالل بأحكام نظام تأمني مشرتوات احلكومة وتنفيذ أعماهلا ومشروعاهتا -٢
والتعاميم الصادرة هبذا الشأن جيوز للجهة اإلدارية يف بعض حاالت أعمال املقاوالت وعقود فيات واملدارس واملكتبات أن يكتفي يف اإلنشاءات اليت تتضمن عمليات تأثيث كاملستش
) من أصل وأربع صور من واقع ٣استالم األصناف بإعداد حمضر استالم منوذج رقم (االستالم االبتدائي على أن يوضح به تفاصيل مواصفات وأقيام مجيع األصناف املستلمة
إليه بعد توقيعه من وجيري توزيع النموذج املشار –إفرادياً مع ذكر تاريخ االستالم االبتدائي -الرئيس املسئول على النحو التايل :
يرسل أصل حمضر االستالم واملستندات النظامية إىل اإلدارة املالية إلجراء الالزم.- حيتفظ بالصورة األوىل لدى املسئول عن بطاقات الصنف أو املوظف املختص لقيد الوارد -
احلال.يف بطاقات الصنف أو كشف احلركة األسبوعي حسب ترسل الصورة الثانية إىل إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون لقيد الوارد يف بطاقات مراقبة -
۲۷
الصنف.ترسل الصورة الثالثة إىل إدارة املشاريع.- حتتفظ جهة االستالم بالصورة الرابعة.- مبوجب وعند تسليم تلك األصناف لإلدارات أو األقسام أو املوقع أو املوظفني يتم ذلك -
) من هذه القواعد.١١) ووفقاً ألحكام املادة (٧طلب صرف مواد منوذج رقم ( يف غرف اإلمداد أو الطوارئ أو املواقع : يقوم املسئول املختص بإعداد حمضر استالم يف -٣
أصل وأربع صور باألصناف اليت مت فحصها وقبوهلا واستالمها ويتم توزيعه على النحو التايل :- ضر االستالم واملستندات النظامية املؤيدة إىل اإلدارة املالية الختاذ إجراءات يرسل أصل حم-
الصرف.حيتفظ بالصورة األوىل لدى الغرفة أو املوقع يف ملف خاص لقيد تلك األصناف يف -
).٤) أو بطاقات الصنف (منوذج رقم -٦-الكشف األسبوعي حلركة الصنف (منوذج رقم إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون مع الكشف األسبوعي حلركة ترسل الصورة الثانية إىل -
الصنف لقيد تلك األصناف يف حقل الوارد من بطاقات مراقبة الصنف.ترسل الصورة الثالثة إىل إدارة املشرتيات بالوزارة.- ترسل الصورة الرابعة إىل إدارة املستودعات يف الوزارة .-
وحدات الصيانة واإلصالح واللجان اليت تشكل ألداء خدمة وتتبع ذات اإلجراءات بالنسبة لمعينة يف املواقع ( مثل جلان االمتحانات وجلان التعاقد ويف سفارات اململكة يف اخلارج اليت ال يوجد هبا أمني أو مأمور مستودع وما مياثلها) عند قيامها بتأمني بعض األصناف يف احلاالت
ال املباشر لتلك األصناف. وذلك مع عدم اإلخالل االضطرارية اليت تستدعي االستعمبأحكام (نظام تأمني مشرتوات احلكومة وتنفيذ مشروعاهتا ) والالئحة التنفيذية الصادرة
تنفيذاً لذلك النظام ، والتعليمات املالية املقررة.رسوم ويف مجيع حاالت االستالم يتعني على اجلهة اإلدارية إثبات أسعار األصناف مبا فيها ال
اجلمركية يف النماذج املستودعية اخلاصة بذلك. مادة (١٠) : مذكرة االستالم
۲۸
)٢(نموذج رقم
١- حكمها وطبعها :تعترب مذكرة االستالم يف حكم األوراق ذات القيمة. حيث ختتص وزارة املالية واالقتصاد
شكل جمموعات الوطين بطبعها يف مطبعة احلكومة وفق النموذج امللحق هبذه القواعد على من أصل وأربع صور يف جملدات حيتوي كل جملد منها على مائة ورقة بأرقام مسلسلة على أن
يثبت الرقم املتسلسل ألول وآخر ورقة لكل جملد على غالفه وخيتم خبتم وزارة املالية واالقتصاد الوطين. ويتم طبعها مبقتضى أمر كتايب يصدر من اجلهة املختصة يف الوزارة إىل
طبعة احلكومة يبني به العدد التقديري الذي يتوقع قيام احلاجة إليه يف مجيع اجلهات م احلكومية خالل سنة مالية واحدة.
٢- صرفها واستعمالها :تصرف جملدات مذكرة االستالم من قبل وزارة املالية واالقتصاد الوطين للجهات احلكومية
فحص جملدات (مذكرة االستالم) مبوجب طلبات صرف حتررها اجلهات الطالبة وجيب للتأكد من سالمة وتسلسل أوراقها وعدم وجود نقص أو تشويه فيها مث ختتم خبتم الوزارة
املستلمة إىل جانب ختم وزارة املالية واالقتصاد الوطين ، ويتم حفظها مبكان أمني يف ناف اليت ترد املستودع املختص وجيب استعمال مذكرات االستالم دون غريها يف إدخال األص
إىل املستودعات أياً كانت صورة توريدها سواء بالشراء أو كهدايا وخالفها ، وذلك يف غري احلاالت املنصوص عنها يف هذه القواعد.
كما أنه ال جيوز استعمال جملد ما من مذكرة االستالم قبل انتهاء أوراق اجمللد الذي قبله حال قطع أكثر من مذكرة استالم واحدة بذات ووفق التسلسل الرقمي هلا . وال جيوز بأي
كما يف حالة فقدا�ا –األصناف ، وإمنا جيوز استخراج صورة مصدقة منها عند الضرورة ويسري يف شأن فقدها أو تلفها األحكام الواردة يف هذه القواعد.
مادة (١١) : صرف األصناف من المستودعات) سواء ٧صرف مواد (منوذج رقم يتم صرف األصناف من املستودعات مبوجب طلب
لإلدارات واألقسام واملواقع اليت ختدمها أو لتموين املستودعات الفرعية أو غرف اإلمداد -والطوارئ بعد أخذ االحتياطات الالزمة أثناء النقل وذلك على النحو التايل :
۲۹
أوالً – صرف األصناف إلى اإلدارات أو األقسام أو الموظفين أ- في حالة الصرف من مستودع مركزي أو فرعي :
يعد منوذج طلب صرف مواد من أصل ومخس صور ، حتتفظ اجلهة الطالبة بالصورة اخلامسة، وحيال بعد توقيعه من اجلهة الطالبة واعتماده من صاحب الصالحية إىل إدارة املستودعات
اذ إجراءات الصرف ويتم توزيع األصل والصور على النحو التايل :الخت حيتفظ أمني أو مأمور املستودع باألصل.- ترسل الصورة األوىل إىل املسئول عن بطاقات الصنف الستنزال الكميات املصروفة يف حقل -
املنصرف من بطاقات الصنف.املخزون الستنزال الكميات املصروفة ترسل الصورة الثانية إىل إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة-
يف حقل املنصرف من بطاقات مراقبة الصنف.ترسل الصورة الثالثة إىل مراقب العهد بالنسبة لألصناف املستدمية القيد من واقعها يف -
) ، وحيتفظ هبا بإدارة املستودعات إذا كانت األصناف املصروفة ٨بطاقات العهد (منوذج رقم معدة لالستهالك.
تسلم الصورة الرابعة مع األصناف للجهة الطالبة.- ب- في حالة الصرف من غرف اإلمداد والطوارئ :
يعد طلب صرف مواد من أصل ومخس صورة ، حتتفظ اجلهة الطالبة بالصورة اخلامسة وبعد -اعتماده من صاحب الصالحية ، يتم توزيعه على النحو التايل :
وىل للقيد من واقعه يف (الكشف األسبوعي حلركة النصف) حتتفظ الغرفة باألصل وصورته األ- واستنزال الكمية املصروفة من آخر رصيد به.
ترسل الصورة الثانية مع صورة من (الكشف األسبوعي حلركة الصنف) إىل إدارة أو قسم أو -وحدة مراقبة املخزون الستنزال الكميات املصروفة يف حقل املنصرف من بطاقات مراقبة
.الصنف ترسل الصورة الثالثة إىل مراقب العهد لقيد األصناف املصروفة إذا كانت من األصناف -
املستدمية يف بطاقات العهد اخلاصة باملوقع أو املوظف ، أما إذا كانت األصناف املصروفة معدة لالستهالك فرتسل الصورة الثالثة إلدارة املستودعات حلفظها.
۳۰
ف للجهة الطالبة.تسلم الصورة الرابعة مع األصنا- ثانياً – صرف األصناف للتموين من مستودع إلى مستودع أخر
أ- الصرف من مستودع مركزي إلى فرعي أو مستودع فرعي إلى فرعي آخر :تقوم إدارة املستودعات التابعة للجهة الطالبة بإعداد طلب صرف مواد من أصل ومخس
صور، يتم توزيعه على النحو التايل :هة الطالبة بالصورة اخلامسة من طلب الصرف. ويرسل األصل واألربع صور إىل حتتفظ اجل-
جهة الصرف الختاذ اإلجراءات الالزمة عليه. وبعد اعتماده من صاحب الصالحية وحتديد -الكمية املعتمد صرفها ، وبعد صرف الكميات املرخص هبا يتم اآليت :
رابعة.حيتفظ أمني أو مأمور مستودع الصرف بالصورة ال- ترسل الصورة األوىل إىل املسئول عن بطاقات الصنف الستنزال الكميات املصروفة يف حق -
املنصرف من بطاقات الصنف.ترسل الصورة الثانية إىل إدارة أو قسم أو وحدة املخزون الستنزال الكميات املصروفة يف -
د وصورته الثالثة مع حقل املنصرف من بطاقات مراقبة الصنف مث يعاد أصل طلب صرف املوا األصناف املصروفة إىل اجلهة الطالبة.
وبعد فحص األصناف والتوقيع مبا يفيد استالمها :يرسل األصل إىل إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون لقيد الكميات املستلمة يف حقل -
الوارد من بطاقات مراقبة الصنف.الصنف يف إدارة مستودعات اجلهة الطالبة ترسل الصورة الثالثة إىل املسئول عن بطاقات-
لقيد األصناف املستلمة يف حقل الوارد من بطاقات الصنف.ب- الصرف من مستودع مركزي أو فرعي إلى غرف اإلمداد أو الطوارئ أو وحدات
الصيانة أو ما يماثلها :ثبت به يقوم املسئول علن الغرفة املعنية بإعداد طلب صرف مواد من أصل ومخس صور ، ت
الكميات املطلوب صرفها وفق املعدالت املقررة ، ويتم توزيع أصل طلب صرف املواد وصوره -على النحو التايل :
حتتفظ الغرفة بالصورة اخلامسة.-
۳۱
ويرسل األصل واألربع صور إىل جهة الصرف الختاذ اإلجراءات الالزمة عليه.- وبعد اعتماده من صاحب الصالحية وتحديد الكمية المعتمدة وصرفها :
حيتفظ أمني أو مأمور مستودع الصرف بالصورة الرابعة.- ترسل الصورة األوىل إىل املسئول عن بطاقات الصنف الستنزال الكميات املصروفة يف حقل -
املنصرف من بطاقات الصنف.فة ترسل الصورة الثانية إىل إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون الستنزال الكميات املصرو -
من بطاقات مراقبة الصنف.مث يعاد أصل طلب صرف املواد وصورته الثالثة مع األصناف املصروفة إىل غرفة اإلمداد -
والطوارئ الطالبة وبعد فحص األصناف والتوقيع مبا يفيد استالمها تثبت يف (الكشف األسبوعي حلركة الصنف) يف حقل الوارد وتضاف إىل آخر رصيد به.
صرف املواد إىل إدارة املستودعات حيث ترسله إىل مستودع الصرف يعاد أصل طلب- للحفظ.
ترسل الغرفة الصورة الثالثة مع الكشف األسبوعي حلركة الصنف إىل إدارة أو قسم أو وحدة -مراقبة املخزون إلجراء قيد األصناف يف حقل الوارد من بطاقة مراقبة الصنف اخلاصة بغرفة
اإلمداد أو الطوارئ. ثالثاً – طبع طلب الصرف
) حبيث حيمل رقماً متسلسالً عاماً ملطابع احلكومة ٧يتم طبع طلب صرف املواد منوذج رقم (وعند استعماله يعطي رقماً متسلسالً خاصاً باجلهة الطالبة للصرف كما يتعني أن خيتم خبتم
كل من وزارة املالية واالقتصاد الوطين واجلهة املستعملة له. مادة (١٢) : الهدايا والهبات والتبرعات
مع عدم اإلخالل بأحكام هذه القواعد ، يتبع يف شأن استالم وصرف أصناف كهدايا وهبات وتربعات ما يلي :
أوالً – في حالة االستالم :عند ورود تلك األصناف تفحص من قبل جلنة وتبني حالتها وتسلم للمستودع املختص
ر استالم حسب احلال مع إثبات أسم اجلهة املتربعة ويقطع هبا مذكرات استالم أو حماض
۳۲
وإيضاح عبارة (منح ، هدايا ، هبات ، تربعات) يف حقل املالحظات ، على أن يرسل أصل مذكرة االستالم أو أصل حمضر االستالم إىل إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون وتوزع
) من هذه القواعد .٩(باقي الصور وفقاً ملا هو وارد يف أحكام املادة رقم ثانياً – في حالة الصرف :
يكون صرف تلك األصناف بناًء على تعميد من السلطة املختصة مبوجب طلب صرف مواد ) من هذه القواعد باستثناء ما يتعلق بالقيد يف بطاقات ١١يتم توزيعه وفقاً ألحكام املادة (
تني من طلب الصرف واملستندات العهد حيث ال وجوب إلثباته يف هذه احلالة، وحتفظ صور املؤيدة لدى إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون.
مادة (١٣) : تعريف العهد : يعترب عهدة كل صنف مستدمي يصرف لتحقيق أو تأدية خدمة معينة أو تسهيلها.
مادة (١٤) : تقسم العهد إلى نوعين : أوالً – عهد اإلدارات أو األقسام أو المواقع :
األصناف اليت تركب يف اجلهات احلكومية كاملكيفات أو مولدات الكهرباء وطفايات وهي احلريق وأجهزة مقسمات اهلاتف واملصاعد ، أو تلك اليت تستخدم هبا كاألثاث واآلالت
املكتبية وما مياثلها. ثانياً – العهد الشخصية :
يؤديه مثل مساعة الطبيب وهي األصناف اليت تسلم ملوظف بذاته وفقاً لطبيعة العمل الذي وحقيبة اليد.
مادة (١٥) : قيد العهد :يتعني على مراقب العهد بإدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون قيد األصناف املصروفة ) ٨عهدة على اإلدارة أو القسم أو املوقع أو املوظف بذاته، يف بطاقات العهد (منوذج رقم
ع البيانات املتعلقة بالصنف.من واقع مستند الصرف يبني هبا مجي مادة (١٦) : نقل العهد :
عند اقتضاء نقل عهدة من إدارة أو قسم أو موقع أو من موظف إىل آخر جيب إجراء معاينة العهدة من قبل املسلم واملستلم أو مبعرفة جلنة تشكل هلذا الغرض ، إن اقتضى األمر وإعداد
۳۳
ن املسئول املختص ويتم توزيعه كاآليت :حمضر بنقل العهدة من أصل وصورتني يعتمد م يرسل األصل إىل إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون إلجراء قيود نقل العهدة.- تسلم الصورة األوىل للمسلم ، وتسلم الصورة الثانية للمستلم.-
مادة (١٧) : المسئولية عن العهد :ا حبوزهتا من أصناف العهد املصروفة تعترب اإلدارات واألقسام واملواقع مسئولة عم –أوالً
الستعماهلا وعلى رؤسائها وضع الضوابط الالزمة حلسن الرقابة واحملافظة على تلك األصناف من هذه ١٨وصيانتها حىت تسقط من عهدهتا وفقاً للحاالت املنصوص عليها يف املادة
القواعد.الشخصية مسئوالً عنها مسئولية يعترب من حبوزته صنفاً أو أكثر من أصناف العهدة –ثانياً
كاملة من حيث حسن استعماهلا واحملافظة عليها حىت تسقط من عهدته وفقاً للحاالت ) من هذه القواعد.١٨املنصوص عليها يف املادة (
مادة (١٨) : إرجاع األصناف إلى المستودعات أوالً – حاالت إرجاع األصناف :
الثة شهور أو أقل ، إذا اقتضت الضرورة، وفقاً ترجع األصناف إىل املستودعات كل ث -أ للحاالت التالية :
عند انتهاء الغرض الذي صرفت من أجله أو حالة االستغناء عنها. -١ عند زيادهتا عن احلاجة الفعلية أو لعدم صالحيتها أو لتلفها وذلك مبوجب مستند -٢
) صور، يوقعه ٧سبع () تعده اجلهة املرجعة لألصناف من أصل و ٩إرجاع (منوذج رقم املسئول ويرسل مع األصناف إىل إدارة املستودعات إليداعها يف مستودع الرجيع.
يكون البت يف أمر األصناف املرجعة، يف املستودعات املركزية والفرعية ، من اختصاص -بجلنة تشكلها السلطة املختصة، من ثالثة أعضاء على األقل ، يكون أحد أعضائها أمني أو
ور املستودع اخلاص بأصناف الرجيع، وعضو فين ، أن اقتضى األمر ، وعلى اللجنة أن مأمجتتمع كل ثالثة شهور أو أقل وفقاً ملقتضيات العمل.. أما يف غرف اإلمداد والطوارئ أو
املواقع اليت توجد يف مناطق نائية ، يكون تشكيل اللجنة من عضوين على األقل ، ويكون حد األعضاء ، وعضو فين يف حالة الضرورة.املسئول عن الغرفة أ
۳٤
ومن اختصاص تلك اللجان إبداء توصياهتا بشأن األصناف املرجعة من حيث إضافتها إىل أو إصالحها إذا كانت –خمزون املستودع ، فيما إذا كانت جديدة أو صاحلة لالستعمال
اإلصالح املطلوب الفائدة من إعادة استعماهلا تربو على تكاليف اإلصالح مع بيان نوعمبدئي، أو التخلص منها ، أما عن طريق البيع أو اإلتالف وذلك مع مراعاة املصلحة العامة
يف مجيع األحوال.ويف احلاالت اليت تكون فيها األصناف املراد إرجاعها إىل املستودعات من نوع املعدات -ج
ستخدامها وتقرير ما يتخذ الثقيلة واليت يصعب نقلها أو إرجاعها يتم فحصها يف أماكن ا حياهلا وفقاً ملا تظهره نتائج الفحص.
ثانياً – تنظيم القيود الخاصة باألصناف المرجعة :بعد معاينة وفحص األصناف املرجعة مبعرفة اللجنة املختصة بذلك ووضع حمتوياهتا ووضع
قة صاحب توصياهتا على مستند اإلرجاع وصوره بشأن التصرف يف كل حالة على حدة ومواف-يتم توزيعه إلثبات القيود وفقاً ملا يلي : –الصالحية على ذلك
حيتفظ أمني أو مأمور املستودع بأصل مستند اإلرجاع.- تسلم الصورة األوىل للمسئول عن بطاقات الصنف إلثبات قيد األصناف املرجعة (اجلديدة -
أو الصاحلة لالستعمال) يف حقل الوارد من بطاقات الصنف.م الصورة الثانية إىل إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون إلثبات قيد األصناف تسل-
املرجعة اجلديدة (تعسر حسب متوسط أسعار توريدها يف السنة األخرية).. والصاحلة لالستعمال (تسعر حسب متوسط أسعار توريدها يف السنة األخرية مع حسم مبلغ يتناسب
د من بطاقات مراقبة الصنف.ومدة استخدامها ) يف حقل الوار تسلم الصورة الثالثة إىل مراقب العهد إلسقاط العهدة عن اإلدارة أو القسم أو املوقع أو -
عن املوظف املعين ، وذلك بالنسبة لألصناف الواردة مبستند اإلرجاع عدا األصناف اليت يفاء تلك عليها مالحظات من قبل اللجنة فريجأ إسقاطها من العهدة إىل أن يتم است
املالحظات... مثل سوء االستخدام أو إرجاع الصنف قبل انتهاء مدة استعماله.تسلم الصورة الرابعة للجهة املختصة باإلصالح يف الوزارة.- تسلم الصورة اخلامسة للجهة املختصة بالبيع الختاذ إجراءات البيع نظاماً.-
۳٥
تسلم الصورة السادسة اللجنة املختصة باإلتالف.- لم الصورة السابعة إىل اجلهة املرجعة لألصناف مبا يفيد استالمها.تس-
مادة (١٩) : إصالح األصناف أو بيعها أو إتالفها : إصالح األصناف :
تقوم اجلهة املختصة باإلصالح بالوزارة فور استالم صورة مستند اإلرجاع بإعداد (مستند تقرر إصالحها من أصل وأربع ) باألصناف اليت -١٠-صرف أصناف رجيع ) (منوذج رقم
صور على أن يبني (نوع اإلصالح املطلوب) وحتتفظ اجلهة بالصورة الرابعة مث حيال إىل إدارة املستودعات بعد موافقة صاحب الصالحية ويتم توزيعه وفقاً ملا يلي :
يرسل األصل وصورة للمستودع املستلم لألصناف املرجعة ، حيث حيتفظ باألصل وتعاد -ة إىل إدارة املستودعات.الصور
تسلم الصورة األوىل مع األصناف إىل جهة اإلصالح.- ترسل الصورة الثانية إلدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون لالحتفاظ هبا مع صورة مستند -
اإلرجاع.ترسل الصورة الثالثة لإلدارة املالية -
تقوم بفحص األصناف وإعداد وبعد إشعار إدارة املستودعات بإمتام إصالح تلك األصناف) من أصل وأربع صور إلدخاهلا إىل املستودع املختص ، ويتم ٣حمضر استالم (منوذج رقم
توزيع حمضر االستالم بعد توقيعه من الرئيس املسئول كاآليت :يرسل األصل إىل اإلدارة املالية.- ىل رصيد الصنف يف ترسل الصورة األوىل للمسئول عن بطاقات الصنف إلضافة األصناف إ-
بطاقة الصنف.ترسل الصورة الثانية إىل إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون إلضافة تلك األصناف إىل -
رصيد الصنف يف بطاقة مراقبة الصنف وتسعر حسب السعر التقديري للصنف قبل إصالحه مضافاً إليه تكاليف اإلصالح.
اً هلا باالستالم.تسلم الصورة الثالثة جلهة اإلصالح إشعار - حيتفظ أمني أو مأمور املستودع املستلم بالصورة الرابعة.-
۳٦
مادة (٢٠) : بيع األصناف المرجعة :يف حالة تقرير بيع األصناف املرجعة ، سواء ما أمكن نقله وإرجاعه أو تلك اليت يصعب
املهين إذ قد نقلها وإرجاعها من مواقع استخدامها ، يتعني إبالغ مراكز التدريب واإلعداد-١٥وتاريخ ٩٧٩حتتاج لتلك األصناف أو بعضها وفقاً لقرار جملس الوزراء رقم
هـ بعد أخذ موافقة وزارة املالية واالقتصاد الوطين لصرف تلك األصناف دون ١٦/٩/١٣٩٢٠٠٠مقابل يف احلدود واألوضاع اليت نص عليها ذلك القرار
هات احلكومية إذ قد تكون حباجة إليها.ومن مث ، وبالنسبة لألصناف املتبقية يتم إشعار اجلتتبع إجراءات البيع وفقاً ملا تقرره أحكام نظام تأمني املشرتيات احلكومية وتنفيذ مشروعاهتا
وأعماهلا والئحته التنفيذية والتعاميم الصادرة يف هذا الشأن.) من ١٠(منوذج رقم عند إمتام البيع ، تعد اجلهة املختصة بالبيع مستند صرف أصناف رجيع
أصل وأربع صور ، حيال بعد موافقة صاحب الصالحية إىل إدارة املستودعات ويتم توزيعه -على النحو التايل :
يرسل أصل مستند الصرف مع مستندات البيع املؤيدة إىل اإلدارة املالية إلشعارها بإمتام - إجراءات البيع لتوريد القيمة وتسليم األصناف للمشرتي.
قى الصورة األوىل لدى مستودع الصرف.تب- ترسل الصورة الثانية إىل إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون حلفظها مع صورة مستند -
اإلرجاع بعد إجراء التسويات الالزمة.تسلم الثورة الثالثة إىل املشرتي إلخراج األصناف من الدائرة احلكومية بعد توريد قيمتها.- بعة للجهة املختصة بالبيع إشعاراً هلا بتسليم الصنف للمشرتي.تسلم الصورة الرا-
مادة (٢١) : إتالف األصناف المرجعة :يتم إتالف األصناف املرجعة اليت مل يتيسر استعماهلا أو إصالحها أو بيعها أو االستفادة منها ، سواء ما أمكن نقله وإرجاعه أو ما يصعب نقله من مواقع استخدامه ، وذلك بعد
أخذ موافقة السلطة املالية املختصة وموافقة وزارة املالية واالقتصاد الوطين يف هذا الشأن.وجترى عملية اإلتالف مبعرفة جلنة تشكل هلذا الغرض من ثالثة أعضاء يكون من بينهم عضو
على أنه إلتالف األصناف اليت تقرر إتالفها –فين أن اقتضى احلال ، وتعد حمضراً بذلك
۳۷
) من أصل وأربع ١٠هة املختصة باإلتالف مستند صرف أصناف رجيع (منوذج رقم تعد اجل-ويتعني إجراء ما يلي : –صور يرسل إىل إدارة املستودعات
يبقى األصل لدى مستودع الرجيع بعد صرف األصناف لإلتالف.- وبعد إتالف األصناف واستالم إدارة املستودعات حملضر اإلتالف :- وىل من مستند الصرف مع صورة من حمضر اإلتالف لإلدارة املالية ترسل الصورة األ-
إلشعارها بإتالف األصناف.ترسل الصور الثانية مع صورة من حمضر اإلتالف إىل إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون -
حلفظها مع صورة مستند اإلرجاع بعد إجراء التسويات القيدية الالزمة.صورة حمضر اإلتالف إىل جلنة اإلتالف. تسلم الصورة الثالثة مع- حتتفظ إدارة املستودعات بالصورة الرابعة مع أصل حمضر اإلتالف.-
مادة (٢٢) : الرقابة المستودعية : تنقسم الرقابة املستودعية إىل رقابة داخلية ورقابة خارجية :
أ- الرقابة الداخلية :بالنواحي الفنية والتنظيمية واإلجرائية وتتمثل فيما تضمنته هذه القواعد من أحكام تتعلق
والرقابية ، وتعترب إدارة املستودعات وإدارات وأقسام أو وحدات مراقبة املخزون هي القائمة بأعمال هذه الرقابة. ويعترب اجلرد أداة من أدوات تلك الرقابة.
ب- الرقابة الخارجية :بة على املستودعات احلكومية عمالً بنظامه مع عدم اإلخالل حبق ديوان املراقبة العامة يف الرقا
، تقوم وزارة املالية واالقتصاد الوطين (اإلدارة املركزية للمشرتيات احلكومية) مبراقبة ومتابعة ) من هذه القواعد.٢٩أعمال املستودعات وتنظيمها وفقاً ملــا تنص عليه املادة (
الرقابة على المخزون
مادة (٢٣) :إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة المخزون :يتعني على السلطة املختصة يف الوزارة إنشاء إدارة أو قسم أو وحدة مستقلة ملراقبة املخزون ترتبط باإلدارة العامة للشئون اإلدارية واملالية وجيوز للجهات احلكومية ذات الفروع املتعددة
۳۸
لباته باالتفاق مع وزارة إنشاء أقسام أو وحدات مراقبة املخزون هبا وفقاً حلجم العمل ومتط املالية واالقتصاد الوطين.
مادة (٢٤) اختصاصات إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة المخزونمسك بطاقات مراقبة صنف مناظرة لبطاقات الصنف هبدف الرقابة على حركة -١
األصناف يف املستودعات ويتم القيد يف تلك البطاقات من واقع املستندات املؤيدة.بطاقات عهدة لألصناف املستدمية املصروفة كعهدة شخصية للموظفني وكذا مسك -٢
بطاقات عهدة األصناف املستدمية املصروفة عهداً لإلدارات واألقسام واملواقع التابعة للوزارة املعنية.
حفظ املستندات املؤيدة للقيود. -٣ طاقات.القيام بكل ما يتعلق بإجراءات وضبط قيود حركة األصناف يف الب -٤ إجراء مطابقة على فرتات دورية للقيود الواردة يف بطاقات مراقبة الصنف على تلك -٥
الواردة يف بطاقات الصنف.حصر ومتابعة األصناف اليت يتقرر إصالحها أو منحها أو بيعها أو إتالفها مبوجب -٦
تقارير دورية ترسل لإلدارة العامة للشئون اإلدارية واملالية.لدراسات الالزمة لتحديد مستويات التخزين املناسبة وحتديد الكمية االقتصادية إجراء ا -٧
-للتخزين لتجنب النقص أو الزيادة يف األصناف املخزونة ، ومستويات التخزين هي : أ-الحد األدنى :
وهو املستوى الذي جيب أن يبقى عنده املخزون من الصنف ثابتاً يف املستودع. ب- حد الطلب :
ستوى املخزون من الصنف الذي جيب عنده إعادة طلب ذلك الصنف لتموين وهو م املستودع قبل هبوطاملخزون منه إىل مستوى احلد األدىن.
ج- الحد األعلى : وهو مستوى املخزون من الصنف الذي يعترب جتاوزه إسرافاً يف التخزين.
الالزمة يف حال حدوث تزويد اجلهات ذات العالقة بالبيانات واملعلومات املستودعية -٨ عجز أو فقد أو تلف أو غري ذلك كتقدير االحتياجات السنوية.
۳۹
االشرتاك مع جلان يف حتديد املعدالت اخلاصة بتموين غرف اإلمداد والطوارئ املواقع. -٩ ومع جلان أخرى حسب احلال.
ا.فحص البيانات اخلاصة بالراكد واملكدس من املخزون وإبداء التوصيات بشأ� -١٠ تقرير ما يلزم بشأن ختزين األصناف أو صرفها مباشرة. -١١ إجراء مطابقة شهرية لألرصدة الفعلية لبعض األصناف يف املستودعات مع ما يقابلها -١٢
من أرصدة مسجلة يف بطاقات مراقبة الصنف للتحقق من انتظام القيود.عها اهليئة العربية السعودية احلد من عدد األصناف املتشاهبة وفقاً للمقاييس اليت تض -١٣
للمواصفات واملقاييس.إعداد بيانات عن قيمة العجز والزيادة يف أرصدة األصناف من واقع استمارات وتقارير -١٤
جلان اجلرد أو تقارير ديوان املراقبة العامة.واستخراج أرصدة املخزون ووضع قيمة هلا يف �اية كل سنة –دراسة تقارير اجلرد -١٥ية.مال
مادة (٢٥) : وظائف إدارة قسم أو وحدة مراقبة المخزون :يتعني أن يكون املوظفون بإدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون من العناصر املؤهلة تأهيالً
) من هذه ٢٤مناسباً يتفق وما يناط هبم من مسئوليات ومهام وفقاً ملا هو وارد يف املادة (يل تصنيف الوظائف للديوان العام للخدمة املدنية ومن بني هذه القواعد مع مراعاة ما ورد بدل
-الوظائف ما يلي : ١- مدير إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة المخزون :
يتوىل اإلدارة واإلشراف ومباشرة سائر املسئوليات واملهام املنوطة بإدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون.
٢- أخصائي مراقبة مخزون :ه إعداد الدراسات اخلاصة بتحديد الكميات االقتصادية للتخزين ومستويات ومن مهام
التخزين وتطوير أساليبه وإعداد التقارير املتعلقة حبركة املخزون إىل غري ذلك مما يناط به من أعمال يف نطاق مراقبة املخزون.
٣- مراقب مخزون :
٤۰
م األصناف وصرفها وإرجاعها ومن مهامه إعداد بطاقات مراقبة الصنف وإثبات قيود استالواستخراج أرصدة املخزون ومراجعة القيود وحفظ املستندات بطريقة منظمة وما يناط به من
أعمال يف جمال مراقبة املخزون. ٤- مراقب عهد :
ويقوم بإعداد بطاقات عهد لكل إدارة أو قسم أو موقع أو موظف يف الوزارة املعنية بالنسبة يت تصرف عهداً وإثبات القيود هبا وتتبع كل ما يطرأ عليها من نقل أو لألصناف املستدمية ال
تلف أو خالفه ، وإعداد ملفات بعهد كل إدارة أو قسم أو موقع أو موظف حلفظ املستندات املؤيدة لتلك القيود.
مادة (٢٦) : تنظيم القيود في بطاقات مراقبة الصنف :راقبة املخزون بإثبات القيود الالزمة يف كل من يقوم املسئولون يف إدارة أو قسم أو وحدة م
وذلك وفقاً لإلجراءات الواردة –بطاقات مراقبة الصنف وبطاقات العهد حسب كل حالة يف أحكام هذه القواعد.
جرد األصناف
مادة ٢٧ : أنواع الجرد وإجراءاته أوالً : أنواع الجرد :
ل العامة والئحة إجراءات اجلرد مع عدم اإلخالل بأحكام نظام وظائف مباشرة األموايتم جرد –الصادرة عن ديوان املراقبة العامة ، والتعاميم والتعديالت الصادرة يف هذا الشأن
املستودعات والعهد العينية على النحو اآليت : أ- الجرد الكلي :
ل سنة ويتم جبرد مجيع أصناف املخزون يف املستودعات املركزية والفرعية دفعة واحدة، مرة كعلى األقل، بواسطة جلنة أو جلان تشكل من غري املسئولني عن عهد املستودعات أو قيوداهتا بقرار من السلطة املختصة ، يكون من بني أعضائها أحد املختصني بإدارة أو قسم أو وحدة
مراقبة املخزون وعضو فين إن اقتضى احلال.وز أن توكل مهمة اجلرد لعضوين وآخر فين إن وبالنسبة لغرفة اإلمداد أو الطوارئ أو املواقع جي
٤۱
اقتضى احلال ، أو أكثر مبعرفة رئيس الفرع أو الوحدة. ب- الجرد الكلي المستمر :
بصفة مستمرة على مدار السنة –يقوم جبرد أصناف املخزون يف املستودعات املركزية والفرعية بواسطة جلان اجلرد بالتنسيق مع إدارة املستودعات. –
ج- الجرد الجزئي :ويتم جبرد بعض أصناف املخزون والعهد من األصناف املستدمية بطريقة مفاجئة، وجيوز االكتفاء باجلرد الكلي أو اجلرد الكلي املستمر عن جرد التسليم والتسلم بني املسئولني
عناملستودعات ، إذا حدث ذلك عند االنتهاء مباشرة من أي منهما، شرط موافقة كل من م واملستلم وتصديق مدير إدارة املستودعات أو رئيس الفرع أو الوحدة على ذلك.املسل
ثانياً : إجراءات الجرد بعد اإلعداد لعملية اجلرد والتوقيع على آخر مستند استالم وآخر مستند صرف وقفل أرصدة
رد األصناف يف بطاقات الصنف والتحفظ عليها مع املستندات األخرى... تقوم جلنة اجلرد جبأصناف املخزون صنفاً صنفاً دفعة واحدة أياً كان موقعه حسب ترتيب الصنف يف اجملموعة
التصنيفية لتسهيل مهمة اجلرد وذلك وفق وحدة إثباته يف النماذج املستودعية.كما تقوم جلنة اجلرد بإثبات املوجود الفعلي لكل صنف يف احلق املخصص لذلك على منوذج
استمارة اجلرد.إمتام عملية اجلرد تقوم اللجنة مبساعدة املسئول عن بطاقات الصنف أو املسئول عن وبعد
غرفة اإلمداد والطوارئ أو املوقع بإثبات رصيد الصنف الذي مت جرده من واقع بطاقات الصنف أو الكشف األسبوعي حلركة الصنف أو النماذج املستودعية واملستندات املؤيدة يف
استمارات اجلرد.احلقل املخصص لذلك على وإذا أسفرت عملية اجلرد الفعلي عن وجود زيادة أو نقص يف بعض األصناف يعاد جردها مرة ثانية، ويف حالة التأكد من ذلك يتم إثبات الفروق يف احلقلني املخصصني (بالنقص أو
ق عن زيادة) على منوذج استمارة اجلرد ، مث تبحث جلنة اجلرد أو القائمني به يف أسباب الفرو املسئولني عن املستودعات أو أي موظف آخر له عالقة باألمر.
كما تقوم جلنة اجلرد أو القائمني به وكل من املسئول عن بطاقات الصنف وأمني أو مأمور
٤۲
املستودع بالتوقيع على صحة اجلرد وإجراءاته يف استمارات اجلرد وصورها.ة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون أو وحدة وعلى جلنة اجلرد أو القائمني به الرجوع إىل إدار
اجلرد إن وجدت، مبطابقة بعض أو كل أرصدة األصناف الثابتة يف استمارات اجلرد على ما هو ثابت منها يف بطاقات مراقبة الصنف أو النماذج املستودعية املثبتة يف تاريخ اجلرد للتحقق
رد متضمناً توصياهتا مث ترفع كافة األوراق إىل من سالمة القيود مث تعد تقريراً �ائياً بنتائج اجل) ٢٨كل من ديوان املراقبة العامة ووزارة املالية واالقتصاد الوطين وفقاً ملا هو وارد يف املادة (
من هذه القواعد. ويف حالة إتباع اجلرد الكلي يكون غلق أبواب املستودعات بإشراف جلنة ا عند فتح أبواب املستودع يف يوم العمل التايل.اجلرد عقب انتهاء العمل يف كل يوم وكذ
وجيوز أثناء اجلرد استالم وصرف أصناف يف احلاالت الضرورية بإشراف جلنة اجلرد اليت عليها مع إجراء القيود املستودعية فور االنتهاء من عملية اجلرد. –إثبات ذلك يف تقريرها
مادة (٢٨) : استمارة الجرد :) واحملاضر والتقارير النهائية اخلاصة جبرد ١١اجلرد (منوذج رقم تعد اللجنة استمارة
املستودعات من أصل ومخس صور ، وبعد استيفاء اإلجراءات النظامية الالزمة يتم توزيعها -على النحو التايل :
ترسل أصول استمارات اجلرد والتقارير النهائية إىل ديوان املراقبة العامة.- ن كل استمارات اجلرد واحملاضر والتقارير النهائية إىل اإلدارة املالية.ترسل الصورة األوىل م- ترسل الصورة الثانية من كل من استمارات اجلرد واحملاضر والتقارير النهائية إىل إدارة أو قسم -
أو وحدة مراقبة املخزون.إىل وزارة املالية ترسل الصورة الثالثة من كل من استمارات اجلرد واحملاضر والتقارير النهائية -
واالقتصاد الوطين (... اإلدارة املركزية للمشرتيات احلكومية).تسلم الصورة الرابعة إىل أمني أو مأمور املستودع حيث حتفظ يف ملف استمارات اجلرد.- حتتفظ جلنة اجلرد بالصورة اخلامسة.-
رقابة وزارة المالية واالقتصاد الوطني على المستودعات
٤۳
مادة (٢٩)ع عدم اإلخالل باالختصاصات املخولة ألجهزة الرقابة املالية واإلدارية يف هذا اجملال ، يقوم م
خمتصون من وزارة املالية واالقتصاد الوطين (اإلدارة املركزية للمشرتيات احلكومية) مبتابعة أعمال املستودعات واملسامهة يف تقدمي اخلدمات الفنية اليت تساعد على تنظيمها يف كافة
الوزارات وعليه التحقق من اآليت :مدى مناسبة مواقع املستودعات. -١ النظافة) لنوعية –اإلضاءة –التهوية –املساحة –مدى مالءمة املستودعات (األرضية -٢
املخزون ومدى كفاءة طرق التخزين ووسائل احلفظ والصيانة.وفقاً لتعليمات الدفاع املدين مدى االلتزام بوسائل السالمة والوقاية يف املستودعات -٣
واملواصفات القياسية للرتكيبات الكهربائية.مدى كفاءة جتهيزات التخزين ومعدات املناولة. -٤ مدى وجود أصناف مكدسة أو راكدة للتوصية حبصرها لالستفادة أو التخلص منها. -٥ مدى كفاءة العنصر البشري. -٦ ه نتائج تقارير التفتيش واجلرد واملتابعة السابقة.اإلجراءات اليت اختذت حيال ما تضمنت -٧ إعداد تقارير شاملة بكافة النتائج اليت تسفر عنها أعمال املتابعة واختاذ الالزم حنو إبالغ -٨
اجلهة املعنية باملقرتحات والتوصيات املناسبة لتنفيذها.
فقد أو تلف األصناف
مادة (٣٠) أصناف املخزون يف املستودع أو األصناف عند حدوث تلف أو فقد يف بعض أو كل
املصروفة عهداً على اإلدارات أو األقسام أو املواقع أو عهداً شخصية ، ومع عدم اإلخالل -بأحكام نظام وظائف مباشرة األموال العامة يتبع اآليت :
أوالً – بالنسبة للمستودعات :دع إبالغه مدير إدارة املستودعات يتعني على أمني أو مأمور املستودع أو املسئول عن املستو
أو من ينيبه ليعد تقريراً حبادث الفقد أو التلف، يرفعه إىل السلطة املختصة الختاذ ما يلزم.
٤٤
وتشكيل جلنة معاينة وحتقيق من ثالثة أعضاء على األقل يكون من بني أعضائها عضو من -ل ، لتقوم مبا يلي :إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون وآخر فين إن اقتضى احلا
جرد األصناف باملكان الذي وقع فيه احلادث حلصر املفقود أو التالف منها وكمياهتا -١وإثبات قيمتها من واقع األسعار املدونة يف بطاقات مراقبة الصنف ، أو مستندات استالم
تلك األصناف.ال أو تقصري أو أية تقصي أسباب التلف أو الفقد احلاصل وعما إذا كان ذلك نتيجة إمه -٢
عوارض أخرى طارئة مع حتديد مسئولية املقصر أو املتسبب.تعد اللجنة تقريراً بنتائج املعاينة والتحقيق والتوصيات الالزمة بشأ�ا ، مث ترفع التقرير مع -٣
سائر األوراق املتعلقة باملوضوع إىل السلطة املختصة إلبداء رأيها.ة باملوضوع بعد ذلك إىل وزارة املالية واالقتصاد الوطنيالختاذ حتال مجيع األوراق اخلاص -٤
القرار النهائي يف هذا الشأن.يف حالة وجود تبعة مالية على املتسبب ، يتعني عليه تسديد قيمة األصناف املفقودة أو -٥
التالفة على أن تسقط تلك األصناف من عهدة أمني أو مأمور املستودع يف كل من بطاقات وبطاقات مراقبة الصنف مبوجب األوراق اخلاصة مبوضوع الفقد أو التلف املؤيدة الصنف
وحفظها أوراقاً مثبتة. ثانياً – بالنسبة لعهد اإلدارات أو األقسام أو المواقع أو العهد الشخصية :
يقوم الرئيس املسئول بإعداد تقرير عن احلادث يرفعه إىل السلطة املختصة الختاذ ما يلزم، ل جلنة معاينة وحتقيق لتقصي أسباب التلف أو الفقد احلاصل ، وعما إذا كان ذلك وتشكي
نتيجة سوء استخدام أو تقصري يف أمر الصيانة واحملافظة عليها أو ألية أسباب أخرى وذلك ) حيث يتم ٥طبقاً لإلجراءات اليت ورد ذكرها يف البند أوالً من هذه املادة فيما عدا الفقرة (
من بطاقات العهد مبقتضى أوراق التحقيق والتقارير وموافقة وزارة املالية إسقاط العهدة واالقتصاد الوطين على ذلك ....
مادة (٣١) معادلة قيمة األصناف المفقودة أو التالفة وإثباتها :
حتتسب قيمة األصناف املفقودة أو التالفة على أساس متوسط أسعار توريدها يف السنة -أ
٤٥
عاة حسم مبلغ مناسب من قيمة الصنف مقابل استهالكه إذا كان من األخرية مع مرااألصناف املستدمية املقرر هلا مدة االستعمال ، وذلك خالل الفرتة اليت أستعمل فيها النصف
قبل فقده أو تلفه.إذا كان الصنف من األصناف اليت تتأثر بالعوامل اجلوية والظروف الطبيعية فتحتسب -ب
للنسب الفنية املتعارف عليها. نسب الفقد طبقاً
األصناف الراكدة والمكدسة
مادة (٣٢) : حاالت تحديد الراكد والمكدس : تعترب األصناف راكدةأو مكدسة وفقاً للحاالت اآلتية :
األصناف اليت تقادمت أو بطل استعماهلا نظراً للتطور التقين . -١ ئمة.األصناف اليت مت شراؤها ألغراض خاصة مل تعد قا -٢ األصناف اليت تبقت من تنفيذ أحد املشروعات وال تدع احلاجة إىل استبقائها. -٣ األصناف املتخلفة عن عمليات اإلصالحأو التشغيل أو الرتميم أو اإلنتاج أو غريها. -٤ األصناف غري الصاحلة لالستعمال. -٥ دة ثالث األصناف األخرى خالف ما سبق ذكره اليت استمر رصيدها دون حركة م -٦
سنوات أو أكثر.وال يدخل يف تلك احلاالت احتياطي الطوارئ وقطع الغيار وأدوات ومواد الصيانة اخلاصة
باألصول املستدمية كالعدد واملعدات واآلالت اليت مازالت مستخدمة. مادة (٣٣) : حصر األصناف الراكدة أو المكدسة وصرفها :
ون بالتعاون مع املختصني بإدارة املستودعات حبصر تقوم إدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخز األصناف الراكدة أو املكدسة من واقع بطاقات مراقبة الصنف أو بطاقات الصنف وإعداد بيانات هبا مع إبداء التوصيات الالزمة وعرض األمر على السلطة املالية املختصة للبت يف
واإلعداد املهين واجلهات احلكومية اليت شأ�ا بالبيع أو اإلتالف بعد إشعار مراكز التدريب قد تستفيد منها وفق ما هو وارد بأحكام هذه القواعد يف احلاالت املشار إليها ويتم صرف
).٧األصناف الراكدة واملكدسة مبوجب طلب صرف مواد (منوذج رقم
٤٦
مادة (٣٤) : تختص وزارة المالية واالقتصاد الوطني (اإلدارة المركزية للمشتريات الحكومية) باآلتي :
إجراء الدراسات والبحوث يف جمال تطوير املستودعات وإصدار إرشادات عامة لتنظيم -١ املخزون.
إعداد دليل باألصناف الشائعة االستعمال على مستوى كافة الوزارات. -٢ التنسيق والتعاون مع اجلهات ذات االختصاص يف وضع برامج التدريب يف جمال -٣
املستودعات.التنسيق مع اجلهات احلكومية هبدف إدخال نظام احلاسب اآليل (الكمبيوتر) تدرجيياً يف -٤
جمال تنظيم أعمال املستودعات.مباشرة سائر املسئوليات واالختصاصات األخرى املنوطة هبا وفقاً ملا هو وارد بأحكام -٥
هذه القواعد.
أحكام عامة
مادة (٣٥) تقوم اجلهة املختصةبوزارةاملالية –مات املالية املقررة مع عدم اإلخالل بأحكام التعلي
واالقتصاد الوطين بطبع النماذج املستودعية امللحقة هبذه القواعد مبطابعها ، وال جيوز طبعها يف غريها إال بعد احلصول على موافقة هذه الوزارة.
مادة (٣٦)نماذج املستودعية وحيث مينع حمو أو كشط أو شطب يف أي رقم أو عبارة عند استعمال ال
حدوث سهو أو خطأ جيري التصحيح الالزم باملداد األمحر ويوقع أمامه املوظف املختص ورئيسه املباشر وإذا ترتب على التصحيح وجوب تعديل األرقام فيتعني إجراء التعديل رقماً
وكتابة. مادة (٣٧)
يد عمليات يوم إىل يوم تال، على جيب أن تتم القيود املستودعية أوًال بأول وال جيوز إرجاع ق أن تستخرج األرصدة بعد كل عملية استالم أو صرف أو إرجاع.
٤۷
مادة (٣٨)تتوىل كل وزارة إعداد دليل خاص باألصناف اليت ختتص هبا دون غريها وذلك بالتنسيق مع
وزارة املالية واالقتصاد الوطين (اإلدارة املركزية للمشرتيات احلكومية). مادة (٣٩)
يتعني استعمال النماذج اليت ورد ذكرها وامللحقة يف كافة املستودعات احلكومية وبالكيفية الواردة بأحكام هذه القواعد.
كما حيظر استعماهلا يف غري املخصص لكل منها وال جيوز إجراء تعديل أو تغيري فيها إال مبوافقة وزارة املالية واالقتصاد الوطين.
مادة (٤٠)ء أي تغيري أو تعديل يف أحكام هذه القواعد إال بناًء على قرار تصدره وزارة ال جيوز إجرا
املالية واالقتصاد الوطين وهي املرجع يف تفسري نصوصها وكيفية تطبيقها ، وكل استثناء أو خروج على أحكامها يف احلاالت الفردية ومبا ال يتعارض مع أحكام األنظمة ذات العالقة ال
هذه الوزارة.يكون إال مبوافقة مادة (٤١)
عند ضرورة إلغاء أي منوذج نتيجة خطأ أو سهو فيجوز إلغائه بوضع خطني مائلني متوازيني باملداد األمحر يكتب بينهما عبارة (ملغي) وتشرح أسباب اإللغاء على ظهر النموذج بواسطة
ملف وحيتفظ بالنموذج امللغي يف –املوظف املختص ويعتمد ذلك من الرئيس املسئول خاص بإدارة أو قسم أو وحدة مراقبة املخزون.
مادة (٤٢) يتم إعداد وتنظيم ملفات بإدارة املستودعات وإدارة مراقبة املخزون واألقسام والوحدات التابعة حلفظ املستندات املختلفة بطريقة منظمة حبيث يسهل الرجوع إليها عند احلاجة.
مادة (٤٣) إنشاء أو استئجار مباني المستودعات :تقوم اجلهات احلكومية بالتخطيط إلنشاء مستودعات مالئمة هلا. وجيوز يف احلاالت
الضرورية استئجار مستودعات بصفة مؤقتة إىل أن يتم إنشاء مستودعات جديدة تتوفر فيها الشروط الضرورية كاملوقع املناسب ومالءمة املبىن مع توفري وسائل السالمة واألمن وسالمة
٤۸
ات والتمديدات الكهربائية وكفاية اإلضاءة والتهوية ، بعد إعداد الدراسة الالزمة التجهيز وموافقة وزارة املالية واالقتصاد الوطين على ذلك.
إدارة املستودعات
مهام اإلدارة -أوالً : مدير املستودعات :
وإجراءات اإلشراف على أعمال املستودعات والتأكد من سري العمل وفقاً لقواعد -١ املستودعات احلكومية .
التنسيق مع اإلدارات األخرى يف الوزارة يف تقدير االحتياج السنوي من األصناف . -٢ اإلشراف على موظفي املستودعات . -٣ تنظيم وتطوير العمل يف املستودعات ومراقبة متوينها . -٤
-أمني الساحة : مؤقتاً .استالم األصناف الواردة -١ االشرتاك يف جلان الفحص واملعاينة . -٢ حترير املستندات اخلاصة بالفحص واالستالم ومتابعة املوردين . -٣
-أمناء املستودعات ( مهام مشرتكة ) : استالم األصناف الواردة . -١ املشاركة يف حلان الفحص و املعاينة . -٢
٤۹
خل املستودع .حفظ وترتيب األصناف دا -٣ صرف األصناف وشحنها للجهات املستفيدة . -٤
-مستودع الرجيع : استالم األصناف املرجعة وإضافتها للعهدة . -١ فرز األصناف اليت ميكن إعادة استخدامها . -٢ املشاركة يف جلنة البت يف أمر األصناف املرجعة . -٣ التخلص من الرجيع وفقاً لتوصيات اللجنة .إجراء اخلطوات النظامية يف -٤
-قسم البطاقات : تسجيل األصناف الواردة يف حقل الوارد من بطاقة الصنف . -١ تسجيل األصناف املصروفة يف حقل املنصرف من البطاقة . -٢ إعداد التقارير والبيانات عن حركة األصناف . -٣ ة مع مراقبة املخزون .املطابقة الدورية لألرصد -٤ حفظ املستندات املؤيدة للقيود -٥
٥۰
الثانيةالجلسة نماذج ادارة المستودعات
تعتبر نماذج المستودعات الحكومية من االوراق ذات القيمة والتي تصدرها وزارة المالية واليجوز الي جهة حكومية او غير حكومية اصدارها اوطباعتها بل تصدرها
مطابع الحكومة وهي نماذج مسلسلة االرقام
) محضر فحص ومعاینة . ۱نموذج رقم ( ) مذكرة االستالم . ۲نموذج رقم ( ) محضر استالم . ۳نموذج رقم ( ) بطاقة الصنف . ٤نموذج رقم ( ) بطاقة مراقبة الصنف . ٥نموذج رقم ( ) الكشف االسبوعي لحركة الصنف . ٦نموذج رقم ( ) طلب صرف مواد . ۷نموذج رقم ( بطاقة العھدة . ۸نموذج رقم
) مستند إرجاع . ۹نموذج رقم ( ) طلب صرف أصناف رجیع . ۱۰نموذج رقم ( ) استمارة الجرد .۱۱نموذج رقم (
٥۱
نموذج للتدریب فقط
٥۲
نموذج للتدریب فقط
٥۳
نموذج للتدریب فقط
٥٤
نموذج للتدریب فقط
٥٥
نموذج للتدریب فقط
٥٦
نموذج للتدریب فقط
٥۷
نموذج للتدریب فقط
٥۸
نموذج للتدریب فقط
٥۹
نموذج للتدریب فقط
٦۰
نموذج للتدریب فقط
٦۱
