MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003(skripta)

MS ExcelMicrosoft Excel je program za izradu proraunskih tablica. Tablica se sastoji od kolona i redova. Kolone su oznaene slovima (A, B, C, ...IV ukupno 256), a redovi brojevima (1, 2, 3, ...65536). elija je sjecite kolone i reda. Podaci se unose u eliju, a njena adresa (poloaj u tablici) odreena je slovom kolone i brojem reda npr. A1. Aktivna elija omeena je pravougaonikom s debelom crtom (pravougaonik za oznaavanje). Podatke moemo redati, izdvajati (filtrirati) po raznim kriterijima i grafiki ih prikazivati. Dokument u Excelu je radna knjiga (Book) i ima ekstenziju .xls. Prilikom pokretanja Excela automatski se otvori nov prazan dokument Knjiga1 (Book1). Radna knjiga organizirana je u listovima (radni listovi - sheet) i po zadanom sadri 3 lista, a moe ih imati do 255. Svaki list ima svoj naziv (List1, List2.... Sheet1, Sheet2...) na kartici lista. Svaki list je zapravo radna tablica za unos i pohranu brojanih podataka, formula i ostalih objekata (grafikoni, slike, tekstni okviri...). Kartica aktivnog radnog lista je bijele boje, a ostale su sive. Na drugi radni list prelazimo klikom na karticu s njegovim imenom. Osim uobiajenih dijelova prozora Office aplikacija (traka izbornika, standardna i alatna traka, okno zadataka), Excel sadri traku Formula koja se sastoji od okvira naziva (sadri adresu aktivne elije), dugmeta Umetni funkciju (Insert Function) i dijela gdje dolazi sadraj aktivne elije (tekst, brojevi ili formula). Kod unosa sadraja u elije izmeu okvira naziva i dugmeta Umetni funkciju pojave se dugmad za unos sadraja i odustajanje od unosa.

Slika 1. Prozor Excela

1

Traka stanja na dnu prozora sadri polje sa savjetima na lijevoj strani (ono nas obavjeuje da je Excel spreman za rad, a tijekom unosa ovdje se pojavi rije "Unos") i polje za automatsko raunanje (prikazuje sumu vrijednosti oznaenih elija, kao to je prikazano na slici).

Unos podatakaU tablice unosimo tekst, brojane podatke, datume, formule i funkcije. Za unos podatka u tablicu potrebno je oznaiti eliju u koju elimo unijeti podatak (kliknuti na nju), upisati podatak i potvrditi unos na jedan od naina: - tipka Enter - dugme Unos - pritisak na tipku tabulatora (TAB - pomak u eliju udesno) - premjetajem u susjednu eliju pomou tipke sa strelicom. Za odustajanje od unosa potrebno je pritisnuti tipku Esc ili kliknuti na dugme Odustani. Tekst se po zadanom poravna uz lijevi rub elije. Ako zaponemo unos teksta poetnim slovom koje se ve nalazi u jednoj od elija u istoj koloni, Excel ponudi sadraj te elije. Za ispis teksta elije u dva ili vie redova, za prijelaz u novi red potrebno je pritisnuti kombinaciju tipki Alt+Enter. Brojevi i datumi se po zadanim postavkama poravnaju uz desni rub elije. elimo li ih poravnati uz lijevi rub, prije unosa broja potrebno je upisati apostrof (') npr. '123. Kod unosa negativnog broja najprije se upie negativni predznak (-), a zatim broj. Datumi se unose u obliku dd/mm/gg, a razdvajaju se kosom crtom (15/1/4) ili crticom (21-11-03).

Unos podataka u nizu koritenjem ispuneKoritenje ispune olakava i ubrzava unos podataka u nizu, bilo da se niz kreira prilikom koritenja ispune ili se unose podaci s unaprijed pripremljene liste. Npr. elimo u tablicu unijeti dane u sedmici. U poetnu eliju upiemo Ponedjeljak i potvrdimo unos. Postavimo pokaziva mia na dra za ispunu i pritisnutom tipkom povuemo mi prema dole (ako elimo popuniti kolonu) ili udesno. Ispod svake elije preko koje povlaimo mi, pojavi se podatak koji e se unijeti u eliju.

2

Slika 2. Prikaz automatske ispune

Kad otpustimo tipku mia, Excel popuni elije podacima i pojavi se dugme Mogunosti automatske ispune (AutoFill Options) koji omoguava odreivanje naina ispune. Ako Excel ne prepozna niz, tada u sljedee elije kopira sadraj poetne. Niz ili listu podataka koji e se unositi ispunom moemo kreirati pomou izbornika Alati (Tools) Mogunosti (Options), na kartici "Prilagoeni popisi" (Custom Lists). Za unos odreenog niza rednih brojeva (npr. neparnih brojeva) potrebno je u prve dvije elije upisati prva dva broja niza (1 i 3), oznaiti obje elije i tada povui dra za ispunu. Oznaavanjem prvih dvaju brojeva dajemo Excelu upute kojim rasponom niz treba rasti.

Promjena sadraja i brisanje unosaZa promjenu sadraja elije potrebno je oznaiti eliju, upisati novi podatak i potvrditi unos. Novi unos zamijeni prethodni. Za promjenu dijela sadraja potrebno je dva puta kliknuti unutar elije kako bi se u njoj pojavio kursor (ili oznaiti eliju i pritisnuti tipku F2), napraviti izmjenu sadraja i potvrditi unos. Za brisanje sadraja elije potrebno je oznaiti eliju (ili vie njih) i pritisnuti tipku Delete ili Backspace. Sadraj elije moemo izbrisati i pomou izbornika Ureivanje (Edit) -> Oisti (Clear) -> Sadraj (Contents) .

Slika 3. Naredbe za brisanje

3

Oznaavanje elijaeliju oznaimo klikom na nju. Vie elija oznaimo tako da pritisnutom tipkom mia povuemo od poetne elije prema krajnjoj, npr. A5-C10. Za oznaavanje kolone potrebno je kliknuti na slovo kolone, a za oznaavanje vie kolona potrebno je povui pritisnutom tipkom mia od poetne do krajnje kolone, npr. C-F ili drati pritisnutu tipku Ctrl i kliknuti na slovo svake kolone koji elimo oznaiti, npr. C, F i H. Za oznaavanje reda potrebno je kliknuti na broj reda. Vie redova oznaava se na isti nain kao i kolone.

Slika 4. Vie oznaenih elija

Umetanje i brisanje kolona i redovaKod izrade tablica esto e se pojaviti potreba za dodavanjem jedne ili vie kolona i redova unutar tablice ili za brisanjem istih. Postupak je jednostavan. Potrebno je oznaiti kolonu (ili vie njih), na oznaenu kolonu (kolone) kliknuti desnom tipkom mia i izabrati naredbu Umetanje (Insert). Ispred oznaene kolone umetnue se toliko novih kolona koliko ih je bilo oznaeno prije pozivanja naredbe. Ako su oznaene kolone A, B i C, umetnut e se tri nove kolone ispred kolone A, a ako su oznaene kolone B i D, umetnut e se po jedna nova kolona ispred kolone B i kolone D. Na isti nain dodajemo nove redove u tablicu. Za umetanje kolona i redova moemo koristiti i izbornik Umetanje (Insert). Za brisanje kolona i redova potrebno je na oznaene kolone (redove) kliknuti desnom tipkom mia i izabrati naredbu brisanja ili u izborniku Ureivanje (Edit) izabrati naredbu Izbrii (Delete).

4

Slika 1. Izbornik Umetanje i objektni izbornik

Prilagodba veliine elijeNakon unosa podataka u elije potrebno je prilagoditi veliinu elije (irinu kolona i visinu redova) kako bi podaci u cjelosti bili vidljivi. Ako je kolona preuska, ne vidi se dio teksta ili se umjesto brojeva vidi znak ####. Za prilagodbu irine kolone potrebno je pritisnutom tipkom mia povui desni rub kolone u zaglavlju udesno do potrebne irine. elimo li prilagoditi irinu kolone najduem zapisu u koloni, potrebno je dva puta kliknuti na desni rub kolone u zaglavlju. Za promjenu visine reda potrebno je povui donji rub zaglavlja reda (broja reda) do odreene visine ili dva puta kliknuti na donji rub reda kako bi se visina reda prilagodila sadraju u elijama.

Slika 2. Promjena irine kolone

Slika 3. Promjena visine reda

Za promjenu irine kolone i visine reda koriste se i naredbe iz izbornika Oblikovanje (Format).

5

Slika 4. Izbornik Oblikovanje

Premjetanje i kopiranje sadraja elijaZa premjetanje sadraja elija koristimo naredbe Izrei (Cut) i Zalijepi (Paste) iz izbornika Ureivanje (Edit), a za kopiranje koristimo naredbe Kopiraj (Copy) i Zalijepi. Ove naredbe koriste se za premjetanje i kopiranje sadraja elija na istom radnom listu, s jednog radnog lista na drugi i izmeu dviju radnih knjiga. Najprije se oznae elije iji e se sadraj premjestiti (kopirati) i aktivira naredba Izrei (Kopiraj). Potom je potrebno oznaiti poetnu eliju na mjestu kamo e se sadraj premjestiti (kopirati - na istom ili na drugom radnom listu ili u drugoj radnoj knjizi) i izabrati naredbu Zalijepi. Osim izbornika naredbe se mogu izabrati na alatnoj traci ili pomou preaca: Ctrl+X - Izrei Ctrl+C - Kopiraj Crtl+V Zalijepi Za premjetanje i kopiranje sadraja elija koristi se i mi. Potrebno je oznaiti elije iji e se sadraj premjestiti i odvui ih lijevom tipkom mia na novo mjesto. Ako odredine elije sadre podatke, Excel e pitati elimo li njihov sadraj zamijeniti novim, onim koji premjetamo. Za kopiranje sadraja oznaenih elija potrebno je prilikom povlaenja mia drati pritisnutu tipku Ctrl. Premjetanje i kopiranje sadraja elija mogue je i povlaenjem desnom tipkom mia, a kada je otpustimo pojavi se izbornik (na slici 5) u kojem je potrebno izabrati naredbu Premjesti ovdje (Move Here), Kopiraj ovdje (Copy Here) ili onu koja odgovara namjeri.

6

Slika 5. Objektni izbornik za premjetanje (kopiranje) sadraja elija desnom tipkom mia

Oblikovanje tablicaTablicu oblikujemo na nain da oblikujemo elije s podacima dodjeljujui im odgovarajui oblik, boju, font, obrub i boju elije te spajamo pojedine elije. Slika 1. prikazuje tablicu oblikovanu primjenom alata trake Oblikovanje.

Slika 1. Oblikovana tablica

Za brzo oblikovanje radne tablice dostupni su gotovi oblici tablica pomou izbornika Oblikovanje (Format) -> Samooblikovanje (AutoFormat). Po odabiru tablice izabrani oblik e se primijeniti na tablicu u kojoj je oznaena bar jedna elija.

Slika 2. Odabir gotovog oblika tablice

7

Izgled (postava) straniceKako e izgledati stranica te hoe li se tablica ispisati na okomito ili vodoravno poloenoj stranici, na sredini ili uz lijevu marginu odreujemo pomou izbornika Datoteka (File) Postavljanje stranice (PageSetup). Na prvoj kartici dijalokog okvira odreujemo poloaj stranice (okomit ili vodoravan), veliinu na koju e Excel ispisati stranicu te biramo veliinu papira i kvalitetu ispisa.

Slika 3. Odabir izgleda stranice

Kartica Margine (Margins) omoguava odabir margina stranice, udaljenost zaglavlja i podnoja od ruba stranice te okomito i/ili vodoravno centriranje tablice na stranici.

Slika 4. Podeavanje margina stranice

Na kartici Podnoje/Zaglavlje (Header/Footer) ureujemo zaglavlje (podnoje) tablice tako da pomou strelice polja Zaglavlje (Header) biramo u padajuem popisu moguih naslova i podataka za zaglavlje kao to su broj stranice, naziv radne knjige ili radnog lista i datumi u raznim kombinacijama.

8

Slika 5. Kreiranje korisnikog zaglavlja

Dugme Prilagoeno zaglavlje (Custom Header) otvara dodatni dijaloki okvir podijeljen u tri sekcije koji omoguava kreiranje vlastitog zaglavlja unosom podataka prema elji. U verziji Excel XP mogu je unos slike u zaglavlje, to u prethodnim verzijama nije bio sluaj. Na kartici List (Sheet) odreujemo podruje ispisa, redove koji e se ispisati na svakoj stranici ispisa (zaglavlje ili naslov kolona) i redoslijed ispisa stranica.

Slika 6. Podeavanje ispisa

Pretpregled ispisa i ispis dokumentaPretpregled ispisa omoguava pregled i prilagodbu tablice prije ispisa jer u tom prikazu tablica izgleda onako kako e se ispisati na papir. Zato se pretpregled ispisa, osim provjere, koristi i za eventualne korekcije tablice koje se odnose na irinu kolona, margine, zaglavlje ili podnoje. U pretpregled ispisa prelazimo pomou dugmeta Pretpregled ispisa (Print Preview) ili odabirom istoimene naredbe u izborniku Datoteka (File). Sljedea slika prikazuje pregled ispisa jedne tablice i korekciju margine.

9

Slika 7. Pretpregled ispisa

Dugmad na alatnoj traci omoguuju pregled sljedee ili prethodne stranice tablice, poveanje/smanjenje prikaza dijelova tablice, prikaz (skrivanje) margina stranice, zaglavlja i podnoja, prikaz prijeloma stranice (mogunost runog podeavanja prijeloma) te ispis stranice. Osim iz pretpregleda ispisa, ispis tablice pozivamo i iz izbornika Datoteka (File) ->Ispis (Print). U dijalokom okviru odreujemo raspon stranica za ispis Raspon ispisa (Print range), to elimo ispisati (samo oznaeno, aktivne listove ili cijelu radnu knjigu) te broj kopija ispisa.

Slika 8. Dijaloki okvir Ispis

10

IzrauniNad podacima u tablici moemo obavljati razne aritmetike, financijske, statistike i druge proraune pisanjem formula za vlastiti izraun ili koritenjem ve ugraenih funkcija u Excelu. Pisanje formule obavezno zapoinje znakom jednakosti (=) iza kojeg unosimo podatke (brojeve ili adrese elija s podacima) i oznaku matematike operacije (prikazane u tablici). U formulama se upotrebljavaju velika slova za adrese elija, a izmeu znakova ne smije biti razmak. Za raunanje formule unutar formule koriste se zagrade. Za sloenije izraune koriste se funkcije ugraene u Excelu koje ve sadre potrebne formule za pojedine izraune (matematike, financijske, statistike, logike itd.). Funkcija se bira pomou dugmeta Umetni funkciju (Insert Function) ili pomou izbornika Umetanje (Insert)>Funkcije (Function). U eliji koja sadri formulu ili funkciju prikazan je REZULTAT formule (funkcije), dok se sama formula (funkcija) na temelju koje je dobiven rezultat vidi na traci Formula kao to prikazuje slika 1.

Slika 1. Traka Formula

Budui da formule i funkcije kao argumente koriste adrese elija u kojima se nalazi podatak, naknadnom promjenom podatka u bilo kojoj eliji ukljuenoj u formulu (funkciju) automatski se korigira (aurira) rezultat, ime se izbjegava ponavljanje izrauna i tedi vrijeme. Koritenjem ispune formula ili funkcija se kopira i obavlja izraun nad podacima u kolonama ili redovima preko kojih povlaimo dra za ispunu.

SabiranjeSabiranje podataka u elijama mogue je na nekoliko naina: pisanjem formule za sabiranje, npr. =C2+C3+C4 ili =C2+10 ili =3+10 upotrebom matematike funkcije SUM za sabiranje upotrebom dugmeta Automatska suma (AutoSum) i11

pomou polja za automatsko raunanje. Kod unosa adrese elija u formulu, adresu moemo upisati ili kliknemo na potrebnu eliju ime se njena adresa unese u formulu (funkciju). Funkciju SUM moemo izabrati pomou dugmeta Umetanje funkcije (Insert function). Nalazi se u skupini matematikih funkcija. Njenim pozivanjem otvara se dijaloki okvir Argumenti funkcije u koji je potrebno unijeti adrese elija ili raspone elija koje elimo zbrojiti. Argumente (adrese elija) moemo upisati ili oznaiti miem. Ukoliko dijaloki okvir prekriva elije za odabir, pomou crvene strelice na kraju polja Number1 privremeno samemo dijaloki okvir, oznaimo potrebni raspon i vratimo dijaloki okvir. U funkciju je mogue unijeti do trideset (30) argumenata.

Slika 2. Dijaloki okvir za unos argumenata funkcije sabiranja

Funkciju SUM moemo sami napisati tako da u eliju upiemo =SUM(B2:B12). Raspon elija moemo upisati ili oznaiti miem, a ako oznaimo vie raspona Excel svaki raspon i argumente raspona unutar zagrada funkcije oznai drugom bojom kao to prikazuje slika 3. Znak : (dvotoka) oznaava raspon elija nad kojima e se obaviti sabiranje.

Slika 3. Vie oznaenih raspona

Upotreba dugmeta Automatska suma (AutoSum) na standardnoj alatnoj traci automatski poziva funkciju sabiranja. U aktivnoj eliji pojavi se =SUM(:) s ponuenim rasponom elija (raspon elija u koloni iznad aktivne elije ili lijevo ako je aktivna elija na kraju prvog reda s podacima). Ako ponueni raspon odgovara, potvrdimo unos funkcije u eliju, a ako ne odgovara, oznaimo miem potrebne elije i potvrdimo unos.

12

Reference na druge radne listove i knjigeesto je kod izrauna potrebno uzeti podatke (rezultate) s drugih radnih listova ili radnih knjiga. Umjesto prepisivanja rezultata koriste se reference na drugi radni list ime se ujedno auriraju i naknadne promjene podataka i rezultata. Kako to izgleda, prikazuje slika 4. Naziv radnog lista ili radne knjige kao i raspon elija moemo upisati direktno u formulu ili jednostavno kliknuti na ime radnog lista kako bi postao aktivan i na njemu oznaiti potrebni raspon. Excel pritom automatski stavlja referencu na oznaeni raspon na izabranom radnom listu. Za referencu na drugu radnu knjigu potrebno je otvoriti odgovarajuu radnu knjigu te se prvo premjestiti u nju (klikom mia na dugme na programskoj traci ili tipkama Alt+Tab), pa tek onda izabrati radni list i raspon.

Slika 4. Postavljanje referenci

Raunanje prosjekaProsjenu vrijednost izraunamo pomou funkcije AVERAGE koja izraunava aritmetiku sredinu argumenata unutar funkcije i nalazi se u skupini statistikih funkcija. Za raunanje prosjeka potrebno je oznaiti eliju u koju elimo smjestiti rezultat, izabrati funkciju te odrediti raspon (raspone) elija s potrebnim podacima. Funkciju moemo i sami napisati; =AVERAGE (:) .Slika 5. Funkcija AVERAGE

13

Funkciju AVERAGE moemo izabrati meu funkcijama koje se ponude kad kliknemo na strelicu dugmeta Automatska suma. Polje za automatsko raunanje takoer omoguava brzo raunanje prosjeka nad podacima oznaenih elija.

Najvea i najmanja vrijednostFunkcija MAX (Maksimum) vraa najvei broj unutar oznaenog raspona, a funkcija MIN (Minimum) vraa najmanju vrijednost. Obje funkcije nalaze se u skupini statistikih funkcija i koriste se na isti nain. Najveu vrijednost traimo tako da oznaimo eliju u koju elimo upisati rezultat, izaberemo funkciju MAX pomou dugmeta Umetni funkciju i oznaimo raspon elija. Ako funkciju pozivamo pomou strelice dugmeta Automatska suma,potrebno je provjeriti odgovara li ponueni raspon elija.

Slika 6. Funkcija MAX

Zaokruivanje brojevaPrilikom izrauna Excel izraunava rezultat na 15 decimalnih mjesta i takav broj sprema u eliju te koristi u daljnjim izraunima. S druge strane, izgled broja u eliji odreen je oblikovanjem elije (broj decimalnih mjesta, stil zareza, izgled negativnog broja, oznaka valute) pa je prikaz broja zaokruen na broj decimala odreen oblikovanjem. To znai da se izgled prikazanog broja i broja pohranjenog u eliju razlikuje. Promotrimo sljedeu sliku.

Slika 7. Zaokruivanje brojeva

14

Za zaokruivanje izrauna koristi se funkcija ROUND a njena sintaksa je =ROUND(broj;br.dec.mjesta). Umjesto broja moe se upisati formula ili funkcija iji e se rezultat zaokruiti na odgovarajui broj decimalnih mjesta, kao to je u primjeru na slici zaokrueno raunanje rabata na 2 decimale.

Apsolutna i relativna adresaAdrese elija A1 , A2, A3 itd. su relativne adrese koje se temelje na relativnom poloaju elije koja sadri formulu i elije na koju se referenca odnosi. Relativna adresa nema svoj stalni (fiksni) poloaj na radnom listu. Slika 1. Relativna adresa Kopiranjem ili premjetanjem formule u novu eliju, automatski se prilagode reference elija ukljuenih u formulu novoj adresi elije s formulom (tamo gdje je formula kopirana ili premjetena). Npr. ako u eliji C1 imamo formulu =A1+B1, kopiranjem ili premjetanjem sadraja elije C1 u C3 dobit emo formulu =A3+B3 (slika 1). Budui da se formula moe kopirati i automatskom ispunom, dovoljno je formulu upisati u prvi red (kolonu) i povlaenjem draa za ispunu kopirati u sljedee redove (kolone) pri emu e Excel prilagoditi adrese elija u formuli i izraunati rezultat. Problem nastaje ukoliko u formuli koristimo podatak koji se nalazi u samo jednoj eliji, npr. kod raunanja poreza gdje se podatak o stopi poreza nalazi u eliji D1 . U ovom sluaju potrebno je eliju D1 oznaiti kao APSOLUTNU adresu stavljanjem znaka $ ispred reference za kolonu i red. Time oznaavamo Excelu da je podatak u eliji D1 stalan te da prilikom kopiranja ili premjetanja formule ne mijenja referencu elije D1 prema novom poloaju formule na radnom listu. Formula iz elije D3 kopirana u eliju D5 izgleda ovako (slika 2.) :

Slika 2. Apsolutna adresa

Ukoliko bi se u eliji D3 koristila formula =C3*D1, Excel bi kopiranjem formule ve u sljedeem redu javio greku jer bi relativnu adresu D1 promijenio u D2 i ne bi mogao mnoiti iznos 101,00 s tekstom u eliji D2.15

Apsolutna adresa je adresa elije sa stalnim (fiksnim) poloajem na radnom listu i njena se referenca kopiranjem ili premjetanjem formule ne mijenja, a prepoznajemo je po znaku $ ispred reference za kolonu i red elije. eliji s apsolutnom adresom moemo dodijeliti ime i to ime koristiti u formuli - tada je to elija s imenom. Dodjela imena eliji: oznaimo eliju kojoj dajemo ime (apsolutnu adresu), u okvir naziva na traci Formula upiemo ime elije i pritisnemo Enter . Za dodjelu imena eliji moemo koristiti izbornik Umetanje (Insert) -> Naziv (Name) -> Definiraj (Define) gdje u dijalokom okviru Definiranje naziva (Define Name) u polje Nazivi u radnoj knjizi (Names in workbook) upiemo ime elije.

Slika 3. Dodjela imena eliji

Ponekad je potrebna apsolutna referenca samo za red ili kolonu kako bi izraun uspio. Tada prilikom pisanja formule dodijelimo apsolutnu referencu samo redu ( B$2 ) , to govori Excelu da se kopiranjem formule mijenja samo oznaka kolone, dok oznaka reda ostaje nepromijenjena.

ListeLista je tablica s popisom podataka (baza podataka) povezanih po odreenoj strukturi, a moe sadravati razliite podatke kao to su podaci o zaposlenima, popis poslovnih partnera (s adresom, telefonom, kontakt osobom...), popis inventara, poslovnica, uenika u razredu itd. Lista se sastoji od slogova i polja. SLOG je jedan red liste koji sadri meusobno povezane informacije (npr. podatke o zaposleniku), a sastoji se od polja. POLJE je elija koja sadri jednu informaciju. Sva polja u jednoj koloni sadre istu vrstu podatka, npr. ime, prezime, a na vrhu kolone je naslov (natpis) polja koji opisuje sadraj polja te kolone. Budui da liste sadre mnogo podataka (polja i slogova) to ih ini nepreglednima, za rad s listama koristimo se obrascem podataka koji otvaramo pomou izbornika Podaci (Data) >Obrazac (Form), a prikazuje ga sljedea slika.

16

Slika 1. Lista i Obrazac podataka

Na lijevoj strani nalaze se naslovi kolona (stupaca), a do njih okviri sa sadrajem polja prikazanog sloga. Pomou klizaa, koji dijeli dijaloki okvir okomito na dva dijela, pomiemo se po listi, a u gornjem desnom uglu vidimo na kojem se slogu (retku (redu) liste) nalazimo. S desne strane nalaze se dugmad za kretanje po listi, pronalaenje, dodavanje, brisanje i promjenu podataka. Dugme Kriterij (Criteria) koristi se za pretraivanje liste pomou zadanih kriterija. Pomou dugmeta Zatvori (Close) zatvaramo dijaloki okvir Obrazac podataka (Data Form).

Redanje podatakaZa redanje podataka u tablici (listi) odreenim redoslijedom koristimo dugmad na alatnoj traci i naredbu iz izbornika Podaci (Data) -> Sortiranje (Sort). Za redanje podataka po jednom stupcu (koloni) potrebno je oznaiti bilo koju eliju u stupcu (koloni) po kojem elimo podatke poredati i kliknuti na dugme Sortiraj uzlazno emo podatke poredati uzlaznim redoslijedom ili na dugme Sortiraj silazno po silaznom redoslijedu. Pomou izbornika Podaci (Data) -> Sortiranje (Sort) otvaramo dijaloki okvir koji omoguava redanje podataka po tri stupca (kolone). U polju Sortiranje po (Sort by) izaberemo stupac (kolonu) po kojem e se podaci poredati (pomou strelice polja otvorimo popis stupaca i izaberemo odgovarajui) i odredimo nain redanja. U sljedea dva polja Zatim po (Then by) odredimo drugi i trei stupac (kolonu) po kojem e se redati podaci i nain redanja, te kliknemo na Uredu . ako

za redanje

Slika 2. Redanje podataka po tri stupca (kolone)

17

Filtriranje podatakaFiltriranje podataka znai prikazivanje samo onih podataka s liste koji zadovoljavaju zadani kriterij, dok se ostali podaci privremeno sakriju. Npr. popis klijenata samo iz Velike Kladue. Za filtriranje podataka potrebno je oznaiti bilo koju eliju na listi i otvoriti izbornik Podaci (Data) -> Filtar (Filter) -> Automatski Filtar (AutoFilter). U zaglavlju liste, pored naslova stupaca (kolona), pojave se strelice okrenute vrhom prema dole, a klikom na strelicu pojavi se popis kriterija pomou kojih moemo filtrirati podatke u izabranom stupcu (koloni). Svaki stupac(kolona) ima razliite kriterije ovisno o podacima koje sadri. Osim popisa vrijednosti koje se mogu pronai u odreenom stupcu, popis kriterija sadri Sve (All), Prvih 10 (Top 10) i Prilagoeno (Custom ...).

Slika 3. Primjer filtriranja

Podaci se filtriraju tako da se u popisu vrijednosti stupca (kolone) izabere ona koja predstavlja uvjet (npr. ime ili datum), nakon ega se prikau samo oni redovi koji zadovoljavaju izabrani filtar. Strelica filtra u stupcu po kojem su podaci filtrirani je plave boje, dok su ostale crne. Za filtriranje podataka po vie kriterija potrebno je u vie stupaca (kolona) izabrati filtar po kojem e se podaci filtrirati. Pomou korisnikog filtra otvaramo dodatni dijaloki okvir u kojem sami odreujemo kriterije filtriranja (npr. prikaz podataka unutar odreenog raspona vrijednosti), a pomou Prvih 10 moemo prikazati prvih ili posljednjih 10 stavki popisa prema odreenoj vrijednosti (s time da popis stavki moe biti razliit od 10). Kada su podaci filtrirani, moemo ih urediti, oblikovati, sabirati, napraviti grafikon ili ih ispisati, a pritom ne moramo preurediti ili premjestiti popis.

18

Slika 4. Odabir kriterija za filtriranje

Za uklanjanje pojedinog filtra potrebno je u popisu vrijednosti izabrati opciju Sve (All) za prikaz svih vrijednosti u stupcu (koloni) ili ponovo izabrati naredbu Podaci ->Filtar -> Automatski Filtar koji e ukloniti sve filtre odjednom.

Zamrzavanje naslova kolona i redovaZa zamrzavanje (uvrivanje) naslova stupaca (kolona) na vrhu prozora ili na poetku reda koristimo naredbu Zamrzni okna (Freeze Panes) u izborniku Prozor (Window). Okno se zamrzne iznad i lijevo od elije koja je bila oznaena prije pozivanja ove naredbe i pojavi se crta razgranienja izmeu zamrznutog okna i ostatka liste. Na ovaj nain moemo zamrznuti samo naslove stupaca, naslove redova ili oboje (ako oznaimo eliju A3, zamrznut e se prva dva reda liste, a ako oznaimo eliju B3, zamrznut e se stupac (kolona) A i prva dva reda liste). Zamrznuto okno je fiksirano na zaslonu i po njemu se ne moe kretati dok se po ostatku liste moe slobodno kretati pomou okomitog i vodoravnog klizaa i tipki PageUp i PageDown. Za uklanjanje zamrznutog okna potrebno je izabrati naredbu Odmrzni okna (Unfreeze Panes) u izborniku Prozor.

GrafikoniGrafikoni se koriste za grafiki prikaz i usporedbu podataka obraenih u proraunskim tablicama. Podaci prikazani grafikonom su razumljivi i uoljivi, lake ih je usporediti i uoiti trend kretanja. Grafikon se sastoji od vie dijelova koji ovise o vrsti grafikona i podacima koji se njime prikazuju, a svi dijelovi nalaze se u podruju grafikona. Uoimo dijelove grafikona na sljedeoj slici.

19

Za izradu grafikona potrebno je oznaiti podatke koji e se grafikonom prikazati. Ukoliko se oni nalaze u razdvojenim rasponima, prilikom oznaavanja raspona potrebno je drati pritisnutu tipku Ctrl. Nakon to su podaci oznaeni, poziva se arobnjak za grafikon (Chart Wizard) pomou dugmeta na alatnoj traci ili pomou izbornika Umetanje (Insert) -> Grafikon (Chart). arobnjak za grafikon je alat za izradu grafikona koji nas vodi kroz etiri koraka u kojima se bira izgled grafikona te to e se sve na grafikonu nalaziti. U svakom koraku postoji polje za pregled tako da se odmah vidi kako izabrana mogunost djeluje na izgled grafikona. U prvom koraku bira se vrsta grafikona, a odabir ovisi o podacima koji se grafikonom ele prikazati. Excel omoguava velik izbor razliitih vrsta grafikona (stupasti, linijski, tortni, burzovni...), a svaka vrsta sadri po nekoliko podvrsti. Po odabiru vrste grafikona (npr. stupast) pojavi se opis vrste i namjena za kakav se prikaz podataka koristi, to olakava izbor. Dugme za pregled primjera omoguava da vidimo kako e izgledati izabrani grafikon na temelju podataka koje elimo njime prikazati. Po odabiru vrste grafikona, klikom na dugme Naprijed (Next) prelazi se na sljedei korak.

20

U drugom koraku arobnjaka bira se raspon podataka koji e se grafiki prikazati, ukoliko raspon nije odabran prije pokretanja arobnjaka ili se raspon eli promijeniti. Ako je raspon bio odabran, u polju Raspon podataka (Data range) nalaze se apsolutne adrese izabranog raspona i prikazano je kako e grafikon izgledati. Na kartici Nizovi mogue je dodati ili ukloniti nizove podataka za grafiki prikaz.

Odabir nizova za grafiki prikaz

U treem se koraku odreuju odrednice grafikona koje ovise o vrsti grafikona, a podrazumijevaju naslov grafikona, naslove podataka i legendu, a kod stupanih i linijskih grafikona nazive osi i crte reetke. U etvrtom koraku odreuje se smjetaj grafikona (na istom radnom listu na kojem se nalaze i podaci ili na nekom drugom) te se klikne na Zavri (Finish) nakon ega se napravi grafikon.

21

Prikaz vrijednosti podataka na grafikonu

Ureivanje (oblikovanje) grafikonaKada se klikne na grafikon, on se oznai i u prozoru Excela pojavi se alatna traka Grafikon. S oznaenim grafikonom radi se na isti nain kao i s bilo kojim drugim grafikim objektom. Pomou mia moe se mijenjati veliina grafikona i njegov poloaj na listu, a koritenjem naredbi Izrei, Kopiraj i Zalijepi grafikon se premjeta ili kopira na drugi radni list ili knjigu.

Oblikovanje podruja grafikona

Kod grafikona se ureuje svaki objekt posebno, dakle posebno se ureuje podruje grafikona, legenda, natpisi podataka, osi kategorije i vrijednosti, podruje crtanja itd. Objekt grafikona oznai se tako da se klikne na njega ili se pomou dugmeta Objekti grafikona (Chart Objects) na traci Grafikon otvori padajui popis i izabere objekt. Kad je objekt grafikona oznaen, moe ga se premjestiti na drugo mjesto unutar podruja grafikona, poveati, smanjiti, izbrisati ili urediti pomou dijalokog okvira. Dijaloki okvir za ureivanje objekta grafikona otvaramo: dvostrukim klikom na izabrani objekt na objekt se klikne desnom tipkom mia pa na naredbu Oblikuj i naziv objekta npr. Oblikuj legendu (Format Legend) ili Oblikuj os22

ako je objekt grafikona oznaen, dijaloki okvir otvaramo i klikom na dugme Oblikuj (Format) na traci Grafikon. Objektima grafikona ureuje se obrub, pozadina, dodaje se sjena, odreuje se font, boja i veliina fonta. Kod legende se odreuje i njen poloaj unutar podruja grafikona, a kod osi grafikona unosimo vrijednosti za skaliranje.

23

SadrajMS Excel ..................................................................................................................................... 1 Unos podataka ........................................................................................................................... 2 Unos podataka u nizu koritenjem ispune ................................................................................. 2 Promjena sadraja i brisanje unosa ........................................................................................... 3 Oznaavanje elija ...................................................................................................................... 4 Umetanje i brisanje kolona i redova .......................................................................................... 4 Prilagodba veliine elije ............................................................................................................ 5 Premjetanje i kopiranje sadraja elija ..................................................................................... 6 Oblikovanje tablica .................................................................................................................... 7 Izgled (postava) stranice ......................................................................................................... 8 Pretpregled ispisa i ispis dokumenta ...................................................................................... 9 Izrauni ..................................................................................................................................... 11 Sabiranje ............................................................................................................................... 11 Reference na druge radne listove i knjige ............................................................................ 13 Raunanje prosjeka .............................................................................................................. 13 Najvea i najmanja vrijednost .............................................................................................. 14 Zaokruivanje brojeva .......................................................................................................... 14 Apsolutna i relativna adresa ................................................................................................... 15 Liste .......................................................................................................................................... 16 Redanje podataka ................................................................................................................. 17 Filtriranje podataka .............................................................................................................. 18 Zamrzavanje naslova kolona i redova .................................................................................. 19 Grafikoni .................................................................................................................................. 19 Ureivanje (oblikovanje) grafikona ...................................................................................... 22