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Manual de Procedimientos
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UNIVERSIDAD MARIANO GÁLVEZ DE GUATEMALA
Facultad de Ciencias de la Administración
Administración de Empresas
Licda. Mónica Hernández
EL MANUAL DE PROCEDIMIENTO DE LA EMPRESA “INDE”
Guatemala, junio de 2015.
5822-15-663 Lynda Stephany Elvira Uriarte Coordinador.
5822-11-1757 Enoc Alvarado Pérez Tesorero.
5822-15-7530 Annely Esther Cordón Vásquez Investigador.
5822-15-3524 Maria Cristina Benitez Granados Investigador.
5822-15-3655 Evelyn Karina Teletor Reyes Diseñador de material.
5822-15-6162 Maritza Itsbela Herrera Paz Diseñador de material.
5822-15-6566 Sergio Enrique Ajanel Ajanel Experto en tecnología.
5822-15-9389 Dulce Maria Cifuentes Sanchez Experto en tecnología.
CAPITULO I
MARCO CONCEPUTAL
1.1 Antecedentes.
La presente investigación se inscribe dentro de un proyecto llamado “El manual de procedimiento
de la empresa INDE que es un estudio que realiza el grupo No. 1 de la Facultad de Ciencias de la
Administración, Universidad Mariano Gálvez de Guatemala, sede Chinautla, dicho proyecto tiene
como objetivo identificar los factores por los cuales en la empresa INDE no está establecido un
manual de procedimiento para el cumplimiento de las funciones, afectando el proceso de la
facturación de la empresa.
El presente estudio tiene como fin la implementación del manual de procedimiento, aportando
una mejor coordinación en el proceso contable de la empresa, para que en la misma las funciones
sean acatadas y cumplidas según lo escrito.
1.2 Justificación.
En la empresa INDE hay un retraso en la facturación a causa de la falta de un manual de
procedimiento, por el cual nuestro proyecto está enfocado en la implementación del manual de
procedimiento.
Nuestro proyecto servirá para la buena coordinación en la facturación de la empresa, cada una de
las investigaciones que realizaremos se basará con el fin que los empleados puedan cumplir en su
totalidad con el manual de procedimiento.
También se realizara una capacitación del manual, para que a los empleados se les facilite el
cumplimiento del mismo, obteniendo así una mejora en el proceso contable evitando retrasos y
mejorando el desempeño de las labores de cada una de las personas que trabajan dentro de la
empresa, aportando así una mejor coordinación y posición.
1.3 Determinación del problema.
1.3.1 Planteamiento del problema
¿Cómo implementar un manual de procedimientos para mejorar el proceso contable?
1.3.2 Alcances y Limites.
Alcances.
Ámbito temático: Se estudiara el rendimiento de todos los departamentos comenzando por el de
facturación para evaluar los resultados obtenidos luego de haber implementado el manual de
procedimientos.
Límites.
Ámbito personal: Se evaluaran los resultados obtenidos en la empresa INDE, por la
implementación del manual de procedimientos desde el 1 de mayo al 1 de junio.
CAPITULO II
MARCO TEORICO
2.1 Manual de procedimiento.
Para (Reyes Ponce, 2004) un manual de procedimientos es “Un folleto, libro, carpeta, etc., en los
que de manera fácil de manejar se concentran en forma sistemática, una serie de elementos
administrativos para un fin concreto: orientar y uniformar la conducta que se pretende entre cada
grupo humano en la empresa”.
Asimismo expresa el libro que los manuales son un medio de comunicación muy especializado y
requieren habilidades de comunicación especializadas -habilidades que normalmente no se
aprenden en la escuela o en el trabajo. Así mismo, un manual es un conjunto de documentos que
partiendo de los objetivos fijados y las políticas implantadas para lograrlo, señala la secuencia
lógica y cronológica de una serie de actividades, traducidas a un procedimiento determinado,
indicando quien los realizará, que actividades han de desempeñarse y la justificación de todas y
cada una de ellas, en forma tal que constituyen una guía para el personal que ha de realizarlas.
Igualmente el manual de organización es un registro de informes e instrucciones que se utilizan
para orientar los esfuerzos humanos, El manual de organización es aquel donde se tiene la tarea
de organizar, delegar, supervisar y vitalizar o estimular. El manual de organización es la
concentración de las cartas de descripción del método.
Así pues, la necesidad de utilizar los manuales de procedimiento es:
Proporciona al usuario un sistema de referencia común y estandarizada. Cada uno de los
interesados posee exactamente la misma información y opera conforme a las mismas
reglas.
Proporcionan documentación. El manual estudia las políticas y los procedimientos de la
organización, de modo que esta información no queda simplemente almacenada en el
cerebro de unas cuantas personas. Esta información vital no se pierde cuando alguna de
las personas claves abandona la compañía. Además, al desarrollar un manual, la empresa
a menudo se ve obligada a aclarar políticas dudosas o mal definidas y a simplificar
procedimientos complejos.
Sirven como un sistema de archivos portátil y fácil de usar. Las respuestas a las preguntas
se localizan con rapidez y facilidad sin necesidad de examinar innumerables hojas de
archivo.
Tiene una influencia definitiva. Una política corporativa claramente especificada en un
manual oficial tiene más impacto que en un memorando hecho hace tres años escondidos
en algún lugar del archivo, o cuyo originador ha dejado la compañía.
Los manuales ayudan a los usuarios a obrar de acuerdo con los reglamentos del gobierno
y otros cuerpos reguladores.
Los manuales ahorran tiempo y aseguran respuestas exactas. Los empleados pueden
consultar “el libro” en lugar de preguntar a alguien que pueda conocer la respuesta o no
conocer la respuesta correcta.
Los manuales sirven como instrumentos de adiestramiento para nuevos empleados,
ayudándose a conocer correctamente sus funciones desde el principio. Muchos manuales
se desarrollan específicamente como auxiliares de adiestramiento.
Los manuales reducen la papelería reuniendo la información en un solo lugar.
Por tanto, podemos encontrar una serie de ventajas y desventajas que el autor expresa, una de las
ventajas son:
Logra y mantiene un sólido plan de organización.
Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan general y
sus propios papeles y relaciones pendientes.
Facilita el estudio de los problemas de la organización.
Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias en la
organización.
Sirve como guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del personal
clave.
Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la
organización.
Evita conflictos jurisdiccionales y yuxtaposición de funciones.
Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos niveles.
La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación de
puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien.
Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más antiguos.
Sirve como guía para el adiestramiento de novatos.
Por consiguiente sus desventajas pueden ser estas:
Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar un manual que
describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes.
Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo, y laborioso preparar un manual y
conservarlo al día.
Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez.
2.2 Proceso contable.
Para (Pifarré Riera, 1974)un proceso contable es una “ciencia económica empírica formada por
un conjunto de postulados, proposiciones y leyes, que tienen por objeto la captación,
representación y medida del patrimonio, y es de uso para el conocimiento económico y para la
política económica” o de “ciencia económica que se constituye por un conjunto sistemático de
proposiciones, axiomas, postulados, leyes, normas y reglas cuyo fin es la captación,
representación y medida del patrimonio y de sus variaciones para el conocimiento de las
magnitudes económicas y la orientación de la política económica de las distintas unidades
económicas”.
Además la idea de la Contabilidad como base para la toma de decisiones, dado su carácter
principal como fuente de información, es resaltado por otro grupo de definiciones. En este
sentido, la Contabilidad se convierte, no sólo en el sistema básico de medición, sino también en
el sistema básico de información empresarial.
Al mismo tiempo el profesor (Schneider, 1960) parece ser uno de los primeros propulsores de
esta línea, afirmando que “el término Contabilidad se refiere conjuntamente a las anotaciones y
cálculos que se hacen en una empresa con el fin de:
a) ofrecer un cuadro numérico de los hechos reales, y
b) Disponer de una base numérica que sirva de orientación a la gerencia”.
Por lo tanto la contabilidad o proceso contable, no es sólo un instrumento al servicio de la
dirección del ente privado o público, sino también un medio para la rendición de cuentas, para el
conocimiento en último término desde el exterior de la situación de la empresa, de forma tal que
se convierte en una fuente de información absolutamente necesaria para la toma de decisiones y
como instrumento de control para comprobar la forma en que dichas decisiones son ejecutadas.
Así pues, en la misma línea que las anteriores el proceso contable es el conjunto de
conocimientos y funciones referentes a la sistemática iniciación, la comprobación de
autenticidad, el registro, la clasificación, el procesamiento, el resumen, el análisis, la
interpretación y el suministro de información confiable y significativa, relativa a las transacciones
y a los acontecimientos que son, al menos en parte, de índole financiera, requeridos para la
administración y la operación de una empresa y para la presentación de informes que deben
rendirse para cumplir con las responsabilidades derivadas de mandatos encomendados y de
índole diversa.
Del mismo modo, la American Accounting Association (1966) considera a la Contabilidad como
“el proceso de identificación, medida y comunicación de la información económica que permite
obtener juicios y decisiones para los usuarios de la información”. En relación con esta última
asociación parece oportuno señalar que los objetivos de la Contabilidad son (AMERICAN
ACCOUNTING ASSOCIATION, 1966) los de “proveer información para los siguientes
propósitos:
1.- Tomar decisiones concernientes al uso de recursos limitados, incluyendo la identificación
de las áreas cruciales, así como la determinación de objetivos y metas.
2.- Dirigir y controlar eficazmente los recursos humanos de una organización.
3.- Mantener e informar acerca de la custodia de los recursos.
4.- Facilitar funciones y controles sociales”.
El American Institute of Certified Public Accountants (AICPA, 1979), igualmente, en su Stament
of Accounting principles número 4 contiene una definición de contabilidad que resalta su aspecto
comunicacional dentro de un enfoque normalizado, la considera como “disciplina que tiene por
objeto la descripción y proyección cuantitativa de la circulación de la renta y de los agregados de
riqueza mediante un método basado en el siguiente grupo de hipótesis fundamentales:
1.- Valores monetarios.
2.- Intervalos temporales.
3.- Estructura.
4.- Dualidad.
5.- Agregación.
6.- Objetos económicos.
7.- Desigualdad de los derechos monetarios.
8.- Agentes económicos.
9.- Entidades.
10.- Transacciones económicas.
11.- Valoración.
12.- Realización.
13.- Clasificación.
14.- Datos utilizados.
15.- Duración.
16.- Extensión.
17.- Materialidad.
18.- Imputación.
Por último podemos decir que el proceso contable tiene como finalidad el ordenamiento
económico, cuyo objeto es el conocimiento pasado, presente y futuro de la realidad económica,
en términos cuantitativos a todos sus niveles organizativos, mediante métodos específicos
apoyados en bases suficientemente contrastadas a fin de elaborar una información que cubra las
necesidades financieras externas y las de planificación y control internas, así pues en la misma
línea que los anteriores, considera como contabilidad una ciencia empírica, de naturaleza
económica, cuyo objeto es la descripción y predicción, cualitativa y cuantitativa, del estado y la
evolución económica de una unidad específica, realizada a través de métodos propios de
captación, medida, valoración, representación e interpretación, con el fin de poder comunicar a
los usuarios una información objetiva, relevante y válida para la toma de decisiones.
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
3.1 Hipótesis.
Al implementar el manual de procedimiento en la empresa INDE, se mejorará el proceso
contable.
3.2 Variables.
Variable dependiente.
Manual de procedimiento.
Variable independiente.
Se mejorará el proceso contable.
3.3 Definición conceptual.
Variable Dependiente: El manual de procedimientos consiste en el cumplimiento de cada una
de las funciones que cada empleado debe de realizar, dentro de la empresa INDE, debido a su
inexistencia afecta a los procedimientos que se deben de llevar dentro de la misma, en cada área,
no permitiendo de esa manera llevar a cabo las actividades correspondientes de cada trabajador.
Variable independiente: El proceso contable consiste en llevar un registro y control de las
operaciones, tanto ingresos como egresos de una institución y debido a que en la empresa INDE
existe un alto nivel de descontrol en las actividades de contabilidad, provoca un retraso en la
facturadora, causando disgusto en los clientes y el incumplimiento de las funciones de cada uno
de los empleados.
3.4 Definición operacional.
VARIABLE
DEPENDIENTE
INDICADOR DEFINICION
OPERATIVA
Proceso contable
Ausencia de sistemas de
control de los arqueos de
valores constantes con
forme a facturas recibidas,
provocando así un retraso en
las actividades.
Sistemas de control
computarizados para agilizar
actividades y minimizar
tiempo llevando un mejor
control.
VARIABLE
INDEPENDIENTE
INDICADOR DEFINICION
OPERATIVA
Manual de procedimientos
Mejora en el rendimiento de
las actividades logrando
adaptación de los empleados
al manual de
procedimientos.
Comprobación de resultados
y adaptación de los
empleados al sistema
implementado.
3.5 Instrumento
Variables Pregunta Opciones
Manual de procedimientos ¿A qué se debe la creación
del manual de
procedimientos?
-Guía
-Coordinación
-Organización
¿Está de acuerdo con la
implementación del manual
de procedimientos?
-Si
-No
¿Cree que se mejoraría el
rendimiento al implementar
el manual de
procedimiento?
-Si
-No
¿El manual de
procedimientos es
indispensable para una
empresa?
-Si
-No
¿Qué contiene un manual de
procedimientos?
-Instrucciones
-Objetivos
-Reglas
¿Qué medidas se deben
tomar al elaborar el manual
de procedimientos?
-Claras
-Especificas
-Coherentes
¿Cómo se facilitaría la
compresión del manual de
procedimiento?
-Capacitación
-Escrito
-Virtual
¿Qué reacción tiene el
empleado al implementar el
manual de procedimientos?
-Desacuerdo
-Aceptación
-Agilidad
¿Cuál es el tiempo
estimulado para la
adaptación del manual de
procedimientos?
-2 semanas
-1 mes
-2 meses
¿Qué ocurre al no
implementar el manual de
procedimientos?
-Desorganización
-Incumplimiento de
funciones
Proceso contable ¿Para que funciona el
proceso contable en una
empresa?
-Contabilidad
-Auditoria
-Llevar un control
¿Toda empresa tiene que
contar con un proceso
contable?
-Si
-No
¿Qué pasaría si la empresa
no cuenta con un proceso
contable?
-Quiebra
-No habría un registro
-Falta de control
¿Al implementar un sistema
la contabilidad también
agiliza sus registros?
-Si
-No
¿Cuál es la finalidad del
proceso contable?
-Suministrar información
-Analizar información
-Interpretar información
¿Qué contiene el proceso
contable?
-Auditoria interna
-Facturación
-Libros de contabilidad
¿Qué se debe realizar para
llevar un mejor proceso
contable?
-Capacitación
-Coordinación
¿Cada cuánto se realiza una
evaluación en un proceso
contable?
-6 meses
-1 año
¿Un manual mejoraría el
proceso contable?
-Si
-No
¿El proceso contable se
lleva a cabo por cuantas
personas?
-Departamento
-Una persona
-Varias personas
CAPITULO IV
MARCO OPERATIVO
4.1 Metodología.
De acuerdo a la investigación realizada en la empresa INDE se ha logrado determinar que esta
necesita de un sistema de facturación más eficiente para poder desempeñar sus actividades de
manera más rápida y confiable. Este nuevo sistema incluye factura de consumidor final,
comprobante de crédito fiscal, notas de débito y crédito y formulario único. Recordemos que los
clientes desean una buena atención, esto incluye la manera en que se les atiende, que tan rápido
son atendidos y la buena presentación de los documentos entregados. Por medio de este nuevo
sistema la calidad se va a detectar desde el momento en que el empleado hace contacto con el
cliente hasta que le cliente realiza el pago.
Ya que la empresa INDE ha decidido adquirir nueva tecnología entonces esta también debe
pensar en aplicar nuevos programas para estar a la par de este mundo cambiante. RAM esta
forzada a cambiar para mantenerse a la par de la competencia que existe en su rama, no se puede
quedar atrás, debe de estar siempre luchando en el campo de batalla.
Los documentos que emite INDE son la factura de consumidor final, el comprobante de crédito
fiscal y la nota de crédito.
Aparte de los documentos de contabilidad, la empresa también lleva un registro de toda esta
información por medio de una copia de la factura. Esto le facilita a la empresa a llevar todos sus
datos de manera ordenada. El tiempo de realización de las facturas pueden cambiar de acuerdo al
cliente pero es un tiempo estimado de 5 a 10 minutos.
Para hacer estas facturas el empleado debe seguir una serie de pasos los cuales son:
Toma de pedido
Verificación de crédito e inventarios
Se formula la cotización
Se envía al cliente
Cliente acepta la cotización
Se envía mercadería
Se cobra
Nota: Si el cliente rechaza cotización allí se termina el proceso.
4.2 Técnicas de recolección de datos.
Fuentes Indirectas: Recolección de datos a través de (cuestionarios, Encuestas, fuentes
bibliográficas y electrónicas)
Encuesta: Constituye el término medio entre la observación y la experimentación. En ella se
pueden registrar situaciones que pueden ser observadas y en ausencia de poder recrear un
experimento se cuestiona a la persona participante sobre ello. Por ello, se dice que la encuesta es
un método descriptivo con el que se pueden detectar ideas, necesidades, preferencias, hábitos de
uso, etc.
Procedimientos para la construcción de instrumentos.
1. Redefiniciones fundamentales: tiene que ver con la claridad de los conceptos o variables
de investigación. Se definió bien el problema, las variables, la hipótesis, objetivos, etc.
2. Revisión enfocada de la literatura: Revisión de los temas asociados con nuestra
investigación y de los instrumentos de medición o recolección de los datos.
3. Identificación del dominio de las variables a medir y sus indicadores: señalan con
precisión los componentes, dimensiones o factores que integran la variable.
4. Redefiniciones fundamentales: tiene que ver con la claridad de los conceptos o variables
de investigación. Se definió bien el problema, las variables, la hipótesis, objetivos, etc.
5. Revisión enfocada de la literatura: Revisión de los temas asociados con nuestra
investigación y de los instrumentos de medición o recolección de los datos.
6. Identificación del dominio de las variables a medir y sus indicadores: señalar con
precisión los componentes, dimensiones o factores que integran la variable.
4.3 Medios.
Se ha analizado gran parte de los requerimientos de la empresa INDE y se estableció para que la
propuesta función, debe de haber una participación integra de software, hardware y capital
humano. La empresa aún no cuenta con el equipo por lo que tendrá que adquirirse para poder
empezar con la primera etapa del proyecto.
Requerimientos de software.
La herramienta a utilizar será Visual FoxPro 7.0 dado que los requerimientos de datos en la
empresa INDE no van más allá de la capacidad de este sistema a largo plazo por lo cual
concuerda con la capacidad económica de la empresa.
Requerimientos de equipo.
Para la empresa INDE, los requerimientos del equipo a utilizar en el proyecto deben ser los
mínimos.
Computadora Pentium 500 Mhz o superior.
Disco duro de 4Gigabytes.
Memoria RAM de 64mb.
Tarjeta de red.
Monitor de 14 pulgadas.
Teclado y mouse.
Impresor matricial de 80 columnas
Unidad de floppy disk drive 1.44mb.
Unidad de CD-ROM (opcional)
Unidad de respaldo CD-RW.
Sistema Operativo Windows 98 o superior.
4.4 Grafica de Gantt.
No Actividades
Marzo Abril Mayo Junio
S S S S S S S S S S S
21 28 25 5 6 7 8 16 23 30 6
1 Integrar grupos
p
r
e
2 Selección del tema
p
r
e
3 Elaboración del Prediseño
p
r
e
4 Marco Conceptual del Problema
p
r
e
5 Marco Teórico
p
r
e
6 Marco Metodológico
p
r
e
7 Marco Operativo y administrativo
p
r
e
8 Trabajo de campo
p
r
e
9 Análisis de la información
p
r
e
10 Conclusiones y recomendaciones
p
r
e
11 Impresión
p
r
e
12 Presentación
p
r
e
PROGRAMADO REPROGRAMADO EJECUTADO
CAPITULO V
MARCO ADMINISTRATIVO
5.1 Recurso.
Recursos humanos.
Investigadores.
Informadores.
Asesores.
Encuestadores.
Recursos Materiales.
Útiles.
Equipo de cómputo.
Materiales de oficina.
5.2 Presupuesto.
Clase de Gasto Financiamiento
Interno
Financiamiento
Externo
Total
Impresión Q. 15.00 Q. 0.00 Q. 15.00
5 horas de internet Q. 25.00 Q. 0.00 Q. 25.00
Encuadernación Q. 20.00 Q. 0.00 Q. 20.00
TOTAL
Q. 60.00
CAPITULO VI
ANALISIS E INTERPRETACIÓN DE RESULTADOS
6.1 Análisis e interpretación de resultados.
Pregunta.
1. ¿Cómo se facilitaría la comprensión del manual de procedimientos?
a. Capacitación 50
b. Escrito 25
c. Virtual 25
Fuente: personas que trabajan en INDE, el día 18 de mayo 2015.
Al determinar que el 50% es representado por un alto porcentaje, demuestra que la mayoría de
personas se le facilitaría la comprensión de un Manual de Procedimientos por medio de
capacitación, el 25% opina que se facilitará por medio escrito y el 25% prefiere comprenderlas
de manera Virtual. Se llegó a la conclusión que la implementación del manual de procedimiento
se llevaría de una mejor manera por medio de capacitaciones, facilitando así el entendimiento de
las funciones que le corresponden a cada uno de los empleados.
50%
25%
25%
Capacitacion
Escrito
Virtual
Pregunta.
2. ¿Está de acuerdo con la implementación del manual de procedimientos en la
empresa?
a. Si 95
b. No 5
Fuente: personas que trabajan en INDE, el día 18 de mayo 2015.
Al determinar que el 95% es representado por un alto porcentaje, demuestra que la mayoría de
personas está de acuerdo con que en las empresas se implementen el Manual de Procedimiento,
mientas que un 5% está en desacuerdo.
`Por lo tanto hemos llegado a la conclusión que la implementación de un Manual de
Procedimientos es indispensable para llevar un orden de las actividades en una empresa.
95%
5%
Si
No
Pregunta.
3. ¿Cree que se mejoraría el rendimiento al implementar el manual de procedimientos?
a. Si 75
b. No 25
Fuente: personas que trabajan en INDE, el día 18 de mayo 2015.
Al determinar que el 75% es representado por un alto porcentaje, demuestra que la mayoría de
personas piensa que si mejoraría el rendimiento laboral al implementar un Manual de
Procedimientos, dentro de una empresa mientras que el otro 25% considera que sería una pérdida
de tiempo estar poniendo atención en los pasos que debe realizar.
Por lo tanto podemos observar que un Manual de Procedimientos mejoraría el rendimiento de
los empleados, pues cada uno sabría cómo desempeñar su trabajo correctamente.
75%
25%
Si
No
Pregunta.
4. ¿Qué reacción tiene el empleado al implementar el manual de procedimientos?
a. Desacuerdo 36
b. Aceptación 41
c. Agilidad 23
Fuente: personas que trabajan en INDE, el día 18 de mayo 2015.
Al determinar que el 41% es representado por un alto porcentaje, de personas que están de
acuerdo con la implementación de un Manual de Procedimientos. El 36% está en desacuerdo y el
23% de empleados obtiene una mayor agilidad.
Por lo tanto podemos observar que la mayoría de empleados tiene una reacción positiva al
implementar un manual de procedimientos.
36%
41%
23%
Desacuerdo
Aceptacion
Agilidad
Pregunta.
5. ¿Qué ocurre al no implementar el manual de procedimientos?
a. Desorganización 50
b. Incumplimiento de funciones 50
Fuente: personas que trabajan en INDE, el día 18 de mayo 2015.
Al determinar que el 50% de las personas considera que al implementar un Manual de
Procedimientos crearía una desorganización, el otro 50% dijo que el no implementar el Manual
de Procedimientos los empleados no realizaría su trabajo correctamente.
Por lo que podemos observar que el no implementar un manual de procedimientos tendría una
consecuencia negativa y una positiva.
50%50%Desorganizacion
Incumplimiento defunciones
Pregunta.
6. ¿Toda empresa tiene que contar con un proceso contable?
a. Si 90
b. No 10
Fuente: personas que trabajan en INDE, el día 18 de mayo 2015.
Al determinar que el 90% es representado por un alto porcentaje, demuestra que la mayoría de
personas piensa que toda empresa tiene que contar con un proceso contable, sin embargo
podemos observar que un 10% dijo que no es indispensable.
Por lo que podemos observar que toda empresa tiene que contar con un proceso contable para
poder mejorar su administración llevando así un mejor control de sus valores.
90%
10%
si
no
Pregunta.
7. ¿Qué pasaría si la empresa no cuenta con un proceso contable?
a. Quiebra 10
b. No habría registros 30
c. Falta de control 60
Fuente: personas que trabajan en INDE, el día 18 de mayo 2015.
Al determinar que el 60% es representado por un alto porcentaje, demuestra que si existiría una
falta de control en los registros contables de la empresa, sin embargo podemos observar que un
10% opina que si no se utilizaría un proceso contable la empresa quebraría y un 30% indico que
al no tener un proceso contable no habría registro.
Por lo que podemos observar si la empresa no cuenta con un proceso contable, existiría una falta
de control en la empresa.
10%
30%
60%
Quiebra
No habría registros
Falta de control
Pregunta.
8. ¿Al implementar un sistema la contabilidad también agiliza sus registros?
a. Si 80
b. No 20
Fuente: personas que trabajan en INDE, el día 18 de mayo 2015.
Al determinar que el 80% es representado por un alto porcentaje, demuestra que la mayoría de
personas piensa si el sistema contable agilizaría sus registros, sin embargo podemos observar que
un 20% no opino lo mismo, por lo que para ellos no es indispensable.
Por lo que podemos observar que si es indispensable al incrementar un sistema contabilidad
agilizaría los registros contables.
80%
20%
si
no
Pregunta.
9. ¿Cuál es la finalidad del proceso contable?
a. Suministrar Información 50
b. Analizar Información 30
c. Interpretar información 20
Fuente: personas que trabajan en INDE, el día 18 de mayo 2015.
Al determinar que el 50% es representado por un alto porcentaje, demuestra que la mayoría de
personas piensa que la finalidad es suministrar la información, sin embargo podemos observar
que un 20% Interpreta información y el 30% restante opina que Analiza la información.
Por lo que podemos observar que la finalidad es suministrar información para poder agilizar el
proceso contable.
50%
30%
20%
Suministrar información
Analizar Información
Interpretar Información
Pregunta.
10. ¿Un manual mejoraría el proceso contable?
a. Si 90
b. No 10
Fuente: personas que trabajan en INDE, el día 18 de mayo 2015.
Al determinar que el 90% es representado por un alto porcentaje, demuestra que la mayoría de
personas piensan que un manual mejoraría el proceso contable, sin embargo podemos observar
que un 10% opina que no mejoraría el proceso contable.
Por lo que podemos observar que si indispensable un manual de procedimientos ya que
mejoraría el proceso contable.
90%
10%
si
no
6.2 Conclusiones.
Un manual de procedimiento es un documento que contiene la descripción de actividades que
deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, de acuerdo a la
investigación realizada del tema “El manual de procedimiento de la empresa INDE” llegamos a
la conclusión, que el retraso en el proceso contable y diferentes funciones dentro de la empresa
se debe a que no existe un manual de procedimientos dentro de la misma, teniendo así la
consecuencia de una mala coordinación y organización en cada una de las actividades que se
deben ejercer dentro de la empresa, obteniendo así resultados como retraso en la facturadora,
quejas de clientes, y una falta de incumplimiento en las actividades asignadas para cada uno de
los empleados, creemos que es conveniente implementar un manual de procedimientos para
permitir dividir el trabajo de manera equitativa para cada puesto, y así todos sabrán cuál es su
trabajo y como deben realizarlo, al mismo tiempo capacitar a las personas para el mejor
entendimiento y manejo del mismo.
Recomendaciones.
Las recomendaciones están dirigidas a proporcionar sugerencias a la consecuencia de los
resultados, en este sentido las recomendaciones son las siguientes:
Organizar una junta con el personal del cuerpo administrativo para ponerse de acuerdo
sobre los siguiente:
Aspectos importantes a integrar en el manual de procedimientos.
El modo de implementación del manual de procedimientos.
Fecha de implementación del manual de procedimientos.
El manual de procedimientos deberá contener la descripción clara de las actividades que
corresponden a cada puesto.
Realizar actividades de control de manera mensual.
Brindar una capacitación al personal de nuevo ingreso.
Brindar el manual de procedimientos al personal de nuevo ingreso.
Implementar sistemas de control computarizados.
Contener una copia de todas las facturas para un mejor control.
Mantener toda la documentación de su respectivo orden.
CAPITULO VII
MARCO LOGICO DE LA PROPUESTA
7.1 Árbol de problemas.
El manual de procedimiento de la empresa
“INDE”
Retraso en la facturadora Incumplimiento de
funciones
Descontrol en el proceso
contable
Deficiencia de los
empleados
Falta del manual de
procedimiento Falta de coordinación
Falta de interés en el
manual de procedimiento No hay capacitaciones
7.2 Árbol de alternativas.
Manual de procedimientos en la empresa “INDE”.
Definir las funciones de
cada puesto de manera
clara en el manual de
procedimientos.
Dividir el trabajo de
manera equitativa para
cada puesto.
Presentar resultados
cada fin de mes.
Todos saben cuál es su
trabajo y como
realizarlos.
Todos trabajan de igual
manera y el trabajo sale
a tiempo.
Se puede llevar más
control sobre el
funcionamiento de los
procesos.
Puede que alguien solo
se limite lo que su
puesto requiere.
Si alguien termina antes
su trabajo puede que se
niegue a ayudar a otros.
Se sientan presionados
llegar a la meta
7.3 Árbol de objetivos.
Implementación del manual de procedimientos
en la empresa “INDE”
La facturadora se mantiene
al día
Cumplimiento de
funciones correspondientes
La empresa “INDE” cuenta
con buena reputación
Los empleados cumplen
con sus labores
Nuevo manual de
procedimientos Coordinación estable
Un mayor interés en el
cumplimiento del
manual
Capacitaciones para el
uso del nuevo manual
7.4 Matriz del Marco Lógico.
Jerarquía de
objetivos
Metas.
Indicadores.
Fuentes de
Verificación.
Supuestos.
Fin (Objetivo de desarrollo)
Agilizar los procedimientos
Tener el trabajo que se requiere
a tiempo.
Realizar medición del
rendimiento de manera
semanal.
Correcta adaptación de los empleados al manual de
procedimientos.
Propósito (Objetivo General)
(situación final)
Tener un mejor servicio y
satisfacción del cliente.
Que los clientes se queden
satisfechos y sigan prefiriendo
a la empresa.
Por medio de encuestas a los
clientes.
Maximizar las ventas en una porcentaje del
20%.
Resultados (Objetivo
Especifico)
Implementación de sistema
capacitación a los empleados.
Agilizar las actividades
correspondientes a cada
integrante de la empresa “INDE”
Hasta junio del año 2015 los
empleados han pasado por pruebas de
comprobación de resultados.
Los resultados en las pruebas
de comprobación de resultados pueden ser bajas a lo esperado.
Acciones (Actividades Principales)
Diseñar un programa para implementar de mejor manera el manual de
procedimientos.
Brindarles buena atención a los
clientes y facilitar las actividades
de los empleados.
Ver tiempo en que se llevan cada actividad y coordinación de la misma. Haciendo arqueos de valores constantes con forme facturas.
Implementar sistemas de
control computarizados
para agilizar actividades y
minimizar tiempo.
ANEXO 1
Encuesta Manual de Procedimientos y Proceso Contable de la Empresa “INDE”.
Instrucciones: Esta encuesta tiene por objetivo determinar la importancia de un manual de
procedimiento en el funcionamiento de una empresa, junto con el proceso contable, a
continuación se le presenta una serie de preguntas la cual cada una de ellas debe de marcar con
una X, conforme a su opinión y criterio.
Fecha: Guatemala, 20 de mayo de 2015
Manual de Procedimientos.
1. ¿Cómo se facilitaría la comprensión del manual de procedimientos?
Capacitación
Escrito
Virtual
2. ¿Está de acuerdo con la implementación del manual de procedimientos en la empresa?
Si
No
3. ¿Cree que se mejoraría el rendimiento al implementar el manual de procedimientos?
Si
No
4. ¿Qué reacción tiene el empleado al implementar el manual de procedimientos?
Desacuerdo
Aceptación
Agilidad
5. ¿Qué ocurre al no implementar el manual de procedimientos?
Desorganización
Incumplimiento de funciones
Proceso Contable.
1. ¿Toda empresa tiene que contar con un proceso contable?
Si
No
2. ¿Qué pasaría si la empresa no cuenta con un proceso contable?
Quiebra
No habría registros
Falta de control
3. Al implementar un sistema la contabilidad también agiliza sus registros?
Si
No
4. ¿Cuál es la finalidad del proceso contable?
Suministrar Información
Analizar Información
Interpretar información
5. ¿Un manual mejoraría el proceso contable?
Si
No
BIBLIOGRAFIA
Daniel, A.G. Contabilidad básica y documentos mercantiles. Fragor, 1995
Kellogg, M. G. Preparación del manual de oficina. Editorial Revertè. Barcelona, 1962
Ponce, A. R. (2004). Administración moderna. Editorial Limusa. México, D.F. 2004
