Manuel d’utilisation - Logiciel de gestion de stock Principes généraux de la gestion des stocks ... 10 Gestion des catégories

Stock It Easy

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Manuel d’utilisation

STOCK IT EASY VERSION 6 : MANUEL D’UTILISATION 06/02/2012

Version 6.15.01

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1 TABLE DES MATIÈRES

1 Table des matières .............................................................................................................................................................. 2

2 Installation ........................................................................................................................................................................ 11

2.1 Licences d’utilisation ................................................................................................................................................. 11

2.1.1 Licence générale ............................................................................................................................................... 11

2.1.2 Licences spécifiques (extensions) ..................................................................................................................... 11

2.1.3 Utilisation réseau <> licences ........................................................................................................................... 11

3 Fonctionnalités générales ................................................................................................................................................. 13

3.1 Signalétiques ............................................................................................................................................................. 13

3.2 Gestion des stocks ..................................................................................................................................................... 13

3.3 Gestion des commandes fournisseurs ...................................................................................................................... 14

3.4 Gestion des commandes et retours clients ............................................................................................................... 15

3.5 Gestion des devis ...................................................................................................................................................... 15

3.6 Options paramétrables ............................................................................................................................................. 15

4 Prise en main ..................................................................................................................................................................... 18

4.1 Base de données d’exemple ..................................................................................................................................... 18

4.2 Principes généraux de la gestion des stocks ............................................................................................................. 18

4.2.1 Premiers encodages ......................................................................................................................................... 18

4.2.2 Entrées en stock ............................................................................................................................................... 18

4.2.3 Sorties de stock ................................................................................................................................................ 19

4.2.4 Encours de stock ............................................................................................................................................... 19

5 Support gratuit .................................................................................................................................................................. 20

6 Menu principal .................................................................................................................................................................. 23

6.1 Six groupes principaux .............................................................................................................................................. 24

6.2 Menu ......................................................................................................................................................................... 24

6.3 Informations de base ................................................................................................................................................ 24

7 Les utilisateurs de l’application ......................................................................................................................................... 25

7.1 Les droits et les niveaux d'utilisateurs ...................................................................................................................... 25

8 Signalétique articles .......................................................................................................................................................... 27


Version 6.15.01

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8.1 Les articles composés ................................................................................................................................................ 28

8.2 Ajouter un article ...................................................................................................................................................... 30

8.3 Modifier un article .................................................................................................................................................... 30

8.4 Supprimer un article ................................................................................................................................................. 30

8.5 Description des données d’un article ........................................................................................................................ 30

8.6 Scanner les articles pour une recherche rapide ........................................................................................................ 35

8.7 Présentation des articles par vignette ...................................................................................................................... 36

10 Gestion des catégories ...................................................................................................................................................... 39

10.1 Créer une catégorie................................................................................................................................................... 39

10.2 Modifier une catégorie ............................................................................................................................................. 40

10.3 Supprimer une catégorie .......................................................................................................................................... 40

11 Gestion des adresses de rangement ................................................................................................................................. 41

11.1 Saisie et consultation des adresses ........................................................................................................................... 41

11.2 Affectation d’une adresse à un article ...................................................................................................................... 43

12 Signalétique fournisseurs .................................................................................................................................................. 45

12.1 Ajouter un fournisseur .............................................................................................................................................. 45

12.2 Modifier un fournisseur ............................................................................................................................................ 45

12.3 Supprimer un fournisseur ......................................................................................................................................... 45

12.4 Description des données d’un fournisseur ............................................................................................................... 46

13 Signalétique entrepôts ...................................................................................................................................................... 48

13.1 Ajouter un entrepôt .................................................................................................................................................. 48

13.2 Modifier un entrepôt ................................................................................................................................................ 48

13.3 Supprimer un entrepôt ............................................................................................................................................. 49

13.4 Description des données d’un entrepôt ................................................................................................................... 49

14 Signalétique clients ........................................................................................................................................................... 51

14.1 Ajouter un client ....................................................................................................................................................... 51

14.2 Modifier un client ...................................................................................................................................................... 51

14.3 Supprimer un client ................................................................................................................................................... 52

14.4 description des données d’un client ......................................................................................................................... 52


Version 6.15.01

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15 Commande fournisseur ..................................................................................................................................................... 54

15.1 Créer une commande fournisseur ............................................................................................................................ 54

15.2 Ajouter un article à la commande fournisseur ......................................................................................................... 55

15.2.1 Saisie d’un N° de lot, de série, date de péremption ......................................................................................... 55

15.3 Modifier un article de la commande fournisseur ..................................................................................................... 55

15.4 Supprimer un article de la commande fournisseur................................................................................................... 56

15.5 Modifier le prix d’achat net ou le coefficient logistique d’un article pendant la commande fournisseur ................ 56

15.6 Réceptionner une commande fournisseur ............................................................................................................... 56

15.7 Commenter les lignes de commande fournisseur .................................................................................................... 57

15.8 Clôturer une commande fournisseur ........................................................................................................................ 57

15.8.1 Réception partielle de la commande ............................................................................................................... 57

15.9 Impressions a partir de la commande fournisseur ................................................................................................... 58

15.9.1 Impression du bon de réception ...................................................................................................................... 58

15.9.2 Génération de fichiers réception ..................................................................................................................... 58

15.9.3 Impression du bon de commande .................................................................................................................... 59

15.9.4 Impression des étiquettes des articles de la commande ................................................................................. 59

15.10 Envoi par email de la commande fournisseur ...................................................................................................... 59

15.11 Sélectionner une commande fournisseur ............................................................................................................. 60

16 Commande client .............................................................................................................................................................. 61

16.1 Créer une commande client ...................................................................................................................................... 61

16.2 Ajouter un article à la commande client ................................................................................................................... 62

16.2.1 Saisir un article composé dans la commande client......................................................................................... 62

16.2.2 Saisie d’un N° de lot, de série, date de péremption ......................................................................................... 62

16.3 Modifier un article de la commande client ............................................................................................................... 63

16.4 Supprimer un article de la commande client ............................................................................................................ 63

16.5 Modifier le prix d’un article pendant la commande client ........................................................................................ 63

16.5.1 Attention : le prix modifié est fonction du mode de commande défini dans les paramètres du logiciel. ....... 64

16.6 Préparer une commande client ................................................................................................................................ 64

16.7 Clôturer une commande client ................................................................................................................................. 65


Version 6.15.01

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16.7.1 Gestion des modes de paiement ...................................................................................................................... 65

16.8 Scanner les articles pour réaliser une commande client .......................................................................................... 66

16.9 Commenter les lignes de commande client .............................................................................................................. 66

16.9.1 Contrôle supplémentaire lié au scanner .......................................................................................................... 66

16.10 Mise en attente d’une commande ....................................................................................................................... 66

16.10.1 Comment faire « passer » le statut en attente d'un commande ?................................................................... 67

16.10.2 Qu'est ce que l'on entend par « stock suffisant » ? ......................................................................................... 67

16.11 Impressions a partir de la commande client......................................................................................................... 67

16.11.1 Impression du bon de préparation ................................................................................................................... 67

16.11.2 Générer un fichier de préparation de commande client.................................................................................. 67

16.11.3 Impression de la note d’envoi .......................................................................................................................... 68

16.11.4 Impression de la facture ................................................................................................................................... 68

16.12 Envoi par email de la commande client ................................................................................................................ 68

16.13 Sélectionner une commande client ...................................................................................................................... 68

16.13.1 Filtrer les commandes clients ........................................................................................................................... 69

16.13.2 Préparer des commandes en masse ................................................................................................................ 69

16.13.3 Clôturer des commandes en masse ................................................................................................................. 70

16.14 Ajouter quatre types d’information complémentaires à la commande client ..................................................... 70

17 Commande client « rapide » ............................................................................................................................................. 71

18 Retour client ...................................................................................................................................................................... 73

18.1 Créer un retour client ................................................................................................................................................ 73

18.2 Ajouter un article au retour client ............................................................................................................................ 73

18.3 Modifier un article du retour client .......................................................................................................................... 73

18.4 Supprimer un article du retour client ....................................................................................................................... 73

18.5 Réceptionner un retour client ................................................................................................................................... 73

18.6 Scanner les articles pour réaliser une retour client .................................................................................................. 74

18.7 Commenter les lignes de retour client ...................................................................................................................... 74

18.8 Clôturer un retour ..................................................................................................................................................... 74

18.9 Impressions a partir du retour client ........................................................................................................................ 74


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18.9.1 Impression du bon de réception ...................................................................................................................... 74

18.9.2 Impression de la note d’envoi .......................................................................................................................... 74

18.9.3 Impression de la facture ................................................................................................................................... 75

18.10 Envoi par email du retour client ........................................................................................................................... 75

18.11 Visualiser un retour client. .................................................................................................................................... 75

20 Autres entrées et sorties ................................................................................................................................................... 78

20.1 Les autres entrées ..................................................................................................................................................... 78

20.1.1 Entrer un article en stock ................................................................................................................................. 78

20.1.2 Justificatifs de mouvements personnalisés ...................................................................................................... 78

20.1.3 Critères de traçage et suivi des mouvements .................................................................................................. 78

20.2 Scanner les articles pour réaliser une autre entrée .................................................................................................. 79

20.3 Les autres sorties ...................................................................................................................................................... 79

20.3.1 Sortir un article du stock .................................................................................................................................. 79

20.3.2 Justificatifs de mouvements personnalisés ...................................................................................................... 79

20.3.3 Critères de traçage et suivi des mouvements .................................................................................................. 80

20.4 Scanner les articles pour réaliser une autre sortie ................................................................................................... 80

20.5 Réaliser des autres entrées et sorties et des inventaires par importation de fichier ............................................... 80

20.5.1 Saisir les détails d’importation ......................................................................................................................... 81

20.5.2 Importer le fichier ............................................................................................................................................ 82

20.5.3 Modifier les quantités importées ..................................................................................................................... 83

20.5.4 Enregistrer les mouvements de stock .............................................................................................................. 84

20.5.5 Enregistrer les inventaires de stock ................................................................................................................. 84

20.6 Programmer l’importation automatique des fichiers ............................................................................................... 84

20.6.1 Automatique ou semi-automatique ? .............................................................................................................. 85

21 Devis client ........................................................................................................................................................................ 86

21.1 Créer un devis client.................................................................................................................................................. 86

21.2 Ajouter un article à un devis client ........................................................................................................................... 86

21.3 Modifier un article d’un devis client ......................................................................................................................... 87

21.4 Supprimer un article d’un devis client ...................................................................................................................... 87


Version 6.15.01

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21.5 Modifier le prix d’un article pendant le devis client ................................................................................................. 87

21.6 Imprimer un devis client ........................................................................................................................................... 87

21.7 Transformer un devis en commande client .............................................................................................................. 88

22 Ré approvisionnement automatique ................................................................................................................................ 89

23 Stocks ................................................................................................................................................................................ 91

23.1 L'évolution du stock pendant les différents états de la commande fournisseur ...................................................... 91

23.2 L'évolution du stock pendant les différents états du retour client ........................................................................... 91

23.3 L'évolution du stock lors de l'encodage d'une "autre entrée" .................................................................................. 91

23.4 L'évolution du stock pendant les différents états de la commande client ............................................................... 91

23.5 L'évolution du stock pendant les différents états de la commande rapide client .................................................... 92

23.6 L'évolution du stock lors de l'encodage d’une "autre sortie" ................................................................................... 92

23.7 Consulter le stock ...................................................................................................................................................... 92

23.8 Consulter le stock selon les critères de suivi et de traçage ....................................................................................... 92

23.9 Scanner les articles pour une recherche rapide ........................................................................................................ 93

23.10 Exporter votre état de stock vers Excel ou Calc .................................................................................................... 93

24 Transfert de stock d’un entrepôt à l’autre ........................................................................................................................ 94

25 Saisie d’inventaire ou correction rapide de stock ............................................................................................................. 96

25.1.1 Saisir l’inventaire par critères de traçage et suivi : lot / N° de série / date de péremption / … ....................... 97

25.1.2 Imprimer l’inventaire ....................................................................................................................................... 97

25.1.3 Créer un fichier d’inventaire ............................................................................................................................ 98

26 Envoi des articles, des images et des stocks vers un site internet .................................................................................... 99

26.1 Le principe des exportations par FTP ........................................................................................................................ 99

26.2 Exporter des données vers un site internet ............................................................................................................ 100

26.2.1 Création du fichier CSV d’exportation ............................................................................................................ 102

26.2.2 Supprimer un fichier CSV d’exportation ......................................................................................................... 102

26.2.3 La structure du fichier CSV créé ..................................................................................................................... 102

26.2.4 Envoi des images d’article par FTP ................................................................................................................. 105

26.2.5 Consulter le résultat d’envoi des fichiers ....................................................................................................... 105

27 Les contrôles divers ......................................................................................................................................................... 107


Version 6.15.01

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27.1.1 Contrôler les stocks des articles ..................................................................................................................... 107

27.1.2 Corrections du PMP ........................................................................................................................................ 108

27.1.3 Correction des totaux de commandes et devis .............................................................................................. 108

27.1.4 Mettre à jour les taux de TVA......................................................................................................................... 108

28 Historique de stock par article ........................................................................................................................................ 110

28.1 Scanner les articles pour une recherche rapide ...................................................................................................... 111

30 Administration des paramètres généraux ...................................................................................................................... 113

30.1 Activer ou non la gestion des occasions ................................................................................................................. 113

30.2 Choix de la langue ................................................................................................................................................... 113

30.3 Mode de facturation en prix moyen pondéré ou en prix de vente ......................................................................... 114

30.4 Nombre de décimales ............................................................................................................................................. 114

30.5 Importation du logo de votre société ..................................................................................................................... 114

30.6 Modifier certains libelles ......................................................................................................................................... 114

30.7 Mise en page des feuilles d’étiquettes ................................................................................................................... 115

30.8 Gestion des accès utilisateurs ................................................................................................................................. 116

30.9 Ré indexation de la base de données...................................................................................................................... 116

30.10 Choisir d’utiliser 1 ou 2 taux de TVA ................................................................................................................... 117

30.11 Administration des emails .................................................................................................................................. 117

30.11.1 Votre serveur mail .......................................................................................................................................... 117

30.11.2 Mail d’approbation des commandes.............................................................................................................. 118

30.11.3 Mail archive .................................................................................................................................................... 118

30.11.4 Mail du destinataire en copie des commandes clients .................................................................................. 118

30.11.5 Mail du destinataire en copie cachée des commandes clients ...................................................................... 118

30.11.6 Mail du destinataire en copie des commandes clients .................................................................................. 119

30.11.7 Mail du destinataire en copie cachée des commandes clients ...................................................................... 119

30.11.8 Mail du destinataire en copie des devis clients .............................................................................................. 119

30.11.9 Mail du destinataire en copie cachée des devis clients ................................................................................. 119

30.11.10 Mail du destinataire en copie des commandes fournisseurs .................................................................... 119

30.11.11 Mail du destinataire en copie cachée des commandes fournisseurs ........................................................ 119


Version 6.15.01

9

30.12 Lecteur de code barre ......................................................................................................................................... 120

30.13 Administration des documents ........................................................................................................................... 120

30.14 Administration des commandes clients .............................................................................................................. 120

30.14.1 Mise en attente des commandes ................................................................................................................... 120

30.14.2 Contrôler la disponibilité en stock des articles............................................................................................... 120

30.14.3 saisie manuelle d’un numéro d’envoi ............................................................................................................ 121

30.14.4 Préparation des commandes clients .............................................................................................................. 121

30.14.5 Activer la gestion des modes de paiement .................................................................................................... 121

30.14.6 Activation de zones complémentaires en commande client ......................................................................... 121

30.14.7 Type de code barre lu ..................................................................................................................................... 122

30.15 Utilisation réseau ................................................................................................................................................ 122

30.16 Utilisateurs .......................................................................................................................................................... 122

30.17 Le paramétrage de la gestion des articles composés ......................................................................................... 122

30.17.1 Impressions des bons de préparation ............................................................................................................ 123

30.17.2 Impression de la note d’envoi ........................................................................................................................ 123

30.17.3 Impression de la facture ................................................................................................................................. 124

30.18 Le paramétrage du traçage et du suivi des articles (Lots / N° de série / dates de péremption / …) .................. 124

30.18.1 Définir de 1 à 3 critères pour qualifier un suivi de stock ................................................................................ 124

30.18.2 Paramétrage des critères de traçage et de suivi ............................................................................................ 125

30.18.3 Alerte sur base des dates de péremption ...................................................................................................... 125

30.19 Supprimer tous les critères de traçage et suivi ................................................................................................... 126

30.20 Paramétrage des alertes de stock....................................................................................................................... 126

30.21 Importation automatique de fichiers ................................................................................................................. 127

30.22 Changer le « look » de Stock It Easy 6® .............................................................................................................. 128

30.22.1 Restaurer les paramètres d’affichage ............................................................................................................ 128

30.23 Modifier les modèles d’état ................................................................................................................................ 128

31 Caractéristiques générales des impressions ................................................................................................................... 129

32 Importation de données externes vers la base de données ........................................................................................... 130

33 Paramétrer le backup de vos données ............................................................................................................................ 133


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34 Restaurer une base de données ..................................................................................................................................... 134

35 Structure des répertoires et des fichiers de l’application ............................................................................................... 135

35.1 Gestion des répertoires........................................................................................................................................... 135

35.2 Gestion de la base de registre ................................................................................................................................ 135

35.3 Gestion du fichier d’initialisation ............................................................................................................................ 135

35.4 Gestion des paramètres généraux de l’application ................................................................................................ 136

36 Installation réseau ........................................................................................................................................................... 137

36.1 Installation réseau simple ....................................................................................................................................... 137

36.2 Installation en mode client / serveur ...................................................................................................................... 138

36.2.1 Grands principes de l’installation en mode client serveur. ............................................................................ 138

36.2.2 Client / Serveur ou classique ? ....................................................................................................................... 138

37 Installation portable ........................................................................................................................................................ 140

38 Table des illustrations ..................................................................................................................................................... 141


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2 INSTALLATION

Téléchargez le logiciel et enregistrez l’installeur sur votre ordinateur.

Lancer l’installeur, sous Windows Vista ou version ultérieur, autoriser son exécution (vous devez avoir des droits

d’administrateur pour réaliser l’installation).

Acceptez la licence d’utilisation du logiciel.

Si vous n’avez pas de contraintes particulières d’emplacement d’installation, laissez les répertoires tels que proposés par

défaut, au risque d’avoir des incompatibilités sous les systèmes Windows gérant l’UAC (Vista et 7).

En fin d’installation, acceptez l’installation de raccourcis et lancez le programme, si une version plus récente est détectée,

celui-ci vous le signalera et vous invitera à faire la mise à jour en téléchargeant le logiciel d’installation depuis le site de

l’éditeur. Il est fortement conseillé d’utiliser la dernière version en cours.

2.1 LICENCES D’UTILISATION

2.1.1 LICENCE GÉNÉRALE

Si votre gestion nécessite d’acquérir une clé de licence (voir les contraintes liées à la version freeware au chapitre

Fonctionnalités générales), ou plus simplement si vous souhaitez supporter le développement du logiciel, il vous suffit

d’acquérir une licence via notre site internet et dés réception de votre paiement, cette dernière vous sera envoyée à

l’adresse mail enregistrée lors de votre achat.

Encodez cette clé de licence dans la fenêtre accessible depuis le menu « ? », sous menu « Licence », ou lors de l’ouverture

du logiciel.

2.1.2 LICENCES SPÉCIFIQUES (EXTENSIONS)

Si vous désirez activer l’extension permettant de gérer les articles composés, il vous suffit d’acquérir une licence via notre

site internet et dés réception de votre paiement, cette dernière vous sera envoyée à l’adresse email enregistrée lors de

votre achat. Encodez cette clé d’activation dans la fenêtre accessible depuis le menu « ? », sous menu « Licence », ou lors de

l’ouverture du logiciel, en prenant soin de sélectionner « Extension gestion des articles composés » au dessus du bouton

valider.

Si vous désirez activer l’extension permettant de gérer le traçage et le suivi des articles (lots, numéros de série, dates de

péremption, date limite d’utilisation optimale, date de fabrication etc), il vous suffit d’acquérir une licence via notre site

internet et dés réception de votre paiement, cette dernière vous sera envoyée à l’adresse email enregistrée lors de votre

achat. Encodez cette clé d’activation dans la fenêtre accessible depuis le menu « ? », sous menu « Licence », ou lors de

l’ouverture du logiciel, en prenant soin de sélectionner « Extension traçage et suivi » au dessus du bouton valider.

2.1.3 UTILISATION RÉSEAU <> LICENCES

Si vous envisagez d’utiliser Stock It Easy 6® en réseau, c’est à dire de partager la même base de données entre plusieurs

ordinateurs reliés entre eux au sein d’un réseau d’entreprise ou familial, vous devrez adapter l’installation comme décrit au

chapitre Installation réseau.


Version 6.15.01

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La version de base du logiciel (même la version freeware), permet l’utilisation du logiciel en réseau. Cependant, pour un

réseau d’une certaine envergure, il est préférable d’utiliser la version « Stock It Easy 6® 6 client / serveur ». Consulter le

chapitre Installation en mode client / serveur pour plus de renseignements.


Version 6.15.01

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3 FONCTIONNALITÉS GÉNÉRALES

Stock It Easy 6® peut être utilisé en version gratuite. Dans ce cas, il n’y a aucune limitation de l’utilisation dans le temps, mais

certaines fonctionnalités ne sont pas accessibles, ou certaines limitations existent.

Vous pouvez comparer les différences de fonctionnalités dans le tableau suivant.

Pour acquérir une licence d’utilisation du logiciel, rendez vous sur le site www.stockiteasy.com. Le paiement se fait en ligne,

via votre compte Paypal si vous en possédez un, ou via une carte de crédit (type Mastercard / Visa). Un paiement par

virement bancaire est également possible.

Dés réception du paiement de la commande, la ou les clés de licence sont envoyées par mail à l’adresse indiquée lors de

l’enregistrement de la commande.

Freeware Licence

3.1 SIGNALÉTIQUES

Gestion article: fiches, images, descriptifs complets,

étiquettes, codes barre Limité à 50 Illimité

Gestion des entrepôts (fiches, logo, descriptifs

complets) Limité à 4 Illimité

Gestion des catégories Illimité Illimité

Gestion des clients (fiches, descriptifs complets) Illimité Illimité

Gestion des fournisseurs (fiches, descriptifs

complets) Illimité Illimité

Importation assistée d'articles, clients, entrepôts,

fournisseurs (sources d'importations diverses et

paramétrables) en mode ajout et modification,

prévisualisation des éléments importés avant mise à

jour

3.2 GESTION DES STOCKS

Encodage rapide d'entrées et de sorties d'articles

(casse, initialisation, correction etc, avec assistance

code barre possible)

Calcul des encours entrants et sortants (à tout

moment, une vision claire des articles en encours

http://www.stockiteasy.com/


Version 6.15.01

14

pour chaque entrepôt)

Importation de fichiers d’entrée, de sortie,

d’inventaire, en mode manuel ou automatique

Calcul des quantités en stock par entrepôt

(valorisation au prix d'achat, au prix de vente et au

prix moyen pondéré)

Gestion des quantités Nombre entiers 6 décimales

Gestion du prix moyen pondéré Paramétrable Paramétrable

Valorisation par stock, par entrepôt, par fournisseur,

par article, au prix de vente, au prix d'achat et au prix

moyen pondéré

Correction rapide du stock / saisie d'inventaire

Transferts d'articles entre entrepôts (assistance par

lecteur code barre possible)

3.3 GESTION DES COMMANDES FOURNISSEURS

Gestion de divers statuts de commande (en cours,

réceptionnée, terminée)

Réception partielle des commandes fournisseurs

Envoi des commandes par mail

Edition de bon de réception

Edition de facture (envoi par mail possible)

Saisie des commandes par lecteur code barre

Génération assistée de commandes de réassort de

stock (paramétrable en fonction des quantités de

réassort spécifiques par article / entrepôt ou sur


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15

base de règles génériques)

Gestion des quantités minimales, optimales et

maximales en stock, par article et par entrepôt

Rapports automatiques d'alertes de stock

paramétrables

3.4 GESTION DES COMMANDES ET RETOURS CLIENTS

Gestion de divers statuts de commande (en cours,

préparée, en attente, terminée)

Gestion des commandes clients rapides (sans gestion

des encours, débit direct du stock, assistance par

lecteur code barre possible)

Envoi des commandes par email

Edition de bon de préparation

Edition de facture / note de crédit

Edition de note d'envoi

Mise en attente des commandes si quantités

disponibles insuffisantes

Saisie des commandes par lecteur code barre EAN13

sur port USB

3.5 GESTION DES DEVIS

Devis client transformable en commande en un clic

Saisie des devis par lecteur code barre EAN13 sur

port USB

3.6 OPTIONS PARAMÉTRABLES


Version 6.15.01

16

Gestion de 2 taux de TVA complémentaires

(paramétrage sur 1 ou 2 taux, et choix libre des noms

des taxes)

Autorisation de la mise en attente de commande si

quantité disponible insuffisante

Contrôle rigoureux des quantités commandées et

des quantités préparées

Possibilité de ne plus vérifier la disponibilité du stock

des articles

Gestion des quantités sur 0, 1 à 6 décimales

Uniquement quantités en

nombres entiers

Choix libre de la devise reprise sur les divers

documents imprimés

Titres des factures et des notes d’envoi

paramétrables

Documents édités personnalisables

En téléchargeant un logiciel tiers,

personnalisation complète des états

imprimables

Importation de votre Logo repris sur les documents

édités

Logo Stock It Easy 6® repris sur

les documents

imprimés

Choix de 10 caractéristiques paramétrables pour

personnaliser un article

Valorisation des commandes au prix de vente ou au

prix moyen pondéré

Gestion des accès sur 3 niveaux d'utilisation

Personnalisation de nombreux libellés pour toute

l'application


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17

Utilisation d'un lecteur code barre définie selon le

poste de travail

Application traduite en Français et en Anglais

Personnalisation du titre et du contenu des emails

générés

Message et titre par

défaut Entièrement paramétrable


Version 6.15.01

18

4 PRISE EN MAIN

4.1 BASE DE DONNÉES D’EXEMPLE

Une base de données est installée par défaut avec le logiciel, elle vous permet de voir les écrans « garnis »

de données, et de vous familiariser avec celui-ci.

Lorsque vous avez appris à vous familiariser avec le logiciel, vous devrez supprimer cette base de donnée

d’exemple, pour ce faire, cliquez sur le bouton RAZ DB qui est situé sur le menu principal de l'application,

une fois cette dernière effacée, le bouton disparaît et vous pouvez commencer à encoder vos données

réelles.

Les mises à jour ultérieur du logiciel n’écraseront pas vos données, en d’autre terme, la base de donné d’exemple n’est pas

installée si le programme d’installation détecte qu’il existe déjà une autre base de données.

4.2 PRINCIPES GÉNÉRAUX DE LA GESTION DES STOCKS

La gestion de stock est dépendante de plusieurs acteurs :

les fournisseurs, qui approvisionnent le stock

les clients, auxquels on expédie de la marchandise

les divers entrepôts dans lesquels on stock les articles

les fournisseurs chez qui sont référencés les articles.

Toutes ces données peuvent être encodées manuellement, ou bien importées via la fenêtre d'importation.

4.2.1 PREMIERS ENCODAGES

Il faut respecter un ordre logique de travail :

1. Créer les fournisseurs auprès desquels vous passerez commande des articles qui rempliront vos lieux de stockage.

2. Créer les articles qui seront attachés à ces fournisseurs (vous pouvez d'abord créer les articles, mais il faudra, pour

pouvoir les commander, préalablement assigner chaque article à son fournisseur encodé).

3. Créer le ou les lieux de stockage pour lesquels vous passerez des commandes fournisseurs, et à partir desquels vous

passerez les commandes clients. Après cette étape, vous pouvez passer des commandes fournisseur, et/ou

initialiser vos stocks.

4. Créer vos clients. A partir de cette étape, vous pouvez passer des commandes / retours clients et faire des devis.

4.2.2 ENTRÉES EN STOCK

Pour approvisionner le stock, il existe 6 solutions :

1. Encoder des commandes fournisseurs

Figure 1 Bouton

remise à zéro DB

exemple


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19

2. Encoder des retours clients

3. Encoder des autres entrées (initialisation, correction, …)

4. Importer des autres entrées via fichier

5. Faire des mises à jour depuis la transaction mise à jour rapide du stock

6. Transférer des articles d’un entrepôt à l’autre

4.2.3 SORTIES DE STOCK

1. Pour diminuer le stock, il existe 5 solutions :

2. Encoder des commandes clients

3. Encoder des autres sorties (casse, vol, correction, …)

4. Faire des mises à jour depuis la transaction mise à jour rapide du stock

5. Transférer des articles d’un entrepôt à l’autre

6. Importer des autres sorties via fichier

4.2.4 ENCOURS DE STOCK

L'Encours IN représente une entrée de stock en cours de traitement, plus particulièrement une commande fournisseur qui

est crée mais pas encore réceptionnée, ou un retour client créé et pas encore réceptionné.

L'encours OUT représente une sortie de stock en cours de traitement, plus particulièrement une commande client qui est

créée mais pas encore expédiée.


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20

5 SUPPORT GRATUIT

Un calcul incorrect, un bug, une information mal comprise ?

Donner toutes les informations nécessaires pour vous aider n’est pas facile. Avec le support gratuit, un wizard vous guide

pas à pas et récolte cette information qui nous permettra de vous aider le plus rapidement possible.

Les demandes de support effectuées à l’aide de l’outil « support gratuit » intégré dans Stock It Easy 6® (menu principal / ?/

Support gratuit) sont traitées prioritairement.

Identifiez-vous. L’adresse mail saisie ici est celle à laquelle nous vous répondrons.

Figure 2 Demande de support gratuit écran 1

Prenez soin de décrire précisément votre demande. Si votre demande porte sur des cas précis, donnez-nous les références

permettant de reproduire votre contexte.

Si l’application à rencontré une erreur fatale, une fenêtre d’erreur apparaitra et un bouton « copier » vous permettra de

copier le message d’erreur dans le presse papier de votre ordinateur. Recopier ce message (CTRL+V) dans le champs de

description du second écran du support gratuit.


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Figure 3 Demande de support gratuit écran 2

Vous pouvez envoyer votre demande de support directement depuis cet outil (option conseillée). Pour ce faire, vous devez

avoir préalablement saisi vos coordonnées de serveur mail dans les paramètres généraux, ou bien, vous pouvez toujours les

saisir dans cet écran.

Si votre demande nécessite l’envoi de votre base de données à notre support, cochez la case correspondante, votre base de

données ne sera utilisée qu’aux fins de vous aider dans votre demande, elle sera ensuite détruite de nos ordinateurs.

Si vous cochez la case « joindre le fichier de log », le fichier qui trace les diverses manipulations sur le programme au cours

de la semaine écoulée sera joint au mail. Ce fichier peut dans certains cas nous aider fortement à expliquer un mode de

fonctionnement spécifique du programme.

Vous pouvez encore préparer un fichier contenant des impressions d’écran, une explication plus complète, … l’enregistrer

sur votre ordinateur et le joindre à votre message via le bouton « joindre un fichier ».

Votre demande complète est maintenant visible dans le panneau de droite.

Si vos paramètres de messagerie sont correctement complétés, sélectionnez la case « envoyer depuis l’application » et les

pièces jointes que vous aurez sélectionnées seront automatiquement ajoutées à votre message.

Si vous ne connaissez pas vos paramètres de messagerie, cochez la seconde option. Si une application de messagerie est

installé sur votre ordinateur, un message s’ouvrira et l’adresse, le sujet et l’objet seront automatiquement complétés, vous

devrez ensuite sélectionner manuellement les éventuelles pièces jointes. Si vous n’avez pas de messagerie installée sur votre

ordinateur, le message sera copié dans le presse papier et vous devrez le copier (CTRL+V) dans le mail que vous préparez

depuis votre logiciel de messagerie sur un serveur web. Vous devrez envoyer ce message à l’adresse

« [email protected] » en prenant soin de joindre les éventuelles pièces jointes.


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Figure 4 Demande de support écran 3


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6 MENU PRINCIPAL

Le menu principal est composé de 6 groupes principaux comportant chacun des boutons vers les fenêtres de l’application.

Figure 5 Menu principal

Le potentiomètre situé dans le coin supérieur droit de l’écran permet de définir l’opacité des 6 menus. Vous pouvez, via la

fenêtre des paramètres généraux, définir une couleur de fond spécifique pour chacune d’eux :

Figure 6 Menu principal personnalisé


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24

6.1 SIX GROUPES PRINCIPAUX

Chaque groupe représente un thème, nous distinguerons :

LES ENTRÉES

Commande fournisseur

Retour client

Autres entrées

Réassorts automatiques

LES SORTIES

Commande client

Devis client

Autres sorties

LES SIGNALÉTIQUES

Fournisseurs

Clients

Entrepôts

Articles

LES CONSULTATIONS

Stock

Mouvements

Statistiques

Top 5

LES STOCKS

Mises à jour des stocks

Contrôles divers

Transferts de stocks

Envoi vers site web

L’ADMINISTRATION

Sauvegardes

Restaurations

Paramètres

Importations

Gestion des utilisateurs

Effacement de la base de données exemple

6.2 MENU

Le menu permet de choisir la langue de l’application, actuellement vous pouvez sélectionner le français ou l’anglais.

Il permet également d’afficher l’aide, d’accéder au site de l’éditeur, de vérifier les informations de version, de désactiver ou

activer l’affichage des nombreuses bulles d’aide de l’application, d’accéder à la fenêtre de saisie du numéro de licence, et

d’activer ou de désactiver l’affichage des fenêtres « Le saviez-vous ? », fenêtres très utiles pour apprendre de nombreuses

astuces du logiciel qui améliorent sensiblement votre efficacité.

6.3 INFORMATIONS DE BASE

Dans le coin supérieur droit de l’écran s’affiche le numéro de version, qu’il est important de communiquer à l’assistance en

cas de demande, ainsi que le mode de l’utilisateur en cours.


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7 LES UTILISATEURS DE L’APPLICATION

Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Utilisateurs

Créez dans cette fenêtre les utilisateurs de l'application en leur désignant leur niveau d'accès à l'application.

Si vous ne désirez plus gérez les accès, cochez la case prévue à cet effet, l'utilisateur courant aura toujours les droits

complets sur le programme.

7.1 LES DROITS ET LES NIVEAUX D'UTILISATEURS

Figure 7 Gestion des utilisateurs

Il existe 3 niveaux d'utilisation du programme :

1. Administrateur

2. Utilisateur

3. Visualisation

En fonction du niveau de l'utilisateur, l'accès à certaines fonctionnalités du programme et les droits sont différents.


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MODE ADMINISTRATEUR (AD)

La gestion de toutes les fonctions du programme sont permises.

MODE UTILISATEUR (UT)

La gestion des fonctions d'administration est interdite.

MODE VISUALISATION (VI)

Seul la consultation et l'édition de documents ou emails est possible.

Le niveau de l’utilisateur en cours est renseigné sur la fenêtre de démarrage du programme (Menu principal).

VALEURS PAR DÉFAUT DE L’UTILISATEUR

Afin d’augmenter la productivité d’utilisation du logiciel, il est possible d’assigner par défaut à un utilisateur :

Un entrepôt

Un fournisseur

Un client

Lorsque ceci est fait, toutes les fenêtres nécessitant la sélection d’un de ces 3 choix sera garnie par défaut avec la valeur

assignée à l’utilisateur en cours. Par exemple, pour les utilisateurs gérant toujours le même entrepôt, une fois cet entrepôt

assigné par défaut à l’utilisateur, celui-ci ne devra plus le sélectionner à chaque encodage de commande, d’entrée, de sortie,

… Par contre, il pourra toujours sélectionner un autre choix au besoin.


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8 SIGNALÉTIQUE ARTICLES

Il existe trois manières d’atteindre les fenêtres de gestion des articles :

1. Via le menu principal, dans le groupe Signalétiques, cliquez sur Articles

2. Via le menu principal, menu fichier / signalétiques / liste des articles

3. Depuis le signalétique du fournisseur, via le menu « Articles »

Vous pouvez afficher les détails, modifier ou supprimer (sous certaines réserves) un article.

Pour vous aider dans la sélection d’un article, vous pouvez filtrer par fournisseur et aussi par catégorie. Via l’entête des

colonnes il est encore possible d’affiner votre sélection.

En mode de lecture par code barre, vous pouvez directement sélectionner l’article par lecture de son code à barre.

Figure 8 Table des articles

Depuis le menu « Fichier / Imprimer / Etiquettes », vous pouvez imprimer les étiquettes. Leur format est paramétrable, voir

30.7 Mise en page des feuilles d’étiquettes.

Si vous avez paramétré le logiciel pour imprimer des étiquettes de type EAN13 (voir 30.14.7 Type de code barre lu), vous

pourrez affiner la sélection d’étiquettes à imprimer en réglant les paramètres de la fenêtre suivante, s’ouvrant lors de la

demande d’impression.


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Figure 9 Sélection des étiquettes à imprimer

8.1 LES ARTICLES COMPOSÉS

Un article composé est un article qui contient d’autres articles.

Par exemple, l’article « Ordinateur » sera composé de : 1 carte mère, 2 barrettes de mémoire, 1 boitier, 1 ventilateur, 1

lecteur DVD.

Les articles qui composent l’article « ordinateur » de notre exemple s’appelleront des articles composants.

Prenons un second exemple, avec des décimales : l’article composé « hamburger » contient les articles composants

suivants :

Article composé « hamburger »

Quantité Article composant

1 Tranche de viande

1 Tranche de fromage

0.015 Kilogrammes d’oignons

0.020 Kilogrammes de ketchup

1 Petit pain

La création d’articles composés permet de gagner un temps précieux dans la gestion de votre stock et dans la saisie des

commandes clients. Inutile d’encoder à chaque fois tous les articles qui composent un ensemble.

Vous évitez par la même occasion des erreurs de saisie.

Si un article est un composant d’article composé, il peut tout de même être commandé séparément dans une commande

client.


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Exemple : vous pouvez commander pour un client l’article composé « hamburger » ainsi que l’article composant « tranche de

viande ».

Un article composé ne peut pas être également le composant d’un autre article composé.

Exemple : l’article composé « hamburger » ne peut pas être le composant d’un article « Menu hamburger ».

Les articles composés peuvent être vendus aux clients, ils seront donc sélectionnés dans la commande client, ainsi que dans

le devis client, et les articles composants dépendants seront détaillés dans celle-ci.

Les articles composés peuvent contenir des articles composants issus de différents fournisseurs, c’est pour cette raison que

ceux-ci ne se commandent pas au composé, mais par composant.

Les articles composés ne sont pas comptabilisés tels quels dans les stocks, mais ce sont leurs composants qui sont pris en

compte dans les comptabilisations. On ne peut donc pas saisir un article composé dans la correction rapide de stock. Il faut

corriger via les autres entrées et les autres sorties ou corriger composant par composant.


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8.2 AJOUTER UN ARTICLE

Cliquez sur Ajouter

Saisir les données et valider en appuyant sur OK ou Annuler le cas échéant.

8.3 MODIFIER UN ARTICLE

Sélectionner l’article à modifier

Cliquez sur Modifier


8.4 SUPPRIMER UN ARTICLE

Un article ne peut-être supprimé que s'il n'a pas de stock référencé.

Cliquez sur Supprimer

Si l’article n'a pas de stock référencé (même si quantité = 0), il sera supprimé sans demande de confirmation préalable,

sinon, un message signalera qu'il n'est pas possible de le supprimer, mais il sera mis en "sommeil". Il ne sera dés lors plus

visible dans aucun écran, sauf via la fenêtre article, menu fichier/dormants. De là, il est possible de le "réactiver", en

décochant la case « supprimé », il sera à nouveau visible dans toute l'application.

8.5 DESCRIPTION DES DONNÉES D’UN ARTICLE

Chaque article peut être caractérisé par un grand nombre de données, dont seule une petite partie est obligatoire. Nous

allons découvrir ici la description de chacune de ces caractéristiques.


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Figure 10 La fiche article

LA RÉFÉRENCE est calculée automatiquement lors de l'importation. Cette référence est propre au logiciel et sert

d’identifiant unique dans toute l’application.

LA RÉFÉRENCE ARTICLE est la référence que vous donnez à l’article. Cette référence permet de retrouver les articles

en lecture code barre 39 (si vous avez choisi ce mode de code barre). Dans ce mode, elle ne peut pas contenir de caractères

accentués (é,è,à …).

LE CODE EAN13, est calculé automatiquement sur base de la référence. Vous pouvez cependant saisir un autre code

EAN pour autant qu’il soit unique et valide.

LE CODE MNÉMONIQUE de l’article. Cette zone est utilisée dans les fonctions de tris des articles, vous pouvez

indiquer indifféremment un nom de famille d’article, une mention mnémotechnique, …

LE LIBELLÉ de l’article est son nom qui est repris dans toute l’application. Il peut contenir 100 caractères.

LE CODE DU FOURNISSEUR est le lien entre l’article et son fournisseur.

LA RÉFÉRENCE FOURNISSEUR de l’article

LE TAUX DE TVA appliqué sur l’article

LE SECOND TAUX DE TVA appliqué sur l’article (visible si définit comme tel dans les paramètres généraux)

LE PRIX D’ACHAT NET HTVA de l’article dans la devise de votre choix

Si le coefficient logistique est rempli ET que le prix net est rempli, ces 2 données sont multipliées et forment le prix logistique


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Ce prix est le prix qui correspond au prix d’achat chez le fournisseur

LE COEFFICIENT LOGISTIQUE

Ce coefficient représente le coefficient à ajouter au prix d’achat afin de constituer le prix logistique. Si le coefficient

logistique est rempli ET que le prix net est rempli, ces 2 données sont multipliées et forment le prix logistique

LE PRIX LOGISTIQUE HTVA de l’article dans la devise de votre choix.

Ce prix représente le prix d’achat augmenté des coûts logistiques. Ce prix est celui qui est pris en considération dans le calcul

du prix moyen pondéré.

Si le coefficient de vente est rempli ET que le prix logistique est rempli, ces 2 données sont multipliées et forment le prix de

vente

LE COEFFICIENT DE VENTE

Si le coefficient de vente est rempli ET que le prix logistique est rempli, ces 2 données sont multipliées et forment le prix de

vente

LE PRIX DE VENTE de l’article est le prix qui sera repris dans la commande client et dans la facture si la commande est

paramétrée en prix de vente.

LA QUANTITÉ MINIMALE, OPTIMALE ET MAXIMALE EN STOCK d’un article (quantité par entrepôt), permet

de définir des alertes de stock ainsi que de calculer les commandes de ré approvisionnement. Ces quantités sont

définissables entrepôt par entrepôt.

LE NOMBRE D'ÉTIQUETTES article à imprimer par défaut est utilisé si vous devez baliser des étagères, rack, ou

éventuellement étiqueter l’article.

LE CONDITIONNEMENT de l’article, est utilisé pour information.

L’UNITÉ DE CONDITIONNEMENT de l’article, est utilisée pour information.

LES ADRESSES DE RANGEMENT de l’article dans chacun de ses entrepôts sont soit saisies lors de la création de

l’article. (En savoir plus dans le chapitre « Gestion des adresses de rangement »).

LE POIDS de l’article

LES 10 INFORMATIONS SPÉCIFIQUES de l’article permettent de saisir des informations particulières à votre

entreprise. Il peut s’agir de caractéristiques telles que les dimensions, le millésime, les caractéristiques techniques, … Les

libellés de ces 10 caractéristiques sont personnalisables.

LA PHOTO d’un article est importée en cliquant sur le bouton « image ». Elle sera reprise sur la fiche article

correspondante.

LE NIVEAU DE STOCK de l’article pour chaque entrepôt existant, également en tant qu’article d’occasion si cela est

défini dans les paramètres, est repris dans un onglet particulier. Un clic droit dans l’onglet permet l’édition d’un graphe du

niveau de stock.

LES ARTICLES COMPOSANT UN ARTICLE COMPOSE


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Figure 11 Ajouter des composants à un article composé

Afin de créer un article composé, il suffit dans l’onglet « articles composés » de la fiche article, de lui ajouter les articles qui

le composeront, ainsi que leurs quantités respectives.

Pour ce faire :

double cliquez dans la table des articles composants de l’onglet article composé de la fiche article désirée. Ensuite, article composant par article composant, indiquez la quantité de chaque composant qui composent l’article

composé.


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Si vous voulez retirer un article composant de la composition de l’article composé, il suffit de double cliquer dans la table du

bas de l’écran.

Si vous désirez qu’un article « classique » devienne un article composé, il vous suffira de respecter la même procédure pour

lui adjoindre des composants, mais si du stock ou de l’encours existe pour cet article, il faudra avant tout terminer finaliser

les commandes de l’article et mettre son stock à 0.

MODIFIER UN ARTICLE COMPOSÉ

Un article composé se modifie comme un autre article. Si vous désirez modifier sa composition, il faut toutefois savoir que

les commandes en cours contenant cet article composé devront être terminées sur « l’ancienne » composition de l’article,

ou alors, il faudra supprimer la ligne de commande de l’article composé pour ensuite en ajouter une nouvelle. Un contrôle

vérifiera lors de l’ajout d’un article composé à une commande, que sa composition reste toujours identique au cours de

l’évolution de cette même commande.

LES CATÉGORIES D’UN ARTICLE

Un article peut appartenir à zéro, une ou plusieurs catégories.

Pour affecter un article à une catégorie, double cliquez dans la catégorie désirée dans l’arbre de sélection « Catégories

existantes ». Pour désaffecter l’article d’une catégorie, double cliquez dans la catégorie désirée dans la liste « Catégories

sélectionnées ».

Pour créer et organiser les catégories, voir le chapitre 10 Gestion des catégories.

Pour ajouter une catégorie à une sélection d’article, dans la fenêtre des articles :

1. Sélectionnez la catégorie que vous voulez ajouter à une série d’articles

2. Cliquez sur la case à cochez « Toutes » au dessus de l’arbre des catégories

3. Sélectionnez les articles désirés par un clic gauche dans chaque ligne concernée en maintenant la touche CTRL

enfoncée (ou CTRL+A si vous désirez sélectionnez tous les articles)

4. Faites un clic droit sur la catégorie sélectionnée au point 1, et cliquez sur le menu contextuel « Ajouter la

catégorie »

Pour remplacer toutes les catégories d’une sélection d’article par une autre, dans la fenêtre des articles :

1. Sélectionnez la catégorie que vous voulez assigner à une série d’articles




4. Faites un clic droit sur la catégorie sélectionnée au point 1, et cliquez sur le menu contextuel « Remplacer la

catégorie »

Pour supprimer une catégorie d’une sélection d’article, dans la fenêtre des articles :

1. Sélectionnez la catégorie que vous voulez supprimer d’une série d’articles




4. Faites un clic droit sur la catégorie sélectionnée au point 1, et cliquez sur le menu contextuel « Supprimer la

catégorie »


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8.6 SCANNER LES ARTICLES POUR UNE RECHERCHE RAPIDE

Si vous utilisez un lecteur code barre USB, vous scannez le code barre de l'article (la zone de sélection du lecteur doit être en

vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et l’article sera sélectionné s’il est trouvé.

Lorsqu'un article est scanné, le scanner bip, mais il faut également entendre le type de bip de l’application, un bip d'erreur

(article non trouvé) ou un bip de succès (article ajouté).


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8.7 PRÉSENTATION DES ARTICLES PAR VIGNETTE

Si vous utilisez des images pour illustrer vos articles et que leur nombre est restreint, vous pouvez les lister de manière

visuelle grâce à la liste des images des articles.

Depuis le menu principal, cliquez sur « Fichier / Signalétique / Article / Liste des articles mode vignette ».

Figure 12 Liste des articles par image

Un double clic sur la vignette d’un article ouvre sa fiche signalétique.

Un clic droit dans la vignette ouvre une boite de dialogue : vous pouvez choisir d’effectuer une entrée ou une sortie de

l’article sélectionné, après avoir choisi entrée ou sortie, la fenêtre suivante s’ouvre :

Figure 13 Choix du type de mouvement


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Figure 14 Mouvement via liste image des articles

Sélectionnez l’entrepôt, la quantité et un justificatif que vous retrouverez dans l’analyse des mouvements dans la zone

« Justificatif 2 ». Le nom de cette zone peut être renommé pour toute l’application via la gestion des libellés.


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9 GESTION DES ZONES COMPLÉMENTAIRES 1 ET 2

Vous pouvez ajouter deux zones complémentaires à vos commandes clients (voir 16.14 Ajouter quatre types d’information

complémentaires à la commande client).

Ces zones se nomment et s’activent depuis les paramètres généraux de l’application (voir 30.14.6 Activation de zones

complémentaires en commande client).

Pour alimenter ces deux zones, sélectionnez le menu « fichier / signalétique / Zone complémentaire 1 cde client » ou

« fichier / signalétique / Zone complémentaire 2 cde client » selon votre choix.

Le nom « Zone complémentaire 1 cde client » sera remplacé par celui que vous encoderez dans les paramètres généraux.

La fenêtre suivante s’ouvre.

Pour créer les valeurs de ces zones, il suffit de les encoder dans la table correspondante.

Vous pouvez modifier la valeur ou l’effacer.

Figure 15 Gestion des zones complémentaires cde client


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10 GESTION DES CATÉGORIES

Afin de mieux segmenter ses articles, il est possible de les affecter à une ou plusieurs catégories.

Une catégorie est une classification par arborescence. Tous les articles appartenant à un élément de l’arborescence

appartiennent par défaut à ses éléments supérieurs.

Depuis le menu principal, cliquez dans « Fichier / Signalétique / Catégories », la fenêtre suivante apparait :

Figure 16 Gestion des catégories

10.1 CRÉER UNE CATÉGORIE

Cliquez sur le menu « Ajouter ».

Saisissez un nom pour la catégorie, si la catégorie doit être sous une autre dans l’arborescence, cliquez sur la catégorie

parent dans le sélecteur de gauche. Si vous ne sélectionnez aucune catégorie parent, la catégorie créée sera une catégorie

de premier niveau (comme « Outils », «Horeca » et « Transport ») dans l’exemple ci-dessous.

Par défaut, les catégories s’affichent par ordre alphabétique au sein d’un même niveau d’arborescence, si vous désirez

modifier l’ordre d’affichage, veuillez saisir un ordre de tri (0,1,2,3…).


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Figure 17 Créer une catégorie

Vous pouvez créer autant de catégories sur autant de niveaux que nécessaire.

Lorsque vos créations sont terminées, fermez la fenêtre.

10.2 MODIFIER UNE CATÉGORIE

Pour modifier une catégorie, vous pouvez modifier son nom ou son ordre de tri directement depuis la fenêtre de gestion des

catégories.

Si vous désirez également modifier la catégorie parent, vous devez sélectionner la catégorie dans la fenêtre de gestion des

catégories, et cliquer dans le menu « Modifier ».

10.3 SUPPRIMER UNE CATÉGORIE

Sélectionnez la catégorie dans la fenêtre de gestion des catégories, et cliquer dans le menu « Supprimer».

Il faut pour supprimer une catégorie que celle-ci n’ait plus de catégories enfant, auquel cas il faut d’abord les supprimer.

La suppression n’a d’autre effet sur les articles que ceux-ci n’y sont plus affectés.


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11 GESTION DES ADRESSES DE RANGEMENT

Il peut être utile de définir un certain nombre d’adresses de rangement dans un entrepôt. Au fur et à mesure de la création

des articles, ces adresses peuvent leur être affectées. Vous pouvez de la sorte voir quelles zones de rangement sont encore

disponibles dans votre entrepôt.

Afin de faciliter la prise en main, lors du démarrage, si la version précédente est <= 5.05.04, le programme recopie toutes les

adresses déjà saisies pour chaque paire article / entrepôt dans la nouvelle table adresse.

Si des doublons existent au niveau des adresses précédemment saisies pour les articles (plus d’une fois la même adresse

pour un article dans un même entrepôt), ces adresses sont adaptées et un message vous permet d’ouvrir le fichier de LOG

pour consulter les modifications.

11.1 SAISIE ET CONSULTATION DES ADRESSES

La fenêtre de saisie des adresses est accessible de 2 façons :

Par le menu Fichier/Adresses de rangement de la fenêtre « Articles »

Par le menu Fichier/Adresses de rangement de la fenêtre « Stock»

Dans cette fenêtre se trouve 2 onglets :

L’ONGLET DE CONSULTATION permet de voir, pour un entrepôt sélectionné dans la liste, les adresses affectées à

cet entrepôt. Il est possible en sélectionnant les cases à cocher adéquates de filtrer sur les adresses libres, occupées ou les 2.


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Figure 18 Consultation des adresses de rangement


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L’ONGLET DE SAISIE permet d’encoder, de supprimer ou de modifier les adresses de l’entrepôt sélectionné dans la

liste.

Deux adresses identiques ne peuvent pas coexister pour un même entrepôt.

Figure 19 Saisie des adresses de rangement

11.2 AFFECTATION D’UNE ADRESSE À UN ARTICLE

Via la fiche article, dans l’onglet « Adresses », vous sélectionnez dans la liste déroulante sur la ligne de l’entrepôt de votre

choix les adresses disponibles (seules les adresses disponibles pour cet entrepôt sont affichées). En quittant la fiche article,

vous répondez par « Oui » lors de la demande de confirmation si vous désirez valider vos modifications.

Il est également possible à ce niveau de saisir une adresse pour un article. Un contrôle sera alors effectué sur l’éventuelle

présence d’une adresse identique dans la table des adresses sur cet entrepôt, si c’est le cas, vous serez invité à modifier

l’adresse saisie (on ne peut pas avoir deux adresses identiques pour un même entrepôt), sinon, l’adresse saisie est

enregistrée pour cet entrepôt et est affectée à l’article.

Si vous supprimez une adresse, celle-ci est effacée de la fiche article mais existe toujours dans la table adresse, seulement,

elle devient « libre ».


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Depuis le menu "Fichier\Libérer les adresses des articles dormants" vous pouvez en une seule manipulation libérer les

adresses des articles que vous auriez "mis en sommeil".

Figure 20 Affecter une adresse de rangement à un article


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45

12 SIGNALÉTIQUE FOURNISSEURS

Via le menu principal, dans le groupe Signalétiques, cliquez sur fournisseurs

Figure 21 Liste des fournisseurs

12.1 AJOUTER UN FOURNISSEUR

Cliquez sur Ajouter


12.2 MODIFIER UN FOURNISSEUR

Sélectionnez le fournisseur puis cliquez sur Modifier


12.3 SUPPRIMER UN FOURNISSEUR

Un fournisseur ne peut-être supprimé que s'il n'a pas d’article référencé.

Vous pouvez cependant le désactiver, il n’apparaitra dés lors plus dans les diverses listes du programme. Pour le réactiver, il

suffit de décocher la case « Désactiver », soit dans la liste, soit dans sa fiche. Attention, la désactivation d’un fournisseur

vous propose de désactiver tous ses articles encore actifs, cette opération est réversible.


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Sélectionnez le fournisseur puis cliquez sur Supprimer

Si le fournisseur n'a pas d’article référencé, il sera supprimé sans demande de confirmation préalable, sinon, le message

suivant Fournisseur référencé signalera qu'il n'est pas possible de le supprimer tant que des articles lui seront

référencés.

12.4 DESCRIPTION DES DONNÉES D’UN FOURNISSEUR

Figure 22 Fiche fournisseur

LE CODE FOURNISSEUR est la clé unique, càd que ce code ne peut être repris pour plus d'un fournisseur.

LE CODE SOCIÉTÉ


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PAR EXEMPLE : SA, SPRL

LE NOM DU FOURNISSEUR

LA RUE DU FOURNISSEUR

NUMÉRO

BOITE

LA LOCALITÉ

LE CODE POSTAL

Le nom de la PERSONNE DE CONTACT du fournisseur

LE CODE PAYS du fournisseur

LE PAYS du fournisseur

LE N° TÉLÉPHONE du fournisseur

LE N° FAX du fournisseur

LE N° TVA du fournisseur

L’ADRESSE EMAIL du fournisseur

Saisir les adresses email des destinataires des mails client ou entrepôt séparé par des ;

LES CONDITIONS DE PAIEMENT du fournisseur seront reprises sur le bon de commande de ce fournisseur

LES NOTES

DEUX CHAMPS LIBRES permettant de saisir des données qui vous sont propres, les libellés de ces champs sont

modifiables depuis la gestion des libellés décrite au chapitre 30.6 Modifier certains libelles.

Dans le second onglet, vous pouvez ajouter des notes relatives au fournisseur, et mettre en page ces notes comme dans un

éditeur de texte.


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13 SIGNALÉTIQUE ENTREPÔTS

Via le menu principal, dans le groupe Signalétiques, cliquez sur Entrepôts

Figure 23 Liste des entrepôts

13.1 AJOUTER UN ENTREPÔT

Sélectionnez Entrepôt via l'onglet Entrepôt/Client

Cliquez sur Ajouter


13.2 MODIFIER UN ENTREPÔT


Sélectionnez l’entrepôt puis cliquez sur Modifier



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13.3 SUPPRIMER UN ENTREPÔT

Un entrepôt ne peut-être supprimé que s'il n'a pas de commande référencée.


suffit de décocher la case « Désactiver », soit dans la liste, soit dans sa fiche.


Sélectionnez l’entrepôt puis cliquez sur Supprimer

Si l’entrepôt n'a pas de commande référencée, il sera supprimé sans demande de confirmation préalable, sinon, le message

suivant Entrepôt référencé signalera qu'il n'est pas possible de le supprimer.

13.4 DESCRIPTION DES DONNÉES D’UN ENTREPÔT

Figure 24 Fiche entrepôt

LE CODE est l’identifiant de l’entrepôt à travers toute l’application, il commence obligatoirement par la lettre L.


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LE MNÉMONIQUE est le nom qui sera repris dans l’application

LE CODE SOCIÉTÉ par exemple SA ou SPRL

LE NOM est le nom réel de l’entrepôt

LES AUTRES RENSEIGNEMENTS sont identiques à ceux du fournisseur.

LE LOGO est le logo propre à un entrepôt, si vous désirez qu’un autre logo que le logo général de votre entreprise

importé depuis la fenêtre paramètres soit repris sur les documents édités pour cet entrepôt.

DEUX CHAMPS LIBRES permettant de saisir des données qui vous sont propres, les libellés de ces champs sont

modifiables depuis la gestion des libellés décrite au chapitre 30.6 Modifier certains libelles.

Pour importer un logo, cliquez sur le bouton « Logo » et suivez les instructions. Le logo doit être au format jpg.


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14 SIGNALÉTIQUE CLIENTS

Via le menu principal, dans le groupe Signalétiques, cliquez sur Clients

Figure 25 Liste des clients

14.1 AJOUTER UN CLIENT

Sélectionnez Client via l'onglet Entrepôt/Client

Cliquez sur Ajouter


14.2 MODIFIER UN CLIENT


Sélectionnez le Client puis cliquez sur Modifier



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14.3 SUPPRIMER UN CLIENT

Un Client ne peut-être supprimé que s'il n'a pas de commande référencée.


suffit de décocher la case « Désactiver », soit dans la liste, soit dans sa fiche.


Sélectionnez le Client puis cliquez sur Supprimer

Si le Client n'a pas de commande référencée, il sera supprimé sans demande de confirmation préalable, sinon, le message

suivant Client référencé signalera qu'il n'est pas possible de le supprimer.

14.4 DESCRIPTION DES DONNÉES D’UN CLIENT

Figure 26 fiche client

LE CODE est l’identifiant du client à travers toute l’application

LE MNÉMONIQUE est le nom qui sera repris dans l’application


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LE NOM est le nom réel du client

LES AUTRES RENSEIGNEMENTS sont identiques à ceux du fournisseur.


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15 COMMANDE FOURNISSEUR

La commande fournisseur est l’action de base qui permet de réapprovisionner le stock des articles référencés chez ce

dernier.

Figure 27 Commande fournisseur

Une commande peut exister en 4 « états » différents, ses comportements varieront en fonction de ces états.

1. REA (la commande est en cours de réalisation)

2. REC (la commande est en cours de réception)

3. RAR (reste à réceptionner : la commande est partiellement réceptionnée)

4. TER (la commande est réceptionnée et par conséquent terminée)

Tous les boutons sont accessibles par un raccourci clavier (repris en info bulle sur chacun d'eux pour s'habituer à les

connaitre).

15.1 CRÉER UNE COMMANDE FOURNISSEUR

Via le menu principal, dans le groupe Entrées, cliquez sur Commandes fournisseurs

Sélectionnez le fournisseur


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Sélectionnez le lieu de stockage où livrer la marchandise

Cliquez sur « Créer commande »

15.2 AJOUTER UN ARTICLE À LA COMMANDE FOURNISSEUR

Par un double clic dans le tableau « recherche référence » sur la ligne désirée, vous ajoutez 1 pièce de celui-ci dans le bon de

commande.

Si vous désirez saisir plus d’un article, vous pouvez soit cliquer autant de fois que nécessaire dans le tableau « recherche

référence », mais vous pouvez également changer la quantité dans la case « quantité » de la commande.

Si vous utilisez un lecteur code barre, vous scannez le code barre de l'article (la zone de sélection du lecteur doit être en

vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et un article s'ajoute automatiquement dans la commande. Si vous désirez ajouter plus

d'un article en une seule lecture code barre, tapez la quantité désirée suivie de * dans la zone lecteur code barre et ensuite

scannez l'article, ou scannez autant de fois que désiré l’article.

15.2.1 SAISIE D’UN N° DE LOT, DE SÉRIE, DATE DE PÉREMPTION

Si l’extension « traçage et suivi » est activée, vous pouvez saisir le lot et/ou la date limite 1 et/ou la date limite 2 de la

quantité d’article voulue.

Si par exemple vous rentrez en stock (vous commandez) 100 articles A appartenant au lot X et 100 autres articles A

appartenant au lot Y, vous procédez comme suit :

Ajoutez l’article A dans la commande et indiquez 100 dans quantité (manuellement ou par lecteur code barre) ainsi que

« X » dans la colonne lot.

Ajoutez à nouveau l’article A et répondez non à la boite de dialogue qui apparaît : une nouvelle ligne de commande se crée,

indiquez également la quantité 100 et saisissez « Y » dans la colonne lot.

100 articles A seront affecté au lot X et 100 autres au lot Y. Le principe est identique pour les autres critères de traçage et de

suivi à définir dans les paramètres généraux de l’application.

Figure 28 Dissocier les critères de traçage et suivi dans une commande

15.3 MODIFIER UN ARTICLE DE LA COMMANDE FOURNISSEUR

Il suffit de modifier la quantité sur la ligne désirée ainsi que les caractéristiques de traçage et de suivi.


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15.4 SUPPRIMER UN ARTICLE DE LA COMMANDE FOURNISSEUR

Sélectionnez la ligne de l'article à supprimer dans le tableau de commande.

Cliquez sur « Supprimer ligne ».

Validez par OUI ou NON le message de confirmation.

15.5 MODIFIER LE PRIX D’ACHAT NET OU LE COEFFICIENT LOGISTIQUE D’UN ARTICLE PENDANT LA

COMMANDE FOURNISSEUR

Il peut être utile de modifier le prix d’achat net ou le coefficient logistique d’un article lors de la saisie d’une commande

fournisseur pour différentes raisons, entre autres :

Le prix évolue d’une commande à l’autre

Vous n’êtes informé du nouveau prix qu’au moment où vous passez la commande

Le prix de l’article n’est pas un prix fixe

Vous utilisez le coefficient logistique pour imputer des coûts d’importation que vous ne connaissez qu’à la réception

de la commande

…

Lorsque vous êtes en saisie de commande fournisseur, et tant que la commande n’est pas

terminée, vous pouvez faire un clic droit dans la colonne prix ou coefficient de la ligne de

l’article dont vous voulez modifier le prix.

Le curseur se positionne ensuite en saisie dans la zone de prix de l’article.

Après avoir modifié le prix (ou le coefficient), un message vous demande si vous voulez sauvegarder ce prix

dans la fiche de l’article, vous pouvez y répondre par oui ou non.

15.6 RÉCEPTIONNER UNE COMMANDE FOURNISSEUR

Les quantités commandées à un fournisseur ne sont pas forcément les quantités que vous recevez.

Dans ce cas, il est utile de valider chaque ligne de la commande et le cas échéant, de modifier la quantité reçue.


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Pour réceptionner une commande, cliquez sur le bouton « réceptionner la commande ».

Deux nouvelles colonnes apparaissent à coté de la colonne quantité : QUTEREC et STAT.

Par défaut, le contenu de la colonne QTEREC (quantité réceptionnée) est identique à celui de la colonne Quantité.

Vous pouvez modifier la quantité commandée si la quantité réceptionnée est différente.

Si vous avez reçu un article qui n'était pas commandé, vous pouvez aussi l'ajouter.

Dans tous les cas, pour chaque ligne de la commande, la colonne STAT (statut) doit être cochée pour valider la réception de

l'article. Si vous n’avez pas le temps de le faire ou que vous êtes certain que les quantités commandées sont identiques aux

quantités livrées, vous pouvez ne pas cochez toutes les lignes et autoriser la validation qui sera automatiquement proposée

dans ce cas lors de la clôture de la commande.

15.7 COMMENTER LES LIGNES DE COMMANDE FOURNISSEUR

Tant que la commande n’est pas terminée (statut TER), vous pouvez commenter chaque ligne de celle-ci. Une colonne

placée par défaut sur l’extrême droite de la commande (déplaçable) est disponible pour une saisie de 50 caractères

maximum. Vous pouvez par la suite retrouver ce commentaire, soit dans la consultation de la commande, soit dans la

consultation des statistiques de mouvements et / ou de mouvements par article.

15.8 CLÔTURER UNE COMMANDE FOURNISSEUR

La commande, une fois réceptionnée, peut-être clôturée via le bouton « clôturer la commande ».

Si l’extension « traçage et suivi » est activée et que vous avez rendu obligatoire la saisie de certains critères dans les

paramètres généraux, vous devrez remplir tous ces critères avant de pouvoir terminer la commande.

Si la colonne STAT n’est pas cochée pour toutes les lignes, lors du clic sur le

bouton « clôturer », un message vous invitera à soit :

Ne rien faire (revenir dans la commande en l’état)

Réception partielle : càd clôturer uniquement les lignes pour lesquels la

colonne STAT est cochée, ce qui rendra immédiatement disponible les

articles de ces lignes dans le stock (entrée de stock validée)

Réception complète : càd clôturer toutes les lignes de la commande

automatiquement

15.8.1 RÉCEPTION PARTIELLE DE LA COMMANDE

En cas de réception d’une partie de la commande, celle-ci aura le statut RAR (reste à réceptionner). Les lignes d’articles déjà

réceptionnées seront dés lors inaccessibles en modification et seront mises en évidence par une couleur vert d’eau.

Figure 29 Réception partielle de la commande

fournisseur

Figure 30 Ligne de commande fournisseur clôturée


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15.9 IMPRESSIONS A PARTIR DE LA COMMANDE FOURNISSEUR

15.9.1 IMPRESSION DU BON DE RÉCEPTION

Si une commande est en statut REA , RAR ou REC, vous pouvez imprimer un bon de réception pour vous aider dans la

réception de la commande dans l'entrepôt.

Cliquez sur« imprimer la réception ».

En cas de réception partielle, le statut des différentes lignes est repris sur le document ainsi que la date de réception

éventuelle de chaque ligne.

Figure 31 Impression d'un bon de réception

15.9.2 GÉNÉRATION DE FICHIERS RÉCEPTION

Il peut vous être utile d’avoir une réception de commande sous forme de fichier plat, par exemple pour charger ce fichier sur

un terminal portable. Ceci est possible en sélectionnant dans la fenêtre de commande fournisseur le menu « »Fichier / Créer

fichier bon de réception ».

Un fichier contenant les différentes colonnes du tableau est créé dans le répertoire Synchro\Export\br

Le fichier est nommé selon la convention suivante: br, suivi d'un tiret bas, suivi du numéro de la commande et avec une

extension « csv ».

Par exemple, le fichier de réception de la commande 201202001 sera: br_201202001.csv

Le séparateur de colonnes utilisé est le point virgule. Les informations reprises dans chaque ligne du fichier sont :

Référence ;Référence fournisseur ;Libellé ;Quantité ;Quantité réceptionnée ;Statut de réception ; date de réception ;Adresse

de rangement ;

Le statut de réception signifie non réceptionné, le statut signifie réceptionné.


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15.9.3 IMPRESSION DU BON DE COMMANDE

Vous pouvez imprimer le bon de commande à faxer au fournisseur.

Cliquez sur « imprimer la commande».

Dans la fenêtre qui s’ouvre, cliquez sur le bouton « Commande».

Figure 32 Impression du bon de commande fournisseur

15.9.4 IMPRESSION DES ÉTIQUETTES DES ARTICLES DE LA COMMANDE

Vous pouvez imprimer les étiquettes des articles de la commande fournisseur.

Cliquez sur « imprimer la commande».

Dans la fenêtre qui s’ouvre, choisissez une des deux options suivantes :

Les étiquettes des articles de la commande (1 étiquette par article) : permet de baliser un rack, une étagère, une

case picking

Autant d'étiquettes que d'articles commandés : permettent d’étiqueter tous les articles

Cliquez ensuite sur le bouton « Etiquettes ».

15.10 ENVOI PAR EMAIL DE LA COMMANDE FOURNISSEUR

En cliquant sur le bouton « Envoyer la commande », si tous vos paramètres d’email sont définis dans l’administration, vous

pouvez choisir d’envoyer la commande au destinataire défini pour son approbation, ou directement au fournisseur.


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Vous pouvez personnaliser le texte d’accompagnement de la commande, et le réutiliser pour des commandes ultérieures

dans la fenêtre qui s’affiche à ce moment.

15.11 SÉLECTIONNER UNE COMMANDE FOURNISSEUR

Dans l'écran de saisie d'une commande, cliquez sur Voir la liste des commandes

Un double clic sur la commande à visualiser ferme la fenêtre en cours et affiche la commande dans la fenêtre

nouvellement apparue.


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16 COMMANDE CLIENT

La commande client est l’action de base qui permet de diminuer le stock des articles commandés par ce dernier.

Une commande client peut exister en 5 « états » différents, ses comportements varieront en fonction de ces états.

1. REA (la commande est en cours de réalisation)

2. AT1 (certains articles de la commande ne sont pas en stock suffisant)

3. PRE (la commande est en cours de préparation)

4. AT2 (certains articles de la commande ne sont pas en stock suffisant lors de la préparation)

5. TER (la commande est préparée et par conséquent terminée)

Tous les boutons sont accessibles par un raccourci clavier (repris en info bulle sur chacun d'eux pour s'habituer à les

connaitre).

Figure 33 Commande client

16.1 CRÉER UNE COMMANDE CLIENT

Via le menu principal, dans le groupe Sorties, cliquez sur Commandes clients

Sélectionnez le client


Version 6.15.01

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Vous pouvez créer un nouveau client depuis la fenêtre de commande en cliquant dans le menu « fichier/Créer un nouveau

client ».

Sélectionnez le lieu de stockage où prélever les articles

Cliquez sur « Créer commande »

Vous pouvez à tout moment saisir un numéro de commande interne (complémentaire au numéro automatique du

programme) à votre commande via la zone « N° de commande interne » dans le coin supérieur droit.

Vous pouvez également modifier la date de commande ainsi que la date de livraison de la commande.

16.2 AJOUTER UN ARTICLE À LA COMMANDE CLIENT

Par un double clic dans le tableau « recherche référence » sur la ligne désirée, vous l'ajoutez dans le bon de commande.

Vous pouvez ensuite encoder la quantité à commander et , si la gestion des occasions est paramétrée , le type d'article

Neuf = O

Occasion = N

et valider la ligne en appuyant sur « ENTER ».


référence », mais vous pouvez également changer la quantité dans la case « quantité » de la commande.

Si dans les paramètres de l’application vous n’avez pas autorisé la mise en attente des commandes et que l'article n'est pas

en quantité suffisante dans le statut choisi (Neuf ou occasion) et dans le lieu de stockage choisi, il ne sera dés lors possible

que de commander au plus la quantité en stock.

16.2.1 SAISIR UN ARTICLE COMPOSÉ DANS LA COMMANDE CLIENT

Si l’extension « articles composés » est activée, il suffit d’ajouter l’article composé (défini dans sa fiche article), et l’article

composé ainsi que ses composants (dans leurs quantités respectives définies dans l’article composé) seront ajoutés dans la

commande.

16.2.2 SAISIE D’UN N° DE LOT, DE SÉRIE, DATE DE PÉREMPTION

Si l’extension « traçage et suivi » est activée, vous pouvez saisir le lot et/ou la date limite 1 et/ou la date limite 2 de la

quantité d’article voulue.

Si par exemple vous sortez du stock 100 articles A appartenant au lot X et 100 autres articles A appartenant au lot Y, vous

procédez comme suit :

Ajoutez l’article A dans la commande et indiquez 100 dans quantité (manuellement ou par lecteur code barre).

Cliquez dans la liste déroulante de la colonne « Lot », les lots existants pour cet article dans l’entrepôt de la commande

apparaissent dans la liste, sélectionnez le lot « Y » dans la liste (ce lot doit être préalablement rentré dans cet entrepôt pour

cet article).


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Ajoutez à nouveau l’article A et répondez non à la boite de dialogue qui apparaît : une nouvelle ligne de commande se crée,

cliquez dans la liste déroulante de la colonne « Lot », les lots existants pour cet article dans l’entrepôt de la commande

apparaissent dans la liste, sélectionnez le lot « X » dans la liste (ce lot doit être préalablement rentré dans cet entrepôt pour

cet article).

100 articles A seront affecté au lot X et 100 autres au lot Y. Le principe est identique pour les autres critères de traçage et de

suivi à définir dans les paramètres généraux de l’application.

La quantité autorisée à être sortie sera limitée à la quantité disponible de l’article dans cet entrepôt et pour ce lot, les

encours sont également pris en compte.

Figure 34 Dissocier un article par critère de suivi et traçage dans une commande client

Note : il n’est pas possible de spécifier de critères de suivi pour un article composé (mais il est toutefois possible de saisir les

critères composant par composant).

16.3 MODIFIER UN ARTICLE DE LA COMMANDE CLIENT


16.4 SUPPRIMER UN ARTICLE DE LA COMMANDE CLIENT

Sélectionnez la ligne de l'article à supprimer dans le tableau de commande.


Validez par OUI ou NON le message apparaissant.

16.5 MODIFIER LE PRIX D’UN ARTICLE PENDANT LA COMMANDE CLIENT

Il peut être utile de modifier le prix d’un article lors de la saisie d’une commande client pour différentes raisons, entre

autres :

Le prix varie selon le client

Vous n’êtes informé du nouveau prix qu’au moment où vous passez la commande


Le prix n’est pas le prix d’un article réel mais d’un poste à prix variable à reprendre dans la commande, tel un coût

de main d’œuvre, …


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Lorsque vous êtes en saisie de commande client, et tant que la commande n’est pas terminée, vous pouvez faire un clic droit

dans la colonne prix de la ligne de l’article dont vous voulez modifier le prix.


Après avoir modifié le prix,

un message vous demande

si vous voulez sauvegarder

ce prix dans la fiche de

l’article, vous pouvez y

répondre par oui ou non.

Si le prix de l’article à été modifié dans la commande client, l’information dans la colonne « Origine du prix » pour cette

article sera « PCC » pour « prix commande client ». Vous savez ainsi définir que l’article dans cette commande est particulier

ou en tous les cas modifié lors de la saisie de la commande.

Le prix peut être modifié autant de fois que nécessaire tant que la commande n’est pas terminée.

16.5.1 ATTENTION : LE PRIX MODIFIÉ EST FONCTION DU MODE DE COMMANDE DÉFINI DANS LES

PARAMÈTRES DU LOGICIEL.

Si vous commandez en mode PMP, c’est le prix d’achat que vous saisissez dans la commande et c’est celui-ci que vous

mettez à jour éventuellement dans la fiche article.

Ce prix d’achat spécifique sera pris en compte dans le calcul du PMP de l’article.

Si vous commandez en mode PV, c’est le prix de vente que vous saisissez dans la commande et c’est celui-ci que vous

mettez à jour éventuellement dans la fiche article.

16.6 PRÉPARER UNE COMMANDE CLIENT

Les quantités préparées par le magasinier ne sont pas forcément les quantités que vous aviez commandées.

Pour préparer une commande, cliquez sur le bouton « Préparer la commande ».

Une nouvelle colonne apparaît à coté de la colonne Quantité : Qte Pré.


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Par défaut, le contenu de la colonne « Qte Pré » (quantité préparée) est identique à celui de la colonne Quantité, sauf si le

paramètre de remise à 0 lors des préparations est choisi.

Vous pouvez modifier la quantité préparée si celle-ci est différente ainsi que les caractéristiques de traçage et de suivi.

Si vous avez préparé un article qui n'était pas prévu, vous pouvez aussi l'ajouter.

16.7 CLÔTURER UNE COMMANDE CLIENT

La commande, une fois réceptionnée peut-être clôturée via le bouton « Clôturer la commande ».

16.7.1 GESTION DES MODES DE PAIEMENT

Si vous avez coché le paramètre général d’activation des modes de paiement, vous serez invité à sélectionner un mode de

paiement pour la commande.

Si vous n’avez pas encore encodé de mode de paiement, la fenêtre de gestion des modes de paiement s’ouvrira pour vous

permettre d’en encoder au moins un.

Cette fenêtre est accessible depuis le menu principal, menu « Fichier / Signalétique / Mode de paiement commande client ».

Figure 35 Encodage d'un mode de paiement

Pour créer un mode de paiement, il suffit de l’encoder dans la colonne « Mode de paiement ». Vous pouvez également

encoder une valeur numérique dans la colonne « Ordre de tri », ceci permet le tri des modes de paiement dans l’ordre que

vous définissez.


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Si un mode de paiement est affecté à une commande et que le mode gestion des modes de paiement est activé, le mode de

paiement est repris dans la fenêtre de commande client et dans la dernière colonne de la fenêtre de sélection des

commandes clients.

16.8 SCANNER LES ARTICLES POUR RÉALISER UNE COMMANDE CLIENT


vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et un article s'ajoute automatiquement dans la commande. Si vous désirez ajouter plus

d'un article en une seule lecture code barre, tapez la quantité désirée suivie de * dans la zone lecteur code barre et ensuite

scannez l'article.



16.9 COMMENTER LES LIGNES DE COMMANDE CLIENT

Tant que la commande n’est pas terminée (statut TER), vous pouvez commenter chaque ligne de celle-ci. Une colonne

placée par défaut sur l’extrême droite de la commande (déplaçable) est disponible pour une saisie de 50 caractères

maximum. Vous pouvez par la suite retrouver ce commentaire, soit dans la consultation de la commande, soit dans la

consultation des statistiques de mouvements et / ou de mouvements par article.

16.9.1 CONTRÔLE SUPPLÉMENTAIRE LIÉ AU SCANNER

Dans les statuts REA,AT1,PRE,AT2, un bouton « contrôler la préparation » apparait dans la barre d'outil. Il permet d'ouvrir

une fenêtre semi transparente qui se place devant la fenêtre de commande. Vous pouvez scanner les articles pour contrôler

la commande (commande réalisée ou préparée ou en attente).

Un bouton permet de comparer les quantités scannées des quantités de la commande (QTE si commande = REA ou AT1, et

QTEPRE si commande = PRE ou AT2).

Les différences sont sur fond rouge dans les 2 fenêtres respectives, et les articles/quantités identiques sur fond vert. Une

commande correctement vérifiée aura toutes les cases « quantité » de la commande sur fond vert (ni du blanc ni du rouge).

A la fermeture de cette fenêtre, la commande est retrouvée dans l'état initial (REA,AT1,PRE ou AT2).

16.10 MISE EN ATTENTE D’UNE COMMANDE

La mise en attente d’une commande est possible si le paramètre global de la page d'administration l'y autorise. Par défaut

cette fonction est désactivée.

Ce statut est un statut intermédiaire, renseigné par le code AT1 ou AT2 d'une commande client.

Une commande est en attente, si un ou plusieurs des articles qui la composent ne sont pas en stock suffisant au moment de

la création (AT1) et/ou de la préparation (AT2) de celle-ci.

Une commande en attente pourra être préparée (statut PRE) même si certains articles qui la composent ne sont pas en

quantité suffisante dans le stock au moment de la préparation (= au moment du passage du statut AT1 vers PRE), dans ce

cas le statut ne sera pas PRE mais AT2, le magasinier pourra imprimer la liste de préparation pour commencer à préparer sa

commande bien que tous les articles ne soient pas disponibles.


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Par extension, une commande préparée ne pourra être terminée (statut TER) que pour autant que tous les articles qui la

composent soit en quantité suffisante dans le stock au moment de la préparation (= au moment du passage du statut PRE

vers TER). On peut imaginer que l'on commande les 10 derniers articles d'un stock. La commande est REA. Lors de la

préparation, on remplace la quantité commandée de 10 par une quantité préparée de 11, le stock est dés lors insuffisant, la

commande passe du statut PRE vers AT2.

16.10.1 COMMENT FAIRE « PASSER » LE STATUT EN ATTENTE D'UN COMMANDE ?

Rentrer en stock les articles manquants

Diminuer la quantité des articles en rupture de la commande

Supprimer les articles en rupture de la commande

Une fois qu'une de ces actions est faite, rentrer dans la commande en attente (AT1 ou AT2) et cliquer sur le bouton 'Vérifier

les lignes en attente'. NB: de bouton n'est présent que si la commande est en attente.

16.10.2 QU'EST CE QUE L'ON ENTEND PAR « STOCK SUFFISANT » ?

Au moment de la création de la commande :

Stock suffisant SI quantité d'article commandé <= quantité en stock - quantité en encours out.

16.11 IMPRESSIONS A PARTIR DE LA COMMANDE CLIENT

L’ordre dans lequel seront imprimés les articles commandés sera l’ordre en cours dans la fenêtre de commande. Vous

pouvez donc modifier cet ordre dans la fenêtre avant de cliquer sur le bouton « imprimer la commande ».

16.11.1 IMPRESSION DU BON DE PRÉPARATION

Si une commande est en statut REA ou PRE, vous pouvez imprimer un bon de préparation pour vous aider à la préparer dans

l'entrepôt. Le bon de préparation s’imprime dans l’ordre alphabétique des adresses de rangement, et si aucune adresse

n’existe, dans l’ordre des références.

Cliquez sur« imprimer la préparation».

Il est possible également d’imprimer des bons de préparation en masse, en sélectionnant les commandes voulues dans la

fenêtre de choix des commandes, et en cliquant sur le bouton « Bon prépa. » situé dans le volet « Actions » à la gauche de la

fenêtre. Les bons de préparation des commandes en statut REA ou PRE seront imprimés sans aperçu avant impression.

16.11.2 GÉNÉRER UN FICHIER DE PRÉPARATION DE COMMANDE CLIENT

Il peut vous être utile d’avoir une préparation de commande client sous forme de fichier plat, par exemple pour charger ce

fichier sur un terminal portable. Ceci est possible en sélectionnant les commandes voulues dans la fenêtre de choix des

commandes, et en cliquant sur le bouton « Bon prépa. » situé dans le volet « Actions » à la gauche de la fenêtre, dans

l’encart « Générer ».

Un fichier contenant les différentes colonnes du tableau est créé dans le répertoire Synchro\Export\bp


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Le fichier est nommé selon la convention suivante: bp, suivi d'un tiret bas, suivi du numéro de la commande et avec une

extension "csv.

Par exemple, le fichier de préparation de la commande 201202001 sera: bp_201202001.csv

Le contenu du fichier est trié sur l’ordre alphabétique des adresses de rangement des articles. Le séparateur de colonnes

utilisé est le point virgule. Les informations reprises dans chaque ligne du fichier sont :

Référence ;Libellé ;Quantité ;Quantité préparée ;Adresse de rangement ;Lot ;DLC ;DLUO

16.11.3 IMPRESSION DE LA NOTE D’ENVOI

Si la commande est en statut TER, vous pouvez imprimer la note d’envoi de la commande.

Cliquez sur « Imprimer la commande »

Répondez « oui » au message s’affichant.

Il est possible également d’imprimer des bons de livraison (ou note d’envoi) en masse, en sélectionnant les commandes

voulues dans la fenêtre de choix des commandes, et en cliquant sur le bouton « Bon de livrai. » situé dans le volet

« Actions » à la gauche de la fenêtre. Les bons de livraison des commandes en statut PRE ou TER seront imprimés sans

aperçu avant impression.

16.11.4 IMPRESSION DE LA FACTURE

Si la commande est en statut TER, vous pouvez imprimer la facture de la commande.

Si vous venez d’imprimer la note d’envoi, en fermant l’aperçu avant impression de celui-ci, répondez « oui » au message

suivant s’affichant. Sinon :

Cliquez sur « Imprimer la commande »

Répondez « non» au message s’affichant.

Répondez « oui » au message suivant s’affichant.

16.12 ENVOI PAR EMAIL DE LA COMMANDE CLIENT

En cliquant sur le bouton « Envoyer la commande », si tous vos paramètres d’email sont définis dans l’administration, vous

envoyez la commande au client en pièce jointe d’un email.

Vous pouvez personnaliser le texte d’accompagnement de la commande, et le ré utiliser pour des commandes ultérieures

dans la fenêtre qui s’affiche à ce moment.

16.13 SÉLECTIONNER UNE COMMANDE CLIENT

Dans l'écran de saisie d'une commande, cliquez sur Voir la liste des commandes


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Un double clic sur la commande à visualiser ferme la fenêtre en cours et affiche la commande dans la fenêtre nouvellement

apparue.

Figure 36 Sélection d'une commande client

16.13.1 FILTRER LES COMMANDES CLIENTS

Divers filtre pour choisir la commande sont réalisables en plus des sélections habituelles dans les colonnes. Vous pouvez

sélectionner l’entrepôt source de votre choix, ou tous les entrepôts.

16.13.2 PRÉPARER DES COMMANDES EN MASSE

Vous pouvez préparer toutes les commandes en statut REA de la sélection. Pour ce faire, sélectionner les commandes

désirées dans la liste en sélectionnant les lignes d’un clic droit avec la touche « ctrl » du clavier enfoncée. Si vous désirez

sélectionner toute les commandes du tableau, enfoncez les touches « ctrl » et « a » sur le clavier.

Cliquez ensuite sur le bouton « De REA vers PRE ». Seules les commandes en statut REA de la sélection seront préparées.


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16.13.3 CLÔTURER DES COMMANDES EN MASSE

Vous pouvez clôturer toutes les commandes en statut PRE de la sélection. Pour ce faire, sélectionner les commandes

désirées dans la liste en sélectionnant les lignes d’un clic droit avec la touche « ctrl » du clavier enfoncée. Si vous désirez

sélectionner toute les commandes du tableau, enfoncez les touches « ctrl » et « a » sur le clavier.

Cliquez ensuite sur le bouton « De PRE vers TER ». Seules les commandes en statut PRE de la sélection seront clôturées.

16.14 AJOUTER QUATRE TYPES D’INFORMATION COMPLÉMENTAIRES À LA COMMANDE CLIENT

Si votre besoin nécessite d’ajouter des critères de distinction des commandes clients, comme par exemple le nom d’un

préparateur, d’un chantier, d’un local, d’une personne, d’une indication quelconque qui vous permet ensuite de filtrer les

commandes client sur base de cette information, vous pouvez activer de une à quatre zones complémentaires dans la

commande client.

L’activation et le nommage de ces zones se fait depuis les paramètres généraux d’administration: 30.14.6 Activation de

zones complémentaires en commande client.

Ces zones correspondent à des listes, ces listes sont remplies avec vos données en y accédant par le menu principal, menu

Fichier / Signalétique / Zone complémentaire 1 cde client à Zone complémentaire 4 cde client. Ces entrées de menus sont

renommées en fonction du titre que vous donnerez à ces zones dans les paramètres généraux (nécessite le redémarrage de

l’application).

Figure 37 Zones complémentaires dans la commande client

Vous pouvez également retrouver des commandes sur base de ces zones complémentaires grâce aux listes de sélection et

aux colonnes correspondantes dans la fenêtre de sélection des commandes.

La zone complémentaire 3 à la particularité de contenir 2 informations, le nom de l’information que vous désirez y faire

figurer, et en regard de cette information, une adresse mail (optionnel). Si dans une commande client vous utilisez la zone

complémentaire 3 et que pour la valeur que vous attribuez à celle-ci dans une commande une adresse mail existe, une copie

de la commande et / ou de la facture sera envoyée à cette adresse en plus du client lors de l’envoi mail.

Il est également possible d’utiliser ces zones complémentaires comme liste de justificatifs dans les mouvements d’entrée et

de sortie, voir 20.1.2Justificatifs de mouvements personnalisés .


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17 COMMANDE CLIENT « RAPIDE »

Il n’est pas toujours nécessaire d’avoir une gestion des encours OUT, par exemple si vous devez simplement encoder des

commandes déjà réalisées mais pas encore saisies dans votre application de gestion de stock, ou plus simplement si vous

désirez « lier » des mouvements de stock à un client rapidement.

La commande rapide client est accessible depuis le menu principal de deux façons :

Menu fichier / Commandes clients / Créer commande rapide client

Sorties / Commande rapide client

Dans ce mode de commande, vous préparez la commande en sélectionnant au préalable l’entrepôt d’où proviennent les

articles et le client à qui expédier les articles, cliquez ensuite sur le bouton « encoder », les quantités disponibles sur le

moment des articles apparaissent. Il n’est pas possible de commander des quantités supérieures à celles-ci.

Vous pouvez sélectionner les articles manuellement par recherche dans la liste, ou en vous aidant d’un lecteur code barre.

Une fois votre encodage terminé, il vous suffit d’enregistrer la commande en cliquant sur le bouton « enregistrer ». Celle-ci

sera ensuite consultable dans les commandes « classiques » sous le statut TER. Les éditions de documents possibles sont

identiques aux commandes passées en mode classique.


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Figure 38 Commande rapide client


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18 RETOUR CLIENT

Un retour peut exister en 3 « états » différents, ses comportements varieront en fonction de ces états.

1. REA (le retour est en cours de réalisation)

2. REC (le retour est réceptionné)

3. TER (le retour est préparé et par conséquent terminé)

18.1 CRÉER UN RETOUR CLIENT

Via le menu principal, dans le groupe Entrées, cliquez sur Retours clients


Sélectionnez le lieu de stockage où remettre les articles

Cliquez sur « Créer retour »

Il est également possible de « retourner » une commande client existante. La seule condition étant que la commande soit

clôturée. Lorsque vous ouvrez une commande client clôturée, un bouton « Retourner la commande » apparaît dans le fond

de la barre d’outil, cliquez sur ce bouton génèrera automatiquement le retour correspond à cette commande. Il sera en état

« REA », ceci signifie que vous pourrez modifier le contenu de ce retour avant de le clôturer. Une même commande peut

être retournée plusieurs fois.

18.2 AJOUTER UN ARTICLE AU RETOUR CLIENT

Par un double clic dans le tableau « Recherche référence » sur la ligne désirée, vous l'ajoutez dans le bon de retour.

Vous pouvez ensuite encoder la quantité à commander et , le type d'article

Neuf = O

Occasion = N

et valider la ligne en appuyant sur « ENTER ».

Les caractéristiques de traçage et de suivi sont identiques à la commande client.

18.3 MODIFIER UN ARTICLE DU RETOUR CLIENT


18.4 SUPPRIMER UN ARTICLE DU RETOUR CLIENT

Se positionner sur la ligne de l'article à supprimer dans le tableau de retour.



18.5 RÉCEPTIONNER UN RETOUR CLIENT

Les quantités retournées par le client ne sont pas forcément les quantités que vous recevez.


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Dans ce cas, il est utile de valider chaque ligne du retour et le cas échéant, de modifier la quantité reçue.

Pour réceptionner un retour, cliquer sur le bouton « Réceptionner le retour ».

Une nouvelle colonne apparaît à coté de la colonne Quantité : Qte réc.

Par défaut, le contenu de la colonne « Qté Réc » (quantité réceptionnée) est identique à celui de la colonne Quantité.

Vous pouvez modifier la quantité retournée si la quantité réceptionnée est différente.

Si vous avez reçu un article qui n'était pas commandé, vous pouvez aussi l'ajouter.

18.6 SCANNER LES ARTICLES POUR RÉALISER UNE RETOUR CLIENT


vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et un article s'ajoute automatiquement dans le retour. Si vous désirez ajouter plus d'un

article en une seule lecture code barre, tapez la quantité désirée suivie de * dans la zone lecteur code barre et ensuite

scannez l'article.



18.7 COMMENTER LES LIGNES DE RETOUR CLIENT

Tant que le retour n’est pas terminé (statut TER), vous pouvez commenter chaque ligne de celui-ci. Une colonne placée par

défaut sur l’extrême droite du retour (déplaçable) est disponible pour une saisie de 50 caractères maximum. Vous pouvez

par la suite retrouver ce commentaire, soit dans la consultation du retour, soit dans la consultation des statistiques de

mouvements et / ou de mouvements par article.

18.8 CLÔTURER UN RETOUR

Le retour, une fois réceptionné peut-être clôturée via le bouton « Clôture le retour ».

18.9 IMPRESSIONS A PARTIR DU RETOUR CLIENT

18.9.1 IMPRESSION DU BON DE RÉCEPTION

Si une commande est en statut REA ou REC, vous pouvez imprimer un bon de réception pour vous aider à la remettre en

stock.

L’ordre dans lequel seront imprimés les articles retournés sera l’ordre en cours dans la fenêtre du retour. Vous pouvez donc

modifier cet ordre dans la fenêtre avant de cliquer sur le bouton « imprimer la réception ».

Cliquez sur« imprimer la réception ».


Si la commande est en statut TER, vous pouvez imprimer la note d’envoi du retour.

Cliquez sur « Imprimer le retour»


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Répondez « oui » au message s’affichant.


Si le retour est en statut TER, vous pouvez imprimer la note de crédit à envoyer au client.

Si vous venez d’imprimer la note d’envoi, en fermant l’aperçu avant impression de celui-ci, répondez « oui » au message

suivant s’affichant. Sinon :

Cliquez sur « Imprimer le retour »

Répondez « non» au message s’affichant.

Répondez « oui » au message suivant s’affichant.

18.10 ENVOI PAR EMAIL DU RETOUR CLIENT

Voir envoie par email de la commande client.

18.11 VISUALISER UN RETOUR CLIENT.

Dans l'écran de saisie d'un retour client, cliquez sur Voir la liste des retours

Un double clic sur le retour à visualiser ferme la fenêtre en cours et affiche la commande dans la fenêtre nouvellement

apparue.


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19 EDITER UN RAPPORT DES VENTES

Depuis la fenêtre « choix des commandes clients » cliquez dans le menu « Fichier / Editer un rapport des ventes », ou

encore, depuis le menu principal cliquez dans « Fichier / Sorties / commande client / Editer un rapport des ventes ».

La fenêtre suivante apparait :

Figure 39 Editer le rapport des ventes

Faites votre sélection, puis cliquez sur le bouton « Imprimer » ou « Envoi par mail ». L’envoi par mail est effectué par défaut

au destinataire désigné comme responsable de l’approbation des commandes fournisseurs.

Le rapport des ventes se base sur les commandes et retours clients (pas les autres entrées et sorties) saisies dans les limites

que vous indiquez lors de votre sélection.

Si les modes de paiement sont activés, leur ventilation est faite en bas de document.

Si vous désirez ventiler le rapport par client, cochez la case « Ventilation ».

Si vous avez choisi de gérer les zones complémentaires de commande client, celles-ci seront disponibles dans la sélection de

votre rapport.


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Figure 40 Rapport des ventes


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20 AUTRES ENTRÉES ET SORTIES

20.1 LES AUTRES ENTRÉES

Une autre entrée est une entrée dans le stock d'un article n'étant pas issu d'une commande ou d'un retour client.

Via le menu principal, dans le groupe Entrées, cliquez sur Autres entrées

Figure 41 Entrées diverses

20.1.1 ENTRER UN ARTICLE EN STOCK

1. Sélectionnez l’entrepôt.

2. Sélectionnez l’article à l’aide de l’onglet « Rechercher article » ou en scannant son étiquette à l’aide du lecteur code

barre si vous l’avez configuré.

3. Encodez la quantité.

4. Sélectionnez type d'article si le mode occasion est paramétré.

5. Encodez ou sélectionnez le justificatif de l'entrée.

6. Validez votre entrée par un clic sur le bouton « Valider entrée » .

20.1.2 JUSTIFICATIFS DE MOUVEMENTS PERSONNALISÉS

Vous pouvez rendre la saisie du justificatif obligatoire ou optionnelle grâce à la case à cocher en entête de la colonne

justificatif.

Il est également possible de gérer un second justificatif optionnel (voir paramètres généraux).

Afin de rendre plus spécifique les justificatifs d’entrée ou de sortie, vous pouvez remplacer les listes existantes par défaut

par des listes personnalisées. Pour ce faire, dans les paramètres généraux ; onglet commande, cochez 1 ou 2 des 4 zones

complémentaires de commande client (case à cocher de droite, colonne « justificatifs »). Ces listes remplaceront désormais

les listes par défaut. Pour les remplir, rendez-vous dans le menu principal, menu « Fichier / Signalétiques / Zone

complémentaire 1 cde client à Zone complémentaire 4 cde client.

20.1.3 CRITÈRES DE TRAÇAGE ET SUIVI DES MOUVEMENTS

En fonction des critères activés dans les caractéristiques de traçage et de suivi des paramètres généraux, vous pouvez/devez

saisir ceux-ci lors de l’entrée d’un article en stock (les zones de saisie n’apparaissent qu’en fonction des paramètres

généraux activés).


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20.2 SCANNER LES ARTICLES POUR RÉALISER UNE AUTRE ENTRÉE


vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et l’article sera sélectionné s’il est trouvé, la quantité sera pré garnie à 1. Si vous désirez

ajouter plus d'un article en une seule lecture code barre, tapez la quantité désirée suivie de * dans la zone lecteur code

barre et ensuite scannez l'article.



20.3 LES AUTRES SORTIES

Une autre sortie est une sortie du stock d'un article n'étant pas issu d'une commande client.

Via le menu principal, dans le groupe Sorties, cliquez sur Autres sorties

Figure 42 Sorties diverses

20.3.1 SORTIR UN ARTICLE DU STOCK

1. Sélectionnez l’entrepôt.

2. Sélectionnez type d'article si le mode occasion est paramétré.

3. Seuls les articles ayant un stock > 0 dans l’entrepôt sélectionné apparaîtront dans la liste des articles à sortir.

4. Sélectionnez l’article à l’aide de l’onglet « Rechercher article » ou en scannant son étiquette à l’aide du lecteur code

barre si vous l’avez configuré.

5. Encodez la quantité.

6. Encodez ou sélectionnez le justificatif de l'entrée puis validez votre entrée par un clic sur le bouton « Valider

entrée ».

20.3.2 JUSTIFICATIFS DE MOUVEMENTS PERSONNALISÉS

Vous pouvez rendre la saisie du premier justificatif obligatoire ou optionnelle grâce à la case à cocher en entête de la

colonne justificatif.

Vous pouvez également saisir un second justificatif pour vous aider à classifier vos mouvements.


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Afin de rendre plus spécifique les justificatifs d’entrée ou de sortie, vous pouvez remplacer les listes existantes par défaut

par des listes personnalisées. Pour ce faire, dans les paramètres généraux ; onglet commande, cochez 1 ou 2 des 4 zones

complémentaires de commande client (case à cocher de droite, colonne « justificatifs »). Ces listes remplaceront désormais

les listes par défaut. Pour les remplir, rendez-vous dans le menu principal, menu « Fichier / Signalétiques / Zone

complémentaire 1 cde client à Zone complémentaire 4 cde client.

20.3.3 CRITÈRES DE TRAÇAGE ET SUIVI DES MOUVEMENTS

En fonction des critères activés dans les caractéristiques de traçage et de suivi des paramètres généraux, vous pouvez/devez

saisir ceux-ci lors de l’entrée d’un article en stock dans la liste déroulante qui reprend tous les critères de suivi existants pour

l’article dans l’entrepôt sélectionné (cette liste n’apparaît qu’en fonction des paramètres généraux activés).

20.4 SCANNER LES ARTICLES POUR RÉALISER UNE AUTRE SORTIE


vert, si ce n'est pas le cas, tapez F11) et l’article sera sélectionné s’il est trouvé, la quantité sera pré garnie à 1. Si vous désirez

ajouter plus d'un article en une seule lecture code barre, tapez la quantité désirée suivie de * dans la zone lecteur code

barre et ensuite scannez l'article.



Note : les articles composés sont gérés via les autres entrées et sorties, chaque composants des articles composés sont

ajoutés ou retirés du stock à partir de la saisie de l’article composé correspondant.

Note 2 : la gestion du traçage et du suivi n’est pas possible pour un article composé.

20.5 RÉALISER DES AUTRES ENTRÉES ET SORTIES ET DES INVENTAIRES PAR IMPORTATION DE

FICHIER

DEPUIS LE MENU PRINCIPAL, sélectionnez « Fichier » puis « Entrées » ou « Sorties » ou « Stock » et ensuite

« Importation d’entrées » ou « Importation de sorties » ou « Importation d’inventaire ».

DEPUIS LA FENÊTRE « Autres entrées » ou « Autres sorties », vous sélectionnez le menu « fichier/Importer par

fichier ».

Une fenêtre « Importation de mouvements » s’ouvre.

Depuis cette fenêtre, vous pouvez importer des mouvements de stock depuis des fichiers textes. Ceci peut par exemple être

pratique si vous voulez reproduire des entrées ou sorties qui vous ont été données via un tableur du type Excel, ou bien si

vous désirez sortir des commandes issue de votre site web d’E-commerce, ou issus d’une douchette de lecture de code

barre, etc.


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Figure 43 Fenêtre d'importation de fichier de mouvements de stock

20.5.1 SAISIR LES DÉTAILS D’IMPORTATION

Vous devez tout d’abord spécifiez sur quel entrepôt vous désirez effectuer le mouvement.

Ensuite, choisissez s’il s’agit d’une entrée ou d’une sortie ou d’un inventaire.

Si vous avez choisi de gérer les articles d’occasion, vous pourrez sélectionner s’il s’agit d’un fichier d’articles neufs ou

d’articles d’occasion.

Par défaut, le programme va lire la référence de l’article dans la première position de la ligne du fichier, et la quantité du

mouvement dans la seconde. Ces positions peuvent être spécifiées par vous-même en indiquant le numéro de celle-ci dans

les cases « Référence » et « Quantité » respectives.

Si vous utilisez l’extension de gestion traçage et suivi, les cases « Lot », « DLC » et « DLUO » apparaitront selon vos critères

de gestion définis dans les paramètres généraux du traçage et du suivi. Dans ce cas, précisez également les numéros des

colonnes ou trouver chaque information, si ces informations ne se trouvent pas dans le fichier à importer, effacez le contenu

des cases concernées.

Une date « DLC » ou « DLUO » doit obligatoirement être au format AAAAMMJJ dans le fichier d’importation, par exemple le

15 janvier 2010 doit être écrit 20100115.


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Vous devez également préciser quel sera le séparateur de colonne à interpréter dans le fichier, par défaut, le ; est

sélectionné. Si vos quantités contiennent des décimales, spécifié également le séparateur de décimales.

Tous ces choix sont sauvegardés, vous ne devrez pas les ressaisir à chaque fois.

Sélectionnez ensuite le fichier à l’aide du bouton « … ».

20.5.2 IMPORTER LE FICHIER

Cliquez ensuite sur le bouton « Importer ».

Le programme va lire le fichier sur base des informations que vous avez saisie, les lignes commençant par le sigle # seront

ignorées.

Ligne par ligne, le programme va rechercher l’article sur base de la référence de la ligne. Il va effectuer la recherche à trois

niveaux :

Tout d’abord, il va rechercher l’article sur base de sa référence « Stock It Easy 6® », simplement appelée « Référence » dans

le programme. Pour ce faire, il complètera automatiquement la référence lue par des 0 à gauche afin d’atteindre un nombre

de 6 chiffres, par exemple « 12 » sera interprété comme « 000012 ».

Si l’article n’est pas trouvé sur la référence, la recherche va s’effectuer à l’identique sur la référence article.

Si la référence article n’est pas trouvée, la recherche va s’effectuer sur la référence fournisseur.

Si la référence fournisseur n’est pas trouvée, la recherche va s’effectuer sur le code barre de l’article.

Afin que vous puissiez visualiser sur quelle référence l’article à été trouvé, celle-ci se colorie en vert par article trouvé.

Il est important de savoir que la recherche sur référence article ou sur référence fournisseur ne peut ramener un résultat

valable que si vous avez saisi des références uniques pour toute votre base d’articles, sinon, le premier article dont la

référence est trouvée sera affiché.


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Figure 44 Fichier de mouvements importé

Si l’article n’est pas trouvé, il sera surligné en rouge.

Si vous avez spécifié une sortie de stock, l’importation du fichier va consulter le stock disponible en tenant compte des

quantités en encours out, si le stock est insuffisant pour honorer la sortie, la ligne est surlignée en rouge et un message

d’erreur lui est assigné.

Si votre l’article trouvé est « dormant », il sera affiché mais surligné en rouge et impossible à modifier, ce mouvement ne

pourra pas être enregistré.

Si l’article est un article composé, il sera affiché mais surligné en rouge et impossible à modifier, ce mouvement ne pourra

pas être enregistré. Il est toutefois prévu d’améliorer l’utilisation de cette fonction à ce type d’articles ainsi qu’aux articles

définis par des critères de traçage et suivi (Lots, DLC et dLUO).

Si vous importez un fichier d’inventaire, si dans le fichier il existe plusieurs lignes faisant référence au même article, les

quantités de ces lignes seront additionnées pour qu’il ne reste dans la fenêtre qu’une seule ligne par article.

Le fichier importé est copié dans le sous répertoire synchro/archive de l’application.

20.5.3 MODIFIER LES QUANTITÉS IMPORTÉES

Si vous importez un fichier d’inventaire, seuls les stocks des articles dont la quantité lue dans le fichier est différente de la

quantité en stock seront mis à jour. Lorsque ces quantités sont différentes, elles sont mises en évidence par une couleur

orange.


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A ce stade, aucun mouvement de stock n’est encore enregistré dans Stock It Easy 6®, vous pouvez encore, ligne par ligne,

aller modifier la quantité lue dans le fichier. Si vous avez choisi d’importer une sortie, la nouvelle quantité saisie sera

réévaluée afin de savoir si le stock est en quantité suffisante pour la sortie demandée. Si vous ne désirez pas enregistrer le

mouvement d’un article du fichier, il suffit de saisir 0 comme quantité de mouvement.

Les modifications faites à l’écran ne modifie ni le fichier d’origine, ni le fichier sauvegardé.

20.5.4 ENREGISTRER LES MOUVEMENTS DE STOCK

Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Les lignes sans message d’erreur et ayant une quantité de mouvement > 0 seront enregistrées en tant qu’entrée ou sortie de

stock. Cette action est dés lors définitive.

20.5.5 ENREGISTRER LES INVENTAIRES DE STOCK

Cliquez sur le bouton « Enregistrer ».

Les lignes sans message d’erreur et ayant une quantité <> de la quantité en stock seront enregistrées et remplaceront les

quantités du stock. Cette action est dés lors définitive.

Figure 45 Confirmation de l'enregistrement des mouvements

20.6 PROGRAMMER L’IMPORTATION AUTOMATIQUE DES FICHIERS

Stock It Easy 6® peut importer automatiquement ou semi-automatiquement les fichiers d’entrées ou de sorties ou

d’inventaire définis au chapitre précédent.

Pour cela, il suffit de cocher les cases adéquates dans les paramètres généraux d’administration (voir 30.21 Importation

automatique de fichiers).

Avant de mettre en place l’importation automatique des fichiers, il est important de tester ces fichiers avec l’importation

classique, dans quel cas, vous pourriez programmer l’importation de fichiers illisibles par l’application et ne vous en rendre

compte que trop tard.


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L’importation automatique utilisera les mêmes paramètres de lecture de fichier (ordre des colonnes, séparateur) que les

derniers définis dans la fenêtre.

Il existe dans l’arborescence des données de l’application (voir 35.1 Gestion des répertoires), un répertoire nommé

« SYNCHRO ».

Déposez dans le sous répertoire IN les fichiers comprenant les mouvements que vous désirez faire entrer dans le stock.

Déposez dans le sous répertoire OUT les fichiers comprenant les mouvements que vous désirez faire sortir du stock.

Déposez dans le sous répertoire inventaire les fichiers comprenant l’inventaire que vous désirez mettre à jour.

Afin de déterminer le stock sur lequel les mouvements doivent être imputés, il faut précisez le code de celui-ci dans le nom

du fichier, entouré directement de tirets.

Par exemple, si le code de votre entrepôt à Paris (défini dans le signalétique des entrepôts) est le code PAR1, le nom de

votre fichier devra contenir le texte -PAR1- à n’importe quel endroit du nom du fichier.

Par exemple monfichierdentrees-PAR1-.txt, ou monfichier-PAR1-.dentrees.txt

Toutes les minutes, l’application lit le répertoire IN, si un fichier s’y trouve, une recherche de l’entrepôt correspondant est

faite sur le nom du fichier, s’il est trouvé, les lignes du fichier sont injectées comme entrées dans le stock correspondant au

code trouvé.

Si des lignes ne peuvent pas être injectées, un message correspondant est repris dans le fichier de log.

Le fichier est ensuite déplacé vers le sous répertoire « synchro/archive/in » et la date et l’heure sont ajoutées à son nom.

Si le code d’un entrepôt existant ne peut être trouvé dans le nom du fichier, celui-ci reste dans le répertoire « in » et n’est

pas traité, laisser des fichiers non identifiés par un entrepôt dans ces répertoires consomme inutilement les ressources de

votre ordinateur.

Le mécanisme est identique pour les fichiers déposés dans le répertoire « out », à la grande différence que les mouvements

seront imputés en sortie de stock dans l’entrepôt correspondant.

Le mécanisme est identique pour les fichiers déposés dans le répertoire « inventaire», la quantité lue pour l’article dans

l’entrepôt correspondant remplacera la quantité en stock précédente.

20.6.1 AUTOMATIQUE OU SEMI-AUTOMATIQUE ?

En mode semi automatique, le fichier est importé automatiquement mais l’enregistrement définitif n’est pas effectué, la

fenêtre s’ouvre et vous pouvez contrôler ou modifier les lignes importées avant de valider l’enregistrement.


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21 DEVIS CLIENT

Vous pouvez soumettre un devis à un client.

Figure 46 Devis client

21.1 CRÉER UN DEVIS CLIENT

Via le menu principal, dans le groupe Sorties, cliquez sur Devis client


Sélectionnez le lieu de stockage ou prélever les articles

Cliquez sur « Créer devis »

21.2 AJOUTER UN ARTICLE À UN DEVIS CLIENT

Par un double clic dans le tableau « recherche référence » sur la ligne désirée, vous l'ajoutez dans le devis.

Vous pouvez ensuite encoder la quantité et valider la ligne en appuyant sur « ENTER ».


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référence », mais vous pouvez également changer la quantité dans la case « quantité » du devis.

21.3 MODIFIER UN ARTICLE D’UN DEVIS CLIENT

Il suffit de modifier la quantité sur la ligne désirée.

21.4 SUPPRIMER UN ARTICLE D’UN DEVIS CLIENT

Sélectionnez la ligne de l'article à supprimer dans le tableau du devis.



21.5 MODIFIER LE PRIX D’UN ARTICLE PENDANT LE DEVIS CLIENT

Il peut être utile de modifier le prix d’un article lors de la saisie du devis client pour différentes raisons, entre autres :

Le prix varie selon le client

Vous n’êtes informé du nouveau prix qu’au moment où vous passez le devis


Le prix n’est pas le prix d’un article réel mais d’un poste à prix variable à reprendre dans la commande, tel un coût

de main d’œuvre, …

Lorsque vous êtes en saisie de devis client, et tant que celui-ci n’est pas terminée, vous pouvez

faire un clic droit dans la colonne prix de la ligne de l’article dont vous voulez modifier le prix.


Après avoir modifié le prix,

un message vous demande

si vous voulez sauvegarder

ce prix dans la fiche de

l’article, vous pouvez y

répondre par oui ou non.

Le prix peut être modifié autant de fois que nécessaire tant que le devis n’est pas terminée.

21.6 IMPRIMER UN DEVIS CL IENT


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Une fois clôturé, le devis peut être imprimé.

Cliquez sur « Imprimer le devis »

21.7 TRANSFORMER UN DEVIS EN COMMANDE CLIENT

Si le devis est accepté par le client, il n’est pas nécessaire de le saisir à nouveau en commande client. D’un simple clic sur le

bouton « Convertir en commande », le devis est automatiquement transformé en commande client. Vous retrouverez cette

commande dans la sélection de commandes client, en statut REA.

Si le stock des articles dans l’entrepôt du devis était insuffisant, un message d’information vous invitera à réassortir le stock

afin de convertir le devis si la mise en attente n’est pas autorisée. Si celle-ci est autorisée et que la quantité d’article en stock

est insuffisante, la commande sera convertie mais en statut AT1 au lieu de REA.


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22 RÉ APPROVISIONNEMENT AUTOMATIQUE

Des commandes de réassort automatiques peuvent être générées afin de réapprovisionner le stock rapidement et sur base

de critères prédéfinis.

Via le menu principal, dans le groupe Entrées, cliquez sur Réassort automatique

Au choix, vous pouvez commander des réassorts :

pour les articles dont la quantité en stock = 0

pour des articles dont la valeur du stock minimum (pour autant qu'elle soit <> 0 dans la fiche article pour le lieu de

stockage défini) est < à la quantité présente dans chaque lieu de stockage respectif.

Pour tous les articles

Vous pouvez également spécifier de ne pas tenir compte des quantités en Encours In (commandes fournisseurs en cours), et

/ ou des quantités en Encours Out (commandes clients en cours). Par défaut, les quantités en E_IN et E_OUT sont prises en

compte.

La quantité commandée par défaut est la différence entre la quantité réellement en stock et le stock minimum / optimal /

maximum de l'article en fonction du choix de votre sélection.

Les quantités en E_IN et E_OUT sont également prisent en compte selon votre sélection.

Exemple : Article 000001, entrepôt L001 :

Stock minimum = 100

Quantité en stock = 10

Encours In = 50

Encours Out = 40

La formule de base est :

Quantité à réassortir = Stock minimum - (Quantité en stock + encours In - encours Out)

Si je tiens compte des E_IN et E_OUT (par défaut) :

Quantité à réassortir = 100-(10+50-40) = 80

Si je tiens compte des E_IN :

Quantité à réassortir = 100-(10+50) = 40

Si je tiens compte des E_OUT :

Quantité à réassortir = 100-(10-40) = 130

Si je ne tiens pas compte des E_IN et E_OUT :

Quantité à réassortir = 100-10 = 90

La quantité commandée sera celle nécessaire à retrouver le stock minimum, en fonction ou non des encours in et out.


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Un paramètre supplémentaire vous permet de commander une quantité forfaitaire en plus du stock minimum, déterminée

soit par une quantité fixe, soit par un pourcentage. Ce choix est valable pour toutes les commandes de la sélection (càd tous

stocks et tous articles des commandes sélectionnées confondus).

Exemple :

1° Sur base de l'exemple précédent, je choisis de réassortir le stock minimum +10 pièces, le stock minimum dans la formule

passera donc à 100 + 10 = 110

2° Sur base de l'exemple précédent, je choisis de réassortir le stock minimum +20 %, le stock minimum dans la formule

passera donc à 100 * 1,20 = 120

Il est souhaitable de commander une quantité supérieure au stock minimum, afin de ne pas être constamment en rupture

de stock.

Vous pouvez également commandez une quantité permettant d’atteindre la quantité optimale définie pour chaque article

dans l’entrepôt concerné.

Dans le même esprit, vous pouvez commander une quantité permettant d’atteindre la quantité maximale définie pour

chaque article dans l’entrepôt concerné.

Dans tous les cas, la commande est toujours modifiable avant envoi.

Les commandes basées sur la sélection spécifiées sont dans un premier temps proposées dans un tableau récapitulatif.

Vous pouvez les désélectionner en décochant la case prévue en regard de la commande choisie.

Ensuite, en cliquant sur le bouton « Générer », les commandes sont créées.

Vous les retrouverez via le menu commandes fournisseurs, dans le statut « En cours », vous pouvez encore les modifier

(ajout, suppression d'articles, modification des quantités, annulation de la commande …), et ensuite les terminer et les

envoyer.


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23 STOCKS

Figure 47 Consultation des stocks

23.1 L'ÉVOLUTION DU STOCK PENDANT LES DIFFÉRENTS ÉTATS DE LA COMMANDE FOURNISSEUR

En fonction de l'état de la commande, les articles commandés seront considérés comme étant :

En encours IN si en commande en statut REA

En encours IN si en commande en statut REC (sur base de la quantité réceptionnée)

En encours IN si en commande en statut RAR et ligne de la commande non clôturée

En + dans le stock si en commande en statut RAR et ligne de la commande clôturée

En + dans le stock si en commande TER

23.2 L'ÉVOLUTION DU STOCK PENDANT LES DIFFÉRENTS ÉTATS DU RETOUR CLIENT

En fonction de l'état du retour, les articles retournés seront considérés comme étant :

En encours IN si retour en statut REA

En encours IN si retour en statut REC (sur base de la quantité préparée)

En + dans le stock si retour TER

23.3 L'ÉVOLUTION DU STOCK LORS DE L'ENCODAGE D'UNE "AUTRE ENTRÉE"

Les articles encodés via Autres entrées seront considérés comme en + dans le stock.

23.4 L'ÉVOLUTION DU STOCK PENDANT LES DIFFÉRENTS ÉTATS DE LA COMMANDE CLIENT


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En encours OUT si en commande en statut REA ou AT1

En encours OUT si en commande en statut PRE (sur base de la quantité préparée) ou AT2

En - dans le stock si en commande TER

23.5 L'ÉVOLUTION DU STOCK PENDANT LES DIFFÉRENTS ÉTATS DE LA COMMANDE RAPIDE CLIENT


En - dans le stock si commande enregistrée (TER)

23.6 L'ÉVOLUTION DU STOCK LORS DE L'ENCODAGE D ’UNE "AUTRE SORTIE"

Les articles encodés via Autres sorties seront considérés comme en - dans le stock.

23.7 CONSULTER LE STOCK

Via le menu principal, dans le groupe Consultations, cliquez sur Stock

Sélectionnez les fournisseurs pour lesquels vous voulez comptabiliser le stock

Sélectionnez les entrepôts pour lesquels vous voulez comptabiliser le stock

Sélectionnez si vous désirez inclure les articles supprimés

Cochez si vous désirez visualiser les encours

Cochez si vous désirez visualiser les adresses de rangement

Cochez si vous désirez visualiser le prix logistique, le PMP, le prix de vente, chaque prix par article et par entrepôt

Cochez si vous désirez visualiser le stock théorique (stock réel – encours out + encours in)

Cochez si vous désirez visualiser les articles sans stock pour la sélection d’entrepôt

Cliquez sur le bouton « Calculer »

Par entrepôt, vous visualisez dans un seul tableau les stocks, encours In et encours OUT de tous les articles.

Vous pouvez également consulter la valorisation du stock de chaque entrepôt en prix d’achat, de vente et en prix moyen

pondéré.

23.8 CONSULTER LE STOCK SELON LES CRITÈRES DE SUIVI ET DE TRAÇAGE

Si l’extension « traçage et suivi » est activée, cliquez sur le menu « Traçage et suivi », la fenêtre suivante s’ouvre.

Dans celle –ci, vous sélectionnez l’entrepôt à consulter. Les articles possédant des quantités en stock définies avec des

critères de traçage et suivi apparaissent dans la table. Les liste de critères (présentes selon le paramétrage général) sont

alimentées selon l’entrepôt sélectionné. Vous pouvez affiner votre choix en faisant des sélections dans ces listes.


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Figure 48 Visualisation des stocks ayant des critères de traçage et suivi






23.10 EXPORTER VOTRE ÉTAT DE STOCK VERS EXCEL OU CALC

Via le menu Fichier / Exporter vers Excel, vous pouvez exporter le stock tel qu’il est affiché dans la fenêtre dans un tableau

microsoft office excel ou open office calc, à l’emplacement de votre choix.

Le fichier créé reprend:

le titre des colonnes

toutes les lignes de la table

le total de la valeur

les colonnes dans l'ordre affiché dans la table

Les colonnes que vous avez masquées ne sont pas reprises


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24 TRANSFERT DE STOCK D ’UN ENTREPÔT À L’AUTRE

Il peut être fort utile de transférer des articles d’un lieu de stockage vers un autre, sans pour autant de voir encoder des

sorties d’une part et des entrées d’autre part.

Figure 49 Transfert d'articles

Le transfert de stock peut se faire depuis deux endroits différents :

Menu principal / Stock / Transférer des stocks

Fichier / Stock / Transfert entre entrepôts

Sélectionnez l’entrepôt source d’où partiront les articles, et l’entrepôt de destination qui recevra les articles.

Vous pouvez sélectionner un justificatif ou en saisir un, ce justificatif sera tracé dans chaque mouvement produit par le

transfert.

Cliquez ensuite sur le bouton « Encoder ».

Seules les références disponibles à ce moment dans l’entrepôt source apparaissent dans la liste.

Vous pouvez sélectionner les articles manuellement par recherche dans la liste, ou en vous aidant d’un lecteur code barre.


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Une fois votre encodage terminé, il vous suffit d’enregistrer le transfert en cliquant sur le bouton « Transférer » et de

valider par « oui » le message de confirmation.

Ensuite, un message vous invite à imprimer le bon de transfert, ce bon est uniquement disponible à ce moment (vous

pourrez cependant l’enregistrer depuis l’aperçu avant impression).

Les mouvements d’entrées et de sorties de stock relatifs au transfert sont dés lors enregistrés.


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25 SAISIE D’INVENTAIRE OU CORRECTION RAPIDE DE STOCK

Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Mettre à jour le stock

Figure 50 Correction de stock / saisie d'inventaire

Cet écran permet de rectifier les quantités en stock d'un ou plusieurs articles, par exemple suite à un inventaire, dans un

entrepôt spécifique.

Sélectionnez l’entrepôt

Sélectionnez un justificatif

Si vous travaillez avec un lecteur code barre, scanner l’étiquette de l’article et saisissez la quantité voulue, puis tapez

« Enter »

Si vous ne travaillez pas avec un lecteur code barre, positionnez vous sur la ligne désirée puis saisissez la quantité voulue

dans la colonne « Stock corrigé »


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25.1.1 SAISIR L’INVENTAIRE PAR CRITÈRES DE TRAÇAGE ET SUIVI : LOT / N° DE SÉRIE / DATE DE

PÉREMPTION / …

Si l’extension « traçage et suivi » est activé, un clic droit dans la ligne d’un article vous permet d’accéder à une fenêtre qui

reprend les différents détails de stock selon les critères que vous avez saisis en entrée et / ou sortie de stock.

Pour corriger les quantités d’un détail de stock, saisissez la quantité corrigée dans la colonne quantité de la ligne désirée et

tapez « enter ».

Si pour un article dans un entrepôt, une partie de sa quantité en stock n’est pas qualifiée par des critères de traçage et suivi,

cette quantité non détaillée n’apparaitra pas dans ce détail. Vous devrez saisir la quantité dans le tableau général de

correction.

Exemple :

Article 00001 entrepôt E1 :

Stock total : 200

Stock détail lot 1 : 120

Stock détail lot 2 : 50

Soit 200-120-50 = 30 pièces ne sont pas qualifiées par des critères de traçage et suivi

Si la quantité du lot 1 ou 2 doit être corrigée, je corrige à partir de l’écran ci-dessous dans la ligne correspondante.

Si la quantité non qualifiée par des critères de traçage et suivi doit changer, par exemple 25 au lieu de 30, je modifie dans la

fenêtre générale de correction de stock en remplaçant 200 par 195.

Figure 51 Corriger le stock d'un article avec des critères de traçage et suivi

25.1.2 IMPRIMER L’INVENTAIRE

Sélectionnez le menu « Fichier / Imprimer »


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Avant d’imprimer, il peut être utile de trier les colonnes dans la fenêtre. En effet, l’impression des articles se fait sur base du

tri dans la fenêtre, il est sans doute intéressant d’imprimer sur base de la référence, de l’adresse ou du libellé de l’article,

selon votre organisation.

25.1.3 CRÉER UN FICHIER D’INVENTAIRE

Avant de créer le fichier, il peut être utile de trier les colonnes dans la fenêtre. En effet, l'orde du fichier se fait sur base du tri

dans la fenêtre, il est sans doute intéressant d’imprimer sur base de la référence, de l’adresse ou du libellé de l’article, selon

votre organisation.

Un fichier contenant les différentes colonnes du tableau est créé dans le répertoire Synchro\Export\invent

Le fichier est nommé selon la convention suivante: inventaire, suivi d'un tiret bas, suivi du code de l'entrepôt, suivi d'un tiret

bas, suivi de la date et de l'heure, au format AAAAMMJJHHMM, et avec une extension "csv.

Par exemple, le fichier d'inventaire de l'entrepôt dont le code est ENT1, généré le 01/02/2012 à 14h23 sera:

inventaire_ENT1_201202011423.csv

Si le même fichier est généré dans la même minute, le précédent sera écrasé.

Le séparateur de colonnes utilisé est le point virgule. Les informations reprises dans chaque ligne du fichier sont :

Référence ;Référence article ; Référence fournisseur ;Libellé ;Quantité en stock ;Quantité corrigée ;Adresse de rangement ;

Ces fichiers peuvent ensuite être manipulés par des terminaux portables ou tout autre fonctionnalité de votre entreprise.


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26 ENVOI DES ARTICLES, DES IMAGES ET DES STOCKS VERS UN SITE INTERNET

Moyennant l’achat de l’extension « Exportation de fichiers vers sites internet », il est possible de créer des fichiers structurés

de données au format CSV contenant des informations relatives aux articles et à leurs stocks, et d’envoyer ces fichiers ainsi

que les photos des articles, par FTP, vers le site internet de votre choix.

Une fois ce fichier sur le site internet, vous pouvez lire et intégrer ce fichier à vos données dans votre site internet (site

marchand ou autre). De nombreux outils gratuits ou non existent sur le marché, en fonction du type de site marchand que

vous possédez. Demandez à votre webmaster comment intégrer ces fichiers.

26.1 LE PRINCIPE DES EXPORTATIONS PAR FTP

Stock It Easy 6® vous permet d’exporter vos données vers un ou plusieurs sites internet. Le site internet doit être assimilé à

un entrepôt. Si vous devez gérer les articles et le stock de plusieurs sites internet, vous devrez créer autant d’entrepôts

correspondants.

Stock It Easy 6® va mémoriser chaque demande d’exportation que vous faites, site par site. Si, entre deux exportations :

de nouveaux articles ont été créés

des articles ont été modifiés

des stocks ont évolués

des images d’articles ont été ajoutées ou mises à jour

L’exportation va créer un fichier structuré contenant toutes ces informations, et va l’envoyer sur le site web tel que vous

l’avez défini.

Pour réaliser l’exportation, cliquez sur le bouton « Export WWW » dans le menu « Stock » de la fenêtre principale.


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Figure 52 Exportation de fichiers FTP

26.2 EXPORTER DES DONNÉES VERS UN SITE INTERNET

Sélectionnez l’entrepôt (site web). Si aucun paramètre de connexion FTP n’est établi pour cet entrepôt, une fenêtre de mise

à jour de ces paramètres s’ouvre. Vous devez saisir les bons paramètres avant toute connexion.


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Figure 53 Paramètres de compte FTP

LE CODE est le code de l’entrepôt (site web) sélectionné.

NOM DU SERVEUR FTP : indiquez ici soit le nom soit l’adresse IP du serveur FTP de votre site web

NOM DU COMPTE FTP : il s’agit du compte utilisateur FTP (ce compte doit avoir des droits en écriture)

Mot de passe du compte FTP

PORT FTP : le plus souvent, il s’agit du port 21

RÉPERTOIRE FTP DES FICHIERS : répertoire sur lequel envoyer les fichiers CSV, ce répertoire doit exister (il n’est pas créé

par le programme) et être accessible en écriture.

RÉPERTOIRE FTP DES PHOTOS : répertoire sur lequel envoyer les images des articles.

Les répertoires FTP : Indiquez le nom et chemin absolu du répertoire de destination. Ce répertoire est situé sur le serveur

FTP. Les parties du chemin sont séparées par des « slash » (barre oblique normale, "/"). Le chemin commence par une

« slash ». Lors de la connexion à un site FTP, le répertoire initial, le "home directory" de l'utilisateur n'est pas forcément la

racine du serveur FTP, pensez-y lors de l’indication de votre chemin absolu.

TEST FTP : Avant de pouvoir faire un premier envoi, il est obligatoire de faire un test FTP, il s’agit simplement de cliquer sur

le bouton « Test FTP ». Une connexion avec le serveur FTP sur base des critères encodés est réalisée. Si le serveur est

connecté, un message l’indique et vous pouvez ensuite réaliser votre premier envoi, dans le cas contraire, vous devrez

corrigez vos paramètres de connexion. Notez que ni la présence des répertoires ni leurs droits en écriture ne sont testés.


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Si vous devez modifier ces données, sélectionnez l’entrepôt dans la liste de la fenêtre « Exportation », puis sélectionnez le

menu « Fichier/Configuration FTP ».

26.2.1 CRÉATION DU FICHIER CSV D’EXPORTATION

Si, depuis la dernière création de fichier pour cet entrepôt, vous avez créé ou modifié des articles ou les stocks des articles,

un fichier comportant ces données sera créé lorsque vous cliquerez sur le bouton « Exporter ».

Un message vous invitera ensuite à envoyer ce fichier directement par FTP sur le site web défini pour cet entrepôt. Cliquez

sur oui, ou cliquez sur non, dans ce cas, vous pourrez toujours renvoyer ce fichier plus tard en double cliquant dans la ligne

correspondante dans la table des fichiers exportés.

Lorsque le fichier est envoyé, la date d’envoi est remplie et est sur fond vert dans la table des fichiers exportés, dans le cas

contraire, la date d’envoi est vide et est sur fond rouge.

Si vous faites un clic droit dans la colonne fichier, un menu contextuel s’ouvre et vous permet, pour le fichier de la ligne

correspondante d’éditer ce fichier, ou de le supprimer.

26.2.2 SUPPRIMER UN FICHIER CSV D’EXPORTATION

Faites un clic droit dans la colonne fichier sur la ligne désirée, un menu contextuel s’ouvre, cliquez sur « supprimer le

fichier ». Si le fichier est le dernier fichier créé pour cet entrepôt, il sera supprimé. Si il n’est pas le dernier, vous ne pourrez

le supprimer qu’en supprimant tous les autres fichiers de cet entrepôt en partant du dernier à celui désiré, ceci afin de

conserver la cohérence des fichiers à intégrer dans votre site web.

Notez que la suppression ne se fait qu’au niveau de votre poste de travail, jamais sur le site web. Pour les supprimer du site

web, vous devez le faire à l’aide de votre client FTP.

La suppression permet de pouvoir régénérer des fichiers à partir d’une date bien définie, car les critères de date de début lié

à la création d’un fichier sont effacés avec celui-ci.

26.2.3 LA STRUCTURE DU FICHIER CSV CRÉÉ

Afin de pouvoir l’exploiter à partir de votre site web, vous devez connaître la structure du fichier CSV généré à partir de

l’exportation web Stock It Easy 6®.

Voici dans l’ordre croissant les colonnes générées, un titre de colonne est toujours repris dans la première ligne du fichier :

N° de la colonne Donnée Valeurs admises

1 Ajout article

1 si nouvel article, 0 le cas contraire

2

Modification article

1 si article existant modifié , 0 le cas contraire

3 Modification stock

1 si modification du stock , 0 le cas contraire

4 Référence

Référence Stock It Easy 6®


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5

Référence article

Utilisez par exemple cette référence comme lien unique avec la référence du site web

6

Référence fournisseur


7

Code EAN13


8 Mnémonique

9 Libellé

10 Code fournisseur

11 Prix achat

12 Coéfficient

13 prix de vente

14 TVA

15 TVA2

16 Poids

17 Article composé

18 Nombre etiquettes

19 PCB

20 SPCB

21 Conditionement

22 Unité de conditionnement

23 Adresse de rangement

Dans l’entrepôt (site web)sélectionné

24 Article dormant

25 Quantité en stock


26 Stock minimum


27 Stock optimum


28 Stock maximum


29 Date de création

30 Heure de création

31 Date de modification

32 Heure de modification

33 Date dernière MAJ stock

34 Heure dernière MAJ stock

35 Champs facultatif 1

Transformés en HTML avant export, de plus, les


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36 Champs facultatif 2 caractères « ; » sont remplacés par des « , » 37 Champs facultatif 3








45

ID Catégories

Identifiant numérique des catégories associées à l’article séparées par un|


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26.2.4 ENVOI DES IMAGES D’ARTICLE PAR FTP

Il est possible d’envoyer, en même temps que le fichier CSV créé, les images d’article ayant été ajoutées et / ou modifiées

depuis le dernier envoi pour cet entrepôt (site web). Pour ce faire, vous devez cocher la case « Envoyer les images », et il

faut obligatoirement qu’un répertoire FTP pour les images soit défini dans les paramètres FTP de l’entrepôt.

Les images sont alors envoyées dans le répertoire renseigné.

Afin de les lier automatiquement à la fiche article sur votre site web, il peut être utile de renommer les photos, non pas sur

base de la référence Stock It Easy 6®, mais sur base de la référence article, fournisseur ou bien du code EAN. Dans ce cas,

cochez le mode de nommage voulu avant d’exporter (vos noms de fichier sur votre ordinateur ne sera pas

modifié).L’extension du fichier sera toujours « .jpg ».

Attention, dans ce mode de fonctionnement, la référence servant de nom de fichier doit toujours être complétée dans la

fiche article, et ne doit jamais être identique pour des articles différents, dans quel cas il ne serait pas possible de les

distinguer. Attention aussi qu’en cas d’utilisation de la référence article ou fournisseur, si ces références contiennent des

caractères accentués, ceux-ci ne seront peut être pas copié correctement sur le serveur du site web.

26.2.5 CONSULTER LE RÉSULTAT D’ENVOI DES FICHIERS

Le tableau récapitulatif des fichiers exportés permet de savoir, par entrepôt (site web), si un fichier est envoyé ou pas, son

nom, sa séquence, ses dates de début et de fin de prise en compte des modifications et ajouts, et les quantités d’articles

ajoutés ou mis à jour, ainsi que le nombre de photos mises à jour.

Si des problèmes se sont passés lors de l’envoi et que celui-ci a échoué, il faut lire le tableau de rapport des envois par FTP.

Pour ce faire, sélectionnez « fichier/Rapport des envois FTP ». La fenêtre suivante apparaît :


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Figure 54 Rapport d'envois par FTP

En cas d’échec de l’envoi ou d’échec de la génération du fichier, cet écran sera utile pour consulter les messages d’erreur et

les corriger afin de réussir ses prochains envois.


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27 LES CONTRÔLES DIVERS

Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Contrôles divers

Figure 55 Contrôles du stock

Il est possible d’effectuer divers contrôles sur les articles en stock.

ARTICLES SANS PRIX D’ACHAT : cliquez sur le bouton « Contrôle prix 0 » afin de lister tous les articles sans prix

d’achat.

RÉINITIALISER LES CODES EAN : cliquez sur le bouton « Ré init EAN » pour recalculer tous les codes EAN à partir de

la référence.

27.1.1 CONTRÔLER LES STOCKS DES ARTICLES

Avant de cliquer sur le bouton « Stocks », sélectionnez via les cases à cocher les contrôles que vous désirez faire, à savoir :

Lister les articles avec un stock sous le seuil minimum

Lister les articles en quantité nulle en stock

Lister les articles en quantités < 0 (anomalies)


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Lister les articles avec un stock supérieur à leur stock maximum

Ces divers contrôles peuvent être effectués sur le stock réel ou le stock théorique (stock réel – encours out + encours in),

cochez la case adéquate pour le calcul.

27.1.2 CORRECTIONS DU PMP

Cliquez sur le bouton « Contrôle PMP » si vous remarquez des anomalies de calcul du prix moyen pondéré.

Cochez la case « Avec correction » si vous désirez enregistrer les corrections, sinon, une liste des erreurs sera affichée pour

information mais sans correction dans la base de données.

27.1.3 CORRECTION DES TOTAUX DE COMMANDES ET DEVIS

Cliquez sur le bouton « Contrôle total commande » si vous remarquez des anomalies dans les totaux des commandes ou

devis. Vous devez également cocher si vous désirez contrôler les commandes fournisseurs, clients ou les devis.

S’il existe des erreurs, ces erreurs n’auront eu aucune répercussion sur les éditions en générale car les montants des totaux

sont calculés sur base de la somme des lignes de commande. Le seul inconvénient provient du total qui est affiché dans la

fenêtre de sélection de la commande (pour information). Dans certaines versions et situations particulières, les totaux ne se

calculaient pas correctement.

Cochez la case « Avec correction » si vous désirez enregistrer les corrections, sinon, une liste des erreurs sera affichée pour

information mais sans correction dans la base de données.

27.1.4 METTRE À JOUR LES TAUX DE TVA

Vous sélectionnez le taux de TVA à mettre à jour.

Vous saisissez ensuite le taux qui remplacera dans les fiches articles concernées le taux sélectionné dans le champ

« Remplacé par ».

Vous cliquez sur le bouton « Remplacer » en regard de votre nouveau taux saisi.

Tous les articles ayant le taux sélectionné dans la liste auront comme nouveau taux celui saisi dans le champ « Remplacé

par ».

Les taux sont uniquement mis à jour dans les fiches articles, jamais dans les commandes terminées ou en cours de

réalisation (sauf si vous revalidez chaque ligne de la commande non encore terminée).

Si vous utilisez 2 taux de TVA (voir administration 30.10 Choisir d’utiliser 1 ou 2 taux de TVA), la mise à jour sera possible

pour le premier taux et/ou pour le second taux.


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28 HISTORIQUE DE STOCK PAR ARTICLE

Via le menu principal, dans le groupe Consultations, cliquez sur Statistiques

Figure 56 Statistiques par article

Les statistiques des articles concernent tous les mouvements qui provoquent une évolution du stock ainsi que les encours

IN et OUT.

L’évolution du PMP peut être analysé, ainsi que l’origine des divers mouvements qui ont fait fluctuer le stock de l’article.

Pour analyser un article, sélectionnez le ou les stocks voulus et double cliquez sur l’article choisi. Il est possible de réduire la

recherche par type de mouvement (encours In, Out, entrée ou sortie de stock).

En sélectionnant un ou plusieurs fournisseurs, vous élargissez la liste des articles en fonction de leurs fournisseurs.

Vous pouvez inclure ou exclure des entrepôts de la liste des mouvements de l’article.

Une date de début et une date de fin permet de cibler des périodes de mouvements comprises entre ces bornes. Les

dernières sélections de dates sont mémorisées.

Un clic droit dans le tableau ouvre le graphe d’évolution du stock de l’article.

Figure 57 Graphe historique stock article


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Vous y trouvez l’évolution du stock de l’article, ainsi que son stock moyen et son stock minimum.







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29 ANALYSE DES MOUVEMENTS DE STOCK

Depuis le menu principal, cliquez sur le bouton « Mouvements ».

Figure 58 Analyse des mouvements

A partir de cette fenêtre, il est possible d’effectuer de puissantes recherches de mouvements sur de très nombreux critères.

Ces recherches peuvent être plus ou moins longue en fonction des critères choisis, du nombre de ligne affichée (vous le

choisissez en bas à droite de l’écran) et de la taille de votre base de données.


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30 ADMINISTRATION DES PARAMÈTRES GÉNÉRAUX

Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Paramètres

Sélectionnez l’onglet « Paramètres », la fenêtre suivante s’ouvre :

Figure 59 Administration des paramètres généraux

30.1 ACTIVER OU NON LA GESTION DES OCCASIONS

Certains articles sont considérés comme dévalorisés.

Ces articles doivent être repris comme tels dans le stock.

Lors d'un retour client, l'article sera repris à 50% (paramétrable) de la valeur en PMP du même article neuf si il existe déjà en

stock, le cas échéant, à 50% de la valeur catalogue de l'article neuf.

L'article d'occasion possède son propre PMP.

Lors d'une commande client, on peu lui vendre un article neuf ou d'occasion, si le mode « Occasion » est défini, les fenêtres

de l’application présenteront le choix « Neuf » ou « Occasion » à chaque fois que ce sera nécessaire.

30.2 CHOIX DE LA LANGUE

Vous pouvez choisir d’utiliser le programme en français ou en anglais. Ce choix est propre à l’utilisateur en cours sur le poste

de travail.


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30.3 MODE DE FACTURATION EN PRIX MOYEN PONDÉRÉ OU EN PRIX DE VENTE

Ce choix est très important et dépend de la finalité de l'utilisation du logiciel:

Si vous utilisez le logiciel pour gérer votre stock et le distribuer à votre prix coutant (par exemple dans vos succursales),

alors choisissez le mode de facturation au PMP.

Si vous réalisez une activité commerciale avec votre stock, et que vous voulez gérer un prix de vente différent de votre prix

d'achat, alors choisissez le mode de facturation PV.

Ces choix peuvent être changés en cours d'utilisation du programme, mais, il est alors fort délicat de s'y retrouver. Par

ailleurs, une commande créée dans un mode de facturation ne pourra être ré ouverte dans un autre.

Le PMP est unique pour les différents lieux de stockage et est donc lié à la référence article.

30.4 NOMBRE DE DÉCIMALES

Par défaut, l’application gère les quantités en stock à l’unité.

Pour certains types d’articles, il est plus utile de gérer le stock sur plusieurs décimales (1 à 6 décimales possible), par

exemple des articles vendus au mètre, …

Sélectionner le nombre de décimales (0,1 … 6) désiré, toutes les fenêtres de l’application gérant les quantités seront

adaptées.

30.5 IMPORTATION DU LOGO DE VOTRE SOCIÉTÉ

Si vous désirez importez un logo qui sera repris sur les différents documents imprimés et sur la page principale du logiciel,

importez ce logo au format JPG en cliquant sur le bouton « logo ».

Si vous désirez un logo spécifique pour un entrepôt, faites la même opération depuis la fiche de création de l’entrepôt. Tous

les documents spécifiques à cet entrepôt seront garnis de son logo spécifique.

30.6 MODIFIER CERTAINS LIBELLES

Certains libellés de l’application peuvent être personnalisés. C’est le cas notamment des 10 champs d’information

spécifiques des articles, mais aussi certaines zones de certaines fenêtres.

Cliquez sur le bouton « Libellés ».

Dans la fenêtre, triez le tableau en cliquant sur l’entête de colonne « Fenêtre » ou « Zone ».

Si la ligne « Libellé » correspondante est vide, le nom du champ « zone » de la fenêtre « fenêtre » sera celui par défaut, par

exemple :

La fenêtre « Fiche fournisseur » est présentée avec les libellés par défaut :


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Si vous modifiez la fenêtre « Libellés » comme suit :

La fenêtre « Fiche fournisseur » est présentée avec les libellés saisis :

Cette fonctionnalité permet d’adapter le logiciel au jargon éventuellement utilisé dans votre entreprise.

30.7 MISE EN PAGE DES FEU ILLES D’ÉTIQUETTES

En cliquant sur le bouton « Etiquettes », une fenêtre s’ouvre. Celle-ci vous permet de paramétrer vos pages d’étiquettes afin

d’ajuster éventuellement la mise en page par défaut. La feuille prise en compte est toujours au format A4.

Vous pouvez également, en cochant la case « Afficher le logo sur l’étiquette » ajouter le logo enregistré sur l’étiquette

article.


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Figure 60 Paramètre des étiquettes

30.8 GESTION DES ACCÈS UTILISATEURS

Si vous êtes connecté en tant qu’administrateur, vous pouvez choisir de ne plus gérer les accès de l’application (choix par

défaut).

Dans ce cas, l’utilisateur ADMIN sera toujours utilisé par défaut, avec les droits « administrateur » sur l’application.

30.9 RÉ INDEXATION DE LA BASE DE DONNÉES

En cliquant sur ce bouton, vous réindexez la base de données.

En fonction de la taille de celle-ci, cette action peut durant +- longtemps.

Si vous constatez des lenteurs ou des disfonctionnement dans l’application, vous pouvez faire cette action.

Il est possible de forcer la ré indexation de la base de données lors de chaque lancement de l’application :

Faites un clic droit sur le raccourci de Stock It Easy 6®

Sélectionnez « Propriétés »

Ajoutez le mot INDEX dans « Cible » comme illustré ci-dessous :


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30.10 CHOISIR D’UTILISER 1 OU 2 TAUX DE TVA

Par défaut, l’application n’utilise qu’un seul taux de TVA.

Dans certains pays, il est utile d’avoir 2 taux différents, et il est probable que ces taxes ne portent pas le nom de « TVA »

dans chaque pays.

Vous pouvez donc choisir d’utiliser 2 taux, dans ce cas, tous les écrans et documents imprimés nécessitant 2 taux seront

automatiquement adaptés.

Le mode de calcul sur 2 taux est le suivant :

Prix de vente * (1+Taux TVA1/100) * (1+Taux TVA2/100)

Exemple avec un prix de vente HTVA de 100, un premier taux de 7.5% et un second de 5% :

100 * (1+7.5/100) * (1+5/100) = 112.875

En renommant les noms par défaut des taxes, vous reportez le nouveau nom de chacune des taxes au sein de toute

l’application et des impressions des documents.

30.11 ADMINISTRATION DES EMAILS

Sélectionnez l’onglet «Mail »

30.11.1 VOTRE SERVEUR MAIL

Si vous désirez envoyer des documents par email, vous devez paramétrer les données suivantes :


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NOM D'UTILISATEUR MAIL

Il s’agit du UserName SMTP, c’est le nom d’utilisateur du compte SMTP utilisé par la messagerie installée sur l’ordinateur.

Vous trouverez ce nom dans les paramètres du compte de messagerie de votre logiciel de messagerie.

NOM DU SERVEUR MAIL

Il s’agit du nom du serveur mail fournit par votre gestionnaire d’accès de messagerie, ou, votre administrateur de réseau.

Vous trouverez ce nom dans les paramètres du compte de messagerie de votre logiciel de messagerie.

EXPÉDITEUR PAR DÉFAUT

Si vous n’avez pas spécifié d’adresse email pour l’utilisateur de Stock It Easy 6® via la gestion des utilisateurs, vous pouvez

utiliser une adresse globale qui sera celle définie pour tous les envois d’emails réalisés par l’application.

MOT DE PASSE DE L’UTILISATEUR DU SERVEUR MAIL (FACULTATIF)

Si un mot de passe est défini pour le compte de l’utilisateur du serveur de mail, insérez-le ici.

PORT DU SERVEUR DE MAIL (FACULTATIF)

Si aucun port n’est spécifié, le port 25 est pris par défaut, sinon, vous devez encodez ici le numéro de port de votre serveur

de mail.

TESTER LES PARAMÈTRES DE MAIL

Cliquez sur le bouton « Test Mail », en cas de succès de l’envoi, un mail est envoyé de l’adresse « expéditeur » vers cette

même adresse. En cas d’échec, un message complet de l’erreur est affiché.

30.11.2 MAIL D’APPROBATION DES COMMANDES

La commande fournisseur sera d’abord envoyée à ce destinataire si vous choisissez lors de l’envoi de celle-ci par email de

l’envoyer au destinataire pour approbation. Ceci est utile si vous désirez valider les commandes d’un collaborateur avant

l’envoi définitif au fournisseur.

Vous pouvez spécifiez plusieurs destinataires en séparant les adresses email par un ;

30.11.3 MAIL ARCHIVE

La sauvegarde par email de la base de données sera envoyée à cet adresse email.

30.11.4 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE DES COMMANDES CLIENTS

Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie des commandes clients.


30.11.5 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE CACHÉE DES COMMANDES CLIENTS


Version 6.15.01

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Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie cachée des commandes clients.

C’est par exemple utile afin de vous envoyer une copie de votre envoi d’email dans votre compte de messagerie

personnelle.


30.11.6 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE DES COMMANDES CLIENTS

Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie des commandes clients.


30.11.7 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE CACHÉE DES COMMANDES CLIENTS

Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie cachée des commandes clients.


personnelle.


30.11.8 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE DES DEVIS CLIENTS

Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie des devis clients.


30.11.9 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE CACHÉE DES DEVIS CLIENTS

Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie cachée des devis clients.


personnelle.


30.11.10 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE DES COMMANDES FOURNISSEURS

Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie des commandes fournisseurs.


30.11.11 MAIL DU DESTINATAIRE EN COPIE CACHÉE DES COMMANDES FOURNISSEURS

Spécifiez ici le ou les destinataires génériques qui seront en copie cachée des commandes fournisseurs.


Version 6.15.01

120


personnelle.


30.12 LECTEUR DE CODE BARRE

Sélectionnez l’onglet « Scanner »

Si vous désirez travailler avec l’aide d’un lecteur de code barre branché sur le port USB, sélectionnez « USB », sinon,

sélectionnez « Aucun » (par défaut).

30.13 ADMINISTRATION DES DOCUMENTS

Sélectionnez l’onglet « Documents »

Sont gérées ici les données figurant sur les factures et notes de crédit.

Il est possible :

De choisir la devise figurant sur les factures.

De choisir les libellés figurant sur les factures et les notes de crédit.

De choisir le mode de numérotation des factures et des notes de crédit.

De saisir un texte et sa mise en forme. Ce texte sera repris sur le pied de page des factures.

La référence d’un article reprise sur les documents suivants peut être modifiée, par défaut, il s’agit toujours de la référence

interne au logiciel.

Vous pouvez, par document (facture, devis, bon d’expédition ou bon de préparation), choisir d’imprimer la référence

interne, ou la référence article ou la référence fournisseur.

30.14 ADMINISTRATION DES COMMANDES CLIENTS

Sélectionnez l’onglet « Commandes »

30.14.1 MISE EN ATTENTE DES COMMANDES

Voir 16.10 Mise en attente d’une commande

30.14.2 CONTRÔLER LA DISPONIBILITÉ EN STOCK DES ARTICLES

Le contrôle du stock des articles est le fonctionnement de base de Stock It Easy 6®, mais dans certains cas, il est utile

d’autoriser des sorties alors que la quantité disponible d’un article est insuffisante, par exemple quand vous n’avez pas eu le

temps d’encoder les entrées et que des sorties doivent être encodées d’urgence.

Vous pouvez donc, en cliquant sur « Non », désactiver le contrôle de disponibilité de stock. Attention, dans ce cas, des stocks

négatifs vont apparaître (les sorties sont tout de même comptabilisées), et le calcul du prix moyen pondéré d’un article dans

pareil situation risque de devenir incorrect.


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121

30.14.3 SAISIE MANUELLE D’UN NUMÉRO D’ENVOI

Si vous cochez cette option, vous serez obligé, pour pouvoir clôturer une commande client, de saisir son numéro d’envoi.

Cette option peut être utile si vous envoyez vos commandes par transporteur, pour gardez le N° d’envoi lié à la commande

dans la base de donné.

30.14.4 PRÉPARATION DES COMMANDES CLIENTS

QUANTITÉS COMMANDÉES

Il est possible de choisir si lors de la préparation d'une commande client, la quantité préparée de chaque article est recopiée

depuis la quantité commandée (option par défaut), ou si cette quantité est remise à 0.

Cette seconde option est utile si vous re-scannez tous vos articles lors de la préparation, lorsque vous clôturez la commande,

un message vous averti si les quantités commandées et préparées ne sont pas identiques.

TOLÉRANCE DE PRÉPARATION

Vous pouvez choisir si la quantité préparée doit être obligatoirement identique à la quantité commandée, ou si des

différences sont admises (par défaut).

30.14.5 ACTIVER LA GESTION DES MODES DE PAIEMENT

Si vous cochez cette case, lors de la clôture d’une commande client (en mode classique ou en commande rapide), vous serez

invité à sélectionner un mode de paiement pour cette commande. Si vous n’avez encore saisi aucun mode de paiement, la

fenêtre de création des modes de paiement s’ouvrira pour vous permettre d’en créer au moins un.

Figure 61 Activer les modes de paiement

30.14.6 ACTIVATION DE ZONES COMPLÉMENTAIRES EN COMMANDE CLIENT

Figure 62 Activer les zones complémentaires de commande client

Pour activer une zone, cocher la case « Activer la zone complémentaire » correspondante.


Version 6.15.01

122

Donnez le nom voulu à cette zone, par exemple, « Chantier ». Toutes les utilisations de cette zone s’appelleront désormais

« Chantier ».

Pour en savoir plus sur la gestion de ces zones, voir le chapitre correspondant : 16.14 Ajouter quatre types d’information

complémentaires à la commande client.

Ces zones peuvent également servir de liste de justificatif des mouvements d’entrée et de sortie, pour ce faire, cocher la

case de droite correspondante en regard des zones (2 maximum) que vous désirez utiliser comme liste de justificatif.

30.14.7 TYPE DE CODE BARRE LU

Stock It Easy 6® peut lire 2 types de code barre différents. Nous préconisons la lecture du code barre européen, EAN13.

Toutes les lectures se feront sur base du format spécifié ici.

EAN13

L’EAN13 ou European Article Number est le format le plus répandu de code barre en Europe. C’est le code barre utilisé sur la

majorité des produits que l’on trouve dans le commerce.

Si vous choisissez ce type de code barre et que vous utilisez un lecteur code barre avec l’application, veillez à ne pas

programmer de retour chariot (aussi appelé carriage return dans les manuels d’utilisation de ceux-ci) en fin de lecture, le

logiciel le gère seul.

Le logiciel génère un code barre EAN13 automatiquement lors de la création de l’article, celui-ci est basé sur la référence de

l’article dans Stock It Easy 6®, reprise sous le libellé « Référence ».

CODE BARRE 39

Ce code barre est un système plus ancien, il est basé sur les caractères saisis dans la zone « Référence article » de l’article.

Cette référence doit être unique dans la base de données articles. Elle ne peut contenir que des chiffres et des lettres en

majuscules.

30.15 UTILISATION RÉSEAU

Sélectionnez l’onglet « Réseau »

Un message prévient l’utilisateur des conséquences d’une mise à jour d’un paramètre lorsque d’autres utilisateurs sont

connectés à la base de données simultanément.

30.16 UTILISATEURS

Sélectionnez l’onglet «Utilisateurs»

Les utilisateurs connectés simultanément sur la base de données sont repris dans le tableau.

30.17 LE PARAMÉTRAGE DE LA GESTION DES ARTICLES COMPOSÉS

La fenêtre d’administration vous permet de gérer plusieurs paramètres relatifs aux articles composés.


Version 6.15.01

123

Par défaut, dés qu’un article est composé, la couleur de la ligne l’identifiant dans une liste est mise en évidence sous un fond

vert. Cette couleur peut être modifiée à votre convenance par sa sélection dans le panneau « Couleur d’identification de

l’article composé ».

Figure 63 Paramètres de l'extension articles composés

30.17.1 IMPRESSIONS DES BONS DE PRÉPARATION

Vous pouvez faire apparaitre les articles composants un article composé sur le bon de préparation, ou uniquement faire

apparaitre l’article composé, en cochant la case adéquate.


Vous pouvez faire apparaitre les articles composants un article composé sur la note d’envoi, ou uniquement faire apparaitre

l’article composé, en cochant la case adéquate.

Vous pouvez faire apparaitre le prix des articles composants un article composé sur la note d’envoi, ou uniquement faire

apparaitre le prix de l’article composé, en cochant la case adéquate.


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124


Vous pouvez faire apparaitre les articles composants un article composé sur la facture, ou uniquement faire apparaitre

l’article composé, en cochant la case adéquate.

Vous pouvez faire apparaitre le prix des articles composants un article composé sur la facture, ou uniquement faire

apparaitre le prix de l’article composé, en cochant la case adéquate.

30.18 LE PARAMÉTRAGE DU TRAÇAGE ET DU SUIVI DES ARTICLES (LOTS / N° DE SÉRIE / DATES DE

PÉREMPTION / …)

La gestion de stock des articles nécessite dans certains cas un traçage et un suivi précis des mouvements sur base de

certains critères.

L'extension "traçage et suivi" du logiciel de gestion de stock Stock It Easy 6® permet de gérer facilement le suivi des articles

dans l'entrée, la sortie, la commande envers les clients et les fournisseurs.

Figure 64 Paramètres du traçage et suivi de stock

30.18.1 DÉFINIR DE 1 À 3 CRITÈRES POUR QUALIFIER UN SUIVI DE STOCK

Vous pouvez ainsi qualifier un mouvement de stock pour une quantité d'un article donné par:


Version 6.15.01

125

Un identifiant

Une date au choix

Une seconde date au choix

30.18.2 PARAMÉTRAGE DES CRITÈRES DE TRAÇAGE ET DE SUIVI

Ces 3 critères sont paramétrables, par exemple:

Si vous gérez le stockage d'articles pharmaceutiques, vous serez certainement intéressé de différencier chaque entrées et

sorties de stock par un N° de lot de fabrication.

Dans le cas de la gestion du stock de composants informatiques, le numéro de série sera un critère important de suivi.

Dans la gestion de produits alimentaires, vous seriez sans doute intéressé par le traçage des dates de péremption, et

pourquoi pas en plus, de la date limite d'utilisation optimale?

Votre business ne réclame que l'utilisation d'un seul critère de suivi, ou des 2 ou des trois? C'est vous qui définissez ce choix

dans les paramètres de l'application.

Vous préférez utiliser le terme "Lot" ou "Numéro de série" ou bien encore "Numéro de fabrication", aucun problème, c'est

vous qui déterminez comment doit se nommer chacune des 3 zones possibles de suivi dans toute l'application.

Vous préférez pour tous les mouvements, obligatoirement saisir le ou les critères de suivi de votre choix? Vous définissez

vous-même les contrôles à effectuer afin de ne pas oublier la saisie de critères, ou bien vous permettez une saisie plus

souple de ces critères.

30.18.3 ALERTE SUR BASE DES DATES DE PÉREMPTION

Vous désirez être alerté si des articles dans votre stock atteignent prochainement la date saisie en DLC ou DLUO ?

Vous devez simplement cochez « Alerte automatique … » pour chaque type de date sur laquelle vous désirez une alerte, et

spécifier le nombre de jour à dater du jour en cours pour lesquels vous désirez avoir une alerte.

Exemple : Vous désirez une alerte si date atteinte dans 15 jours.

Nous sommes le 1er

mai.

A chaque ouverture du programme, une liste affichera les articles dont la date est <= au 15 mai.

Si des dates sont <= à la date du jour, celles-ci sont mises en évidence sur un fond rouge.


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126

Figure 65 Alertes de stock selon les critères de date du traçage et suivi

30.19 SUPPRIMER TOUS LES CRITÈRES DE TRAÇAGE ET SUIVI

Lors de la première installation de Stock It Easy 6®, vous pouvez tester les critères de traçage et suivi gratuitement pendant

15 jours. Si passé ce délai vous ne désirez pas continuer à utiliser cette fonctionnalité mais que vous avez cependant

enregistré des mouvements contenant des critères de traçage et suivi, un message vous le signalera à l’ouverture du

programme et vous proposera de supprimer tous les critères de traçage et suivi enregistré dans vos stocks. Si vous confirmez

ce choix, tous ces critères seront effacés et vous pourrez reprendre une utilisation « classique » de la gestion de vos stocks.

Attention, cette action est irréversible.

Si vous avez encodé des critères de traçage et de suivi et que vous ne désirez plus les gérer, un bouton « Effacer » est situé

sur l’onglet « Traçage et suivi » de la fenêtre des paramètres généraux. En cliquant sur ce bouton et en répondant « Oui »

aux deux messages de confirmation s’affichant, vous effacerez définitivement toutes les informations de traçage et suivi de

la gestion de votre stock.

30.20 PARAMÉTRAGE DES ALERTES DE STOCK

Il est possible de contrôler de manière automatique à l’ouverture du programme les différentes alertes de stock selon vos

critères prédéfinis.

Vous pouvez choisir entre 3 modes de fonctionnement :

Ne pas faire de contrôle automatique


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127

Ouvrir la fenêtre de contrôle à l’ouverture du programme et exécuter automatiquement le contrôle sur base des

critères définis dans la fenêtre de contrôle (voir Erreur ! Source du renvoi introuvable. Erreur ! Source du renvoi

trouvable.).

Exécuter un contrôle sur base des critères prédéfinis dans l’administration des paramètres généraux

Quantités < stock minimum

Articles sans stock

Articles en stock négatif

Quantités > stock maximum

Si il existe des alertes de stock sur base du 3ème

mode de contrôle, un fichier Excel est créé et un message vous propose de

l’ouvrir dés sa création.

Ces alertes peuvent être effectués sur le stock réel ou le stock théorique (stock réel – encours out + encours in), cochez la

case adéquate pour le calcul.

Figure 66 Paramétrage des alertes de stock

30.21 IMPORTATION AUTOMATIQUE DE FICHIERS

Si vous désirez que Stock It Easy 6® importe automatiquement toutes les minutes les fichiers de mouvements d’entrées ou

de sorties ou encore les fichiers d’inventaire, cochez les cases correspondantes dans l’onglet « Importations » de la fenêtre

des paramètres généraux d’administration.

Vous pouvez également, par type d’importation, spécifier si vous désirez une importation semi-automatique, dans ce cas,

l’importation du fichier se fera automatiquement mais la validation finale ne sera pas effectuée automatiquement, la

fenêtre sera soumise à votre validation, vous pouvez ainsi contrôler et modifier les données importées.


Version 6.15.01

128

Attention, si vous n’avez besoin que ponctuellement de cette lecture automatique, il est conseillé de ne laisser l’option

cochée que le temps nécessaire afin de ne pas consommer de ressources inutiles.

Pour plus de détails sur l’importation automatique, lire le chapitre 20.6 Programmer l’importation automatique des fichiers.

30.22 CHANGER LE « LOOK » DE STOCK IT EASY 6®

Il est possible d’appliquer un gabarit à Stock It Easy 6®. Depuis notre site internet, téléchargez un gabarit et enregistrez-le

sur votre ordinateur.

Dans l’onglet « Apparence », cliquez sur le bouton « installer » et suivez les instructions.

Cliquez ensuite dans la liste sur le nom du gabarit installé, celui-ci est directement appliqué.

Si vous désirez retrouver le gabarit original, vous devez cliquer sur le bouton « Ré initialiser » et ensuite redémarrer

l’application.

Figure 67 Gabarits Stock It Easy

30.22.1 RESTAURER LES PARAMÈTRES D’AFFICHAGE

Dans certains cas, il peut arriver que l’affichage de certaines fenêtres ne soit plus optimisé (chevauchements etc). En

cliquant sur le bouton « Réinitialiser » du panneau paramètres d’affichage de l’onglet « Apparence », tous les paramètres

d’affichage des fenêtres et des tableaux seront restaurés par défaut.

30.23 MODIFIER LES MODÈLES D’ÉTAT

Un état est un document produit par Stock It Easy 6®. Il existe 17 types d’états différents. De nouveaux états sont

régulièrement proposés sur notre site internet. Vous pouvez télécharger et installer de nouveaux états en cliquant sur le

bouton « Installer » dans l’onglet « Modèles documents ».

Une fois le modèle installé, il vous suffit de choisir le type du modèle installé dans l’explorateur de gauche, de sélectionner le

modèle désiré dans l’explorateur de droite, faire un clic droit et choisir l’option « Définir par défaut ». Vous pouvez

également choisir l’option « Aperçu » afin de voir un aperçu du modèle sélectionné.


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129

31 CARACTÉRISTIQUES GÉNÉRALES DES IMPRESSIONS

De nombreux documents peuvent être édités avec Stock It Easy 6®.

Tous ces documents ont une mise en page par défaut, il est néanmoins possible de les adapter à vos besoins.

De nombreuses possibilités sont offertes par l’aperçu avant impression, citons entre autres :

Envoi par email

Export en pdf

Export en word

Export en excel

Retouches

Annotations

Recherches

Figure 68 Aperçu avant impression


Version 6.15.01

130

32 IMPORTATION DE DONNÉES EXTERNES VERS LA BASE DE DONNÉES

Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Importations

Figure 69 Importations

Vous pouvez importer des données externes vers les tables:

Fournisseurs

Clients

Entrepôts

Articles

Mouvements (voir chapitre 20.5)


Version 6.15.01

131

Ceci afin de vous faire gagner un temps précieux si vous aviez déjà une description de vos données sous un autre format.

Attention! Si les consignes d'importation définies dans l'aide ne sont pas scrupuleusement respectées, vous pourriez avoir une

base de données incohérente, voir inutilisable!

Cet outil est livré uniquement dans le but de vous faire économiser du temps de recopiage d'une base de données existante,

veuillez tout de même y consacrer le temps nécessaire à son bon fonctionnement.

L'importation se fera à partir d'un fichier plat type texte ou csv.

Vous êtes libre de choisir le séparateur de champs (pour les fichiers csv il s’agit du point-virgule ( ;), pour les fichiers textes il

s’agit souvent d’une tabulation).

Vous pouvez également spécifier le séparateur de décimales utilisé et signaler si le fichier contient une ligne de titre (qu'il

faut donc éviter d'importer).

Le plus simple est de partir d’un fichier Excel (ou open office calc), soit vous collez sont contenu dans le bloc notes, soit vous

enregistrez le fichier au format csv.

Vous n'êtes pas obligé de déplacer toutes les colonnes de votre fichier, mais de spécifier les N° de colonne dans la fenêtre

d'importation en regard des zones respectives. Il est tjrs possible de repositionner les valeurs de colonne initiales en cliquant

sur le bouton « Ré initialiser ».

Sélectionnez la table que vous désirez garnir avec les données de votre fichier en sélectionnant l’onglet correspondant (articles, fournisseurs, client)

Cochez « Passer la première ligne » si celle-ci contient les titres des colonnes, afin d’éviter de les importer

Sélectionnez le séparateur de colonnes ( ; pour CSV, tabulation ou autre)

Sélectionnez le séparateur de décimales

Saisissez les numéros de colonnes correspondant aux valeurs dans votre fichier, si l’information n’existe pas dans votre fichier, tapez 0

Cliquez sur « importer ».

Les données obligatoires, optionnelles, soumises à contrôle ou générées automatiquement respectent les mêmes règles que lors de la création manuelle, reportez-vous aux chapitres correspondants pour plus de détails. Vos données, avant d’être importées dans la base de données sont vérifiées et présentées dans un second écran vous permettant de vérifier si l’importation est correcte, et également de modifier encore ce qui est nécessaire.


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132

Figure 70 Préparation des importations

Divers contrôles existent, les contrôles bloquants surlignent la ligne concernée en rouge et son importation sera impossible,

les contrôles non bloquants tels que référence fournisseur en double seront mis en évidence par une couleur orange dans la

cellule concernée.

L’importation va définir automatiquement si les lignes importées sont à ajouter ou à modifier. Cette information est

dépendante de ce que vous importez.

Articles : si la référence matériel est importée dans le fichier, le programme vérifie son existence dans la base de données, si

l’article est trouvé sur base de celle-ci, la ligne est présentée en vert, lors de l’enregistrement, toutes les données de l’article

(sauf les adresses de rangement) seront remplacées par celle présentes sur la ligne verte (même les zones vides). Si la

référence n’est pas trouvée ou si elle n’est pas importée, la ligne article sera en couleur claire et sera une ligne ajoutée.

Concernant les articles, il est également possible d’importer les photos de ceux-ci en spécifiant le chemin de l’image

correspond à l’article à importer. Une copie de l’image est faite lors de l’importation, à deux conditions : l’image doit exister

et l’extension doit être « .jpg ».

Fournisseurs, entrepôts et clients sont modifiés sur base du code importé, si le code n’est pas trouvé dans la base de

données, la ligne est ajoutée dans la table respective.

Pour valider l’importation, cliquez sur le bouton « Enregistrer ».


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33 PARAMÉTRER LE BACKUP DE VOS DONNÉES

Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Sauvegarde

Une sauvegarde de la base de données peut-être créée de 4 manières différentes :

AUTOMATIQUEMENT

A la fermeture du programme, la base de données est archivée dans le répertoire /ARCHIVES sous le répertoire d'exécution

du programme.

Les 10 dernières sauvegardes sont conservées.

MODE MULTI UTILISATEURS

Le backup automatique à la fermeture ne se réalise que lorsque le dernier utilisateur quitte le programme car il n'est pas

possible de faire un backup alors que des enregistrements sont bloqués par certains utilisateurs.

MANUELLEMENT

Via le menu ADMINISTRATION/Créer sauvegarde.

Choisissez le répertoire sur lequel sauvegarder la base de données.

Cliquez sur le bouton « sauvegarde ».

EN LIGNE DE COMMANDE

Avec le paramètre ARCHIVAGE (démarrer/exécuter/ parcourir et choisir le programme gestock.exe, dans la ligne de

commande après gestock.exe laissez un espace puis tapez ARCHIVAGE):

L'avantage de ce mode est que vous pouvez le planifier pour par exemple le lancer quotidiennement de nuit...

PAR ENVOI VIA EMAIL

Si le support est « Email », assurez vous d'être connecté à un serveur mail et d'avoir spécifié les données nécessaires à la

gestion des mails (Menu ADMINISTRATION/Paramètres).

Cliquez sur le bouton « Par Email ».


Si plusieurs utilisateurs sont connectés, un message d’avertissement est visible dans la fenêtre de sauvegarde.

Assurez-vous que plus aucun utilisateur ne soit en session au moment de la sauvegarde. Si vous sauvegardez une base de

données et que certains utilisateurs bloquent encore l’accès à certains éléments de celle-ci, la sauvegarde risque d’être

effectuée partiellement, elle peut par conséquent devenir incohérente ou instable.


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134

34 RESTAURER UNE BASE DE DONNÉES

Via le menu principal, dans le groupe Administration, cliquez sur Restauration

Une version antérieure de la base de données peut-être restaurée, si toutefois la version de cette dernière est antérieure à

la version en cours, celle-ci sera automatiquement mise à jour.

Lors d’une restauration, la base de données restaurée écrase la base de données en cours.

Sélectionnez la source à restaurer, soit depuis un archivage automatique (ne sont visibles que les versions compatibles), soit

depuis un répertoire dans lequel vous avez fait une sauvegarde manuelle.

Cliquez sur le bouton « Restaurer ».

En fin de restauration, vous serez invité à redémarrer l’application.


Si plusieurs utilisateurs sont connectés, un message d’avertissement est visible dans la fenêtre de restauration.

Assurez-vous que plus aucun utilisateur ne soit en session au moment de la restauration. Si vous restaurez une base de

données et que certains utilisateurs bloquent encore l’accès à certains éléments de celle-ci, la restauration risque d’être

effectuée partiellement, et elle peut par conséquent devenir incohérente ou instable.


Version 6.15.01

135

35 STRUCTURE DES RÉPERTOIRES ET DES FICHIERS DE L’APPLICATION

35.1 GESTION DES RÉPERTOIRES

L’EXÉCUTABLE s’installe par défaut dans un sous répertoire « StockItEasy» du répertoire « program files ».

Sont repris dans ce répertoire :

L’exécutable

Les librairies

Le fichier d’initialisation

L’exécutable de désinstallation

Les fichiers d’aide

Quelques fichiers nécessaires au fonctionnement de l’application

LES DONNÉES DE L’APPLICATION sont stockées dans des sous répertoires du dossier « StockItEasy» créé dans

« Documents and Settings\All Users\Application Data\ » (Windows XP) OU « C:\ProgramData\StockItEasy » (Windows

Seven »).

Sont repris dans ce répertoire :

Le sous répertoire « data »

Toute la base de données de l’application

Le sous répertoire « data\img »

Les photos des articles, les logos des divers entrepôts repris sur les documents correspondants

Le sous répertoire « log »

Les fichiers de log de l’utilisation de l’application

Le sous répertoire « archive »

Les fichiers de back up automatique de la base de données

Le sous répertoire « gabarit », inutilisé actuellement

Le sous répertoire « synchro » et divers autres sous répertoires dépendant, nécessaire pour des cas d’utilisations

spécifiques

35.2 GESTION DE LA BASE DE REGISTRE

Les données nécessaires au paramétrage de l’utilisateur local de l’application sont stockées dans la base de registre de

Windows, au niveau de la clé : HKEY_CURRENT_USER\Software\StockItEasy

Nous retrouvons ici :

La langue de l’utilisateur

Le choix de gestion des accès

Les paramètres de l’IHM de l’application (taille et position des fenêtres etc)

35.3 GESTION DU FICHIER D ’INITIALISATION


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136

Dans le fichier INI de l’application sont mémorisés les chemins des sous répertoires de l’application, ainsi que le flag de

suppression de la base de données d’exemple.

35.4 GESTION DES PARAMÈTRES GÉNÉRAUX DE L’APPLICATION

Les paramètres communs aux différents utilisateurs de l’application sont stockés dans la base de données.

Cette gestion des répertoires et de la base de registre est respectueuse des recommandations de l’UAC (User Account

Control) de Windows Vista et Windows 7.

Pour les mises à jour de versions antérieures à la version 5, il est possible que les tous répertoires de l’application soient

situés dans le répertoire d’installation (par défaut « program files »).


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36 INSTALLATION RÉSEAU

36.1 INSTALLATION RÉSEAU SIMPLE

Stock It Easy 6® peut être utilisé par plusieurs utilisateurs simultanément, sur plusieurs ordinateurs d'un même réseau.

Pour ce faire, il faut installer le programme sur le serveur ou l'ordinateur tenant lieu de serveur, et sur les ordinateurs des

utilisateurs, il faut simplement utiliser un raccourci vers le programme installé sur le serveur.

1. Installez Stock It Easy 6® sur le serveur

2. Lancez l'application, puis fermez l'application

3. Par défaut, la base de données ainsi que d'autres répertoires se sont créés dans le répertoire : « C:\Documents and

Settings\All Users\Application Data\StockItEasy »

4. Déplacez ce répertoire sur une autre partition du disque (indispensable), par exemple la partition E:/

5. Partagez ce nouveau répertoire (et tous les sous répertoires) afin que les autres ordinateurs du groupe puissent y

avoir accès, en lecture et écriture

6. Par défaut, le programme se trouve dans le répertoire : « C:\Program Files\StockItEasy »

7. Dans ce répertoire, ouvrez le fichier « stockiteasy.ini », et remplacez pour chaque occurrence du mot REPERTOIRE (il y

en a 6) le chemin des répertoires de l'application par le nouveau chemin mais avec le nom complet du serveur et plus la

lettre du lecteur, par exemple :

a. REPERTOIRE= C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\StockItEasy\data\ (chemin de

l'application avant d'avoir déplacé les dossiers)

b. Doit devenir REPERTOIRE=\\MonNomServeur\StockItEasy\data\ (nouveau chemin ou vous avez copié les

dossiers)

c. Vous ne connaissez pas le nom du serveur ? Faites un clic droit sur « poste de travail », prenez l'onglet « Nom

de l'ordinateur », choisissez le nom complet de l'ordinateur

d. Dans l'exemple ci-dessus, \\MonNomServeur remplace E:\

8. Enregistrez vos modifications

9. Partagez le répertoire ou se trouve le programme, par défaut : « C:\Program Files\StockItEasy », en lecture et écriture

10. Lancez le programme, vérifiez que vous êtes bien connecté sur votre base de données, si ce n'est pas le cas, une des

consignes ci-dessus n'a pas été scrupuleusement respectée et le programme aura certainement recréé une base de données

vide ailleurs

11. Si le point 10 est ok, vous devez maintenant connecter vos ordinateurs « clients » au serveur

12. Depuis l'ordinateur « client », vérifiez que vous avez bien accès aux 2 répertoires partagés créés précédemment sur le

serveur

13. Connectez le répertoire partagé « \\MonNomServeur\StockItEasy données » via l'explorateur, menu « outils » /

« connecter un lecteur réseau », et cocher « se reconnecter à l'ouverture »


Version 6.15.01

138

14. créez un raccourci du programme geststock.exe sur votre ordinateur client à depuis l'explorateur, clic droit sur

geststock.exe et choisir « envoyer vers » / « Bureau (créer un raccourci) »

15. Vous pouvez maintenant lancer le programme depuis le raccourci créé sur l'ordinateur client, si vous avez plusieurs

ordinateurs clients, répétez la procédure depuis le point 12

16. Pour rappel, si vous utilisez une version avec clé de licence, une clé de licence valide différente doit être installée sur

chaque ordinateur.

36.2 INSTALLATION EN MODE CLIENT / SERVEUR

Ci-dessous vous trouverez un résumé des principes de fonctionnement de l’installation en mode client / serveur. Un manuel

détaillé disponible sur notre site web lors de l’achat d’une licence explique en détail l’installation et l’administration de

l’application dans ce mode d’utilisation.

Ce mode d’installation nécessite l’achat d’une version client / serveur de Stock It Easy 6®. Pour ce faire, il vous suffit

d’acquérir une licence via notre site internet et dés réception de votre paiement, cette dernière vous sera envoyée à

l’adresse email enregistrée lors de votre achat, avec le lien de téléchargement de la version d’installation de Stock It Easy 6®

client /serveur. Encodez cette clé d’activation dans la fenêtre accessible depuis le menu « ? », sous menu « Licence », ou lors

de l’ouverture du logiciel. Cette licence est nécessaire pour le premier poste en mode client serveur. Pour les autres

ordinateurs connectés à la base de données client / serveur, un numéro de licence « classique » suffit.

36.2.1 GRANDS PRINCIPES DE L’INSTALLATION EN MODE CLIENT SERVEUR.

Vous installez sur un serveur (ou un PC toujours connecté au réseau et accessible depuis les postes clients) :

1. Un serveur de base de données ainsi qu’une console d’administration de la base de données.

2. Une application de référence pour l’installation de Stock It Easy 6® sur les postes clients.

Note : ces deux installations peuvent être réalisées sur des serveurs différents.

A partir des postes clients, vous devez avoir accès au répertoire d’installation de l’application, lancez l’installeur, celui-ci

installera automatiquement le logiciel sur le poste de travail. Lors de son premier lancement, vous devrez spécifier l’adresse

du serveur hébergeant la base de données, ainsi que les informations de connexion à celle-ci. Cette opération doit être

répétée sur tous les postes devant se connecter à la base de données.

36.2.1.1 MISES À JOUR DE L’APPLICATION DE RÉFÉRENCE.

En achetant la licence d’utilisation client / serveur, vous recevez un lien de téléchargement de l’application de référence. Ce

lien est valable 1 an, il vous permet de mettre à jour l’application en fonction des améliorations et correctifs en cours de la

version 6 de Stock It Easy 6®. Vous mettez ainsi à jour l’application de référence et éventuellement le serveur de base de

données.

36.2.1.2 MISES À JOUR DE L’APPLICATION SUR LE POSTE CLIENT

Lorsque l’utilisateur lance l’application sur son ordinateur, celle-ci vérifie automatiquement si une version plus récente

existe sur le serveur d’installation, si c’est le cas, il peut lancer la mise à jour lui-même.

36.2.2 CLIENT / SERVEUR OU CLASSIQUE ?


Version 6.15.01

139

Client serveur ou réseau ? http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=hyperfilesql-clientserveur-classic-

reseau,7,227

Principe de fonctionnement client

/ serveur

http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=principe-fonctionnement-hyperfilesql-

clientserveur,7,225

Principe de fonctionnement

classique en réseau

http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=principe-fonctionnement-hyperfilesql-

classic-reseau,7,224

http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=hyperfilesql-clientserveur-classic-reseau,7,227

http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=hyperfilesql-clientserveur-classic-reseau,7,227

http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=principe-fonctionnement-hyperfilesql-clientserveur,7,225

http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=principe-fonctionnement-hyperfilesql-clientserveur,7,225

http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=principe-fonctionnement-hyperfilesql-classic-reseau,7,224

http://blogs.pcsoft.fr/post.awp?title=principe-fonctionnement-hyperfilesql-classic-reseau,7,224


Version 6.15.01

140

37 INSTALLATION PORTABLE

Par défaut, Stock It Easy 6® s'installe sur un ordinateur et la base de données est unique pour l'ordinateur, et partagée par

les différents utilisateurs de l'ordinateur.

Il est cependant possible d'utiliser plusieurs bases de données sur un même ordinateur, par exemple si vous désirez

différencier certaines de vos activités.

Pour ce faire, suivez les instructions suivantes:

1. Installez Stock It Easy 6® sur l'ordinateur

2. Lancez l'application, puis fermez l'application

3. Par défaut, la base de données ainsi que d'autres répertoires se sont créés dans le répertoire : « C:\Documents and

Settings\All Users\Application Data\StockItEasy » (sous Vista et Seven : « C:\Program Data\StockItEasy »)

4. Déplacez le contenu de ce répertoire dans le répertoire d'installation de l'application (par défaut, le programme se

trouve dans le répertoire : « C:\Program Files\StockItEasy »). Vous pouvez si vous le désirez déplacer tout le répertoire ainsi

créé dans un nouveau répertoire de votre choix, voir une clé USB.

5. Dans ce répertoire, ouvrez le fichier « stockiteasy.ini », et remplacez pour chaque occurrence du mot REPERTOIRE (il y

en a 4) le chemin des répertoires de l'application par le nouveau chemin, par exemple :

a. REPERTOIRE= C:\Documents and Settings\All Users\Application Data\StockItEasy\StockItEasy\data\ à (chemin de

l'application avant d'avoir déplacé les dossiers)

b. Doit devenir REPERTOIRE=C:\Program Files\StockItEasy\data\ (nouveau chemin ou vous avez copié les dossiers)

6. Enregistrez vos modifications

9. Effacez le fichier C:\Program Files\StockItEasy\geststock.REP

10. Lancez le programme, vérifiez que vous êtes bien connecté sur votre base de données, si ce n'est pas le cas, une des

consignes ci-dessus n'a pas été scrupuleusement respectée et le programme aura certainement recréé une base de données

vide ailleurs

11. Pour rappel, si vous utilisez une version avec clé de licence, une clé de licence valide différente doit être installée sur

chaque ordinateur.


Version 6.15.01

141

38 TABLE DES ILLUSTRATIONS

Figure 1 Bouton remise à zéro DB exemple............................................................................................................................... 18

Figure 2 Demande de support gratuit écran 1 ........................................................................................................................... 20

Figure 3 Demande de support gratuit écran 2 ........................................................................................................................... 21

Figure 4 Demande de support écran 3 ....................................................................................................................................... 22

Figure 5 Menu principal .............................................................................................................................................................. 23

Figure 6 Menu principal personnalisé ........................................................................................................................................ 23

Figure 7 Gestion des utilisateurs ................................................................................................................................................ 25

Figure 8 Table des articles .......................................................................................................................................................... 27

Figure 9 Sélection des étiquettes à imprimer ............................................................................................................................. 28

Figure 10 La fiche article ............................................................................................................................................................. 31

Figure 11 Ajouter des composants à un article composé ........................................................................................................... 33

Figure 12 Liste des articles par image ......................................................................................................................................... 36

Figure 13 Choix du type de mouvement .................................................................................................................................... 36

Figure 14 Mouvement via liste image des articles ..................................................................................................................... 37

Figure 15 Gestion des zones complémentaires cde client ......................................................................................................... 38

Figure 16 Gestion des catégories................................................................................................................................................ 39

Figure 17 Créer une catégorie .................................................................................................................................................... 40

Figure 18 Consultation des adresses de rangement................................................................................................................... 42

Figure 19 Saisie des adresses de rangement .............................................................................................................................. 43

Figure 20 Affecter une adresse de rangement à un article ........................................................................................................ 44

Figure 21 Liste des fournisseurs ................................................................................................................................................. 45

Figure 22 Fiche fournisseur ........................................................................................................................................................ 46

Figure 23 Liste des entrepôts ..................................................................................................................................................... 48

Figure 24 Fiche entrepôt ............................................................................................................................................................ 49

Figure 25 Liste des clients ........................................................................................................................................................... 51

Figure 26 fiche client .................................................................................................................................................................. 52

Figure 27 Commande fournisseur .............................................................................................................................................. 54

Figure 28 Dissocier les critères de traçage et suivi dans une commande .................................................................................. 55


Version 6.15.01

142

Figure 29 Réception partielle de la commande fournisseur....................................................................................................... 57

Figure 30 Ligne de commande fournisseur clôturée .................................................................................................................. 57

Figure 31 Impression d'un bon de réception .............................................................................................................................. 58

Figure 32 Impression du bon de commande fournisseur ........................................................................................................... 59

Figure 33 Commande client ........................................................................................................................................................ 61

Figure 34 Dissocier un article par critère de suivi et traçage dans une commande client ......................................................... 63

Figure 35 Encodage d'un mode de paiement ............................................................................................................................. 65

Figure 36 Sélection d'une commande client .............................................................................................................................. 69

Figure 37 Zones complémentaires dans la commande client .................................................................................................... 70

Figure 38 Commande rapide client ............................................................................................................................................ 72

Figure 39 Editer le rapport des ventes ....................................................................................................................................... 76

Figure 40 Rapport des ventes ..................................................................................................................................................... 77

Figure 41 Entrées diverses .......................................................................................................................................................... 78

Figure 42 Sorties diverses ........................................................................................................................................................... 79

Figure 43 Fenêtre d'importation de fichier de mouvements de stock ....................................................................................... 81

Figure 44 Fichier de mouvements importé ................................................................................................................................ 83

Figure 45 Confirmation de l'enregistrement des mouvements.................................................................................................. 84

Figure 46 Devis client .................................................................................................................................................................. 86

Figure 47 Consultation des stocks .............................................................................................................................................. 91

Figure 48 Visualisation des stocks ayant des critères de traçage et suivi................................................................................... 93

Figure 49 Transfert d'articles ...................................................................................................................................................... 94

Figure 50 Correction de stock / saisie d'inventaire .................................................................................................................... 96

Figure 51 Corriger le stock d'un article avec des critères de traçage et suivi ............................................................................. 97

Figure 52 Exportation de fichiers FTP ....................................................................................................................................... 100

Figure 53 Paramètres de compte FTP....................................................................................................................................... 101

Figure 54 Rapport d'envois par FTP .......................................................................................................................................... 106

Figure 55 Contrôles du stock .................................................................................................................................................... 107

Figure 56 Statistiques par article .............................................................................................................................................. 110

Figure 57 Graphe historique stock article ................................................................................................................................ 110


Version 6.15.01

143

Figure 58 Analyse des mouvements ......................................................................................................................................... 112

Figure 59 Administration des paramètres généraux ................................................................................................................ 113

Figure 60 Paramètre des étiquettes ......................................................................................................................................... 116

Figure 61 Activer les modes de paiement ................................................................................................................................ 121

Figure 62 Activer les zones complémentaires de commande client ........................................................................................ 121

Figure 63 Paramètres de l'extension articles composés .......................................................................................................... 123

Figure 64 Paramètres du traçage et suivi de stock ................................................................................................................... 124

Figure 65 Alertes de stock selon les critères de date du traçage et suivi ................................................................................. 126

Figure 66 Paramétrage des alertes de stock ............................................................................................................................ 127

Figure 67 Gabarits Stock It Easy................................................................................................................................................ 128

Figure 68 Aperçu avant impression .......................................................................................................................................... 129

Figure 69 Importations ............................................................................................................................................................. 130

Figure 70 Préparation des importations ................................................................................................................................... 132