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I
UNIVERSIDAD TECNOLÓGICA EQUINOCCIAL
SISTEMA DE EDUCACION A DISTANCIA
CONTABILIDAD Y AUDITORIA
TESIS
Diseño de un manual de políticas y procedimientos de control interno para La
empresa Constructora Inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños” en la ciudad de
Quito en el periodo 2012
Autor:
Francisco Xavier Carvajal Arteaga
Director de Tesis:
Msc. Mario Ganchala
Quito – Ecuador
II
APROBACION DEL TUTOR
Apruebo y declaro que la presente investigación fue realizada por Francisco Xavier
Carvajal Arteaga bajo mi supervisión
_____________________________
MSC. Mario Ganchala
III
AUTORIA DE TESIS
Yo, Francisco Xavier Carvajal Arteaga declaro bajo juramento que la presente tesis
ha sido una investigación de mi autoría; que no ha sido presentado para ningún
grado o calificación profesional en ninguna universidad.
Mediante la presente declaración de autoría de tesis cedo el derecho de propiedad
intelectual de la tesis a la Universidad Tecnológica Equinoccial, según lo establecido
por la ley de propiedad intelectual, por su Reglamento y por la normativa vigente
________________________________
Francisco Xavier Carvajal Arteaga
IV
DEDICATORIA
El presente trabajo está dedicado enteramente
a mi familia, a mi esposa, hijas ya que gracias
a su comprensión y apoyo inconmensurable se ha
llegado a este gran logro, a mi madre quien que ha
sembrado en mí, su valioso ejemplo de tenacidad y
constante lucha hacia el alcance de las metas propuestas
brindándome todo su apoyo y guía.
V
AGRADECIMIENTO
Al Ser Supremo:
Por brindarme la vida y la oportunidad de contar con personas que han servido de
ejemplo y guía en cada una de mis actividades y proyectos.
A mi familia:
Por todo su apoyo, comprensión y guía incondicional brindado en todos y cada uno de
mis paso.
A los docentes:
En especial al Máster Mario Ganchala, que han abierto sus manos de manera generosa
y profesional para ofrecerme su conocimiento y apoyo durante mi carrera universitaria y
desarrollo de mi trabajo de graduación.
VI
INTRODUCCIÓN
“Juntos Construyendo Sueños” se inició en el 2010 con la finalidad de construir y
promocionar proyectos inmobiliarios de excelente calidad, contribuyendo así con el déficit
habitacional y el embellecimiento de las nuevas zonas residenciales de Quito, lo conforma
un grupo de personas, todas ellas especializadas en diferentes actividades dentro del
campo Inmobiliario y de la construcción.
“Juntos Construyendo Sueños” es un equipo y una Empresa de servicios Integrales, que le
ofrece todos los servicios para que el cliente adquiera, venda o construya la propiedad con
completa seguridad, conociendo el real estado y características.
Los valores exigen trabajar con transparencia, lo cual permitirá que “Juntos Construyendo
Sueños”, se convierta en un grupo Empresarial sólido, en el sector de la Construcción, de
las Inversiones y en el Sector Inmobiliario.
Para lograr los objetivos propuestos del presente manual, se estructuro los siguientes
capítulos:
Capítulo 1: Señala el Objetivo del Proyecto en donde se enfoca el planteamiento del
problema, objetivos, limitaciones.
Capítulo 2: Introduce al lector en la teoría que está basada la presente investigación.
Capítulo 3: Contiene la metodología aplicada de Control Interno y los Sistemas de
Información.
Capítulo 4: Presenta resultado en base a las estadísticas de la problemática en la
investigación
VII
Capítulo 5: Presenta el desarrollo y diseño del Manual de políticas y procedimientos de
control interno para la compañía
Capítulo 6: Presenta las conclusiones y recomendaciones generales.
VIII
ÍNDICE DE CONTENIDO
CAPÍTULO I ..................................................................................................................... 1
1. EL PROBLEMA ........................................................................................................... 1
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA ..................................................................... 1
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA ........................................................................ 5
1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA O INTERROGANTES ............................... 5
1.4 DELIMITACION DE LA INVESTICACION .............................................................. 6
1.5 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN ............................................................ 6
1.6 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN ................................................................... 7
1.6.1.- OBJETIVO GENERAL ................................................................................... 7
1.6.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS ............................................................................ 7
CAPITULO II .................................................................................................................... 9
2. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL .......................................................................... 9
2.1 EMPRESA .............................................................................................................. 9
2.2 CLASIFICACION ................................................................................................... 9
2.2.1 CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS ......................................................... 10
2.2.2 POR LA ACTIVIDAD QUE CUMPLE ............................................................. 11
2.2.3 POR EL TAMAÑO .......................................................................................... 14
2.2.4 POR EL SECTOR AL QUE PERTENECEN ................................................... 17
IX
2.2.5 POR LA FORMA DE LA ORGANIZACIÓN DEL CAPITAL ............................ 18
2.3 CONTROL INTERNO ........................................................................................... 26
2.3.1 METODOS DE EVALUACION DE CONTROL INTERNO .............................. 27
2.3.2 CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO .......................................................... 31
2.3.3 CONTROL INTERNO DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA ........................... 32
2.3.4 CONTROL INTERNO DE FACTURACIÓN. ................................................... 32
2.3.5 CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR ............................ 33
2.3.6 CONTROL INTERNO DE DOCUMENTOS POR COBRAR ........................... 33
2.4. MARCO INTEGRADO DE CONTROL INTERNO PARA LATINOAMERICA
(MICIL) ........................................................................................................................ 34
2.5 COSO I…………………………………………………………………………………31
2.5.1 COMPONENTES ........................................................................................... 37
2.5.2 METODOLOGIA COSO I – CORRE - MICIL ................................................ 47
2.6 POLÍTICA DE LA EMPRESA ................................................................................ 48
2.6.1 DESARROLLO DE POLÍTICAS. .................................................................... 48
2.6.2 DESCRIPCIÓN NARRATIVA DE LAS POLÍTICAS........................................ 49
2.7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS ................................................ 50
2.7.1 TIPOS DE MANUALES DE PROCEDIMIENTOS .......................................... 50
2.7.2 CONTENIDO DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS .................................. 51
X
2.8 NIC 11 CONTRATOS DE CONSTRUCCIÓN ....................................................... 52
CAPITULO III ................................................................................................................. 55
3. MARCO METODOLÓGICO ....................................................................................... 55
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN .................................................................................. 55
3.1.1 DESCRIPTIVA ............................................................................................... 55
3.1.2 BIBLIOGRÁFICA ............................................................................................ 55
3.1.3 CAMPO .......................................................................................................... 55
3.2 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN ............................................. 56
3.2.1 OBSERVACIÓN ............................................................................................. 56
3.2.2 ENCUESTAS ................................................................................................. 56
3.3 VALIDEZ Y CONFIABILIDAD ............................................................................... 56
3.3.1 VALIDEZ ........................................................................................................ 56
3.3.2 CONFIABILIDAD ............................................................................................ 57
3.4 POBLACIÓN Y MUESTRA ................................................................................... 57
3.4.1 MUESTRA ...................................................................................................... 57
3.5 PROCEDIMIENTO METODOLÓGICO ................................................................. 57
3.6 RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN .............................................................. 58
3.7 PROCESAMIENTO Y ANÁLISIS .......................................................................... 58
3.8 DECISIÓN ............................................................................................................ 58
XI
3.9 VERIFICACIÓN DE LA HIPÓTESIS ..................................................................... 59
CAPITULO IV ................................................................................................................. 60
4. INTERPRETACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LAS ENCUESTAS ... 60
CAPITULO V……………………………………………………………………………………68
5. PROPUESTA ............................................................................................................. 68
5.1 TEMA .................................................................................................................... 68
5.2 ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA .............................................................. 68
5.3 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO UTILIZANDO EL MÉTODO DE
CUESTIONARIO ........................................................................................................ 69
5.4 MISIÓN ................................................................................................................. 71
5.5 VISIÓN .................................................................................................................. 71
5.6 JUSTIFICACIÓN ................................................................................................... 71
5.7 OBJETIVOS .......................................................................................................... 72
5.7.1 OBJETIVO GENERAL ................................................................................... 72
5.7.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOS .......................................................................... 72
5.8 DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES ...................... 73
5.8.1 INTRODUCCIÓN ........................................................................................... 73
5.8.2 OBJETIVOS ................................................................................................... 73
5.8.3 ÁMBITO DE APLICACIÓN ............................................................................ 74
XII
5.8.4 POLÍTICAS CONTABLES A ESTABLECERSE EN LA CONSTRUCTORA
INMOBILIARIA “JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS” ....................................... 74
5.9 ORGANIGRAMA PROPUESTO ........................................................................... 77
5.10 RESPONSABLES DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA
CONSTRUCTORA INMOBILIARIA “JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS” ........... 78
5.11PLAN DE CUENTAS ........................................................................................... 78
5.12 CUENTAS PRINCIPALES PARA LAS ACTIVIDADES DE LA INMOBILIARIA .. 82
5.12.1 ACTIVO CORRIENTE .................................................................................. 82
5.12.2 ACTIVO NO CORRIENTE .......................................................................... 92
5.12.3 CUENTAS DE PASIVO ................................................................................ 97
5.12.4 CUENTAS DE INGRESO ........................................................................... 102
5.12.5 CUENTAS DE COSTOS Y GASTOS ......................................................... 103
5.12.6 FORMATOS DE ASIENTOS CONTABLES ............................................... 105
5.12.7 PROCESO CONTABLE ............................................................................. 109
CAPITULO VI ............................................................................................................... 117
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ........................................................... 117
6.1 CONCLUSIONES ............................................................................................... 117
6.2 RECOMENDACIONES ...................................................................................... 118
BIBLIOGRAFÍA ........................................................................................................... 120
ANEXOS………………………………………………………………………………………121
XIII
ANEXO 1 ................................................................................................................. 122
ANEXO 2 ................................................................................................................ 124
ANEXO 3 ................................................................................................................. 125
XIV
ÍNDICE DE CUADROS Y GRÁFICOS
Diagnóstico de la Empresa……………………………………………………………………1
Composición Accionaria………………………………………………………………………..4
Organigrama actual…………………………………………..……………………………......4
Clasificación de las empresas……………………………………………………………… 10
Principales empresas de acuerdo a su actividad………………………………………...11
Principales empresas por el número de empleados……………………………………..14
Análisis de los resultados de las encuestas……………………………………………60-67
Propuesta de nuevo organigrama………………………………………………………….77
RECURSOS
HUMANOS
1
CAPÍTULO I
1. EL PROBLEMA
1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Las actividades diarias de la Constructora inmobiliaria “Juntos Construyendo
Sueños” no cuentan con procesos de un buen control, tanto en lo contable como lo
administrativo, lo que hace que el registro de cada una de las operaciones sean
establecidas según el criterio de la persona profesional a cargo del área.
En la actualidad, se ha incrementado la demanda de nuevas construcciones,
permitiendo que las empresa incremente sus clientes, pero al mismo tiempo esto
hace que cada día sea mayor la complejidad del control interno de la misma
organización.
Para los clientes, esto significa espera, debido a que no existen políticas explicitas
que permitan dar agilidad a cada uno de los proyectos, que sumado a los largos
procesos para la autorizaciones necesarias, crean una debilidad para la empresa,
hasta el punto que los clientes busque nuevas alternativas de construcción.
Diseñar un proceso de control interno para la empresa, donde se establezcan
parámetros que ayudarán a una toma de decisión más acertada y la agilización de
cada uno de los procesos operativos, mediante la creación de procedimientos,
controles y políticas claramente definidas permitiendo la optimización de los
recursos para el desarrollo de todas las actividades diarias.
2
Diagnóstico de la Empresa
1. Nombre o
Razón Social
Constructora Inmobiliaria “Juntos
Construyendo Sueños”
2. Domicilio Av. Patria y 10 de Agosto 3er piso
3. Tele fax (593-2) 244 0945
4. E-mail juntosconstruyendosueñ[email protected]
5. RUC 17921448208001
6. Constitución Quito, 01 de Enero del 2010
7. Presidente Sr. Milton José López Rea
8. Representante
Legal
M.Sc Arq. Cristian Raúl Cárdenas Rubio
9. Dirección de
Planificación y
construcciones
Arq. Mario Santander Rueda
10. Dirección
administrativa y
financiera
Sr. Julio Parreño Encalada
11. Asesor Legal Dr. Germán Rojas Cepeda
12. Referencias
Bancarias
Banco Internacional Cta. Cte. N° 02560007488
Banco del Pichincha Cta. Cte. N° 771713-7
13. Numero
patronal IESS
33.2023.98
14. Expediente
Superintendencia
de Compañías
53925-1998
3
Antecedentes
La Constructora Inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños”, es una empresa de
nacionalidad ecuatoriana constituida en la ciudad de Quito, capital de la República del
Ecuador, el 1ero de Enero del año 2010, con un plazo de duración de 60 años, los
mismos que serán contados a partir de la inscripción en el Registro Mercantil, siendo
esto desde el 10 de mayo del 2011, pudiendo prorrogarse cuando así lo decidiera la
Junta General de Socios.
Historia
Escritura de Constitución
Escritura pública otorgada ante el notario del Distrito Metropolitano de Quito, Dr.
Gustavo Endara Cáceres, el 1ero de Enero del año 2010 mediante resolución de la
Superintendencia de Compañías N° 95.1.1.1.3069 del 15 de enero del 2010 e inscrita
en el Registro Mercantil, Resolución N° 0075, tomo 132, del 21 de mayo del 2012.
La Razón Social es: Constructora Inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños”
Capital Nominal $ 5.000,00 (cinco mil dólares americanos)
Afiliación a la Cámara de la Construcción
Registro N° 5895- CQ, 14 de enero del 2010.
Expediente Superintendencia de Compañías
N° 53925-1998
Registro Único de Contribuyentes
N°17921448208001
4
Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social
Número Patronal 33.2023.98
Composición Accionaria
NOMBRE NACIONALIDAD APORTE
Cárdenas Rubio Cristian Raúl Ecuatoriano USD. 2.500,00
Santander Rueda Mario José Ecuatoriano USD. 1.850,00
Rojas Cepeda Germán Julio Ecuatoriano USD. 650,00
Total Aportes USD. 5000,00
Organigrama actual.
La empresa cuenta con varios servicios, y para un mayor control y eficiencia de los
mismos, se encuentran dividida de la siguiente forma:
GERENCIA
GENERAL
GERENCIA DE
ADMINISTRACION
Y FINANZAS
COBRANZAS CONTABILIDAD Y
TESORERIA
RECURSOS HUMANOS
GERENCIA DE MARKETING Y
VENTAS
ASISTENTE DE VENTAS
GERENCIA DE PRODUCCION
OPERACIONES
(CONTRATISTA)
ASESORÍA
LEGAL
SECRETARIA
GENERAL
5
La gerencia, se encuentra a cargo del representan legal de la organización, y
como personal de apoyo cuenta con los servicios profesionales de un asesor legal,
para el control y organización de las actividades dispone de los servicios de una
secretaría general.
El área de Administración y Finanzas, se encuentran conformada por el
responsable de tota el área como lo es el gerente del área y a su cargo se
encuentran apoyado por el asistente de contabilidad y tesorería y por el asistente
de cobranza.
El área de Marketing y Ventas, se encuentra apoyando las actividades de la
empresa el responsable del junto a él está un asistente para llevar a cabo las
metas propuestas del área.
El área de Gerencia de Producciones, en esta área se encuentra dos personas
más, primero está el responsable del área quien cuenta con un asistente para
poder organizar todos los proyectos que se presente en la empresa
1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA
¿Existe un manual de procesos y procedimientos de control interno para la
inmobiliaria Juntos Construyendo Sueños?.
1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA O INTERROGANTES
¿La empresa posee normas y procedimientos para las actividades diarias?
¿El personal se ajusta con normas y reglamentos vigentes de contabilidad?
¿Las actividades son registradas correctamente en la contabilidad?
6
¿Existen controles que certifiquen que el registro contable coincide con las
actividades?
¿Se controla periódicamente las actividades?
¿Cuáles son las normas, procedimientos de contabilidad que asume la
empresa?
1.4 DELIMITACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
Aspecto: Registro y control de las actividades financieras contables
Delimitación temporal: Periodo 2012
Delimitación espacial: Constructora Juntos Construyendo Sueños
1.5 JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN
El manejo de una empresa implica conocer a la empresa y cada una de las
actividades que en ella se realizan, pero además es necesario controlar y vigilar
que estas actividades se den en forma eficiente y con calidad.
Por lo cual mediante la realización de la presente investigación se propone la
implementación de un sistema de control interno, que mediante la aplicación de
normas, procedimientos y reglamentos mejoren las actividades diarias de la
organización.
En el desarrollo de la investigación, se aplicaran todos los conocimientos
adquiridos durante los años de educación Universitaria, y que además permiten
7
conocer las actividades que un buen profesional deberá realizar en el camino de
obtener su profesionalización.
1.6 OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN
1.6.1.- Objetivo General
Preparar un manual de políticas y procedimientos de control interno para la
Inmobiliaria Juntos Construyendo Sueños.
1.6.2 Objetivos Específicos
Identificar los procedimientos que deben tener un correcto control y
vigilancia por parte de la empresa
Establecer los principales parámetros, que permitan una correcta
evaluación del funcionamiento de la empresa.
Presentar una propuesta acorde a las necesidades de la empresa.
Dar a conocer las políticas contables de la compañía y establecer en los
procedimientos la revisión y control periódico que garantice que la
información procesada por otros departamentos y áreas antes de la
integración contable es totalmente confiable
Elaborar manuales de procedimientos para cada actividad que se realice
dentro del área administrativa contable que asegure la obtención de
resultados satisfactorios
8
Prepara una descripción de puestos del área administrativa contable y
delegación de responsabilidades para cada cargo del área
1.7 LIMITACIONES
Se puede considerar con las principales limitaciones al estudio de Normas
Ecuatorianas de Contabilidad y NIFF para el siguiente manual.
Es importante la consideración de las diferentes normas, reglamentos y políticas
de la inmobiliaria así como también la puesta en marcha en forma parcial o total
del presente manual considerando esto como limitante
9
CAPITULO II
2. MARCO TEÓRICO Y CONCEPTUAL
2.1 EMPRESA
“La Comisión de la Unión Europea sugiere: Se considerará empresa toda
entidad, independientemente de su forma jurídica, que ejerza una actividad
económica. En particular, se considerarán empresas las entidades que
ejerzan una actividad artesanal u otras actividades a título individual o
familiar, las sociedades de personas y las asociaciones que ejerzan una
actividad económica de forma regular”
La empresa es una entidad que se dedica a realizar actividades ya sean estas
comerciales, de servicios o de transformación con el fin de tener una rentabilidad
Definición: “Una empresa es una organización, institución o industria
dedicada a actividades o persecución de fines económicos, financieros o
comerciales para satisfacer las necesidades de bienes y servicios de los
demandantes”
2.2 CLASIFICACIÓN
En Ecuador, de acuerdo a su tamaño, las empresas tienen las siguientes
características:
Microempresas: es aquella que emplea hasta 10 trabajadores, y su capital fijo
(descontado edificios y terrenos) puede ir hasta 20 mil dólares.
Talleres artesanales: se caracterizan por tener una labor manual, con no más
de 20 operarios y un capital fijo de 27 mil dólares.
Pequeña industria: puede tener hasta 50 obreros.
10
Mediana industria: alberga de 50 a 99 obreros, y el capital fijo no debe
sobrepasar de 120 mil dólares.
Grandes empresas: son aquellas que tienen más de 100 trabajadores y 120 mil
dólares en activos fijos.
2.2.1 CLASIFICACIÓN DE LAS EMPRESAS
Cuadro No. 1
SECTOR NUMERO
EMPRESAS
PROMEDIO
EMPLEADOS
POR EMPRESA
TOTAL
TRABAJADORES
PYMIS 15.000 22 330.000
Artesanías 200.000 3 600.000
Microempresas 252.000 3 756.000
TOTAL 467.000 1’686.000
De acuerdo al sector las empresas, las microempresas ocupan el primer lugar con
un 54%, luego se encuentran las empresas de Artesanías con un 43% y las Pymis
alcanzan el 3%.
De acuerdo al número de empleados, tenemos en primer lugar a las Pymis con un
78%, y con el mismo porcentaje, 11% las microempresas y las empresas de
Artesanías.
11
De acuerdo al total de trabajadores, tenemos en primer lugar a las microempresas
con un 45%, luego están las empresas de Artesanías con un 35% y las Pymis con
un 24%.
“Por la ubicación geográfica, las empresas se concentran en un 77% en Pichincha
(Quito) y Guayas (Guayaquil), luego tenemos en un 15% a Manabí, Azuay y
Tungurahua, y el 8% restante se distribuye a las demás provincias del país.”1
Las empresas se pueden clasificar desde varios puntos de vista:
Por la actividad que cumple, por el tamaño, por el sector al que pertenece, y por la
forma de la organización del capital.
2.2.2 POR LA ACTIVIDAD QUE CUMPLE
Por la actividad que desarrolla las empresas pueden ser:
Comerciales, Industriales, Mercantiles, Financieras, de Transporte, y de Servicios.
Cuadro No.2
PRINCIPALES EMPRESAS DEL ECUADOR DE ACUERDO A SU ACTIVIDAD
RANKING EMPRESAS ACTIVIDADES
2 CORPORACIÓN
FAVORITA
COMERCIO AL POR MAYOR Y
MENOR 4 AMOVECUADOR INTERMEDIACIÓN FINANCIERA
6 PRONACA INDUSTRIA MANUFACTURERA
8 EMPRESA ELÉCTRICO
QUITO
SERVICIO
37 DIFARE COMERCIO LA POR MAYOR Y
MENOR 72 TROLEBÚS QUITO TRANSPORTE
1 Ministerio de Industria, Comercio, Integración y Pesca
12
Comerciales: Son aquellas que se dedican a la compra y venta de productos sin
cambiar ni la forma, ni el fondo del producto. Son intermediarias entre el productor
y el consumidor, su principal función es de compra/venta de productos terminados.
Estas empresas pueden vender al por mayor, menor o pueden ser comisionistas,
que son aquellas que venden lo que no es suyo o dan a consignación.
Mayoristas: cuando efectúan ventas en gran escala a otras empresas (minoristas),
que a su vez distribuyen el producto directamente al consumidor.
Minorista: las que venden productos al menudeo, o en pequeñas cantidades al
consumidor.
Comisionistas: se dedican a vender mercadería que los productores les dan a
consignación, percibiendo pro esta función una ganancia o comisión.
Industriales: Son aquellas encargadas de transformar o modificar bienes,
mediante un proceso productivo, para ser usados, comercializados o ser vendidos
para sufrir otra transformación.
La actividad primordial es la producción de bienes mediante la transformación de
la materia o extracción de materias primas, este tipo de empresas pueden ser:
Extractivas. Son empresas que se dedican a la explotación de recursos naturales,
ya sean renovables o no renovables. Ejemplos de este tipo de empresas son las
pesqueras, madereras, mineras, petroleras, etc.
Manufactureras. Son empresas que transforman la materia prima en productos
terminados, para ser vendido al consumidor final, y que van a satisfacer
directamente sus necesidades, o para ser vendidos a otras empresas para
transformar este producto en otro producto.
13
Mercantiles: Son aquellas que se dedican a actividades del comercio, como son
las compras, las ventas, los contratos.
Una empresa mercantil, se encuentra regulada por la superintendencia de
compañías y se caracteriza por perseguir un fin económico (lucrativo) con la
ejecución en forma habitual de actividades mercantiles o actos de comercio.
Financieras: Son aquellas cuya actividad principal es la captación de depósitos y
la concesión de créditos, como son: los bancos, cajas de ahorro y cooperativas de
créditos.
Estas empresas, también prestan asesoría técnica en proyectos de desarrollo o
impacto social y apoyan a sectores específicos de la actividad productiva mediante
operaciones crediticias o de inversión.
Transporte: Son aquellas que se dedican al traslado de personas y bienes de un
lugar a otro. Desde el inicio de las actividades económicas de la humanidad el
transporte, constituyó una actividad primordial para el traslado de las mercancías,
por lo que las empresas de transporte constituyen una de las actividades
económicas fundamentales en los países y en las relaciones entre ellos.
Servicios: Son aquellas que prestan servicios a la comunidad, estas empresas
pueden ser para servicios individuales o colectivos. Ej. Firma de auditores.
Las empresas de servicios comercializan servicios, que tienen las siguientes
características:
- Intangibles, no se pueden tocas
- Heterogéneos, varían porque se llevan a cabo por personas.
- Caducan, se tienen que usar cuando están disponibles.
14
2.2.3 POR EL TAMAÑO
Por el tamaño, las empresas, pueden ser, pequeñas, medianas y grandes:
PRINCIPALES EMPRESAS DEL ECUADOR POR EL NÚMERO DE
EMPLEADOS
EMPRESA ACTIVIDAD EMPLEADOS
REYBANPAC AGRICULTURA 9039
CORP. EL ROSADO COMERCIO 7366
PETROECUADOR PETRÓLEO 6417
CORP. LA FAVORITA COMERCIO 5974
CNT TELECOMUNICACIONES 5955
PRONAZA INDUSTRIAS 5954
REAL INDUSTRIAS 4387
TIA COMERCIO 4207
INGENIO SAN CARLOS INDUSTRIAS 3549
AZÚCAR VALDEZ INDUSTRIAS 3097
www.supercias.gov.ec
Empresas pequeñas: Son empresas en donde el propietario no necesariamente
trabaja en ella, el número total de trabajadores no excede las 20 personas y su
capital es limitado.
15
Estás empresas sólo pertenecen a una persona, pueden responder frente a
terceros con todos sus bienes, con responsabilidad ilimitada, o hasta el monto del
aporte para su constitución lo permita, por lo general son de carácter familiar.
Empresas medianas: Tienen un capital mayor y su producción es limitada al igual
que sus clientes. El número de trabajadores oscila entre 21 y 100.
Su capital, número de trabajadores y el volumen de ingresos son limitados, y muy
regulares, el número de trabajadores es superior a 20 personas e inferior a 100.
Por el tamaño, las empresas pueden ser Pymes, Pymis y microempresas.
Pymes, constituyen el conjunto de pequeñas y medianas empresas que de
acuerdo a su volumen de ventas, capital social, cantidad de trabajadores y su nivel
de producción o activos presentan características propias de este tipo de
entidades económicas. Por lo general las pequeñas y medianas empresas se han
formado realizando diferentes tipos de actividades económicas entre las que
tenemos:
- Comercio al por mayor y menor
- Agricultura, silvicultura y pesca
- Industrias manufactureras
- Construcción
- Transporte, almacenamiento y comunicaciones
- Bienes inmuebles y servicios prestados a las empresas.
- Servicios comunales, sociales y personales
De acuerdo al MICIP, las Pymes se desarrollan principalmente en el mercado
nacional en las provincias de Azuay, Guayas, Manabí, Pichincha y Tungurahua, en
los sectores productivos: textiles y confecciones, productos alimenticios y bebidas,
16
cuero y calzado, madera y muebles, papel, imprenta y editoriales, productos
químicos y plásticos, productos minerales no metálicos, productos metálicos,
maquinaria y equipo.
Las Pymes, principalmente son compañías limitadas (37,3%) y aquellas que
operan como personas naturales (35,2%)
Pymis, constituyen pequeñas y medianas industrias integradas por empresas con
menos de 100 empleados y/o ventas brutas anuales menores.
Estas empresas tienen una baja dotación de personal y las funciones directivas
son ejercidas por pocas personas entre las cuales existe, frecuentemente, una
relación de familia. Generalmente, originadas en una exitosa, mantiene su perfil
innovador en el que basan su permanencia en el mercado y penetración en otros
nuevos.
En el mercado nacional las Pymis se dividen en dos grandes sectores
institucionales: el privado, que constituyen el 79% y el público que equivale al
21%.
Según el MICIP y el INEC, en las provincias de Azuay, Guayas, Pichincha, Manabí
y Tungurahua se asientan el 90% de los establecimientos de las Pymis.
Las principales actividades en las que se desarrollan las Pymis son: Productos
Alimenticios y Bebidas, Productos Químicos y Plásticos, Productos Minerales no
Metálicos y Productos Metálicos, Maquinarias y Equipos.
Empresas Grandes: Están constituidas por accionistas, que poseen un capital en
forma limitada y su producción va a ser al por mayor, por lo tanto las ofertas de las
empresa son en grandes cantidades y por ende la demanda.
17
Está constituido por un gran capital, un gran número de trabajadores y el volumen
de ingresos al año, los trabajadores son superiores a 100 personas.
Controlan una porción sustancial del mercado, y ejercitan su poder sobre amplios
segmentos de la población.
2.2.4 POR EL SECTOR AL QUE PERTENECEN
Sector privado: Son aquellas que están constituidas con capital de personas
naturales o jurídicas del sector privado y su finalidad es 100% lucrativa.
Las empresas del sector privado, constituyen organizaciones de la producción en
la que el negocio pertenece y es administrado por personas que asumen riesgos y
están motivadas por el deseo de conseguir beneficios.
Este tipo de compañías están sujetas al control de la Superintendencia de
Compañías.
Sector público: Son aquellas que están constituidas con capital del estado, y que
son creadas por el Gobierno para prestar servicios públicos o satisfacer
necesidades de carácter social.
Este tipo de empresas pueden ser:
Centralizadas, cuando los organismos de la empresa se integran en una jerarquía
que encabeza directamente el Presidente de la República, con el fin de unificar las
decisiones, el mando y la ejecución. Ej.: Secretaría Nacional de Planificación y
Desarrollo (Senplades)
18
Desconcentradas, son aquellas que tienen determinadas facultades de decisión
limitada, que manejan su autonomía y presupuesto, pero sin que deje de existir su
nexo de jerarquía. Ej.: Instituto Nacional de Estadística y Censos (INEC)
Descentralizadas, son aquellas en las que se desarrollan actividades que
competen al estado y que son de interés general, pero que están dotadas de
personalidad, patrimonio y régimen jurídico propio. Ej.: Instituto Ecuatoriano de
Seguridad Social (IESS)
Estatales, pertenecen íntegramente al estado, no adoptan una forma externa de
sociedad privada, tiene personalidad jurídica propia, se dedican a una actividad
económica y se someten alternativamente al derecho público y al derecho privado.
Ej.: Procuraduría General del Estado
Sector mixto: Son aquellas que cuentan con capital del sector privado y del
estado.
Se llaman de economía mixta por que pueden ser instituciones de derecho público
conjuntamente con el capital privado.
En estas empresas, existe la participación tanto del estado, como privado para
producir bienes y servicios. Su objetivo es que el estado tienda a ser el único
propietario tanto del capital como de los servicios de la empresa.
2.2.5 POR LA FORMA DE LA ORGANIZACIÓN DEL CAPITAL
De acuerdo a la forma organizacional del capital, las empresas pueden ser:
Unipersonales: Se conforma con la presencia de una sola persona natural o
jurídica, que destina parte de sus activos para la realización de una o varias
actividades mercantiles.
19
Su nombre debe ser una denominación o razón social, seguida de la expresión
“Empresa Individual de Responsabilidad Limitada” o de las siglas “E.I.R.L.”, si no
se usa la expresión o su sigla, el contribuyente responde con todos sus bienes
aunque no estén vinculados a la citada empresa.
- Socios: Debe ser una persona física.
- Capital: Está determinado por el acto constitutivo.
- Estructura administrativa: Está administrada por uno o varios gerentes (el
gerente puede ser el propietario de la empresa).
Sociedad o compañía: Cuando el capital está constituido mediante aporte de
varias personas naturales o jurídicas. Se subdividen en, Aporte de personas
(Comandita simple y nombre colectivo), y de aporte de capital (Sociedad anónima,
Economía mixta, Compañía limitada y en comandita por acciones)
Comandita simple, es una sociedad formada por dos clases de socios: colectivos y
comanditarios. Los socios comanditados responden limitadamente en las deudas
sociales sólo con el importe que pusieron en la sociedad. Los socios colectivos
responden personalmente e ilimitadamente con su propio patrimonio frente a las
deudas sociales.
La razón social será, necesariamente, el nombre de uno o varios de los socios
solidariamente responsables, al que se agregará siempre las palabras “compañía
en comandita”, escritas con todas sus letras o la abreviatura que comúnmente
suele usarse. El comanditario que tolerare la inclusión de su nombre en la razón
social quedará solidaria e ilimitadamente responsable de las obligaciones
contraídas por la compañía.
- Socios: Se contrae entre uno o varios socios solidarios e ilimitadamente
responsables y otro y otros, simples suministradores de fondos, llamados
20
socios comanditarios, cuya responsabilidad se limita al monto de sus
aportes.
- Constitución: La compañía en comandita simple se constituirá en la misma
forma y con las mismas solemnidades señaladas para la compañía en
nombre colectivo.
- Capital: El socio comanditario no puede llevar en vía de aporte a la
compañía su capacidad, crédito o industria. El socio comanditario no podrá
ceder ni traspasar a otras personas sus derechos en la compañía ni sus
aportaciones, sin el consentimiento de los demás, en cuyo caso se
procederá a la suscripción de una nueva escritura social.
- Estructura administrativa: Cuando en una compañía simple hubiere dos o
más socios nombrados en la razón social y solidarios, ya administren los
negocios de la compañía todos juntos, o ya uno o varios por todos, regirían
respecto de éstos las reglas de la compañía en nombre colectivo, y
respecto de los meros suministradores de fondos, las de la compañía en
comandita simple. Salvo pacto en contrario, la designación de
administradores se hará por mayoría de votos de los socios solidariamente
responsables y la designación sólo podrá recaer en uno de éstos. El
administrador o administradores comunicarán necesariamente a los
comanditarios y demás socios el balance de la compañía, poniéndoles de
manifiesto, durante un plazo que no será inferior de treinta días contados
desde la fecha de la comunicación respectiva, los antecedentes y los
documentos para comprobarlo y juzgar de las operaciones. El examen de
los documentos realizará el comanditario por sí o por delegado
debidamente autorizado, en las oficinas de la compañía.
Sociedad en nombre colectivo, es aquella que existe bajo una razón social y en la
que todos los socios responden, de modo subsidiario, ilimitada y solidariamente,
de las obligaciones sociales.
21
La compañía en nombre colectivo se contrae entre dos o más personas que hacen
el comercio bajo una razón social.
La razón social es la fórmula enunciativa de los nombres de todos los socios, o de
algunos de ellos, con la agregación de las palabras “y compañía”
Sólo los nombres de los socios pueden formar parte de la razón social.
- Socios: Las sociedades en nombre colectivo deberán constituirse con dos o
más socios.
- Capital: El capital de la compañía en nombre colectivo se compone de los
aportes que cada uno de los socios entrega o promete entregar. Para la
constitución de la compañía será necesario el pago de no menos del
cincuenta por ciento del capital suscrito. Si el capital fuere aportado en
obligaciones, valores o bienes, en el contrato social se dejará constancia de
ello y de sus avalúos.
- Constitución: El contrato de compañía en nombre colectivo se celebrará por
escritura público. La escritura de formación de una compañía en nombre
colectivo será aprobada por el juez de lo civil, el cual ordenará la
publicación de un extracto de la misma, por una sola vez, en uno de los
periódicos de mayor circulación en el domicilio de la compañía y su
inscripción en el Registro Mercantil.
- Estructura administrativa: A falta de disposición especial en el contrato se
entiende que todos los socios tienen la facultad de administrar la compañía
y firmar por ella. Si en el acto constitutivo de la compañía sólo alguno o
algunos de los socios hubieren sido autorizados para obrar, administrar y
firmar por ella, sólo la firma y los actos de éstos, bajo la razón social,
obligarán a la compañía. El administrador o administradores se entenderán
22
autorizadas para realizar todos los actos y contratos que fueren necesarios
para el cumplimiento de los fines sociales.
Los administradores llevarán la contabilidad y las actas de las compañías
en la forma establecida por la ley y tendrán su representación judicial y
extrajudicial.
En las compañías nombre colectivo las resoluciones se tomarán por
mayoría de votos, a menos que en el contrato social se hubiere adoptado el
sistema de unanimidad. Más si un solo socio representare el mayor aporte,
se requerirá el voto adicional de otro.
Sociedad anónima, se compone exclusivamente de socios cuya obligación se
limita al pago de sus acciones. La denominación es libre, pero distinta de la de
cualquier otra sociedad y al emplearse irá siempre seguida de las palabras
Sociedad Anónima o de su abreviatura S.A.
- Socios: Las sociedades anónimas deberán constituirse con dos o más
accionistas.
- Capital: El capital suscrito mínimo de la compañía deberá ser de
ochocientos dólares. El capital deberá suscribirse íntegramente y pagarse
en al menos 25% del valor nominal de cada acción. Si se tratare de
constituir una compañía cuyo objeto sea la explotación de los servicios de
transporte aéreo interno o internacional, se requerirá que tal compañía
específicamente se dedique a esa actividad con un capital no inferior a
veinte veces el monto señalado por la Ley de Compañías para las
sociedades anónimas.
- Constitución: Se constituirá mediante escritura pública que será inscrita en
el Registro Mercantil. El certificado bancario de depósito de la parte
23
pagada del capital social se protocolizará junto con la escritura de
constitución.
La compañía puede constituirse en un solo acto, por convenio entre los que
otorguen la escritura, o en forma sucesiva, por suscripción pública de
acciones.
- Estructura administrativa: El contrato social fijará la estructura
administrativa de la compañía. Para que la constitución sea aprobada,
debe estar determinado en el contrato social, quién y quienes son los
representantes judiciales y extrajudiciales. Esta representación podrá ser
confiada a directores, gerentes, administradores u otros agentes, si el
representante es un organismo social, éste actuará por medio de un
presidente. No pueden ser administradores de la compañía, sus
banqueros, arrendatarios, constructores o suministradores de materiales
por cuenta de la misma.
Para desempeñar el cargo administrativo, el administrador deberá tener la
capacidad necesaria para el ejercicio del comercio y no estar comprendido
en las prohibiciones e incompatibilidades del Código de Comercio establece
para ello.
Economía mixta, son aquellas, que están conformadas, por una parte con capital
proveniente del estado y otra de particulares.
Entre estas empresas tenemos al estado, las municipalidades, los consejos
provinciales y las entidades y organismos del sector públicos, las mismas que
tienen participación de capital privado y gestión social.
- Socios: Las sociedades de economía mixta deberán constituirse con dos o
más accionistas.
24
- Capital: Participan de capital público, por medio de aportes de dinero, de
equipos, instrumentos agrícolas o industriales, bienes muebles e inmuebles,
efectos públicos y negociables, así como también mediante la concesión de
prestación de un servicio público por un periodo de tiempo determinado.
- Estructura comercial: Son aplicables a esta compañía las disposiciones
relativas a la compañía anónima. Los estatutos establecerán la forma de
integrar el directorio, en el que deberán estar representados
necesariamente tanto los accionistas del sector público como los del sector
privado, en proporción al capital aportado por uno y otro. Cuando la
aportación del sector público exceda del cincuenta por ciento del capital de
la compañía, uno de los directores de este sector será presidente del
directorio.
En los estatutos, se determinarán los requisitos y condiciones especiales
que resultaren adecuados, respecto a la transferencia de las acciones y a la
participación en el aumento de capital de la compañía.
Al formarse la compañía se expresará claramente la forma de distribución
de utilidades entre el capital privado y el capital público.
Las escrituras de constitución de las compañías de economía mixta, las de
transformación, de reforma y modificaciones de estatutos, así como los
correspondientes registros, se hallan exoneradas de toda clase de
impuestos y derechos fiscales, municipales o especiales.
Si la compañía de economía mixta se formare para la prestación de nuevos
servicios públicos o de servicios ya establecidos, vencidos el término de su
duración, el Estado podrá tomar a su cargo todas las acciones en poder de
los particulares, transformando la compañía de economía mixta en una
25
entidad administrativa para el servicio de utilidad pública para el que fue
constituida.
Compañía limitada en comandita por acciones, se compone de uno o varios socios
comanditados que responden a las obligaciones sociales, y de uno o varios
comanditarios que únicamente están obligados al pago de sus acciones.
La compañía en comandita por acciones existirá bajo una razón social que se
formará con los nombres de uno o más socios solidariamente responsables,
seguidos de las palabras “compañía en comandita” o su abreviatura.
- Socios: La compañía limitada en comandita por acciones se constituye con
un mínimo de un socio comanditado y tres socios comanditarios.
- Capital: El capital de esta compañía se dividirá en acciones nominativas de
un valor nominal igual. La décima parte del capital social, por menos debe
ser aportada por los socios solidariamente responsables (comanditados), a
quienes por sus acciones se entregarán certificados nominativos
intransferibles.
- Estructura comercial: La administración de la compañía corresponde a los
socios comanditados, quienes no podrán ser removidos de la
administración social que les compete. En el contrato social se podrá
limitar la administración a uno o más de éstos.
Los socios comanditados obligados a administrar la compañía tendrán
derecho por tal concepto, independientemente de las utilidades que les
corresponda como dividendos de sus acciones, a la parte adicional de las
utilidades o remuneraciones que fije el contrato social y, en caso de no
fijarlo, a una cuarta parte de las que se distribuyan entre los socios. Si
26
fueren varios, esta participación se dividirá entre ellos según convenio, y a
falta de éste en partes iguales
.
2.3 CONTROL INTERNO
“El control interno es un proceso, efectuado por la junta de directores de
una entidad gerencia y otro personal, diseñado para proveer razonable
seguridad respecto el logro de objetivos en las siguientes categorías:
efectividad y eficiencia de operaciones, confiabilidad de la información
financiera, cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables” (Luna 92)
La importancia de tener un buen sistema de control interno en las organizaciones,
se ha incrementado en los últimos años, esto debido a lo práctico que resulta al
medir la eficiencia y la productividad al momento de implantarlos.
En las empresas se diseña y crean criterios para poder controlar y vigilar cada una
de las operaciones que se realizan en la organización, por lo cual los controles se
dividen ya sea por departamento, por área de importancia e incluso por las
principales cuentas que muestran los movimientos más significativos.
Para la organización las principales cuentas que deberían ser controlados y
vigiladas constantemente pueden considerarse, las cuentas de efectivos, la cuenta
bancaria, la cuenta de los créditos, como principales.
27
2.3.1 MÉTODOS DE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
De este estudio y evaluación, el Contador Público podrá desprender la naturaleza
de las pruebas diferentes sobre una misma partida. De ello dependerá la
extensión que deba dar a los procedimientos de auditoría de empleados y la
oportunidad en que los va a utilizar para obtener los resultados más favorables
posibles.
a) Método Descriptivo o de memorándum.
b) Método flujogramas.
c) Método de Cuestionario.
2.3.1.1 MÉTODO DESCRIPTIVO O DE MEMORANDUM
El método descriptivo consiste, como su nombre lo indica, en describir las
diferentes actividades de los departamentos, funcionarios y empleados, y los
registros que intervienen en el sistema. Sin embargo, no debe incurrirse en el error
de describir las actividades de los departamentos o de los empleados aislada u
objetivamente. Debe hacerse la descripción siguiendo el curso de las operaciones
a través de su manejo en los departamentos citados.
Consiste en la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las
características del sistema de control interno para las distintas áreas,
mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.
Consiste en la descripción de las actividades y procedimientos utilizados por el
personal en las diversas unidades administrativas que conforman la entidad,
haciendo referencia a los sistemas o registros contables relacionados con esas
actividades y procedimientos.
28
La descripción debe hacerse de manera tal que siga el curso de las operaciones
en todas las unidades administrativas que intervienen, nunca se practicará en
forma aislada o con subjetividad.
Detallar ampliamente por escrito los métodos contables y administrativos en vigor,
mencionando los registros y formas contables utilizadas por la empresa, los
empleados que los manejan, quienes son las personas que custodian bienes,
cuanto perciben por sueldos, etc.
La información se obtiene y se prepara según lo juzgue conveniente el Contador
Público, por funciones, por departamentos, por algún proceso que sea adecuado a
las circunstancias.
La forma y extensión en la aplicación de este procedimiento dependerá desde
luego de la práctica y juicio del Contador Público observada al respecto, y que
puede consistir en:
A. Preparar sus notas relativas al estudio de la compañía de manera que cubran
todos los aspectos de su revisión.
B. Que las notas relativas contengan observaciones únicamente respecto a las
deficiencias del control interno encontradas y deben ser mencionadas en sus
papeles de trabajo, también cuando el control existente en las otras secciones no
cubiertas por sus notas es adecuado.
Siempre deberá tenerse en cuenta la operación en la unidad administrativa
precedente y su impacto en la unidad siguiente.
Ventajas:
El estudio es detallado de cada operación con lo que se obtiene un mejor
conocimiento de la empresa.
29
Se obliga al Contador Público a realizar un esfuerzo mental, que acostumbra al
análisis y escrutinio de las situaciones establecidas.
Desventajas:
Se pueden pasar inadvertidos algunas situaciones anormales.
No se tiene un índice de eficiencia.
2.3.1.2 MÉTODO DE FLUJOGRAMAS
El método de flujo gramas es aquel que se expone, por medio de cuadros o
gráficos. Si el auditor diseña un flujo grama del sistema, será preciso que visualice
el flujo de la información y los documentos que se procesan. El flujo grama debe
elaborarse, usando símbolos estándar, de manera que quiénes conozcan los
símbolos puedan extraer información útil relativa al sistema. Si el auditor usa un
flujo grama elaborado por la entidad, debe ser capaz de leerlo, interpretar sus
símbolos y sacar conclusiones útiles respecto al sistema representado por el flujo
grama.
Con certeza no puede decirse que cualquiera de los tres métodos es completo o
eficaz, aisladamente, en todos los casos. En alguna tal vez sea aplicable el
método de gráficos; en otros puede ser conveniente usar el método de
cuestionarios y en otros puede ser más fácil o puede ser de mejor interpretación el
método descriptivo. En frecuentes ocasiones se usa una combinación de los tres
métodos; es decir el relevamiento específicamente, la recopilación de
antecedentes y la comprobación de los mismos se lleva a efecto usando, tanto
gráficos o flujo gramas, como cuestionarios o narrativos.
Ventajas:
Representa un ahorro de tiempo.
30
Por su amplitud cubre con diferentes aspectos, lo que contribuye a descubrir si
algún procedimiento se alteró o descontinuó.
Es flexible para conocer la mayor parte de las características del control interno.
Desventajas.
El estudio de dicho cuestionario puede ser laborioso por su extensión.
Muchas de las respuestas si son positivas o negativas resultan intrascendentes si
no existe una idea completa del porqué de estas respuestas.
Su empleo es el más generalizado, debido a la rapidez de la aplicación.
De los métodos vistos anteriormente, ninguno de ellos trata con relativa
profundidad, el elemento clave de la entidad, el humano.
2.3.1.3 MÉTODO DE CUESTIONARIOS
Como parte de la preparación para el examen de estados financieros, el auditor
debe elaborar el cuestionario de comprobación sobre control interno. Este
documento está constituido por varias listas de preguntas que deben ser
contestadas por los funcionarios o empleados de la entidad bajo revisión o que el
auditor mismo contesta durante el curso de la auditoría basado en sus
observaciones.
Cuando el auditor llena el cuestionario por medio de una entrevista con uno o más
funcionarios de la entidad, debe tomar en cuenta la necesidad de confirmar
durante el curso de la auditoría la veracidad de las respuestas dadas, sin confiar
completamente en las obtenidas. La aplicación correcta de los cuestionarios sobre
control interno, consiste en una combinación de entrevistas y observaciones. Es
31
esencial que el auditor entienda perfectamente los propósitos de las preguntas del
cuestionario.
2.3.2 CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO
El efectivo es una de las cuentas que mayor movimiento tiene dentro de una
organización, por lo tanto se debe contemplar una serie de procedimientos bien
establecidos, con el propósito de monitorear todas las actividades de la Empresa,
que puedan afectar el manejo del efectivo. Estas funciones incluyen el manejo de
los depósitos o entradas de efectivo.
Estos procedimientos de control buscan la eficiencia y eficacia del manejo del
efectivo, las principales tareas pueden resumirse en:
No permitir que ningún empleado maneje una transacción de principio a fin.
Separar el manejo del efectivo de su contabilización y registro.
Contabilizar las entradas del efectivo de manera oportuna.
Depositar diariamente las entradas del efectivo.
Efectuar todos los desembolsos mediante cheque o mediante transferencia
electrónica de fondos.
Realizar controles periódicos sobre los saldos y entradas.
Las transacciones que mayormente deberían tener un buen control interno son
todas aquellas que están directa o indirectamente involucradas con el efectivo de
las operaciones, tales como:
Ventas en efectivo,
Cobro de clientes con crédito,
Control de caja fuerte,
Transferencias electrónicas de fondos,
Desembolsos en efectivo,
Desembolsos por cuenta corriente,
32
Reposiciones de caja chica.
2.3.3 CONTROL INTERNO DE LA CONCILIACIÓN BANCARIA
Otra de las cuentas de gran importancia en la organización son las cuentas
bancarias, el control interno para esta cuenta busca verificar que el saldo que
envía un banco en el estado de cuenta corriente coincida con el saldo que se
mantiene en el libro de las cuentas bancarias.
La diferencia de estos saldos se puede deber a varios factores, los principales
pudieran ser:
Cheques pendientes de cobro o pagos de clientes o proveedores.
Depósitos pendientes o realizados a última hora.
Diferencias numéricas u omisiones en los libros de la Empresa.
Cheques cargados por equivocación.
Cheques devueltos por falta de fondos o cualquier otra causa.
Notas de débito que el Banco efectúa causados por intereses,
comisiones, u otros cargos.
Errores u omisiones por parte de los Bancos.
2.3.4 CONTROL INTERNO DE FACTURACIÓN.
La empresas deberá poseer varios controles y uno de los más importante debería
ser en la facturación, mediante la cual se encuentra registradas las operaciones
de la organización, pero también se refleja las cantidades de los bienes o servicios
entregados por la empresa.
Estas facturas deberán ser revisadas, con el objetivo de certificar precios de
venta, tarifas, términos de acuerdo o contratos, cálculos matemáticos, información
detallada y valores de la base imponible con los respectivos impuestos generados.
33
2.3.5 CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Debido a que no todas las ventas se realizaran en efectivo las organizaciones
deben tener el correcto control sobre las cuentas de créditos, donde se refleja el
derecho de cobro a diferentes clientes, y el total de las cuentas individuales de ser
conciliado periódicamente con la cuenta control en los diferentes registros.
Los controles que debería la empresa realizar para este tipo de cuenta y que le
permita conocer su situación en cuanto a los créditos concedidos, pudieran ser:
Quienes aprueban los crédito.
Quienes emiten las facturas y Notas de créditos.
Como se realiza la verificación de la factura.
Quien aprobación los descuentos en las ventas
Cuáles son los controles para los libros y estados de cuenta por cliente.
2.3.6 CONTROL INTERNO DE DOCUMENTOS POR COBRAR
Al igual que los créditos que se pueden conceder, existen también documentos
que representan valores a favor de la empresa, por lo cual estos deberán ser
controlados y verificados para que la organización pueda realizar las respectivas
gestiones de cobro.
Todos estos documentos deberán ser aprobados por los funcionarios
correspondientes y evitar que exista un desorden, también deberán ser detallados
con las exigencias de la empresa y realizar de forma periódica las respectivas
conciliaciones tantos de valor como de números de documentos.
34
2.4. MARCO INTEGRADO DE CONTROL INTERNO PARA LATINOAMÉRICA
(MICIL)
En una primera etapa, el marco integrado de control interno fue desarrollado por
los requerimientos de los auditores externos, como base para determinar el grado
de confiabilidad en las operaciones realizadas y registradas a partir de su
evaluación. Con el desarrollo de las funciones de control y auditoria profesional las
organizaciones han llegado a crear y constituir las “direcciones ejecutivas de
auditoría interna” (DEAI) de las entidades y empresas, cuya principal actividad
está dirigida a la evaluación del control interno en funcionamiento y obtener una
razonable seguridad respecto al eficiente uso de los recursos y el eficaz logro de
los objetivos para los cuales se creó la entidad.
La Normas para el Ejercicio Profesional de la Auditoría Interna (NEPAI) emitidas
por el Instituto Americano de Auditores Internos, (IIA de sus siglas del inglés) y
obligatorias a partir de enero del 2002, incluye la nueva definición del control
interno y los cuatro objetivos del mismo para la administración de las entidades.
Los organismos profesionales de varios países industrializados han promovido y
realizado estudios y trabajado en los modelos de control interno. El Informe COSO
(investigación realizada por gestión de la Comisión Treadway de los Estados
Unidos de América) es el resultado de la investigación realizada en busca de una
mayor disciplina y aplicación de los criterios que permitan asegurar el
cumplimiento de los objetivos institucionales. Los resultados de la investigación
demostraron un conocimiento adecuado y la aplicación satisfactoria de los
principales criterios de control interno en el caso de la gerencia de grandes
empresas. No obstante, los casos que se conocen hoy públicamente y por los
cuales se están definiendo normas más estrictas para establecer las
responsabilidades por el manejo de las organizaciones y de la información que
producen las que cotizan públicamente sus acciones en las bolsas de valores
demuestra situaciones contrarias, pues los hechos demuestran que se manipuló y
maquillo la información financiera por
35
Instrucciones de los niveles superiores de las empresas.
Otros organismos profesionales de los países industrializados han definido su
enfoque sobre el control interno, siempre basados en los criterios definidos en el
Informe COSO, como son los siguientes: Criterio of Control (COCO) del Instituto
Canadiense de Contadores Certificados (CICA siglas del inglés), Cadbury del
Instituto de Contadores del Reino Unido, King del Instituto de Contadores de
Australia, entre los más difundidos.
En América Latina estamos conociendo e iniciando la aplicación del esquema y el
método definido en el Informe COSO, con las adaptaciones dirigidas a obtener
una mejor comprensión y utilización de los instrumentos y herramientas que
incluye el documento y la filosofía que se utilizaría en la evaluación, de tal manera
que la administración conoce y está informada de los criterios bajo los cuales sería
evaluada
2.5 COSO I
Organización voluntaria del sector privado, establecida en los EEUU, dedicada a
proporcionar orientación a la gestión ejecutiva y las entidades de gobierno sobre
los aspectos fundamentales de organización de este, la ética empresarial, control
interno, gestión del riesgo empresarial, el fraude, y la presentación de informes
financieros. COSO ha establecido un modelo común de control interno contra el
cual las empresas y organizaciones pueden evaluar sus sistemas de control.
Hace más de una década el Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway Commission, conocido como COSO, publicó el Internal Control -
Integrated Framework (COSO I) para facilitar a las empresas a evaluar y mejorar
sus sistemas de control interno. Desde entonces ésta metodología se incorporó en
las políticas, reglas y regulaciones y ha sido utilizada por muchas compañías para
mejorar sus actividades de control hacia el logro de sus objetivos.
36
Hacia fines de Septiembre de 2004, como respuesta a una serie de escándalos, e
irregularidades que provocaron pérdidas importante a inversionistas, empleados y
otros grupos de interés, nuevamente el Committee of Sponsoring Organizations of
the Treadway Commission, publicó el Enterprise Risk Management - Integrated
Framework (COSO II) y sus Aplicaciones técnicas asociadas, el cual amplía el
concepto de control interno, proporcionando un foco más robusto y extenso sobre
la identificación, evaluación y gestión integral de riesgo.
Este nuevo enfoque no sustituye el marco de control interno, sino que lo incorpora
como parte de él, permitiendo a las compañías mejorar sus prácticas de control
interno o decidir encaminarse hacia un proceso más completo de gestión de
riesgo a nivel organizacional, este documento destaca la necesidad de que la alta
dirección y el resto de la organización comprendan cabalmente la trascendencia
del control interno, la incidencia del mismo sobre los resultados de la gestión, el
papel estratégico a conceder a la auditoría y esencialmente la consideración del
control como un proceso integrado a los procesos operativos de la empresa y no
como un conjunto pesado, compuesto por mecanismos burocráticos.
A nivel regulatorio o normativo, el Informe COSO ha pretendido que cuando se
plantee cualquier discusión o problema de control interno, tanto a nivel práctico de
las empresas, como a nivel de auditoría interna o externa, o en los ámbitos
académicos o legislativos, los interlocutores tengan una referencia conceptual
común, lo cual hasta ahora resultaba complejo, dada la multiplicidad de
definiciones y conceptos divergentes que han existido sobre control interno.
Proceso realizado por el consejo de directores, administradores y otro personal de
una entidad, diseñado para proporcionar seguridad razonable mirando el
cumplimiento de los objetivos en las siguientes categorías:
Efectividad y eficiencia de las operaciones.
Confiabilidad de la información financiera.
37
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.
El Control Interno puede juzgarse efectivo en cada una de las categorías
anteriores respectivamente, si quienes lo llevan a cabo tienen seguridad razonable
sobre que:
Comprenden la extensión en la cual se están obteniendo los objetivos de las
operaciones de la entidad.
Los EEFF publicados se están preparando confiablemente.
Se está cumpliendo con las leyes y regulaciones aplicables.
Ya que el Control Interno es un proceso, su efectividad es un estado o condición
del mismo en uno o más puntos a través del tiempo
2.5.1 COMPONENTES
El marco integrado de control que plantea el informe COSO consta de cinco
componentes interrelacionados, derivados del estilo de la dirección, e integrados
al proceso de gestión:
38
a) Ambiente de control
b) Evaluación de riesgos
c) Actividades de control
d) Información y comunicación
e) Supervisión
El ambiente de control refleja el espíritu ético vigente en una entidad respecto del
comportamiento de los agentes, la responsabilidad con que encaran sus
actividades, y la importancia que le asignan al control interno.
Sirve de base de los otros componentes, ya que es dentro del ambiente reinante
que se evalúan los riesgos y se definen las actividades de control tendientes a
neutralizarlos. Simultáneamente se capta la información relevante y se realizan las
comunicaciones pertinentes, dentro de un proceso supervisado y corregido de
acuerdo con las circunstancias.
El modelo refleja el dinamismo propio de los sistemas de control interno. Así, la
evaluación de riesgos no sólo influye en las actividades de control, sino que puede
también poner de relieve la conveniencia de reconsiderar el manejo de la
información y la comunicación.
No se trata de un proceso en serie, en el que un componente incide
exclusivamente sobre el siguiente, sino que es interactivo multidireccional en tanto
cualquier componente puede influir, y de hecho lo hace, en cualquier otro.
Existe también una relación directa entre los objetivos (Eficiencia de las
operaciones, confiabilidad de la información y cumplimiento de leyes y
reglamentos) y los cinco componentes referenciados, la que se manifiesta
permanentemente en el campo de la gestión: las unidades operativas y cada
agente de la organización conforman secuencialmente un esquema orientado a
los resultados que se buscan, y la matriz constituida por ese esquema es a su vez
cruzada por los componentes.
39
a) AMBIENTE DE CONTROL
El ambiente de control define al conjunto de circunstancias que enmarcan el
accionar de una entidad desde la perspectiva del control interno y que son por lo
tanto determinantes del grado en que los principios de este último imperan sobre
las conductas y los procedimientos organizacionales.
Es, fundamentalmente, consecuencia de la actitud asumida por la alta dirección, la
gerencia, y por carácter reflejo, los demás agentes con relación a la importancia
del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados.
Fija el tono de la organización y, sobre todo, provee disciplina a través de la
influencia que ejerce sobre el comportamiento del personal en su conjunto.
Constituye el andamiaje para el desarrollo de las acciones y de allí deviene su
trascendencia, pues como conjunción de medios, operadores y reglas previamente
definidas, traduce la influencia colectiva de varios factores en el establecimiento,
fortalecimiento o debilitamiento de políticas y procedimientos efectivos en una
organización.
Los principales factores del ambiente de control son:
La filosofía y estilo de la dirección y la gerencia.
La estructura, el plan organizacional, los reglamentos y los manuales de
procedimiento.
La integridad, los valores éticos, la competencia profesional y el compromiso
de todos los componentes de la organización, así como su adhesión a las
políticas y objetivos establecidos.
Las formas de asignación de responsabilidades y de administración y
desarrollo del personal.
El grado de documentación de políticas y decisiones, y de formulación de
programas que contengan metas, objetivos e indicadores de rendimiento.
40
En las organizaciones que lo justifiquen, la existencia de consejos de
administración y comités de auditorías con suficiente grado de independencia y
calificación profesional.
El ambiente de control reinante será tan bueno, regular o malo como lo sean los
factores que lo determinan. El mayor o menor grado de desarrollo y excelencia de
éstos hará, en ese mismo orden, a la fortaleza o debilidad del ambiente que
generan y consecuentemente al tono de la organización.
b) EVALUACIÓN DE RIESGOS
El control interno ha sido pensado esencialmente para limitar los riesgos que
afectan las actividades de las organizaciones. A través de la investigación y
análisis de los riesgos relevantes y el punto hasta el cual el control vigente los
neutraliza se evalúa la vulnerabilidad del sistema. Para ello debe adquirirse un
conocimiento práctico de la entidad y sus componentes de manera de identificar
los puntos débiles, enfocando los riesgos tanto al nivel de la organización
(internos y externos) como de la actividad.
El establecimiento de objetivos es anterior a la evaluación de riesgos. Si bien
aquéllos no son un componente del control interno, constituyen un requisito previo
para el funcionamiento del mismo.
Los objetivos (relacionados con las operaciones, con la información financiera y
con el cumplimiento), pueden ser explícitos o implícitos, generales o particulares.
Estableciendo objetivos globales y por actividad, una entidad puede identificar los
factores críticos del éxito y determinar los criterios para medir el rendimiento.
A este respecto cabe recordar que los objetivos de control deben ser específicos,
así como adecuados, completos, razonables e integrados a los globales de la
institución.
Una vez identificados, el análisis de los riesgos incluirá:
Una estimación de su importancia / trascendencia.
41
Una evaluación de la probabilidad / frecuencia.
Una definición del modo en que habrán de manejarse.
Dado que las condiciones en que las entidades se desenvuelven suelen sufrir
variaciones, se necesitan mecanismos para detectar y encarar el tratamiento de
los riesgos asociados con el cambio. Aunque el proceso de evaluación es similar
al de los otros riesgos, la gestión de los cambios merece efectuarse
independientemente, dada su gran importancia y las posibilidades de que los
mismos pasen inadvertidos para quienes están inmersos en las rutinas de los
procesos.
Existen circunstancias que pueden merecer una atención especial en función del
impacto potencial que plantean:
Cambios en el entorno.
Redefinición de la política institucional.
Reorganizaciones o reestructuraciones internas.
Ingreso de empleados nuevos, o rotación de los existentes.
Nuevos sistemas, procedimientos y tecnologías.
Aceleración del crecimiento.
Nuevos productos, actividades o funciones.
Los mecanismos para prever, identificar y administrar los cambios deben estar
orientados hacia el futuro, de manera de anticipar los más significativos a través
de sistemas de alarma complementados con planes para un abordaje adecuado
de las variaciones.
c) ACTIVIDADES DE CONTROL
Están constituidas por los procedimientos específicos establecidos como un
reaseguro para el cumplimiento de los objetivos, orientados primordialmente hacia
la prevención y neutralización de los riesgos.
42
Las actividades de control se ejecutan en todos los niveles de la organización y en
cada una de las etapas de la gestión, partiendo de la elaboración de un mapa de
riesgos según lo expresado en el punto anterior: conociendo los riesgos, se
disponen los controles destinados a evitarlos o minimizarlos, los cuales pueden
agruparse en tres categorías, según el objetivo de la entidad con el que estén
relacionados:
Las operaciones
La confiabilidad de la información financiera
El cumplimiento de leyes y reglamentos
En muchos casos, las actividades de control pensadas para un objetivo suelen
ayudar también a otros: los operacionales pueden contribuir a los relacionados con
la confiabilidad de la información financiera, éstas al cumplimiento normativo, y así
sucesivamente.
A su vez en cada categoría existen diversos tipos de control:
Preventivo / Correctivos
Manuales / Automatizados o informáticos
Gerenciales o directivos
En todos los niveles de la organización existen responsabilidades de control, y es
preciso que los agentes conozcan individualmente cuales son las que les
competen, debiéndose para ello explicitar claramente tales funciones.
La gama que se expone a continuación muestra la amplitud abarcativa de las
actividades de control, pero no constituye la totalidad de las mismas:
Análisis efectuados por la dirección.
Seguimiento y revisión por parte de los responsables de las diversas funciones
o actividades.
43
Comprobación de las transacciones en cuanto a su exactitud, totalidad, y
autorización pertinente: aprobaciones, revisiones, cotejos, recálcalos, análisis
de consistencia, pre numeraciones.
Controles físicos patrimoniales: arqueos, conciliaciones, recuentos.
Dispositivos de seguridad para restringir el acceso a los activos y registros.
Segregación de funciones.
Aplicación de indicadores de rendimiento.
Es necesario remarcar la importancia de contar con buenos controles de las
tecnologías de información, pues éstas desempeñan un papel fundamental en la
gestión, destacándose al respecto el centro de procesamiento de datos, la
adquisición, implantación y mantenimiento del software, la seguridad en el acceso
a los sistemas, los proyectos de desarrollo y mantenimiento de las aplicaciones.
A su vez los avances tecnológicos requieren una respuesta profesional calificada y
anticipativa desde el control.
d) INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN
Así como es necesario que todos los agentes conozcan el papel que les
corresponde desempeñar en la organización (funciones, responsabilidades), es
imprescindible que cuenten con la información periódica y oportuna que deben
manejar para orientar sus acciones en consonancia con los demás, hacia el mejor
logro de los objetivos.
La información relevante debe ser captada, procesada y transmitida de tal modo
que llegue oportunamente a todos los sectores permitiendo asumir las
responsabilidades individuales.
La información operacional, financiera y de cumplimiento conforma un sistema
para posibilitar la dirección, ejecución y control de las operaciones.
44
Está conformada no sólo por datos generados internamente sino por aquellos
provenientes de actividades y condiciones externas, necesarios para la toma de
decisiones.
Los sistemas de información permiten identificar, recoger, procesar y divulgar
datos relativos a los hechos o actividades internas y externas, y funcionan muchas
veces como herramientas de supervisión a través de rutinas previstas a tal efecto.
No obstante resulta importante mantener un esquema de información acorde con
las necesidades institucionales que, en un contexto de cambios constantes,
evolucionan rápidamente. Por lo tanto deben adaptarse, distinguiendo entre
indicadores de alerta y reportes cotidianos en apoyo de las iniciativas y actividades
estratégicas, a través de la evolución desde sistemas exclusivamente financieros a
otros integrados con las operaciones para un mejor seguimiento y control de las
mismas.
Ya que el sistema de información influye sobre la capacidad de la dirección para
tomar decisiones de gestión y control, la calidad de aquél resulta de gran
trascendencia y se refiere entre otros a los aspectos de contenido, oportunidad,
actualidad, exactitud y accesibilidad.
La comunicación es inherente a los sistemas de información. Las personas deben
conocer a tiempo las cuestiones relativas a sus responsabilidades de gestión y
control. Cada función ha de especificarse con claridad, entendiendo en ello los
aspectos relativos a la responsabilidad de los individuos dentro del sistema de
control interno.
Asimismo el personal tiene que saber cómo están relacionadas sus actividades
con el trabajo de los demás, cuáles son los comportamientos esperados, de qué
manera deben comunicar la información relevante que generen.
Los informes deben transferirse adecuadamente a través de una comunicación
eficaz. Esto es, en el más amplio sentido, incluyendo una circulación
multidireccional de la información: ascendente, descendente y transversal.
45
La existencia de líneas abiertas de comunicación y una clara voluntad de escuchar
por parte de los directivos resultan vitales.
Además de una buena comunicación interna, es importante una eficaz
comunicación externa que favorezca el flujo de toda la información necesaria, y en
ambos casos importa contar con medios eficaces, dentro de los cuales tan
importantes como los manuales de políticas, memorias, difusión institucional,
canales formales e informales, resulta la actitud que asume la dirección en el trato
con sus subordinados. Una entidad con una historia basada en la integridad y una
sólida cultura de control no tendrá dificultades de comunicación. Una acción vale
más que mil palabras.
e) SUPERVISIÓN
Incumbe a la dirección la existencia de una estructura de control interno idónea y
eficiente, así como su revisión y actualización periódica para mantenerla en un
nivel adecuado. Procede la evaluación de las actividades de control de los
sistemas a través del tiempo, pues toda organización tiene áreas donde los
mismos están en desarrollo, necesitan ser reforzados o se impone directamente
su reemplazo debido a que perdieron su eficacia o resultaron inaplicables. Las
causas pueden encontrarse en los cambios internos y externos a la gestión que, al
variar las circunstancias, generan nuevos riesgos a afrontar.
El objetivo es asegurar que el control interno funciona adecuadamente, a través de
dos modalidades de supervisión: actividades continuas o evaluaciones puntuales.
Las primeras son aquellas incorporadas a las actividades normales y recurrentes
que, ejecutándose en tiempo real y arraigadas a la gestión, generan respuestas
dinámicas a las circunstancias sobrevinientes.
En cuanto a las evaluaciones puntuales, corresponden las siguientes
consideraciones:
46
a) Su alcance y frecuencia están determinados por la naturaleza e importancia de
los cambios y riesgos que éstos conllevan, la competencia y experiencia de
quienes aplican los controles, y los resultados de la supervisión continuada.
b) Son ejecutados por los propios responsables de las áreas de gestión
(autoevaluación), la auditoría interna (incluidas en el planeamiento o solicitadas
especialmente por la dirección), y los auditores externos.
c) Constituyen en sí todo un proceso dentro del cual, aunque los enfoques y
técnicas varíen, priman una disciplina apropiada y principios insoslayables.
La tarea del evaluador es averiguar el funcionamiento real del sistema: que los
controles existan y estén formalizados, que se apliquen cotidianamente como una
rutina incorporada a los hábitos, y que resulten aptos para los fines perseguidos.
d) Responden a una determinada metodología, con técnicas y herramientas para
medir la eficacia directamente o a través de la comparación con otros sistemas de
control probadamente buenos.
e) El nivel de documentación de los controles varía según la dimensión y
complejidad de la entidad.
Existen controles informales que, aunque no estén documentados, se aplican
correctamente y son eficaces, si bien un nivel adecuado de documentación suele
aumentar la eficiencia de la evaluación, y resulta más útil al favorecer la
comprensión del sistema por parte de los empleados. La naturaleza y el nivel de la
documentación requieren mayor rigor cuando se necesite demostrar la fortaleza
del sistema ante terceros.
f) Debe confeccionarse un plan de acción que contemple:
- El alcance de la evaluación
- Las actividades de supervisión continuadas existentes.
- La tarea de los auditores internos y externos.
47
- Áreas o asuntos de mayor riesgo.
- Programa de evaluaciones.
- Evaluadores, metodología y herramientas de control.
- Presentación de conclusiones y documentación de soporte
- Seguimiento para que se adopten las correcciones pertinentes.
Las deficiencias o debilidades del sistema de control interno detectadas a través
de los diferentes procedimientos de supervisión deben ser comunicadas a efectos
de que se adopten las medidas de ajuste correspondientes.
Según el impacto de las deficiencias, los destinatarios de la información pueden
ser tanto las personas responsables de la función o actividad implicada como las
autoridades superiores.
2.5.2 METODOLOGÍA COSO I – CORRE - MICIL
Aceptado como metodología de
Desactualizado con respecto a la
Más conocido y de mayor difusión
Requiere de una considerable
COSO I
evaluación de control interno por
realidad y las necesidades de las
entre las firmas de auditoría y las
cantidad de tiempo para realizar
SOX empresas actuales empresas evaluación
Metodología creada pensando
CORRE específicamente en la realidad
Basados en el Informe del COSO I
Poco conocidos por la Alta
de las empresas ecuatorianas
y por lo tanto desactualizados con
Requieren de una menos cantidad
Gerencia de las compañías;
Metodología creada pensando
respecto a la realidad de las
de recursos para su implementación
nos aceptadas por las entidades
MICIL específicamente en la realidad empresas actuales
reguladoras de Bolsa de Valores
empresas latinoamericanas
48
2.6 POLÍTICA DE LA EMPRESA
“Una política general no se define sobre todos los aspectos de la actividad
de la empresa, porque podría producir rigideces y obstaculizar el normal
funcionamiento de la misma. Frecuentemente se define sobre los puntos de
mayor importancia y sobre aquellos aspectos que requieren alternativas a
largo plazo. Sobre aspecto de importancia secundaria o sobre los que son
posibles reorientaciones rápidas no es aconsejable definir una política a
largo plazo”(Cómo Crear y Hacer Funcionar una Empresa 207)
Las políticas internas se constituyen en la manera de alcanzar los objetivos bajo
procedimientos establecidos y conocidos por los agentes componentes de la
organización. Es un plan permanente que proporciona guías generales para
canalizar el pensamiento administrativo en direcciones específicas.
Dentro de la organización se debería establecer los procedimientos o políticas
básicas que ayuden a establecer el correcto control y manejo de la empresa, el
establecer estas políticas conlleva redactarlas en forma escrita y dar a conocer al
personal correspondiente las indicaciones de las políticas.
2.6.1 Desarrollo De Políticas.
El desarrollo de una política está atado a los requerimientos de la empresa, y
dentro de ella existirán las necesidades de cada departamento, además la
importancia que la empresa tiene por el control de sus operaciones.
Para identificar las políticas necesarias se deberá seguir lo siguiente:
1. Crear un listado de todas las políticas, que pueden especificarse por las
diferentes funciones de operación, y
2. Discutir la lista de políticas con los responsables directos
49
Establecida todas las políticas que en consenso fueron discutidas y aprobadas,
estas deberán ser presentadas en forma escrita y difundidas al personal que
corresponda.
2.6.2 Descripción Narrativa De Las Políticas
Cuando ya se encuentren establecidas las políticas, el siguiente proceso es
redactar cada una de ellas, para poder realizar este proceso de deberá seguir los
siguientes pasos:
1. PROPÓSITO
2. DEFINICIÓN
3. CONTENIDO
4. RESPONSABLE
Propósito, consiste en detallar la intención que tiene la política que se va a
establecer, es decir, el por qué dicha política ayudara al correcto control de las
operaciones de la empresa.
Definición, en esta sección irá la descripción de los conceptos básicos que
involucra la política.
Contenido, aquí se explica detalladamente los procesos que deberán seguir para
la aplicación de la política establecida.
Responsable, algo que no deberá faltar es la designación del responsable por la
aplicación y la verificación de la política aprobada.
50
Siguiendo este proceso se pretende dar la importancia que le corresponde a la
creación de las políticas para la empresa, y que además estas ayudan al realizar
de forma prioridad los controles necesarios.
2.7 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Y POLÍTICAS
“La elaboración de Manuales de políticas y procedimientos implica en primer
lugar definir las funciones y responsabilidades de cada una de las áreas que
conforman la organización, incluso, en algunos casos lo primero que hay
que hacer es definir las áreas, agrupando o separando funciones según sea
lo más conveniente, para hacer frente al mercado y cumplir con su
misión”(Torres 25)
La empresa en el momento de implementar el sistema de control interno, debe
elaborar un manual de procedimientos, en el cual debe incluir todas las
actividades y establecer responsabilidades de los funcionarios, para el
cumplimiento de los objetivos organizacionales.
2.7.1 Tipos de Manuales de Procedimientos
Como se menciona un manual de políticas busca que se cumplan con los
objetivos de la empresa, para esto se deberá consideras que pueden crear dos
tipos de manuales, a saber:
1. Manuales generales de procedimientos
2. Manuales específicos de procedimientos.
2.7.1.1 Manuales Generales de Procedimientos.- son los que abarcan a toda la
organización, incluye como elemento primario todas aquellas disposiciones
51
generales, las cuales en forma unilateral las establece cada área a efectos de sus
propias responsabilidades y autoridad funcional.
2.7.1.2 Manuales específicos de Procedimiento.- Que son los que se ocupan de
un área funcional u operacional, también puede considerarse un departamento o
sección en particular.
2.7.2 Contenido del Manual de Procedimientos
Al igual que la elaboración de las políticas, los procedimientos deberán ser
realizados siguiendo pasos básicos, que permita una clara compresión por
cualquier personal de la empresa.
Los pasos para la presentación del manual son:
1. Índice
2. Introducción
3. Objetivos
4. Alcance
5. Como usar el manual
6. Revisiones y recomendaciones
7. Organigrama
8. Declaraciones de Políticas
Índice.- El índice es una lista de los temas que se encuentran en el manual, es
decir, es un esquema al que se le pueden añadir números o letras del alfabeto
como referencia.
Introducción.- Es una breve introducción del manual de procedimientos y
políticas, tiene como propósito explicar al usuario lo que es el documento, que se
pretende cumplir a través de él.
52
Alcance.- Debe enfocarse a una explicación breve sobre la que abarca el manual
de políticas, es decir, si es un manual general o especifico.
Como usar el Manual.- Indicará al usuario todo cuanto tiene que conocer para
poder dar el correcto uso al manual de procedimiento y políticas.
Revisiones y actualizaciones.- Indica con quien debe hacerse contacto para
señalar cambios o correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual.
Organigrama.- Aquí se representará gráficamente la estructura orgánica de los
distintos departamentos, gerencias, secciones, según sea el caso.
Declaraciones de Políticas.- En esta sección se deberán presentar por escrito,
de manera narrativa las políticas por cada una de las unidades administrativas de
que se trate, de ser el caso.
2.8 NIC 11 Contratos de Construcción
Emitida el 1 de enero de 2012. Incluye las NIIF con fecha de vigencia posterior al 1
de enero de 2012 pero no las NIIF que serán sustituidas.
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los ingresos de
actividades ordinarias y los costos relacionados con los contratos de construcción.
Debido a la naturaleza propia de la actividad llevada a cabo en los contratos de
construcción, la fecha en que la actividad del contrato comienza y la fecha en la
que termina el mismo caen, normalmente, en diferentes periodos contables, Por
tanto, la cuestión fundamental al contabilizar los contratos de construcción es la
distribución de los ingresos de actividades ordinarias y los costos que cada uno de
ellos genere, entre los periodos contables a lo largo de los cuales se ejecuta.
Esta Norma debe ser aplicada para la contabilización de los contratos de
construcción, en los estados financieros de los contratistas.
53
Un contrato de construcción es un contrato, específicamente negociado, para la
fabricación de un activo o un conjunto de activos, que están íntimamente
relacionados entre sí o son interdependientes en términos de su diseño,
tecnología y función, o bien en relación con su último destino o utilización.
Los requisitos contables de esta Norma se aplican, generalmente, por separado
para cada contrato de construcción. No obstante, en ciertas circunstancias y a fin
de reflejar mejor la esencia económica de la operación, es necesario aplicar la
Norma independientemente a los componentes identificables de un contrato
Único, o juntar un grupo de contratos a efectos de su tratamiento contable.
Los ingresos de actividades ordinarias del contrato deben comprender:
a) El importe inicial del ingreso de actividades ordinarias acordado en el contrato.
b) Cualquier modificación en el trabajo contratado, así como reclamaciones o
incentivos.
c) En la medida que sea probable que de los mismos resulte un ingreso de
actividades ordinarias y siempre que sean susceptibles de medición fiable.
Los ingresos de actividades ordinarias del contrato se miden por el valor razonable
de la contraprestación recibida o por recibir.
Los costos del contrato deben comprender:
a) Los costos que se relacionen directamente con el contrato específico.
b) Los costos que se relacionen con la actividad de contratación en general, y
pueden ser imputados al contrato específico.
c) Cualesquiera otros costos que se puedan cargar al cliente, bajo los términos
pactados en el contrato.
Cuando el resultado de un contrato de construcción puede ser estimado con
suficiente fiabilidad, los ingresos de actividades ordinarias y los costos asociados
54
con el mismo deben ser reconocidos como ingreso de actividades ordinarias y
gastos respectivamente, con referencia al estado de terminación de la actividad
producida por el contrato al final del periodo sobre el que se informa.
Cuando el desenlace de un contrato de construcción no pueda ser estimado con
suficiente fiabilidad:
a) Los ingresos de actividades ordinarias deben ser reconocidos sólo en la
medida en que sea probable recuperar los costos incurridos por causa del
contrato.
b) Los costos del contrato deben reconocerse como gastos del periodo en que se
incurren.
Cuando sea probable que los costos totales del contrato vayan a sobrepasar los
ingresos de actividades ordinarias totales derivados del mismo, las pérdidas
esperadas deben reconocerse inmediatamente como un gasto.
55
CAPITULO III
3. MARCO METODOLÓGICO
3.1 TIPO DE INVESTIGACIÓN
3.1.1 Descriptiva
Para poder describir nos basamos en la observación y la utilizamos para la
determinación de la información correspondiente a la empresa Constructora
Inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños”, para poder obtener datos que
permitan analizar las falencias que existen en el control interno de la misma y por
ende en el área contable, y que a su vez permita determinar la importancia del
diseño de un manual de políticas y procedimientos de control interno.
3.1.2 Bibliográfica
A través de este tipo de investigación se puede recopilar información, mediante el
manejo adecuado de las diversas fuentes de información como pueden ser: libros,
revistas además de resultados de otras investigaciones otros documentos
correspondientes a la problemática de las diversas carencias en el control interno
de la constructora inmobiliaria y brindar posibles alternativas de solución que se
puede aplicar para el área contable de la constructora inmobiliaria “Juntos
Construyendo Sueños”
3.1.3 Campo
Como una herramienta aplicada en la investigación de campo, se encuentra la
entrevista que se la aplicara a los funcionarios de la institución, para poder obtener
y a su vez conocer los diversos criterios y opiniones acerca de la aplicación de un
control interno a la empresa.
56
3.2 TÉCNICAS E INSTRUMENTOS DE EVALUACIÓN
3.2.1 Observación
Mediante la observación podemos conocer y a su vez describir las características
de las variables de la investigación, las mismas que se enfocan a mejorar el
control en el área contable de la constructora inmobiliaria.
3.2.2 Encuestas
La presente investigación se vale de la encuesta a los involucrados en la empresa,
la misma que se enfocará en la importancia que reviste el control interno del
manejo contable de la empresa y como incidirá el diseño de un manual de
políticas y procedimientos de control interno, para el bienestar de todos quienes
conforman la institución.
3.3 Validez y Confiabilidad
3.3.1 Validez
Según Hurtado, “La validez se refiere al grado en que un instrumento realmente
mide lo que pretende medir, mide todo lo que el investigador quiere medir y si
mide sólo lo que quiere medir”.
Es así que los instrumentos se validaron la siguiente técnica denominada juicio de
expertos, a quienes se entregaron los instrumentos de recolección a aplicar
(encuesta), con la finalidad de que realizarán un análisis de los objetivos con las
preguntas contenidas en cada uno de los cuestionarios, a través del análisis y
observación que se efectuó se verificó que el instrumento este apropiadamente
diseñado y se tomó en consideración las observaciones y recomendaciones
presentadas por los mismos.
57
3.3.2 Confiabilidad
Hurtado 2000 (p. 433) indica que: “La confiabilidad se refiere al grado en que la
aplicación repetida del instrumento a las mismas unidades de estudio, en
condiciones idénticas produce resultados iguale, dando por hecho que el evento
medido no ha cambiado”.
La confiabilidad de los datos que se obtuvo se garantizó mediante la aplicación
directa de los instrumentos por parte del investigador.
3.4 Población y Muestra
La población objeto de la investigación está constituida por el personal que
conforma la empresa Constructora Inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños”
3.4.1 Muestra
Para la determinación de la muestra, no será necesaria, ya que la población es
muy pequeña, siendo de solo el personal de la empresa, para la investigación
serían de 9 personas.
3.5 Procedimiento metodológico
Para el análisis de la información se procederá de la siguiente manera:
Formulación y aplicación de la encuesta que será de manera directa
Formulación y aplicación de la entrevista será de manera directa
Análisis y procesamiento de la información, en base al programa Excel
Interpretación de los resultados
58
3.6 Recolección de la Información
Para poder tener datos relevantes y a su vez una visión clara y bien acertada de la
labor desarrollada durante la aplicación de la presente investigación mediante la
encuesta que se constituye en un método de investigación que permitirá obtener
un marco de referencia para la identificación de las causas y consecuencias que
afectan el proceso contable, y de igual manera poder corroborar la incidencia que
ha generado para los miembros de la institución.
3.7 Procesamiento y análisis
Para poder cumplir de la mejor manera en la presente investigación se procedió a
ejecutar los siguientes pasos:
Recopilación de la información
Tabla estadística
Análisis de resultados
3.8 Decisión
A través de los resultados obtenidos podemos definir que el 88,89% de la empresa
no conoce que tenga políticas de control interno, en un 77,88% manifestaron que
no mantienen procedimientos para su labor diaria, a vez en un 100% determinaron
que es importante contar con un manual político y de procedimientos de control
interno para el área contable de la constructora inmobiliaria lo que mejoraría de
manera eficiente los procesos de la misma.
59
También se obtuvo que en un 77,78% considera que el manual brindaría
beneficios a la empresa y el 88,89% expreso que el manual se constituye en un
instrumento de apoyo, el 44,44% estableció que se deberían actualizar el manual
siempre, y en 44,44% opino que cada año.
Por lo que se considera de vital importancia para esta investigación que el 88,89%
desconoce la existencia de normas internas de la organización para el control
interno del área contable, conjuntamente aseguraron la falta de un manual de
políticas y procedimientos que apoyen a la aplicación de un control interno, por lo
que hace acertada la propuesta para que contribuya al fortalecimiento de la
entidad y consecuentemente a cada uno de sus miembros.
3.9 Verificación de la hipótesis
Con las datos obtenidos mediante la elaboración de la encuesta se llega a la
confirmación de la hipótesis con el Diseño de un Manual de Control Interno en el
Área Contable de la inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños” aumentará la
eficiencia, productividad, rentabilidad y reducirá errores e irregularidades en el
manejo de la empresa dentro del área contable
60
CAPITULO IV
4. INTERPRETACIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS DE LAS
ENCUESTAS
Los resultados obtenidos en las encuestas al personal de la empresa, fueron los
siguientes:
1.- ¿Usted conoce si la empresa posee políticas internas de control?
Fuente: Datos de las encuestas
Grafico 1: Resultados pregunta 1
Elaboración: Francisco Carvajal
Análisis: Los encuestados opinaron en un 11.11% que no Si conocen las políticas
internas de control en la empresa, mientras que 88.89% indicaron que ellos no
conocen las políticas.
Repuesta Frecuencia Porcentaje
SI 1 11,11%
NO 8 88,89%
9 100,00%
11.11%
88.89%
SI
NO
61
2.- ¿Usted tiene conocimiento de si la compañía mantiene procedimientos para su
labor diaria?
Fuente: Datos de las encuestas
Grafico 2: Resultado de la pregunta 2
Elaboración: Francisco Carvajal
Análisis: Según los encuestados en un 22.22% indicaron que la empresa Si
cuenta con procedimientos para las labores diarias, mientras que el 77.78%
mencionaron que no se cuenta con estos procedimientos.
Repuesta Frecuencia Porcentaje
SI 2 22,22%
NO 7 77,78%
9 100,00%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
22.22%
77.78%
SI
NO
62
3.- ¿Usted considera que los manuales de políticas y procedimientos son
importantes para una organización?
Fuente: Datos de las encuestas
Grafico 3: Resultados de la pregunta 3
Elaboración: Francisco Carvajal
Análisis: En la presente pregunta el 100% de los encuestados respondieron que
Si son importantes los manuales de políticas y procedimientos para el crecimiento
de una organización.
Repuesta Frecuencia Porcentaje
SI 9 100,00%
NO 0 0,00%
9 100,00%
100.00%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
120.00%
SI
NO
63
4.- ¿La administración comunica los objetivos planteados?
Fuente: Datos de las encuestas
Grafico 4: Resultados de la pregunta 4
Elaboración: Francisco Carvajal
Análisis: Según los encuestados con el 11.11% mencionaron que la empresa
comunica los objetivos Siempre, mientras que para el 11.11% la empresa lo hace
A veces y finalmente el 77.78% mencionaron que la empresa Nunca comunica los
objetivos planteados.
Repuesta Frecuencia Porcentaje
SIEMPRE 1 11,11%
A VECES 1 11,11%
NUNCA 7 77,78%
9 100,00%
11.11%
11.11%
77.78%
SIEMPRE
A VECES
NUNCA
0.00% 20.00% 40.00% 60.00% 80.00% 100.00%
64
5.- ¿Usted considera que los manuales brinda algún beneficio para la empresa?
Tabla 1: Resultados pregunta 5
Fuente: Datos de las encuestas
Grafico 5: Resultados de la pregunta 5
Elaboración: Francisco Carvajal
Análisis: La respuestas a esta pregunta fueron con el 22.22% que los manuales
no brindan ningún beneficio a las empresas, mientras que el 77.78% consideran
que los manuales si brindan beneficios a la organización.
Repuesta Frecuencia Porcentaje
SI 7 77,78%
NO 2 22,22%
9 100,00%
77.78%
22.22%
SI
NO
65
6.- ¿Para Usted los manuales son instrumentos de apoyo para la organización?
Fuente: Datos de las encuestas
Grafico 6: Resultados de la pregunta 6
Elaboración: Francisco Carvajal
Análisis: Las opiniones de los encuestados en el 11.11% indicaron que los
manuales no son instrumentos de apoyo, mientras que el 88.89% mencionaron
que los manuales si son instrumentos de apoyo para una organización.
Repuesta Frecuencia Porcentaje
SI 8 88,89%
NO 1 11,11%
9 100,00%
0.00%
20.00%
40.00%
60.00%
80.00%
100.00%
SI
NO
88.89%
11.11%
66
7.- ¿Usted considera que las empresas deberían tener manuales de políticas y
procedimientos internos?
Fuente: Datos de las encuestas
Grafico 7: Repuestas de la pregunta 7
Elaboración: Francisco Carvajal
Análisis: Los encuestados respondieron con el 11.11% que para la empresa No es
necesario tener manuales de políticas y procedimientos internos, mientras que el
33.33% indicaron que A veces son necesarios, y finalmente el 55.56% dijeron que
siempre son necesarios los manuales de políticas y procedimientos internos.
Repuesta Frecuencia Porcentaje
SIEMPRE 5 55,56%
A VECES 3 33,33%
NO ES NECESARIO 1 11,11%
9 100,00%
55.56% 33.33%
11.11% SIEMPREA VECESNO ES NECESARIO
67
8.- ¿Los manuales que son establecidos por la organización, para usted deberían
actualizarse constantemente?
Fuente: Datos de las encuestas
Grafico 8: Repuestas de la pregunta 8
Elaboración: Francisco Carvajal
Análisis: Para los encuestados con el 11.11% indicaron que los manuales no es
necesario que se actualicen, mientras que el 44.44% mencionaron que deben
actualizar cada año, y finalmente el 44.44% dijeron que los manuales debe
actualizar siempre.
Con esta información se puede desarrollar el diagnóstico de la inmobiliaria, que
nos servirá para desarrollar a su vez la Propuesta.
Repuesta Frecuencia Porcentaje
SIEMPRE 4 44,44%
CADA AÑO 4 44,44%
NO ES NECESARIO 1 11,11%
9 100,00%
0.00%
50.00%
SIEMPRECADA AÑO
NO ESNECESARIO
44.44% 44.44%
11.11%
68
CAPITULO V
5. PROPUESTA
5.1 TEMA
Diseño de un manual políticas y procedimientos de control interno para La empresa
Constructora Inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños”
5.2 ANTECEDENTES DE LA PROPUESTA
Para poder desarrollar la propuesta se pudo conocer que la empresa constructora
inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños”, no cuenta con un control permanente en
sus actividades diarias en las áreas contable y administrativa lo que provoca que cada
persona encargada de dicha área realice las operaciones de acuerdo a su criterio
profesional, además debemos conocer que en la actualidad la demanda de nuevas
construcciones haya crecido, permitiendo que las empresas incrementen sus clientes,
lo que provoca que cada día haya mayor complejidad en cuanto al control interno de
la misma empresa, lo que ocasiona a los clientes un tiempo de espera, debido a que
no existan políticas explicitas que permitan brindar agilidad a cada uno de los
proyectos que sumado a los largos procesos para las respectivas autorizaciones
actúen como una debilidad hasta que los clientes se cansan y buscan una nueva
alternativa.
Es por tal razón que surge la necesidad de Diseñar un Manual de Políticas y
Procedimientos para las dos áreas, en donde se establezcan ciertos parámetros que
ayudaran a una adecuada toma de decisiones y a su vez la agilización de cada uno
de sus procesos operativos, a través de la creación de procedimientos controles y
políticas definidas de manera clara permitiendo con ello la optimización de los
recursos para el desarrollo de todas las actividades.
69
5.3 EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO UTILIZANDO EL MÉTODO DE
CUESTIONARIO
En base al siguiente cuestionario que se realizó al Gerente Financiero se logra
demostrar el nivel de confianza y riesgo de control de la compañía.
INMOBILIARIA JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO APLICADO AL GERENTE FINANCIERO
PERIODO DE EVALUACION 2012
TABULACION DE CUESTIONARIO PUNTAJE OBTENIDO PUNTAJE OPTIMO
1. ¿Existe un manual de control interno? NO
2. ¿Las firmas en los cheques son conjuntas? SI
3. ¿Las facturas tiene aprobaciones previas al pago? NO
4. ¿Existe segregación de funciones? NO
5. ¿Existe fechas establecidas para pagos a
proveedores? NO
6. ¿Se realizan arqueos de caja chica? NO
7. ¿Se realizan conciliaciones bancarias? NO
8. ¿La información es pretinen para entrega de
información a entidades de control? SI
2 6
Elaborado por: Francisco Carvajal
70
CALCULO DE NIVEL DE CONFIANZA Y RIESGO DE CONTROL
RANGO RIESGO CONFIANZA
15% - 50% ALTO BAJA
51% - 75% MEDIO MODERADA
76% - 100% BAJO ALTA
El nivel de confianza en base al estudio realizado es bajo
NIVEL DE CONTROL
Rcontrol = 100% - Nc
66,67
El nivel de control en base al estudio realizado es alto
NIVEL DE CONFIANZA
Nc = (Pobt / Pop) 100
Nc = (2 / 6) 100
33,33
71
5.4 MISIÓN
Somos una empresa que ofrece el principal referente a nuestros clientes en todo el
proceso de compra de una propiedad, trabajando con gran dinamismo, empuje,
creatividad y fuerte velocidad de respuesta frente a un mercado en constante cambio,
generando así relaciones de largo plazo.
5.5 VISIÓN
Para el año 2015 ser una empresa sólidamente estructurada y posicionada en el
sector inmobiliario y en la industria de la construcción de vivienda e infraestructura,
contribuyendo al desarrollo social del país.
5.6 JUSTIFICACIÓN
La deserción de un Manual de Políticas y Procedimientos, tanto en las áreas
administrativa como contable fue lo que motivo a la realización de la presente
investigación, con la ausencia de este importante instrumento ha ocasionado graves
situaciones en los negocios como son: desconocimiento de los deberes y por ende de
los derechos relacionados a cada puesto, así también la evasión de
responsabilidades, descuido de las labores asignadas, el incumplimiento de las
normas creadas en un vacío, ya que no existe el conocimiento de quien las impone,
retraso en los registros contables, centralización de autoridad, entre otras situaciones.
Con el diseño de un Manual de Políticas y Procedimientos para el control interno
contribuye a regular las actividades propias de la organización, estableciéndose las
pautas a seguir al momento de operar y alcanzar la eficiencia y eficacia consiguiendo
la maximización de esta institución.
72
Con esta propuesta se aspira específicamente a impulsar a la Constructora
Inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños”, a fortalecer su acción financiera y a su
vez su desarrollo a través del Diseño de un Manual de Políticas y Procedimientos
conjuntamente con una estructura administrativa eficiente que refleje una autentica
constructora inmobiliaria, permitiéndole tomar las mejores decisiones y guiar sus
acciones a la consecución de las metas planteadas, y al mismo tiempo controlar
estrictamente las actividades contables, de acuerdo a los Principios de Contabilidad
Generalmente Aceptados y Disposiciones Legales.
5.7 OBJETIVOS
5.7.1 Objetivo General
Facilitarles un manual de control interno que contribuya a mejorar las operaciones en
las áreas contable y administrativa, de la constructora inmobiliaria, lo que contribuirá
al control interno de las actividades, la información contable, documentación contable
y el respectivo análisis de los estados financieros de la empresa.
5.7.2 Objetivos Específicos
Proporcionar una herramienta de control interno confiable y a su vez oportuna
que sirva de apoyo a la gestión contable y administrativa para la adecuada
toma de decisiones.
El manual se encuentra diseñado para detectar los riesgos internos y externos
a los que la empresa puede ser susceptible, para prevenir sus efectos
mediante, mediante las acciones que permitan controlarlos.
73
5.8 DISEÑO DE UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS CONTABLES
5.8.1 Introducción
Al conocer la situación real de la constructora inmobiliaria surge la gran necesidad
de diseñar un Manual de Procedimientos Contables, lo que se constituye en algo
indispensable para el desarrollo de la misma, pudiendo constatar que la empresa
ha presentado una serie de falencias en el control contable a raíz del transcurso
de su crecimiento constante en el sector de la construcción.
A través del presente Manual de Políticas y Procedimientos Contables servirá de
guía en el movimiento diario que realiza la constructora, para que tanto las
autoridades como funcionarios de la misma se encuentren bien informados de los
procedimientos contables a mejorar.
5.8.2 OBJETIVOS
5.8.2.1 Objetivo General
Ofrecer una asesoría permanente y efectiva de un detallado control de los
procedimientos a establecerse para un buen desempeño, logrando la información
real de la situación económica para una adecuada toma de decisiones de forma
oportuna por parte de la gerencia.
5.8.2.2 Objetivos Específicos
Identificar los beneficios que obtendrá la empresa por la correcta aplicación
del manual de políticas y procedimientos
Conseguir estados financieros razonables y oportunos de la situación actual
de la constructora inmobiliaria.
Mejorar y modificar los procedimientos contables dentro de la organización
74
Efectuar con las obligaciones tanto tributarias como fiscales de una manera
eficiente y puntual.
5.8.3 ÁMBITO DE APLICACIÓN
El presente Manual de Procedimientos Contables, servirá específicamente a la
constructora inmobiliaria “Juntos Construyendo Sueños”, para la implementación
y a su vez el control a través de las normas y leyes contables a aplicarse, todas
relacionadas con las actividades de la entidad.
5.8.4 Políticas contables a establecerse en la constructora inmobiliaria
“Juntos Construyendo Sueños”
1. Bases para la elaboración de los Estados Financieros
Los Estados Financieros de la constructora Inmobiliaria deberán ser
preparados en base a las NIIF, además las cifras deberán expresarse en
dólares estadounidenses.
2. Manejo de proyectos futuros
Primero se debe identificar los tipos de los proyectos que la entidad
adquiere, ya que esto le permitirá poder determinar un correcto
procedimiento contable.
3. Manejo monetario de cada proyecto.
Si la entidad obtiene valores monetarios de cada uno de los proyectos, el
responsable de llevar la contabilidad, en este caso el contador tiene la
obligación de realizar una apertura de cuenta bancaria con el nombre del
75
proyecto, un fondo rotativo el cual permitirá cubrir los valores para el pago a
los diversos proveedores, la compra de materiales.
4. Manejo de costos
A fin de mantener un control excelente de los costos dentro del ejercicio
contable, se deben constituir subcuentas en cada uno de los proyectos para
el correcto registro y a su vez desembolso ocasionado por el rubro de
construcción que la constructora incurre.
5. Documentos de respaldo
Toda transacción efectuada por la empresa debe ser registrada en un
software propio de la entidad, la mima que debe contener el respaldo
respectivo como son comprobantes de ingreso, egreso de todas las
actividades a diario que se realicen, los mismos que no deben ser alterados
por ningún funcionario de la constructora.
6. Obligaciones tributarias
La constructora inmobiliaria debe cumplir con las disposiciones tributarias
implantadas por el Servicio de Rentas Internas, para la cancelación de las
facturas por provisión de bienes y/o servicios relacionados o no con las
obras en ejecución, el contador tiene la obligación de realizar la retención
en la fuente y del IVA, de acurdo a los porcentajes establecidos por el SRI.
La constructora inmobiliaria tiene la obligación de realizar la declaración del
IVA, retenciones en la fuente la misma que debe ser mensualmente y a su
vez la presentación de Impuesto a la Renta y los anexos de forma anual al
SRI.
76
Cuando se realicen los pagos a los proveedores de las obras se deberá
realizar las respectivas re tenciones a nombre del propietario, siempre y
cuando se encuentren enmarcadas en las normas establecidas en la ley.
7. Identificación de las cuentas
Es muy importante la identificación de cada una de las cuentas que se
aplica en cada uno de los proyectos, para de esta forma evitar las
confusiones que se pueden presentar.
8. Registro Contable
Los ingresos como los gastos del proyecto deben ser justificados e
informados directamente al departamento de contabilidad para el respectivo
registro.
9. Archivo de documentos
Después de realizar el registro de cada una de las transacciones con los
respaldos respectivos deberá tener una persona encargada de archivarlos
de manera ordenada, y llevar un orden cronológico para su facilidad en
cuanto a la información del proceso de la compañía, cada proyecto de3be
contar con copias de registro para la preparación de las planillas de obra.
77
5.9 ORGANIGRAMA PROPUESTO
GERENCIA
GENERAL
AREA LEGAL
AREA
PRODUCCIÓN
AREA MARKETING Y
VENTAS
AREA
ADMINISTRACIÓN
AREA RECURSOS
HUMANOS
OPERACIONES
(CONTRATISTA)
ASISTENTE
DE VENTAS
CONTABILIDAD
Asistente 1 Asistente 2
78
5.10 RESPONSABLES DEL DEPARTAMENTO CONTABLE DE LA
CONSTRUCTORA INMOBILIARIA “JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS”
Dicha constructora es una compañía pequeña y que a su vez ha presentado un
desarrollo constante en el transcurso del tiempo, por tal razón es que se debe
considerar una reestructuración especial en el área contable, y a su vez la
contratación de un auxiliar el mismo que será responsable de:
Archivar todos los documentos y tener un respaldo de los mismos
Emisión de cheques y los diversos pagos en el programa contable
Elaboración de Estados Financieros
Elaboración de Conciliaciones Bancarias
Preparación de planillas de avance de obra.
Mientras que el Contador(a) debe ser un profesional el mismo que debe poseer un
título en Contabilidad y Auditoría, tener acreditación de Contador Público Autorizado
(C.P.A), para poder firmar los balances y a su vez tener constante actualización
académica en especial en lo que tiene relación a la tributación.
5.11PLAN DE CUENTAS
1 ACTIVO
1.1. ACTIVO CORRIENTE
1.1.1. CAJA
1.1.1.1. CAJA MONEDA NACIONAL
1.1.1.1.01 CAJA CHICA ADMINISTRACIÓN
1.1.1.1.02 CAJA CHICA GUAYAQUIL
1.1.2. BANCOS
1.1.2.1. BANCOS MONEDA NACIONAL
1.1.2.1.01 BANCO DEL PICHINCHA 1810720
1.1.2.1.02 BANCO BOLIVARIANO
1.1.3. INVERSIONES TEMPORALES
1.1.3.1. INVERSIÓN ACCIONES
79
1.1.3.1.01 INVERSIÓN ACCIONES
1.1.4. CUENTAS POR COBRAR
1.1.4.1. CLIENTES
1.1.4.1.01 CLIENTES QUITO
1.1.4.1.02 CLIENTES GUAYAQUIL
1.1.4.2. CUENTAS INCOBRABLES
1.1.4.2.01 PROV INCOBRABLES UIO
1.1.4.2.02 PROV INCOBRABLES GYE
1.1.5. OTRAS CUENTAS POR COBRAR
1.1.5.1. SOCIOS Y DIRECTIVOS
1.1.5.3. EMPLEADOS
1.1.5.4. ANTICIPO A PROVEEDORES
1.1.6. ANTICIPOS DE IMPTO A LA RENTA
1.1.6.1. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
1.1.6.2. RETENCIONES EN LA FUENTE
1.1.6.3. ANTICIPOS DE IMPTO A LA RENTA
1.1.7. INVENTARIOS
1.1.7.1. INVENTARIO DE MERCADERÍAS
1.1.8. GASTOS PAGADOS POR ANTICIPADO
1.1.8.1. SEGUROS PREPAGADOS
1.1.8.1.01 SEGUROS PANAMERICANA
1.1.8.1.02 AMT PZAS PANAMERICANA
1.1.8.2. GSTOS VIAJE PREPAGADOS
1.1.8.2.01 VIAJES/ CHEQUERA AEROGAL
1.1.8.3. PUBLICIDAD PREPAGADA
1.1.9. CRÉDITO FISCAL
1.1.9.1. SRI
1.1.9.1.01 CRÉDITO FISCAL IVA
1.2. ACTIVO FIJO
1.2.1. BIENES NO DEPRECIABLES
1.2.1.01 SISTEMAS
1.2.1.1. SISTEMAS
1.2.1.1.01 SISTEMAS
1.2.2. BIENES DEPRECIABLES
1.2.2.1. VALOR ORIGINAL
1.2.2.1.01 EDIFICIOS
1.2.2.1.02 EQUIPO MENOR
1.2.2.1.03 EQUIPO DE OFICINA
1.2.2.1.04 EQUIPO DE COMPUTACIÓN
1.2.2.1.05 MUEBLES Y ENSERES
1.2.2.1.06 INSTALACIONES Y MEJORAS
80
1.2.2.1.07 OTROS BIENES DEPRECIABLES
1.2.2.1.08 SISTEMAS DE COMPUTO
1.2.2.2. DEPRECIACIÓN ACUMULADA
1.2.2.2.01 EDIFICIOS
1.2.2.2.02 EQUIPO MENOR
1.2.2.2.03 EQUIPO DE OFICINA
1.2.2.2.04 EQUIPO DE COMPUTACIÓN
1.2.2.2.05 MUEBLES Y ENSERES
1.2.2.2.06 INSTALACIONES Y MEJORAS
1.2.2.2.07 OTROS BIENES DEPRECIABLES
1.2.2.2.08 SISTEMAS DE COMPUTO
1.3. ACTIVO DIFERIDO
1.3.1. GASTOS DE CONSTITUCIÓN
1.3.1.01 GASTOS DE CONSTITUCIÓN
1.3.1.02 AMT GTOS CONSTITUCIÓN
2 PASIVO
2.1. PASIVO CORRIENTE
2.1.1. DEUDAS FINANCIERAS
2.1.1.1. OBLIGACIONES BANCARIAS
2.1.1.1.01 BANCO PICHINCHA
2.1.1.1.02 BANCO BOLIVARIANO
2.1.1.2. TARJETAS DE CRÉDITOS
2.1.1.2.01 TARJETA VISA PRODUBANCO
2.1.1.2.02 TARJETA DINERS CLUB
2.1.1.3. OTRAS DEUDAS FINANCIERAS
2.1.1.3.01 COSTO FINANCIERO GARANTÍAS PER
2.1.2. DEUDAS COMERCIALES
2.1.2.1. PROVEEDORES NACIONALES
2.1.2.1.01 PROVEEDORES
2.1.3. ACREEDORES VARIOS
2.1.3.1. HONORARIOS Y SERV CONTRATADOS
2.1.3.1.01 SERVICIOS CONTRATADOS
2.1.3.2. ANTICIPO DE CLIENTES
2.1.3.2.01 ANTICIPO DE CLIENTES
2.1.4. SUELDOS PRESTACIONES SOCIALES
2.1.4.1. SUELDOS POR PAGAR
2.1.4.1.01 SUELDOS POR PAGAR ROLES
2.1.4.2. APORTES Y OBLIGACIONES IESS
2.1.4.2.01 APORTE PERSONAL 9.35%
2.1.4.2.02 APORTE PATRONAL 12.15%
2.1.4.2.03 PRESTAMOS QUIROGRAFARIOS
81
2.1.4.2.04 PRESTAMOS HIPOTECARIOS
2.1.4.3. PROVISIONES PREST. SOCIALES
2.1.4.3.01 DÉCIMO TERCER SUELDO
2.1.4.3.02 DÉCIMO CUARTO SUELDO
2.1.4.3.03 FONDO DE RESERVA
2.1.4.3.04 VACACIONES
2.1.4.3.05 PRESTACIONES SOCIALES
2.1.4.3.06 PRESTACIONES SOCIALES
2.1.4.3.07 PROV DESAHUCIO POR PAGAR
2.1.4.3.08 PROV JUB. PATRONAL POR PAGAR
2.1.4.4. PARTICIPACIÓN TRABAJADORES
2.1.4.4.01 15% PARTICIPACIÓN UTILIDADES
2.1.5. IMPUESTOS TASAS CONTRIBUCIONES
2.1.5.1. IMPUESTO AL VALOR AGREGADO
2.1.5.1.01 IVA COBRADO EN VENTAS
2.1.5.1.02 IVA A LIQUIDAR
2.1.5.2. RETENCIONES EMPLEADOS
2.1.5.2.01 EMPLEADOS I. RENTA
2.1.5.3. RETENCIONES EN LA FUENTE
2.1.5.3.01 RETENCIONES 1% COMPRA BIENES
2.1.5.3.02 RETENCIONES 1% SERVICIOS
2.1.5.3.03 RETENCIONES 8% HONORA/SERVICIO
2.1.5.3.04 RETENCIONES 1% ACT FIJOS
2.1.5.3.05 RETENCIONES 100% IVA P.N. SERV
2.1.5.3.06 RETENCIONES 30% IVA P.N. BIENE
2.1.5.3.07 RETENCIONES 1*1000 SEGUROS
2.1.5.3.08 RETENCIONES 70% IVA
2.1.5.3.09 RETENCIONES I.RENTA POR PAGAR
2.1.5.3.10 RETENCIONES IVA POR PAGAR
2.1.5.4. IMPUESTO A LA RENTA EMPRESA
2.1.5.4.01 IMPUESTO A LA RENTA CAUSADO
2.1.5.5. TASAS Y CONTRIBUCIONES
2.1.5.5.01 IVA COBRADO VENTAS/ANULADO
2.2. PASIVO A LARGO PLAZO
2.2.1. DEUDAS FINANCIERAS
2.2.1.01 OBLIGACIONES FINANCIERAS L/P
2.2.1.02 OBLIGACIONES FINANC L/P CFN
2.2.2. PRÉSTAMO DE ACCIONISTAS
2.2.2.01 ACCIONISTAS POR PAGAR L/P
2.2.4. OTRAS OBLIGACIONES A L/PLAZO
2.2.4.01 PROV JUBILACIÓN PATRONAL
82
2.2.4.02 PROV DESAHUCIO
3 PATRIMONIO
3.1. PATRIMONIO
3.1.1. CAPITAL SUSCRITO Y PAGADO
3.1.2. RESERVAS
3.1.2.01 RESERVA LEGAL
3.1.4. RESULTADOS ACUMULADOS
3.1.4.01 UTILIDADES ACUMULADAS
5.12 CUENTAS PRINCIPALES PARA LAS ACTIVIDADES DE LA INMOBILIARIA
5.12.1 ACTIVO CORRIENTE
5.12.1.1 EFECTIVO Y EQUIVALENTES AL EFECTIVO NIC 7
Registra los recursos de alta liquidez de los cuales dispone la entidad para sus
operaciones regulares y que no está restringido su uso, se registran en efectivo o
equivalente de efectivo partidas como: caja, depósitos bancarios a la vista y de otras
instituciones financieras, e inversiones a corto plazo de gran liquidez, que son
fácilmente convertibles en importes determinados de efectivo, estando sujetos a un
riesgo poco significativo de cambios en su valor.(menores a 3 meses)
5.12.1.2 ACTIVOS FINANCIEROS NIC 32, NIC 39 - NIIF 7 - NIIF 9
Es cualquier activo que posea un derecho contractual a recibir efectivo u otro activo
financiero de otra entidad; o a intercambiar activos financieros o pasivos financieros
con otra entidad, en condiciones que sean potencialmente favorables para la
entidad; o un instrumento de patrimonio neto de otra entidad. Tales como: acciones
y bonos de otras entidades, depósitos a plazo, derechos de cobro – saldos
comerciales, otras cuentas por cobrar, etc..
83
5.12.1.3 ACTIVOS FINANCIEROS DISPONIBLES PARA LA VENTA NIC 32, NIC
39 - NIIF 7 - NIIF 9
Son activos financieros que en un momento posterior a su adquisición u origen,
fueron designados para la venta. Las diferencias en valor razonable, se llevan al
patrimonio y se debe reconocer como un componente separado (ORISuperávit de
Activos Financieros Disponibles para la Venta).
CAJA-BANCOS:
Débito Crédito
- Las entradas de efectivo a caja y
por reembolsos de fondos fijos.
- Los depósitos de cheques en
instituciones financieras, las
entradas de efectivo por medios
electrónicos y otras formas de
ingreso de efectivo.
- Las salidas de efectivo por pagos
a través de caja y bancos y de
fondos fijos.
- Los pagos por medios de
cheques, medios electrónicos u
otras formas de transferencia de
efectivo.
5.12.1.4 BANCOS
Dentro de la cuenta bancos es importante establecer un formato de conciliación
bancaria con esto llevaremos un control de partidas conciliatoria así como garantizar
los saldos reales de la cuenta.
84
INMOBILIARIA JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS
CONCILIACIÓN BANCARIA
FECHA
CUENTA BANCARIA
CUENTA CONTABLE:
Saldo BANCO (Estado de Cuenta):
-
Saldo LIBROS:
-
CHEQUES NO COBRADOS
Fecha Ref.#Ch Concepto / Beneficiario Valor
Fecha REF. Concepto Valor
PARTIDAS NO CONTABILIZADAS
TOTAL: 0.00
TOTAL: 0.00
PARTIDAS NO CONTABILIZADAS
Fecha REF. Concepto Valor
SALDO CONCILIADO:
-
TOTAL: 0.00
SALDO CONCILIADO:
-
5.12.1.5 CAJA
En la cuenta caja lo que es importante destacar en pro mejora de la institución es
realizar una política de caja chica dado que por el momento no existe montos,
limites, aprobación, etc.
85
5.12.1.5.1 POLITICA DE CAJA CHICA
5.12.1.5.1.1 PROPOSITO
a) Definir con claridad el uso de caja chica.
b) Informar al personal las reglas de uso de los fondos de caja chica, las reglas de
comprobación y control de las cajas chicas, las responsabilidades de las personas
que custodian esas cajas chicas, así como las responsabilidades de las personas
que autorizan el hacer gastos menores para ser rembolsados a través de cajas
chicas.
c) Mantener un estricto control sobre los gastos menores que son reembolsables a
través de caja chica, y al mismo tiempo asegurar que siempre existan los fondos
suficientes que garanticen la continuidad del negocio.
5.12.1.5.1.2 ALCANCE
Esta política aplica a Inmobiliaria Juntos Construyendo Sueños, a todos los
empleados que hagan uso de las cajas chicas, a las personas que las custodian, y a
las personas que autorizan hacer gastos a través de este mecanismo.
5.12.1.5.2PROCEDIMIENTOS DE CAJA CHICA
a) RESPONSABILIDADES
1. Las personas responsables y con autoridad suficiente para aprobar gastos de caja
chica tienen la obligación de asegurarse de que los comprobantes cumplan con los
requisitos fiscales para ser deducibles según el SRI los cuales para efectos de esta
política en Ecuador son los siguientes:
- Que sean estrictamente indispensables para el funcionamiento del negocio
- Que estén amparados con documentación que reúna los requisitos de las
disposiciones fiscales; es decir que la factura posea las características establecidas
86
por el SRI, que se expidan a nombre de la persona responsable de la Caja Chica y
que tengan IVA desglosado cuando aplique.
2. Las personas encargadas de custodiar una caja chica tienen la obligación y
responsabilidad de verificar que los comprobantes que les entreguen tengan firmas
de autorización apropiadas, asegurarse que los gastos se comprueben en un
periodo no mayor a 2 días hábiles posteriores a la entrega del dinero, y también de
asegurarse de la existencia de efectivo en cualquier momento, solicitando con
oportunidad suficiente la reposición de caja chica.
3. Los encargados de los fondos fijos solicitarán las reposiciones de caja chica al
Contabilidad quienes tienen como máximo, 2 días hábiles contados a partir de la
recepción de la solicitud para rembolsar esos fondos con el cheque correspondiente.
4. Las personas que sean designadas como responsables de la custodia y manejo
de un fondo fijo, deben ser siempre asignados por Gerentes.
5. En los casos en que recurrentemente se demuestre que los dineros del fondo de
caja chica son insuficientes, el responsable de dicho fondo deberá solicitar al
Gerente Financiero a través de un mail o carta un aumento del mismo para ser
evaluado, documentado y aprobado.
b) ARQUEOS
El área de Contabilidad cuenta con la autoridad suficiente para efectuar arqueos de
cualquier caja chica de la compañía en cualquier localidad del país y en cualquier
momento sin previo aviso. Estos arqueos deberán en todo momento representar el
valor autorizado del fondo de caja chica, ya sea con dinero o con las notas de
comprobación de gastos debidamente autorizadas de acuerdo a esta política.
Realizaremos con el siguiente formato de arqueo:
87
ARQUEO CAJA CHICA
Fecha / Hora:
Fondo de Caja chica 500,00
Valores en efectivo
Cantidad Denominación Valor total
BILLETES
$ 100,00 -
$ 50,00 -
$ 20,00 -
$ 10,00 -
$ 5,00 -
$ 1,00 -
Total Billetes -
MONEDAS
$ 1,00 -
$ 0,50 -
500,00
$ 0,25 -
$ 0,10 -
$ 0,05 -
$ 0,01 -
Total Monedas -
DOCUMENTOS
Fecha No. Factura y/o Dcto. Nombre Descripción Valor
Total Valores Documentados -
Responsable:
Realizado por :
88
c) Tipos de gastos que califican como gasto de caja chica y procedimientos
El límite para solicitar un anticipo de caja chica es de $40.00 dólares de los
Estados Unidos de América,
Adicionalmente, el anticipo de caja chica tiene que cumplir con el requisito de
calificar como gasto de caja chica, los cuales son sólo los siguientes:
1) Alimentos
Cuándo por cuestiones de trabajo (juntas, conferencias…etc.) los empleados no
puedan salir de las instalaciones de la compañía a tomar sus alimentos (como
usualmente lo hacen) y por lo tanto se requiera dinero a través de la caja chica para
comprarles comida, mientras el valor total no exceda el monto máximo aprobado de
$ 40.00.
En estos casos, deberá indicarse la factura de la comida, quienes comieron, y el
motivo de la reunión o conferencia por lo cual se tuvo esa comida.
No son autorizados vales de caja chica para comidas con Proveedores,
Aniversarios, ni Comidas de representación, ya sean estas dentro o fuera de la
Compañía. Este tipo de gastos necesariamente deben ser reportados como
reembolsos de gastos y ser autorizados por los respectivos Gerentes.
2) Taxis
Son autorizados cuando por motivos de trabajo algún empleado que no tenga auto
de la Compañía tenga que salir de la oficina; este gasto debe ser previamente
autorizado por su superior.
Para aquellos empleados que no tengan auto y que por razones de trabajo tengan
que salir de la oficina después de las 19:00.
89
De preferencia se deberá siempre conseguir un comprobante que ampare el viaje en
taxi.
3) Gastos diversos
Estos gastos son exclusivamente los siguientes: Artículos de limpieza, despensa,
mantenimiento y reparaciones menores de oficina, gasolina, casetas y
estacionamientos cuando estos sean de los autos-compañía a cargo de los
chóferes y que están relacionados con la transportación interna de ejecutivos.
Queda estrictamente prohibido partir en dos o más partes un gasto que sobrepase
los $ 40.00 para evitar hacerlo a través del proceso de compras. Este tipo de
prácticas cuando sean detectadas por Contabilidad serán fuertemente sancionadas,
pudiendo llegar incluso a la terminación de la relación laboral de quien controla el
fondo fijo de caja.
Gastos de Papelería Menor.- Como regla general los gastos de papelería deberán
ser siempre comprados a través del proceso de compras. No obstante para
ocasiones extraordinarias en que se requiera por urgencia el comprar algún ítem de
papelería, esta podrá hacerse a través de Caja Chica.
Solicitud de Dinero Para Gastos Por Comprobar.-Los vales de caja así como
cualquier comprobante deberán estar siempre firmados por las personas que
previamente los están autorizando.
4) Criterio general de interpretación de gastos
Cuando se tenga dudas sobre cómo interpretar si un gasto pertenece a caja chica o
no, se acudirá como apoyo al Gerente Financiero
No obstante y si después de haber revisado tanto la política de Caja Chica es seguro
que es un gasto NO APROBADO POR LA COMPAÑÍA.
90
5) Tiempo máximo de comprobación
Será responsabilidad de quienes manejen las cajas chicas, el asegurarse que los
comprobantes de gastos sean entregados al fondo en un plazo no mayor a 2 días
hábiles y también de revisar y sólo aceptar los comprobantes que cumplan con los
requisitos legales.
La reposición de la caja chica se deberá hacer máximo hasta cuando se tenga un
20% de la caja en efectivo
6) Excepciones
Cualquier excepción que se haga a esta política y/o procedimientos relacionados
deberán documentarse con su justificación por escrito, y obtenerse las
correspondientes aprobaciones por parte de Contabilidad.
5.12.1.6 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR COBRAR NIC 32, - NIC 39 - NIIF 7 -
NIIF 9
Se reconocerán inicialmente al costo. Después de su reconocimiento inicial, las
cuentas por cobrar se medirán al costo amortizado, que es no es otra cosa que el
cálculo de la tasa de interés efectiva, que iguala los flujos estimados con el importe
neto en libros del activo financiero (VP).
(-) PROVISIÓN POR CUENTAS INCOBRABLES NIC 39, p. 55 - NIC 9, p. 4
Cuando existe evidencia de deterioro de las cuentas por cobrar, el importe de esta
cuenta se reducirá mediante una provisión, para efectos de su presentación en
estados financieros. Se registrará la provisión por la diferencia entre el valor en libros
de las cuentas por cobrar menos el importe recuperable de las mismas.
91
CUENTAS POR COBRAR:
Débito Crédito
- Los derechos de cobro a que dan
lugar la venta de bienes o la
prestación de servicios inherentes
al giro del negocio.
- El traslado entre cuentas internas,
como es el caso de canje de
facturas con letras, o el cambio de
condición de letras emitidas, a
cobranza o descuento, o la
reclasificación a cobranza dudosa.
- La disminución o aplicación de los
anticipos recibidos.
- Los préstamos al personal,
gerentes, directores y accionistas.
- Los aportes pendientes de cobro
en la suscripción de acciones.
- El cobro parcial o total de los
derechos.
- El traslado entre cuentas internas,
como es el caso del canje de
facturas con letras, o el cambio de
condición de letras emitidas a
cobranza o descuento, o a la
reclasificación a cobranza dudosa.
- Los anticipos recibidos por ventas
futuras.
- Los descuentos, bonificaciones y
rebajas concedidas, posteriores a
la venta.
- La eliminación (castigo) de la
contabilidad de las cuentas y
documentos considerados
incobrables.
- Los pagos recibidos del personal,
gerentes, directores y accionistas.
5.12.1.7 INVENTARIOS NIC 2
Inventarios son activos:
a) Poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación.
b) En proceso de producción con vistas a esa venta.
c) En forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de
producción, o en la prestación de servicios.
92
Los inventarios se medirán al costo o al valor neto realizable, el menor.
5.12.1.8 SERVICIOS Y OTROS PAGOS ANTICIPADOS
Se registrarán los seguros, arriendos, anticipos a proveedores u otro tipo de pago
realizado por anticipado, y que no haya sido devengado al cierre del ejercicio
económico; así como la porción corriente de los beneficios a empleados diferidos de
acuerdo a la disposición transitoria de la NIC 19
5.12.1.9 ACTIVOS POR IMPUESTOS CORRIENTES NIC 12
Se registrará los créditos tributarios por Impuesto al valor agregado e impuesto a la
renta, así como los anticipos entregados por concepto de impuesto a la renta que no
han sido compensados a la fecha, y anticipos pagados del año que se declara.
5.12.2 ACTIVO NO CORRIENTE
5.12.2.1 PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPO NIC 16 – NIC 17
Se incluirán los activos de los cuales sea probable obtener beneficios futuros, se
esperan utilicen por más de un período y que el costo pueda ser valorado con
fiabilidad, se lo utilicen en la producción o suministro de bienes y servicios, o se
utilicen para propósitos administrativos. Incluye bienes recibidos en arrendamiento
financiero. Al comienzo del plazo del arrendamiento financiero, se reconocerá, en el
estado de situación financiera del arrendatario, como un activo y un pasivo por el
mismo importe.
(-) DEPRECIACIÓN ACUMULADA NIC 16 - NIC 16
Es el saldo acumulado a la fecha, de la distribución sistemática del importe
depreciable de un activo a lo largo de su vida útil, considerando para el efecto el
periodo durante el cual se espera utilizar el activo por parte de la entidad; o el
número de unidades de producción o similares
Que se espera obtener del mismo por parte de la entidad.
93
5.12.2.2 POLITICA DE VENTAS DE PROPIEDAD DE PLANTA Y EQUIPO
1.- Propósito
Venta de Activos Fijos y Bienes Muebles de control
2.- Alcance
Todos los Activos Fijos y Bienes Muebles de control de propiedad de Inmobiliaria
Juntos Construyendo Sueños.
3.- Concepto
Activos Fijos: Bienes Depreciables
Bienes Muebles de Control: Bienes no depreciables pero que se encuentra bajo
control de todos los bienes muebles de Inmobiliaria Juntos Construyendo Sueños.
Finanzas: Persona encargada del Control y Manejo de los Activos Fijos y Bienes
Muebles de control, siendo la persona responsable de considerar el precio de los
mismos.
Gerente Financiero: Persona encargada de revisar que se cumplan todas las partes
de este procedimiento
5.12.2.3 PROCEDIMIENTOS DE VENTAS DE PROPIEDAD DE PLANTA Y
EQUIPO
Los Activos Fijos tienen que estar depreciados en su totalidad de vida útil
Los Activos Fijos serán evaluados por la persona responsable y en caso de ser
necesario remplazarlos se emitirá un informe del estado del mismo.
Los Activos Fijos se venderán al precio vigente del mercado según su estado
94
Los Bienes Muebles de control serán evaluados por la persona responsable y en
caso de ser necesario remplazarlos se emitirá un informe del estado del mismo.
Los Bienes Muebles se venderán al precio vigente del mercado según su estado
Los Activos Fijos y Bienes Muebles de control se venderán únicamente a los
colaboradores de Inmobiliaria Juntos Construyendo Sueños, y la forma de pago será
por descuento en nómina.
La forma de pago dependiendo del monto será negociada con el Gerente Financiero
En caso de existir 2 o más colaboradores interesados por un mismo Activo Fijo o
Bien Mueble de control se realizara la oferta en sobre cerrado, considerando el
precio base indicado por la persona responsable.
5.- Archivo
Los documentos de respaldo de la venta de los Activos Fijos y Bienes Muebles de
control permanecerán bajo la custodia del departamento de finanzas.
5.12.2.4 POLÍTICAS DE COMPRA DE DEPROPIEDAD DE PLANTA Y EQUIPO
1.- Propósito
Compra de Activos Fijos y Bienes Muebles de control
2.- Alcance
Todos los Activos Fijos y Bienes Muebles de control de propiedad de Inmobiliaria
Juntos Construyendo Sueños.
95
5.12.2.5 PROCEDIMIENTOS DE COMPRA DE PROPIEDAD DE PLANTA Y
EQUIPO
Se registrarán al costo de adquisición, más todos los costos incurridos hasta la
puesta en marcha.
El precio de compra, incluye todos los costos directamente atribuibles, hasta que el
activo esté localizado en las condiciones necesarias para operar, costo de
preparación del sitio, costos de prueba (muestras), de instalación y ensamble.
Para la adquisición de activos fijos, se seguirán los parámetros del proceso de
compras establecido por la empresa.
Los montos para la activación y consideración de un bien como activo fijo son:
Mobiliario y Equipo de Oficina: Valor de adquisición igual o superior a $300,00
Equipo de cómputo: Valor de adquisición igual o superior a $200,00
Al determinar la vida útil del activo la entidad ha considerado los siguientes factores:
- Uso que se espera del activo.
- Desgaste físico esperado.
- Obsolescencia técnica o comercial.
La empresa determina el valor residual de los activos en un 10% de su valor actual
Veo importante realizar un formato para toma física de inventarios de activos fijos
por lo que propongo el siguiente:
96
Ejemplo de formato para toma física de inventarios de activos fijos
JUNTOS CONTRUYENDO SUEÑOS
INVENTARIO DE ACTIVOS FIJOS
COD DEPARTAMENTO FUNCIONARIO CATEGORÍA ITEM COLOR PRINCIPAL
MEDIDAS / SERIAL MARCA CANTIDAD OBSERVACIÓN
1 FINANZAS EQ DE COMPUTACION
TELEFONO PLOMO NNTMDF049NFE NORTEL 1
2 FINANZAS EQ DE COMPUTACION
DESKTOP NEGRO MXJ8370B8K HP 1
4 FINANZAS EQ DE COMPUTACION
IMPRESORA BLANCA PHASER 6010 XEROX 3220
1
5 FINANZAS MUEBLES Y ENSERES
ESCRITORIO CAFÉ TIPO L 1
6 LOGISTICA MUEBLES Y ENSERES
MESA DE VIDRIO
GRIS 1
7 LOGISTICA EQ DE COMPUTACION
DESKTOP NEGRO HP 1
9 LOGISTICA EQ DE OFICINA TELEFONO NEGRO 11WZ083501QL AVAYA 1
10 LOGÍSTICA MUEBLE SILLA GERENTE
VERDE ATU ARTICULOS DE ACERO S.A.
1
97
5.12.3 CUENTAS DE PASIVO
Las cuentas del pasivo representan las obligaciones con terceros que mantiene la
compañía, es decir se constituyen las deudas que contrae la empresa para cumplir
con las obligaciones.
Además se clasifican según el plazo y la duración que la empresa mantenga en
dichas obligaciones por lo tanto se puede clasificar en pasivos a corto plazo, largo
plazo y diferidos.
5.12.3.1 CUENTAS Y DOCUMENTOS POR PAGAR NIC 32 - NIC 39 NIIF 7 - NIIF 9
Obligaciones provenientes exclusivamente de las operaciones comerciales de la
entidad en favor de terceros, así como los préstamos otorgados por bancos e
instituciones financieras, con vencimientos corrientes y llevadas al costo amortizado.
5.12.3.2 OBLIGACIONES CON INSTITUCIONES FINANCIERAS NIC 32 - NIC 39
NIIF 7 - NIIF 9
En esta cuenta se registran las obligaciones con bancos y otras instituciones
financieras, con plazos de vencimiento corriente, y llevados al costo amortizado
utilizando tasas efectivas. En esta cuenta se incluirán los sobregiros bancarios.
OBLIGACIONES FINANCIERAS POR PAGAR:
Débito Crédito
- Los pagos de
préstamos o
instrumentos
financieros de deuda.
- Los pagos de costos
de financiación.
- Los préstamos y otras formas de
financiación recibidos de las instituciones
financieras, distintos a los sobregiros en
cuenta corriente.
- Los instrumentos financieros de deuda
emitidos y colocados.
- Los costos de financiación devengados.
- El incremento de valor por la aplicación
del valor razonable.
98
DEUDAS COMERCIALES POR PAGAR:
Débito Crédito
- Los pagos efectuados a los
proveedores.
- La disminución de las
obligaciones por devoluciones de
compras a los proveedores.
- Las notas de crédito emitidas por
los proveedores.
- Los movimientos entre
subcuentas, por ejemplo cuando
se canjean las facturas por letras.
- El importe de los bienes
adquiridos y servicios recibidos de
los proveedores.
- Los movimientos entre
subcuentas, por ejemplo cuando
se canjean las facturas con letras.
OTROS ACREEDORES POR PAGAR:
Débito Crédito
- Los pagos efectuados a los
accionistas, directores y gerentes.
- Los préstamos recibidos de
accionistas (o socios)
- Los dividendos declarados a favor
de los accionistas (o socios)
- Las dietas devengadas a favor de
los directores.
- Las obligaciones con gerentes,
diferentes de las remuneraciones.
Anexo presento la siguiente política de pagos a proveedores con el objetivo de
organizar tanto a la empresa como a nuestros proveedores de tal manera que las
obligaciones de la compañía puedan llevarse de mejor manera
99
5.12.3.3 POLITICA DE PAGO APROVEEDORES
5.12.3.3.1 POLÍTICA Y FINALIDAD
Establecer los lineamentos necesarios para la generación de pagos, determinar
procesos de cumplimiento y manejo de documentación corporativa y mantener el
control de acuerdo a los flujos que la empresa necesita para cumplir con sus
obligaciones.
5.12.3.3.2 ÁMBITO
Esta política aplica a todos los empleados de Inmobiliaria Juntos Construyendo
Sueños que tienen de manera directa o indirecta relación con proveedores.
5.12.3.4 PROCEDIMIENTOS DE PAGO APROVEEDORES
1 Los empleados que realicen compras serán responsables de sustentar la
documentación de las adquisiciones.
2 Deberán tener de manera indispensable los respaldos y/o soportes de Juntos
Construyendo Sueños, tanto con documentos como en tiempo de ejecución.
(Facturas, cotizaciones, proformas, Orden de compra, formulario de solicitud de
pago según corresponda)
1) Las facturas y documentación adjunta deberá contener las firmas de aprobación.
2) En caso de anticipos, además de los documentos que sustenten el pago (factura,
proforma, cotizaciones, etc.) se deberá adjuntar el formulario de solicitud de pago
Anexo con las firmas de aprobaciones requeridas.
100
3) Las facturas deben cumplir con los requerimientos exigidos por la norma tributaria
y su contenido debe presentar la información detallada del bien o servicio adquirido,
precio, descuentos, impuestos, etc., manera clara y correcta.
4) Los documentos de respaldo deberán contener de manera clara, el departamento
o centro de costos según corresponda.
5) Bajo ninguna circunstancia, se procesarán pagos que no cumplan los
requerimientos y las correspondientes aprobaciones obtenidas en los tiempos que
correspondan.
6) Las facturas se entregarán a contabilidad del lunes hasta el día miércoles de cada
semana y los pagos se realizarán los días lunes exclusivamente.
7) En caso de anticipos será indispensable entregar a finanzas con dos días de
anticipación para procesar su registro y pago
8) Las facturas y/o solicitudes de anticipos de pago serán entregados a Contabilidad
quien será responsable de:
9) Validar que las facturas contengan toda la documentación requerida
conjuntamente con las firmas de aprobaciones.
10) Validar que las facturas cumplan con los requerimientos tributarios y estén
debidamente autorizadas por el SRI
11) Registro de las facturas en el sistema generando la obligación de pago con el
proveedor.
12) Generación del comprobante de retención aplicado a las facturas por pagar
conforme a lo establecido en la norma tributaria y en el plazo determinado por la ley
101
13) Contabilidad – cuentas por pagar receptará la documentación habilitante para
emitir el pago
14) Contabilidad – cuentas por pagar recibirá las facturas previamente registradas y
aprobadas hasta las 18 horas del jueves de cada semana
15) Contabilidad – cuentas por pagar revisará la disponibilidad financiera conforme
al flujo de caja definido el primer día de la semana
16) Verificara las políticas crediticias de acuerdo a la negociación con los
proveedores (Contado, convenio de crédito)
17) Las facturas que estén disponibles para pago se dará de baja de los flujos de
caja.
18) Las facturas que se cancelen, se colocará sello de pagado como evidencia de
la emisión y control de las facturas procesadas
19) Se procesará el correspondiente método de pago (cheques y/o transferencia)
para cada proveedor dando de baja del sistema la cuenta por pagar.
20) Los cheques serán protegidos mediante sello el valor que corresponda para
evitar alteración de los cheques.
21) Se entregará a la gerencia financiera para revisión y aprobación de los pagos.
22) Se dará seguimiento de firmas y aprobación los cheques y/o transferencias.
23) El proceso de entrega de cheques, transferencias y retenciones a proveedores
se realizará únicamente los días lunes de 4 a 5 de la tarde.
24) Para proceder con la entrega de los cheques, el proveedor deberá presentar el
momento del pago el sello de la empresa y/o carta de autorización de retiro del
cheque. No se procederá a la cancelación y/o entrega de cheques si no se cumple
con este requerimiento.
102
25) Una vez realizado el pago se procede al correspondiente archivo de la
documentación: facturas, soportes, retenciones y comprobantes de egresos con las
firmas de recepción de los pagos.
26) Para el pago a proveedores fuera del tiempo de procesamiento y horario de
pagos se deberá determinar de manera puntual e individual el motivo de la prioridad
de pago y si aplica o no, el no cumplimiento del proceso. Las excepciones
únicamente se pagaran con la autorización del Gerente General y el Gerente
Financiero independientemente del área a la que afecta dicho pago.
27) Todos los cheques se vencerán a los 13 meses después de la fecha de emisión.
5.12.4 CUENTAS DE INGRESO
Constituyen las ganancias que obtiene la empresa en un periodo contable, en las
cuales podemos identificar las siguientes cuentas:
Ventas: La compañía vende proyectos terminados y a su vez son por su
propia cuenta.
Ingresos por servicios: La constructora inmobiliaria presta servicios de
fiscalización y gerencia de los proyectos.
Ingresos por proyecto: Cuando los ingresos provienen de determinadas
actividades relacionadas con terceras personas.
Reconocimiento.
Los ingresos se reconocen generalmente cuando se devengan. Se reconoce un
ingreso en el estado de resultados integrales cuando se produce un incremento en
los beneficios económicos futuros, relacionado con incremento en los activos o una
disminución en los pasivos, y cuyo importe puede determinarse con suficiente
fiabilidad.
103
Ingresos de la operación.
Los ingresos de la operación deben reconocerse por el valor razonable de la
contrapartida recibida o pendiente de recibir. Los ingresos de la operación se
reconocerán cuando es probable que la inmobiliaria vaya a recibir los beneficios
económicos asociados a la transacción y su importe pueda valorarse con fiabilidad.
Los ingresos de la operación procedentes de la venta de bienes se reconocerán en
los Estados Financieros cuando la inmobiliaria hay atrás pasado de manera
significativa los riesgos y beneficios derivados de la propiedad y el control de los
bienes, y el importe de los ingresos de la operación y los costos puedan valorarse
con fiabilidad.
Los ingresos de la operación se reconocen durante los ejercicios contables en que
se presentan los servicios de acuerdo con el método del porcentaje de avance o
realización. El reconocimiento de los ingresos de la operación según este método
suministra información de utilidad sobre la actividad del servicio y su rentabilidad
durante el ejercicio.
Débito Crédito
- Liquidación de devoluciones final
determinar utilidad o perdida en ventas
- Registro de la venta mediante
la emisión de factura de venta
5.12.5 CUENTAS DE COSTOS Y GASTOS
Dinero que se desembolsa para la gestión tanta administrativa de comercialización y
a su vez de mantenimiento de la empresa.
La definición de gastos incluye tanto las perdidas como los gastos que surgen en las
actividades ordinarias de la inmobiliaria. Entre los gastos que surgen en las
actividades ordinarias de la inmobiliaria se encuentran el costo de ventas, los gastos
por beneficios a empleados, los gastos de publicidad y las amortizaciones.
Generalmente, los gastos toman la forma de una salida o disminución de activos,
104
tales como efectivo y otras partidas equivalentes al efectivo, existencias o activo fijo.
Las perdidas representan otras partidas que cumplen la definición de gastos.
Reconocimiento.
Los gastos se reconocen cuando se produce una disminución en los beneficios
económicos futuros, relacionada con una disminución en los activos o un incremento
en los pasivos, y cuyo importe puede estimarse de forma fiable.
El costo de las existencias vendidas normalmente se reconoce en la cuenta de
resultados sobre la base de una asociación directa entre los costos incurridos y la
obtención de partidas específicas de ingresos.
Los gastos se presentaran en el estado de resultados por función (en cuyo caso la
inmobiliaria deberá revelar información adicional sobre la naturaleza de tales gastos)
o por naturaleza.
Débito Crédito
- Cuando se adquiere materiales de
construcción que son parte de la
producción
- Cuando se transforma
al inventario de
materiales
105
5.12.6 Formatos de asientos contables
CONSTRUCTORA INMOBILIARIA “JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS”
GRUPOACTIVOS FECHA DE EMISIÓN
SUBGRUPOCORRIENTE DÍA MES AÑO
CUENTA BANCOS
CODIGO1.1.2.
CONCEPTO
Operaciones a través de las cuentas corrientes de la Constructora
TRATAMIENTO CONTABLE
DEBITA ACREDITA SALDO
Depósitos originados por:
Cobros de clientes
Préstamos bancarios
Préstamos terceros
Pagos proveedores
Pagos préstamos bancarios
Nómina de personal
Cuentas por pagar Deudor
CONTABILIZACIÓN
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER
1.1.2. BANCOS
1.1.2.1.01 Banco Pichincha XXXX
1.1.4.1. Clientes Moneda
1.1.4.1.01 Ing. Martin Suárez XXXX
Ref. Cobro fact. # 00387
1.2.2.2.04 Equipo de computo XXXX
1.1.9.1.01 Crédito fiscal IVA XXXX
2.1.5.3.01 1 % Retención
XXXX
1.1.2.1.01 Banco Pichincha
XXXX
Ref. Compra equipo de cómputo
fact. # 1587
106
CONSTRUCTORA INMOBILIARIA “JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS”
GRUPO PASIVO FECHA DE EMISIÓN
SUBGRUPOCORRIENTE DÍA MES AÑO
CUENTADEUDAS COMERCIALES
CODIGO2.1.2.
CONCEPTO
Obligaciones adquiridas por parte de la constructora con acreedores por
préstamos compra de bienes y servicios que se utilizan en la entidad.
TRATAMIENTO CONTABLE
DEBITA
ACREDITA SALDO
Abonos o pagos de las
obligaciones contraídas
Registrar la obligación por el valor
del bien o servicio Acreedor
CONTABILIZACIÓN
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER
1.1.2. BANCOS
1.1.2.1.01 Banco Pichincha XXXX
2.1.2. Deudas comerciales
2.1.2.1.01.01 Través María XXXX
Ref. Préstamo recibido sra.María
Través
2.1.2. Deudas comerciales
2.1.2.1.01.01 Través María XXXX
1.1.2. BANCOS
1.1.2.1.01 Banco Pichincha
XXXX
Ref. Abono préstamo
107
CONSTRUCTORA INMOBILIARIA “JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS”
GRUPO INGRESOS FECHA DE EMISIÓN
SUBGRUPO INGRESOS OPERACIONALES DÍA MES AÑO
CUENTA VENTAS
CODIGO 4.1.1.01
CONCEPTO
Ingresos por facturación por la venta de bienes que realiza la empresa de acuerdo
al giro del negocio, en este caso tenemos la construcción
TRATAMIENTO CONTABLE
DEBITA
ACREDITA SALDO
Liquidación de
devoluciones final
determinar utilidad o
perdida en ventas
Registro de la venta mediante la
emisión de factura de venta. Acreedor
CONTABILIZACIÓN
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER
1.1.2.1.01 Banco Pichincha XXXX
1.1.1.02.002 1% Retención XXXX
1.1.6.2 IVA cobrado en ventas XXXX
4.1.1.01.001 Construcción XXXX
Ref. Venta de casa a empresa
obligada a llevar contabilidad
108
CONSTRUCTORA INMOBILIARIA “JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS”
GRUPO GASTOS FECHA DE EMISIÓN
SUBGRUPO DE OPERACIÓN DÍA MES AÑO
CUENTA COMPRAS
CODIGO 5.1.1.01
CONCEPTO
Registra la adquisición de materia prima requerida para la construcción se refiere a
la compra de materiales de construcción de obras para la constructora
TRATAMIENTO CONTABLE
DEBITA
ACREDITA SALDO
Cuando se adquiere
materiales de
construcción que son
parte de la producción
Cuando se transforma al
inventario de materiales Deudor
CONTABILIZACIÓN
CÓDIGO DESCRIPCIÓN DEBE HABER
5.1.3.06.001 Útiles de Oficina XXXX
1.1.9.1.01 Crédito fiscal IVA XXXX
2.1.5.3.01 1% Retención
XXXX
1.1.2.1.01 Banco Pichincha
XXXX
Ref. Compras de materiales
109
5.12.7 PROCESO CONTABLE
5.12.7.1Mayorización
Es un proceso que la empresa debe seguir con el propósito de agrupar y verificar la
transacción realizada en el ejercicio contable, lo que se lo realizará en un libro diario.
Además de ser muy importante que se verifique a través de la partida doble y de
registros contables así como se debe generar un Balance de comprobación, el
mismo que contendrá saldos de las diferentes cuentas del Libro Mayor principal.
5.12.7.2 Balance de Comprobación
Se refiere a un resumen de cada saldo de las cuentas y subcuentas que
intervinieron en el ejercicio contable, la sumatoria de estos saldos deudores como
acreedores, reflejan los movimientos individuales de cada una de las operaciones
registradas, de forma real, también se incluirá los asientos de ajuste que ayudaran a
corregir omisiones u errores en los respectivos ejercicios económicos.
Las principales causas que originan los asientos de ajuste son:
Perdidas fortuitas
Usos innecesarios
Prepagados y precobrados
Amortización de cargos diferidos
Provisión cuentas incobrables
5.12.7.3 AJUSTES
Tan pronto se detecte un error u omisión, dependiendo del profesionalismo del
contador, cabe recalcar que también puede ir registrado de forma unificada al final
del periodo contable, los ajustes son indispensables para la elaboración de estados
financieros.
110
5.12.7.4 ESTADOS FINANCIEROS
Se basan en el reflejo de la actividad económica concluida en un periodo
determinado, la información debe ser real y objetiva de los procesos realizados por
la constructora, para lo cual la gerencia tendrá un respaldo comprensible y confiable
para la toma de decisiones.
111
CONSTRUCTORA INMOBILIARIA “JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS”
ESTADO DE SITUACIÓN INICIAL AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2012
ACTIVOS
PASIVOS Y PATRIMONIO
Activos corrientes
PASIVO
Efectivo y equivalentes de efectivo xxxx
Pasivos corrientes
Cuestas por cobrar comerciales xxxx
Préstamos con instituciones financieras xxxx
Cuentas por cobrar a entidades relacionadas xxxx
Cuentas por pagar comerciales y otras cuentas por p xxxx
Impuestos por recuperar xxxx
Cuentas por pagar a entidades relacionadas xxxx
Otras cuentas por cobrar xxxx
Impuestos por pagar xxxx Inventarios xxxx
_________ Provisiones xxxx Total activos corrientes xxxx
_________
Total pasivos corrientes xxxx
Activos no corrientes
Pasivos no corrientes
Inversiones disponibles para la venta y otras xxxx
Préstamos con instituciones financieras xxx
Otros activos xxxx
Provisiones por beneficios a empleados xxx
Propiedades, planta y
equipo xxxx
Impuesto a la renta diferido xxx
_________
___________
Total pasivos no corrientes xxx
_________
Total pasivos xxx
112
Patrimonio
Capital social xxx
Reservas xxx
Resultados acumulados xxx
________
________
TOTAL ACTIVOS XXX
TOTAL ACTIVOS + PASIVOS XXX
REPRESENTANTE LEGAL
CONTADOR
CONSTRUCTORA INMOBILIARIA “JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS”
ESTADO DE RESULTADOS INTEGRALES
Ingresos por ventas XXX Costo de productos vendidos XXX Utilidad bruta XXX Gastos administrativos XXX Gastos de venta XXX Otros egresos, neto XXX
XXX
Utilidad operacional XXX Gasto por intereses XXX Ingresos financieros XXX Utilidad antes del impuesto a la renta XXX Impuesto a la renta XXX Utilidad neta y resultado integral del año XXX Utilidad por acción básica y diluida (dólares) XXX
REPRESENTANTE LEGAL
CONTADOR
113
5.12.7.5 DECLARACIÓN DE IMPUESTOS
El contador de la constructora inmobiliaria deberá declarar los impuestos en las
fechas establecidas mensualmente de acuerdo al SRI, considerando el noveno digito
del RUC.
Los formularios que se utilizaran son los siguientes: 103 para retenciones en la
fuente, 104 para la declaración del Impuesto al Valor Agregado sobre ventas,
compras y retenciones.
Es indispensable que la persona responsable considere la responsabilidad que pesa
sobre sus hombros y que un descuido le puede ocasionar fuertes sanciones por
parte del estado y en el peor de los casos puede someter a la constructora a un
Riesgo Tributario, la constructora cada año deberá presentar el formulario 101 de
Declaración del Impuesto a la Renta y Prestación de Balances adjuntando los
respectivos anexos tributarios.
5.12.7.6 CONTROLES CONTABLES Y TRIBUTARIOS
Los controles a establecerse en la constructora serán los siguientes:
El registro de los movimientos debe ser diario
Mantener un archivo contable diario
Verificación de los documentos contables de respaldo, los mismos que deben
cumplir con las normas tributarias antes de realizar algún pago.
Cumplimiento de las obligaciones tributarias
Reportar comprobantes archivados para la preparación de las planillas de
avance de obra.
Cada planilla de avance de obra debe contener un número consecutivo
114
Presentación de un balance de Comprobación mensual
Revisión por parte de la gerencia de manera mensual el balance de
comprobación
Firmas del contador y de los representantes legales de la inmobiliaria.
En vista que no hay un control de la forma de presentar la declaración de impuestos
veo la necesidad de implantar un formato borrador para cuadre de impuestos a
pagar ante el ente de control (SRI).
5.12.7.7 COMPRAS DE MATERIALES
En la adquisición de los materiales se debe contar con los mejores y que sean de
calidad para que el trabajo sea el mejor, la cantidad para su envió debe ser preciso y
en el momento adecuado y proveer de una fuente correcta en donde el vendedor
sea confiable y a su vez su trabajo lo desempeñe con puntualidad.
Para poder realizar la adquisición de las compras se debe tener una guía, las
políticas de compra son importantes sobre todo por los continuos cambios de
precios de los materiales.
La compra de material que se compra con mucha frecuencia como para aquellos
que se compran en pocas ocasiones se debe pedir a diferentes proveedores el
precio y tiempo de entrega.
Luego de elegir al proveedor se le comunica que se le va a comprar el material
mediante la emisión de orden de requisición según anexo y una orden de compra.
Una orden de compra siempre deberá contener lo siguiente:
Nombre del proveedor
Cantidad del material
Precio unitario
115
Valor Total
Fecha en la que se colocó el pedido
El realizar una buena compra nos da como resultado beneficios que se obtienen de
una buena toma de decisiones.
Es muy importante una decisión de compra bien planeada y tomada con base de
criterios sólidos, ya que en el departamento de compras recae la mayor
responsabilidad de adquirir los mejores materiales para tener un buen ingreso de la
constructora inmobiliaria.
Las facturas se refieren a las compras que deben archivarse en orden para su fácil
localización y contener la siguiente información:
Fecha de la factura
Cantidad
Precio Unitario
Valor total
% De descuento
% de impuestos y valor del mismo
Descripción de cargos adicionales
Valor de factura en número y letra
Principios que rigen la contabilización de los materiales
Las transacciones que se encuentran relacionadas con la compra, recepción
almacenaje y a su vez consumo de materiales debe basarse en ordenes escritas, las
mismas que deben estar debidamente autorizadas por un responsable.
116
En cualquier tiempo determinar la cantidad y costo de cada clase de material en
existencia
Los materiales que no se requieren de manera inmediata deben ser almacenados en
un lugar seguro bajo supervisión.
Debe ser fácil identificar la clase y cantidad de material utilizado en la construcción.
Se deben operar los movimientos de material para evitar fraudes o robos.
De acuerdo al giro de negocio de la compañía es importante presentar el siguiente
procedimiento y política de compras locales
117
CAPITULO VI
6. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
6.1 Conclusiones
Con esta investigación luego de encontrar ciertas deficiencias o anomalías en la
área contable se identifica que gran parte de los procedimientos que se realizan en
la inmobiliaria merecen un correcto control y vigilancia.
Al conocer las necesidades de la empresa enfocándose en llegar a ser una empresa
con índices de calidad altos se consideran los parámetros en los cuales se debe
basar la misma para su correcta evolución constante y así conocer el estado real de
la inmobiliaria ya que esto permitirá corregir los procedimientos que se hallen aun
deficientes
Al agrupar, asignar, y segregar funciones y unidades de trabajo, centralizándolas en
un documento guía de permanente consulta, nos permitirá conseguir los objetivos
propuestos de una manera efectiva y eficiente y el equilibrio necesario para
descentralizar actividades y a la vez delegar autoridad para el mejor desempeño de
las funciones asignadas y cumplimiento de las responsabilidades de cada miembro
del área Administrativa
Con éste proyecto de Implementación de un Manual de Control Interno la
Inmobiliaria Juntos Construyendo Sueños podrá desarrollar de mejor manera sus
actividades administrativas y financieras ya sea de forma interna entre su personal y
los consejos directivos, como también se verá reflejado de manera externa con sus
clientes.
Debería capacitarse a todo el personal que integra la inmobiliaria sobre las
responsabilidades, obligaciones y atribuciones que tienen cada uno de ellos en el rol
que desempeñan para detectar sus debilidades y mejorar sus servicios
118
Al desarrollar manuales de procedimientos y políticas contables facilitaremos de una
manera óptima el cumplimiento y control de las actividades diarias de la compañía a
fin de que garanticen la eficiencia administrativa y la correcta aplicación de las
normas contables.
Por todo lo señalado anteriormente se concluye que el control interno constituye un
enfoque actual cuyo fin es obtener resultados claros sobre las evaluaciones
realizadas.
6.2 Recomendaciones
Al reconocer que todos los procedimientos que se realizan en la empresa merecen
un pronto control y vigilancia sería adecuado que dentro del manual de
procedimientos se establezca que la evaluación sea permanente y a su vez se
pueda controlar el cumplimiento de un protocolo para cada proceso.
Se recomienda a la administración la revisión, actualización y evaluación periódica
de la aplicación de los manuales de procedimientos, organigrama, descripción de
funciones, plan de cuentas, y políticas contables a fin de innovar e implementar otras
normas en concordancia con el crecimiento y expansión de la compañía para de
esta manera satisfacer tanto los requerimientos de la compañía como los
requerimientos sociales y personales de los empleados.
Se recomienda promover en forma sistemática y periódica, sesiones técnicas o
Cursos de entrenamiento, para todo el personal involucrado en una operación, para
explicar la forma en que debe manejarse tal operación, la documentación que
interviene, la responsabilidad en las autorizaciones, etc., estas sesiones deberán
basarse en el contenido del manual administrativo de tal manera que el personal
conozca y adquiera conciencia de que todas las operaciones deben ejecutarse de
acuerdo al mismo.
119
Con la aplicación de éste Manual como una herramienta técnica, científica en cada
una de las áreas, el personal tendrá mayor y mejor desenvolvimiento en las
actividades que realiza, y podrán trabajar en base al cumplimiento de metas y logros
que contribuirán con el crecimiento de la Inmobiliaria
Se recomienda examinar y discutir con la Gerencia, los planes y objetivos que
persigue el presente Manual para que estos sean de conocimiento de todo el
personal de la inmobiliaria, para evitar algún retraso en las actividades de la misma.
120
BIBLIOGRAFÍA
BERNAL C. En: Pino Gotuzzo (2006). Metodología de la investigación. 2da.
ed. Lima: Edit. San Marcos.
BEST Roger J., Marketing Strategic, 2007
CATACORA, F. (1996). Sistemas y Procedimientos Contables. Primera
Edición. Editorial McGraw/Hill. Venezuela.
EL CONTROL INTERNO, Un enfoque al Control, Folleto De la Deloitte–
Touche
Tohmatsu International. 1993
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Eficiencia administrativa. México: Editorial Diana.
HOLMES, A. (1994). Auditorías Principios y Procedimientos. Editorial Limusa.
México.
POCH, R. Manualde Control Interno. Editorial Gestión 2000. Segunda Edición.
Barcelona España (1992).
MINISTERIO DE INDUSTRIA COMERCIO
RAMÍREZ TERÁN, Marcelo: Metodología de la Investigación Científica, 2
ediciones. Quito, 2003.
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de decisiones, Daniel Cohen – Enrique Asín, Tercera Edición Mc Graw Hill
1996
SISTEMAS DE CONTABILIDAD, Administración y Finanzas,
SUPERINTENDENCIA DE COMPAÑIAS
www.deloitte.com
www.pwc.com
www.nicniif.org
www.supercias.gov.ec
121
122
ANEXO 1
UNIVERSIDAD TECNOLOGICA EQUINOCCIAL
ENCUESTA A:
JUNTOS CONSTRUYENDO SUEÑOS
Encuesta: Personal de la Empresa Nº 9
1.- ¿Usted conoce si la empresa posee políticas internas de control?
SI NO
2.- ¿Usted tiene conocimiento de si la compañía mantiene procedimientos
para su labor diaria?
SI NO
3.- ¿Usted considera que los manuales de políticas y procedimientos son
importantes para una organización?
SI NO
4.- ¿La administración comunica los objetivos planteados?
SIEMPRE A VECES NUNCA
123
5.- ¿Usted considera que los manuales brinda algún beneficio para la
empresa?
SI NO
6.- ¿Para Usted los manuales son instrumentos de apoyo para la
organización?
SI NO
7.- ¿Usted considera que las empresas deberían tener manuales de
políticas y procedimientos internos?
SIEMPRE A VECES NUNCA
8.- ¿Los manuales que son establecidos por la organización, para usted
deberían actualizarse constantemente?
SIEMPRE A VECES NUNCA
124
ANEXO 2
S O L I C I T U D DE P A G O
Fecha de Solicitud
Fecha para Emitir
Cheque
A nombre de
Valor
Valor en letra
Concepto del Pago
Observaciones
Autorizado por:
Aprobado por:
125
ANEXO 3
FORMULARIO DE REQUISICIÓN DE COMPRA
Fecha de Solicitud:
Fecha de entrega Requerida:
Proveedor:
Cargo al centro de costos de:
Descripción y cantidades del Bien y/o Servicio:
MONTO:
Justificación de la selección del proveedor:
Firma de Solicitante
Gerente de Área
