Kerajaan Malaysia Pekeliling Kemajuan Pentadbiran AwamBilangan 8 Tahun 1991 Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja Jabatan Perdana Menteri Malaysia1 Julai 1991 Dikelilingkan kepadaKetua!ketua "etiausaha KementerianKetua!ketua Jabatan PersekutuanKetua!ketua Badan Berkanun Persekutuan#$B$ "etiausaha!setiausaha Kerajaan %egeriPihak!pihak Berkuasa Kerajaan TempatanTujuan1$ Pekeliling ini mengandungi panduan untuk Ketua!Ketua Jabatan berhubung dengan penyediaan Manual Pr&sedur Kerja dan 'ail Meja bagi pegawai dan sta( masing!masing$ Panduan Manual Pr&sedur Kerja dan 'ail Meja adalah seperti di )ampiran kepada Pekeliling ini$Latar Belakang*$ Manual Pr&sedur Kerja adalah sebuah d&kumen rujukan bagi peringkat jabatan+pejabat, mengandungi (ungsi dan &bjekti( rasmi pejabat, pr&sedur!pr&sedur yang jelas serta pegawai dan sta( yang bertanggungjawab bagi melaksanakan tiap!tiap akti-iti yang dipertanggungjawabkan$ D&kumen ini adalah rujukan utama yang akan membantu jabatan+pejabat ber(ungsi dengan .ekap dan berkesan$ Keterangan mengenai (ungsi dan &bjekti( rasmi yang sejelasjelasnya dan diketahui se.ara dekat dan terperin.i &leh setiap angg&ta jabatan+pejabatakan memb&lehkan mereka melaksanakan tugas dengan lebih berkesan$Pr&sedur kerja yang terperin.i serta penentuan tanggungjawab yang jelaspula akan juga membantu pegawai dan sta( menjalankan tugas masing!masing dengan lebih .ekap dan teratur$/$ 'ail Meja pula adalah d&kumen rujukan bagi peringkat indi-idu+ jawatan$ D&kumen ini, antara lain, mengandungi .arta jabatan+ pejabat yang menunjukkan kedudukan indi-idu dalam jabatan+pejabat berkenaan, &bjekti( Jabatan dan Bahagian di mana indi-idu ini ditempatkan serta pr&sedur kerja yang terlibat dengan jawatan indi-idu yang berkenaan$ Apabila mereka jelas mengenai tuju arah jabatan+pejabat dan jelas juga mengenai peranan yang perludilaksanakan serta mempunyai garispanduan yang lengkap bagi menjalankan kerja, tugas mereka dapat dijalankan dengan .ekap dan sempurna serta mengelakkan kelewatan dalam menyelesaikan sesuatu kerja$ Manual Pr&sedur Kerja dan 'ail Meja adalah alat pengurusan yang dapat menyumbang kepada peningkatan ke.ekapan serta keberkesanan jabatan+pejabat$Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja0$ Panduan mengenai Manual Pr&sedur Kerja dan 'ail Meja mengandungi penjelasan mengenai empat perkara iaituo K&nsep dan rasi&nal penyediaan Manual Pr&sedur Kerja dan 'ail Mejao Kandungan Manual Pr&sedur Kerjao Kandungan 'ail Mejao Penyediaan Manual Pr&sedur Kerja dan 'ail MejaBeberapa .&nt&h juga disertakan untuk memudahkan lagi pemahaman$1$ "atu perkara yang perlu diberi penekanan ialah Manual Pr&sedur Kerja dan 'ail Meja perlu dikaji semula dari semasa ke semasa$ Jabatan+pejabat hendaklah membuat kajian semula ke atas Manual Pr&sedur Kerja dan 'ail Meja mereka sekurang! kurangnya setahun sekali$ D&kumen!d&kumen ini juga perlu dikemaskinikan apabila timbul keperluan$ Misalnya, Manual Pr&sedur Kerja dan 'ail Meja perlu dikemaskinikan apabila berlaku perubahan dalam dasar dan undang!undang kerajaan yang melibatkan jabatan+pejabat tersebut$ Kedua!dua d&kumen juga perlu dikemaskini apabila wujud pr&ses!pr&ses atau tugas!tugas baru dalam jabatan+ pejabat hasil daripada penyemakan semula pr&ses yang ada, penyusunan semula tugas atau struktur jabatan+pejabatyang berkaitan$2$ Kajian semula dan pengemaskinian kedua!dua d&kumen ini hendaklah dilakukan bagi memastikan ianya sesuai dijadikan d&kumen rujukan utama bagi pegawai dan sta( jabatan+pejabat pada setiap masa$ D&kumen!d&kumen yang kemaskini b&leh membantu dengan berkesan pegawai dan sta( yang baru melapurkan diri di jabatan+ pejabat berkenaan$ "etiap pegawai dan sta( jabatan+pejabat yang akan bertukar keluar daripada sesuatu jabatan+pejabat hendaklah menyerahkan 'ail Meja berserta dengan n&ta serah tugasnya kepada penggantinya$Tarikh Kuatkuasa3$ Panduan ini hendaklah digunakan mulai daripada tarikh Pekeliling ini dikeluarkan$ Tan Sri Dato' Seri Ahmad Sarji Bin Abdul HamidKetua "etiausaha %egara4)ampiran kepada Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bilangan 8 Tahun 19915 Panduan Mengenai Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja6si KandunganA$ TujuanB$ K&nsep Manual Pr&sedur Kerja dan 'ail Meja7$ Kandungan Manual Pr&sedur Kerja )atar Belakang Jabatan+Pejabat 8bjekti( Jabatan+Pejabat 7arta 8rganisasi Jabatan+Pejabat 'ungsi 9tama Jabatan+Pejabat Akti-iti!akti-iti Bagi "etiap 'ungsi 9tama Pr&ses Kerja Bagi "etiap Akti-iti 7arta Aliran Kerja B&rangD$ Kandungan 'ail Meja 7arta 8rganisasi Jabatan+Pejabat 7arta 8rganisasi Bahagian+9nit 8bjekti( Jabatan+Pejabat 8bjekti( Bahagian+9nit "enarai Tugas+Kuasa Dan :ubungan Pegawai Dengan Pegawai!pegawai )ain Peraturan!peraturan Pentadbiran Bagi "etiap Akti-iti Pr&ses Kerja Bagi Akti-iti!akti-iti #ang Berkaitan Dengan Pegawai 7arta Aliran Kerja "enarai "emak+7he.klist "enarai B&rang #ang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai "enarai 9ndang!undang Dan Peraturan #ang Diperlukan "enarai Jawatankuasa #ang Diangg&tai %&rma Kerja "enarai Tugas :arian;$ Penyediaan Manual Pr&sedur Kerja dan 'ail Meja'$ Penutup