Procdure de la Gestion des stocks1. Entres en stockChaque entre en stock est constate sur un procs verbal ou tout autre document pouvant en tenir lieu par une commission de rception comprenant notamment: Le Comptable ou son reprsentant Le comptable matires ou son reprsentant Le chef de l'unit de passation des marchs Un reprsentant de la cellule bnficiaire (ventuellement)La commission vrifie la rgularit de la livraison et dresse un procs verbal qui arrte les quantits rceptionnes et fait toute observation qu'elle juge utiles.La livraison est enregistre, sur la base du bon de commande et/ou des factures de livraison la rception des achats, sur un bon d'entre (BE) tabli en double BE2, puis sur une fiche de stock Le BE2 reste la souche Le BE1 est transmis la comptabilit

2. Sorties de stockToute sortie de fournitures du stock se fait sur la base d'une demande de biens et services (DBS) tablie en deux exemplaires DBS2 et signe par le responsable de la Cellule utilisatrice et le RAF national pour la CNC, le COMPTABLE Provincial pour le CPP. La DBS comprend : Le nom de la section utilisatrice ; Le numro de la demande ; La date ; Les rfrences des articles ; La quantit Les signatures, du chef de la Cellule utilisatrice et du RAF national ou le comptable provincial suivant le cas. Cette demande est servie par le comptable matire par l'mission d'un bon de sortie (BS) tabli en trois exemplaires BS3 Ce bon est enregistr sur la fiche de stock intresse La BS3 reste la souche La BS2 reste au niveau du Comptable matire La BS1 est transmis la comptabilit Le Comptable matire tient pour le suivi des mouvements (Entres et sorties(consommations)) un registre de matires d'une part et un autre pour les bons de carburant dans lequel margent systmatiquement tous les bnficiaires des biens et bons de carburant sortis.3. Enregistrement comptableLe comptable saisit les mouvements de stocks sur la base des BE ainsi que des BS servis. Cette saisie donne lieu une imputation des consommations et une criture de prise en charge de cette consommation au niveau du logiciel de comptabilit gnrale et analytique.A la fin de chaque mois, le comptable tablit un tat de consommation de fournitures pour le mois en quantit et en valeur, par section.4. Edition des tats de consommationChaque fin du mois, la comptabilit dite un tat de consommation des fournitures en quantit et en valeur par cellule ou par centre d'activit.5. Inventaire physique priodiqueUn inventaire physique des stocks est effectu la fin de chaque mois par le Comptable matire et le comptable.L'inventaire physique donne lieu sous la supervision du RAF (National ou provincial selon la structure concerne) l'tablissement de la situation d'inventaire signe conjointement par les participants l'inventaire et la mise jour des fiches de stock. Toute diffrence entre le stock physique et le stock thorique doit tre mentionne sur la fiche de stock, explique et corrige.Un inventaire annuel est effectu au 31 dcembre de chaque anne et le rsultat de cet inventaire permet d'tablir les rgularisations comptables de fin d'exercice en vue de l'tablissement des tats financiers. Cet inventaire permet de rapprocher la situation physique avec la situation physique des fiches de stock tenues par Le Comptable matires et la situation comptable tenue par Le Comptable. Ce rapprochement est matrialis sur la situation d'inventaire et sur les fiches de stock.Toute diffrence entre stock physique et stock comptable doit tre mentionne et explique sur la fiche d'inventaire et fera l'objet d'une note adresse au Coordonnateur.6. Cas du suivi des coupons de carburantS'agissant particulirement des coupons de carburant, ils sont achets sur la base d'un bon de commande, rceptionns et distribus mensuelle aux RAF de la CNC et des CPP en fonction de leurs besoins prvisionnels et du budget approuv.Chaque vhicule est muni d'un livret de bord permettant de suivre son utilisation, son entretien et sa consommation en carburant.Le CN et chaque chef de Cellule fonctionnelle nationale reoivent une dotation mensuelle conformment aux prvisions budgtaires. De mme le CPP et chaque chef d'unit fonctionnelle provinciale reoivent une dotation mensuelle arrte par la CNC.Toutes les autres sorties de carburant doivent tre autorises par le CN.Tous les coupons de carburant doivent tre enregistrs et dchargs par les utilisateurs.En cas dplacement, le chauffeur ou l'utilisateur inscrit sur le livret de bord du vhicule : La date ; L'objet du dplacement ; La quantit de carburant prise ; Le kilomtrage au dpart.Au retour du dplacement, le chauffeur : Inscrit le kilomtrage l'arrive ; Signe le carnet et le remet dans le vhicule. Chaque mois, le RAF: Prpare un relev par vhicule indiquant le kilomtrage parcouru et la consommation de carburant du mois ; Signale les consommations excessives au CN.Le RAF veille la matrise des dpenses de carburant et procde l'inventaire des coupons chaque mois.Tout cart constat doit tre justifi.